羅紫薇

Excel在企業(yè)管理中的運用

羅紫薇

Excel作為一個專業(yè)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，能夠為數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析和經(jīng)濟決策提供良好的解決方案。本文主要敘述了計算機技術(shù)Excel在企業(yè)管理中的優(yōu)勢，以及其在工資管理中的具體應(yīng)用等方面的內(nèi)容。

Excel 企業(yè)管理 工資管理

一、Excel的功能簡介

Excel是微軟公司開發(fā)的電子表格軟件，是辦公軟件Microsoftoffice的組件之一。它擁有強大的表格處理功能、數(shù)據(jù)處理功能、函數(shù)計算分析功能和繪圖功能，真正實現(xiàn)了圖、文、表三者的完美結(jié)合，非常適合用于管理、金融、統(tǒng)計等領(lǐng)域，是目前企業(yè)會計工作中不可或缺的工具。

二、Excel在企業(yè)管理中的優(yōu)勢

當(dāng)前，企業(yè)會計電算化實施過程中常遇到兩個問題：一是并非所有企業(yè)都配置了財務(wù)軟件，尤其是小型企業(yè)并不愿意在此類軟件上花大量資金，導(dǎo)致軟件質(zhì)量無法保證；二是就算購買了財務(wù)軟件，由于現(xiàn)在企業(yè)業(yè)務(wù)涉及面比較廣，財務(wù)軟件并不能滿足企業(yè)會計核算和管理中的個性化需求，購買戶仍需進(jìn)行相關(guān)調(diào)整。而Excel的出現(xiàn)可以完美解決這兩個問題。Excel不僅能彌補了財務(wù)軟件的不足，還能配合財務(wù)軟件或單獨進(jìn)行操作，為企業(yè)的財務(wù)管理提供便利的服務(wù)。

（一）易上手操作

操作Excel并不需要專業(yè)的電腦知識，只要會用電腦，有一定的數(shù)學(xué)和英語基礎(chǔ)就可以輕松上手。在會計應(yīng)用操作中，只要使用者稍作針對性的學(xué)習(xí)，就能在短時間內(nèi)熟練應(yīng)用函數(shù)、數(shù)據(jù)處理、圖標(biāo)等功能。更重要的是，大部分Excel的功能在使用過程中都同步出現(xiàn)解釋步驟，操作可按圖索驥。

（二）兼容性強

Windows是目前最為廣泛使用的計算機系統(tǒng)，而Excel是該系統(tǒng)自帶的辦公軟件Microsoft Office的組建之一，無需另外單獨購買安裝，為Excel的普及提供了有效的支撐。除此以外，微軟公司為滿足各類用戶的需求，還研發(fā)了Microsoft Office for Mac，全面兼容Windows和Mac平臺，為蘋果電腦用戶提供了Excel、word的等功能的體驗。

（三）功能強大

Excel代替了傳統(tǒng)意義上的紙筆、賬簿和計算器，除了簡單的加減乘除等計算工時以外，還包含財務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)等11大類400多個函數(shù)，通過直接使用或是函數(shù)嵌套，可承擔(dān)復(fù)雜的計算和分析活動。除此以外，Excel還有強大的數(shù)據(jù)管理功能，可通過排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視等功能，進(jìn)行大量數(shù)據(jù)分析和運用，便于使用者觀察數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)進(jìn)行其他操作。

三、Excel在企業(yè)管理中的實際運用

Excel在企業(yè)管理中的應(yīng)用舉不勝舉，在此僅以Excel在工資管理中的應(yīng)用為例，展示Excel的財務(wù)應(yīng)用工作思路和效果。

（一）工資管理概述

工資是固定工作關(guān)系里的員工所得的薪酬，是雇主或者法定用人單位依據(jù)法律規(guī)定，或行業(yè)規(guī)定，或根據(jù)與員工之間的約定，以貨幣形式對員工的勞動所支付的報酬。付給員工的薪酬屬于應(yīng)付職工薪酬科目，是負(fù)債類賬戶，主要包括工資、獎金和補貼等內(nèi)容。

員工工資核算密切關(guān)系到員工的自身利益，更是企業(yè)成本核算的重要因素之一，有效的工資管理能夠激勵每一位員工，調(diào)動員工的工作積極性，有效降低工資成本，更好地實現(xiàn)經(jīng)濟效益。然而，傳統(tǒng)的手工核算方法不僅需要占用大量的人力和時間，且數(shù)據(jù)出錯概率大，降低了工資管理的工作效率。采用Excel來進(jìn)行工資管理，可以簡化每個月都要重復(fù)進(jìn)行的統(tǒng)計工作，確保工資核算的準(zhǔn)確性，提高工資管理的效率，為企業(yè)工資管理提供有效的保障。

