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        借助培訓矩陣實現(xiàn)開放型培訓管理

        2016-12-23 09:37:03李振波
        培訓 2016年11期
        關(guān)鍵詞:揚子江勝任管理者

        李振波

        兩年前,我從歐盟認證專家處接觸到了培訓矩陣(training matrix),其實用性與開放性讓我眼前一亮。作為一種培訓管理工具,培訓矩陣以崗位工作需要為核心依據(jù),能幫助培訓管理者很快構(gòu)建起一系列課程與培訓,快速讓員工勝任崗位要求(見圖表1)。其開放性主要表現(xiàn)在三方面:首先,基于崗位梳理培訓需求;其次,借助培訓矩陣建立培訓體系;最后,能夠與人力資源體系對接。

        與其他培訓管理工具相比,培訓矩陣實現(xiàn)了“人、崗、訓”三者的整合統(tǒng)一——培訓管理者與業(yè)務(wù)部門管理者可以依據(jù)崗位需要共同設(shè)置培訓矩陣,配置相應(yīng)的培訓課程,然后再根據(jù)在崗人員的情況選擇對應(yīng)的課程培訓,提升人崗之間的匹配度。

        結(jié)構(gòu)化梳理培訓需求

        進行“傻瓜式”管理

        對于培訓管理者而言,可借助培訓矩陣表來梳理培訓需求。培訓矩陣表一般包括兩個維度,即崗位和崗位所需的課程及培訓。培訓矩陣表以崗位需要為核心,可以有效保證培訓內(nèi)容的針對性及實用性。

        劃分職位族,平衡針對性與效率

        在同一個矩陣表中,若包含的崗位數(shù)越少,培訓內(nèi)容的針對性就越強;若包含的崗位數(shù)越多,管理起來就越方便。因此,企業(yè)在設(shè)計矩陣時,需要尋找針對性與方便性之間的平衡點。根據(jù)我的經(jīng)驗,將職能類似的崗位分成職位族是一個比較好的解決辦法,可以在充分保證針對性的同時,又能兼顧到管理效率。

        如揚子江藥業(yè)集團將所有崗位分成了研發(fā)體系、生產(chǎn)質(zhì)量體系、財務(wù)供應(yīng)體系、行政支持體系、營銷體系五大職位族,培訓中心在每個職業(yè)體系內(nèi)選擇熟悉業(yè)務(wù)的人員來兼職培訓管理人員,并對其進行相關(guān)培訓知識的培訓,經(jīng)過考評后方能上崗。在建立培訓矩陣時,由兼職培訓管理員負責整合所需知識、技能類似的崗位,形成崗位族。

        結(jié)構(gòu)化梳理,把脈培訓需求

        在梳理培訓需求時,為了保證全面性,可以采用結(jié)構(gòu)化的梳理方式。如揚子江藥業(yè)按照法規(guī)/文件/制度類、安全環(huán)境類、知識類、實操技術(shù)類、綜合管理類五方面將崗位需要的培訓和學習進行了結(jié)構(gòu)化梳理(見圖表2)。這樣能夠避免非結(jié)構(gòu)化梳理的隨機性,防止因考慮不周而遺漏應(yīng)有的培訓內(nèi)容。

        判斷培訓實施的時機

        培訓矩陣表中的“適用情況”一欄,主要便于培訓管理者判斷培訓實施的時機,實行“傻瓜式”培訓管理。以揚子江藥業(yè)的QA崗位為例(見圖表3),根據(jù)崗位工作需要,在崗人員必須掌握GMP相關(guān)規(guī)定,而且此內(nèi)容應(yīng)該在上崗前或相關(guān)政策修訂的情況下進行培訓;在正常情況下,不必為在崗人員安排此培訓。

        以培訓矩陣為基

        搭建覆蓋全員的培訓體系

        基于培訓矩陣,企業(yè)培訓管理者可以形成相應(yīng)的課程體系、教材體系、師資體系,進而構(gòu)成完善的培訓體系。通常情況下,在培訓矩陣表完成后,就可以將現(xiàn)有課程整合進課程體系中,而另一部分新增課程則有待開發(fā)。

        完善教材體系與師資體系

        首先,培訓管理人員通過培訓矩陣表梳理出各職位族的培訓課程,若加以匯總就可以構(gòu)成覆蓋員工職業(yè)生涯全過程(包括上崗、在崗、晉升)的課程體系。然后,培訓從業(yè)人士需要圍繞課程內(nèi)容編制綱要、撰寫教材,形成教材體系。同時,企業(yè)要根據(jù)課程的核心內(nèi)容選拔并確定內(nèi)、外部講師,形成師資體系,從而構(gòu)建一個相對完善的培訓體系(見圖表4)。