（二）Excel在工資管理中的具體應(yīng)用

采用Excel進(jìn)行工資管理，主要應(yīng)用的是Excel函數(shù)的數(shù)據(jù)應(yīng)用、自動計算功能，實現(xiàn)工資表數(shù)據(jù)的自動生成。工資管理的一般流程包括初始設(shè)置、日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入、工資的計算和匯總、工資數(shù)據(jù)的輸出等。

第一，進(jìn)行工資管理的流程。一是系統(tǒng)初始設(shè)置。首先需要在Excel中建立工作表并進(jìn)行系統(tǒng)初始設(shè)置，主要是設(shè)置工資管理系統(tǒng)必不可少的各種編碼信息和初始數(shù)據(jù)。具體工作就是記錄人員的基本信息、建立工資明細(xì)項目、設(shè)置所需工資項目，包括員工所在部門及對應(yīng)編號、職位工資、津貼標(biāo)準(zhǔn)、考勤扣款標(biāo)準(zhǔn)、績效登記和獎金標(biāo)準(zhǔn)等。二是日常數(shù)據(jù)的錄入。錄入日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，也就是錄入人員當(dāng)月考勤、產(chǎn)量、工時等每月變動的工資數(shù)據(jù)，作為工資核算的依據(jù)，同時，人員變動或工資數(shù)據(jù)的變動也在此環(huán)節(jié)中處理。三是工資計算與匯總。將員工的基本工資、崗位津貼、加班費用、缺勤扣除、各類社會保險、福利費等內(nèi)容填入表格中，并根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)將其與員工訊息建立起運算關(guān)系，計算出應(yīng)發(fā)工資，再根據(jù)《中華人民共和國個人所得稅法實施條例》對個人所得稅的規(guī)定計算出個人應(yīng)交所得稅，最后求得實發(fā)工資。四是工資數(shù)據(jù)輸出。此環(huán)節(jié)包括工資數(shù)據(jù)的查詢、工資條、工資匯總的打印等，主要工作是工資條的制作。制作工資條的主要目的是為了方便員工核對工資數(shù)據(jù)正確與否，是根據(jù)本月工資表的數(shù)據(jù)生成的。可以使用VLOOKUP函數(shù)或利用排序來完成工資條的制作。［1,2,3］

第二，工資管理中使用到的函數(shù)。在使用Excel建立工資管理表格的過程中需要用到的函數(shù)包括VLOOKUP、LEFT、VALUE、IF、ROUND等。以計算個人所得稅為例，簡單介紹一下工資管理中使用到的ROUND和IF嵌套函數(shù)。

根據(jù)國家對公民個人所得稅的規(guī)定，公民個人所得稅公式＝ROUND（IF（（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）＜0，0，IF（（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）＜=1500，0.03*（（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000），IF（（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）＜=4500，（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）*0.1-105，IF（（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）＜=9000，（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）*0.2-555，IF（（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）＜=35000，（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）*0.25-1005，IF（（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）＜=55000，（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）*0.3-2755，IF（（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）＜=80000，（應(yīng)發(fā)工資單元格-3000）*0.35-5505，“復(fù)合應(yīng)發(fā)工資”））））））））。

四、結(jié)語

Excel在企業(yè)管理中的運用除了工資管理這一項以外，還包括了賬表管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)分析、成本分析、投資決策分析等內(nèi)容。隨著信息化時代的到來，選擇一項優(yōu)質(zhì)的管理軟件對企業(yè)的發(fā)展有著重要意義。Excel作為專業(yè)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，其功能是無可比擬的。不僅能夠提高企業(yè)財務(wù)處理效率，提高管理分析水平，同時也是對其他財務(wù)軟件的一個補充。

（作者單位為廣州工商學(xué)院）

［1］ 吳強.Excel在會計和財務(wù)中的運用［M］.北京理工大學(xué)出版社，2016.

［2］ 邵亮.Excel在會計中的應(yīng)用［M］.教育科學(xué)出版社，2013.

［3］ 胡春秀.Excel在財務(wù)中的應(yīng)用（修訂本）［M］.北京交通大學(xué)出版社，2013.