        課程招標,滿足新需求

        面對新課程需求,可以采取課程招標的形式來完成。如揚子江藥業(yè)在公司內(nèi)設(shè)有兼職內(nèi)訓師,他們均經(jīng)過TTT培訓以及課程開發(fā)鑒定。根據(jù)公司制度規(guī)定,不同鑒定級別的內(nèi)訓師,每年都要完成相應(yīng)數(shù)量的授課課時和課程開發(fā)任務(wù),否則無法享受內(nèi)訓師待遇。

        我們制作出新課程目錄,發(fā)放到內(nèi)訓師中進行招標,并明確課程開發(fā)進度。未能得到招標的課程,將由培訓中心與業(yè)務(wù)部門代表共同開發(fā),課程開發(fā)者享受內(nèi)訓師開發(fā)課程的待遇。

        邁向培訓矩陣+

        對接人力資源管理

        作為一個開放性的培訓管理工具,培訓矩陣可以與員工職業(yè)生涯發(fā)展、年度培訓計劃、勝任力素質(zhì)模型等多項人力資源工作對接(見圖表5)。

        與績效管理對接

        由于培訓矩陣課程來源于崗位工作需要,因此,梳理培訓需求的過程,能夠幫助管理者找出員工績效不佳的原因。在揚子江藥業(yè)集團人力資源部進行新任管理者面談時,我們了解到,培訓矩陣提供的維度,往往可以為他們提供與下級面談時的績效梳理工具,更全面、具體地分析員工績效不佳的原因。當與員工確認這些原因后,由于知識/技能欠缺導(dǎo)致的低績效將可以通過矩陣中的對應(yīng)課程予以解決。

        另外,從處理員工關(guān)系的角度看,以績效不佳為由處理員工,須有明確的依據(jù)。而培訓矩陣中明確提出了企業(yè)要求,這為實施管理提供了必要的依據(jù)。

        代替年度培訓計劃

        當企業(yè)培訓管理者在原有培訓矩陣表的基礎(chǔ)上增加諸如培訓實施時間、培訓預(yù)算、授課人、責任人等內(nèi)容后,完全可以替代年度培訓計劃表,用于指導(dǎo)培訓實施管理。

        在2015年以前,揚子江藥業(yè)將培訓矩陣與年度培訓計劃并行實施,發(fā)現(xiàn)培訓矩陣不僅能精簡培訓文件的數(shù)量,而且便于培訓管理者管理。經(jīng)過一年的試用,我們明確將培訓矩陣代替了年度培訓計劃,用于提升培訓工作效率。

        形成勝任力素質(zhì)模型

        勝任力素質(zhì)模型主要包含知識、技能、社會角色、自我形象、品質(zhì)、動機等六大方面要求。其中,知識、技能等顯性要求均包含在培訓矩陣中,而社會角色、自我形象、品質(zhì)、動機等隱性特征屬于勝任力潛質(zhì)部分,可基于培訓矩陣繼續(xù)梳理員工的崗位特征。

        如果培訓管理者希望走捷徑,快速確定勝任力潛質(zhì)內(nèi)容,則可以根據(jù)企業(yè)的核心價值觀、企業(yè)文化提煉員工素質(zhì)要求。隨后,將這些要素與培訓矩陣中的知識、技能要求結(jié)合在一起,就形成了相對全面的勝任力素質(zhì)模型。

        與員工職業(yè)生涯發(fā)展結(jié)合

        結(jié)合公司員工的技術(shù)發(fā)展通道、管理發(fā)展通道的要求,培訓矩陣將能形成一系列發(fā)展類課程,在協(xié)同企業(yè)與員工的努力方向的同時,幫助員工實現(xiàn)職業(yè)生涯發(fā)展。

        在揚子江藥業(yè)集團的培訓矩陣中,以情境課程為例,我們分別設(shè)置了偏向于技術(shù)與管理兩門課程,以適用于不同的員工發(fā)展通道。學員修完相應(yīng)的課程,即可申請對應(yīng)的技術(shù)級別評估,或應(yīng)聘更高管理層級的空缺崗位。我們希望借助培訓矩陣,引導(dǎo)員工為下一步職業(yè)生涯自覺做好準備,也為公司儲備足夠的人才。

        作為一個實用的開放型培訓管理工具,培訓矩陣除了實現(xiàn)基本的培訓管理功能以外,還能與其他多項管理舉措相結(jié)合,實現(xiàn)“培訓矩陣+”。培訓矩陣在其他方面的更多應(yīng)用,等待各位同仁共同開發(fā)。

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