文/溫嶺市房地產(chǎn)管理處 李艇

做好房產(chǎn)證未發(fā)證資料的及時(shí)歸檔

文/溫嶺市房地產(chǎn)管理處 李艇

隨著房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，房產(chǎn)檔案受到越來(lái)越多的重視，作為一種極其寶貴的資料，房產(chǎn)檔案在解決由房產(chǎn)所產(chǎn)生的糾紛、深化住房制度改革等方面發(fā)揮了特別重要的作用，但是從房產(chǎn)登記檔案管理來(lái)看，普遍存在著房產(chǎn)登記檔案未發(fā)證檔案資料未及時(shí)歸檔的情況。因此，結(jié)合實(shí)際工作，分析了現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理中存在的問題，并且提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

房產(chǎn)證；未發(fā)證資料；及時(shí)歸檔

房地產(chǎn)登記檔案是房地產(chǎn)檔案中的一種。是登記機(jī)構(gòu)在房地產(chǎn)物權(quán)登記活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。它反映了房地產(chǎn)物權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅的情況，是城市房地產(chǎn)物權(quán)登記工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。狹義地理解即為包括了登記過程中產(chǎn)生的申請(qǐng)、審核、發(fā)證等原始資料。加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理，不僅為社會(huì)公眾在對(duì)產(chǎn)權(quán)歸屬進(jìn)行查詢時(shí)提供方便，而且又能為解決由房產(chǎn)所產(chǎn)生的糾紛提供依據(jù)，同時(shí)為政府部門研究房產(chǎn)政策提供可靠的參考資料，在深化住房制度改革方面有著不可替代的作用。

在筆者從事的房產(chǎn)登記檔案管理來(lái)看，普遍存在著房產(chǎn)登記檔案未發(fā)證檔案資料未及時(shí)歸檔的情況。了解相關(guān)周邊縣市，這一情況基本雷同和存在。登記機(jī)構(gòu)常規(guī)的做法是完成了一宗房產(chǎn)權(quán)屬登記打印房產(chǎn)權(quán)證后，待領(lǐng)證人在領(lǐng)證單上簽字后，才能匯同該卷所有登記資料移交檔案部門接收。究其原因，從登記業(yè)務(wù)層面看，房產(chǎn)證已打印未發(fā)證，但領(lǐng)證人未在領(lǐng)證單上簽收，即認(rèn)為該宗業(yè)務(wù)還未辦理結(jié)束。這一觀點(diǎn)和思想，得到了相當(dāng)多的認(rèn)同和支持。但由于領(lǐng)證人的不確定原因，少則一、二月，多的甚至一年多的時(shí)間都未前來(lái)領(lǐng)證。登記資料卻一直在業(yè)務(wù)科室存放。這樣容易產(chǎn)生的弊端：

一是造成了檔案部門年度接收數(shù)量與業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不符，這就給檔案管理工作帶來(lái)不便，也不能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。

二是由于發(fā)證后接收歸檔，造成歸檔案年度流水歸檔號(hào)的非隨機(jī)打印，必須人工逐卷予以后臺(tái)修改調(diào)整甚至手工填寫，這樣既給檔案管理工作人員增加了工作量，又容易出現(xiàn)失誤。

三是登記資料存放的環(huán)境與庫(kù)房環(huán)境天差地別，增加了后期檔案整理修復(fù)的難度。檔案管理過程中雖然采用了一些基本的預(yù)防偷盜、火災(zāi)、潮濕的措施，但如果遇到不可抗力因素時(shí)，產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的問題就顯露出來(lái)了。

四是對(duì)登記資料卷宗的查找窗口人員對(duì)檔案資料的查找不便，不利于工作的開展。

五是隨著單位人員的劃轉(zhuǎn)調(diào)整和資料的交接，會(huì)造成部分檔案及相關(guān)內(nèi)容的缺漏散失，造成不可彌補(bǔ)的嚴(yán)重檔案安全問題。首先是由于對(duì)房產(chǎn)檔案移交不重視，造成檔案移交不及時(shí)，其次是因?yàn)楦鞣N登記過于簡(jiǎn)單，不按程序辦事，移交手續(xù)不按程序執(zhí)行，另外監(jiān)督力度不夠，監(jiān)督工作不嚴(yán)格。

那么如何解決銜接好這個(gè)問題呢？筆者認(rèn)為可以從以下幾點(diǎn)著手解決：

一是登記業(yè)務(wù)部門要解放思想，按照相關(guān)的規(guī)章制度規(guī)定，從審核、登簿到繕證，就視同該宗登記業(yè)務(wù)已辦理結(jié)束。在產(chǎn)權(quán)人超出領(lǐng)證時(shí)間，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在與檔案部門協(xié)商的規(guī)定移交時(shí)間內(nèi)，即將該卷的全部資料及證件移交檔案部門，因此為了適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的新形勢(shì)，登記業(yè)務(wù)部門也要積極改進(jìn)工作方式，對(duì)登記這一工作既要保證做到規(guī)范化，同時(shí)也要做到工作方式簡(jiǎn)單化、靈活化。

二是檔案部門充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和必要性，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度做好檔案工作，對(duì)有未發(fā)證的資料按常規(guī)歸檔整理后，要及時(shí)上架。對(duì)待領(lǐng)證的檔案統(tǒng)一做好匯總統(tǒng)計(jì)及備注，為后期工作的順利開展打好基礎(chǔ)。

三是檔案部門對(duì)于待發(fā)證的，要落實(shí)專人管理，定期催告產(chǎn)權(quán)人前來(lái)領(lǐng)取房產(chǎn)權(quán)證。在產(chǎn)權(quán)人領(lǐng)證的同時(shí)，調(diào)出對(duì)應(yīng)的權(quán)證檔案，產(chǎn)權(quán)人在領(lǐng)證單上簽字按印后，再對(duì)領(lǐng)證單進(jìn)行數(shù)字化掃描補(bǔ)錄。這樣做的目的不僅有效解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，而且有利于最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值和作用，同時(shí)能夠提升檔案部門在人民群眾和社會(huì)中的形象，因此檔案部門要明確服務(wù)方向，樹立全心全意為人民服務(wù)的態(tài)度，促進(jìn)檔案管理工作健康持續(xù)的發(fā)展。

房地產(chǎn)檔案管理意義顯著，已經(jīng)成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也是國(guó)家信息系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，發(fā)揮著不可估量的作用，因此加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理工作勢(shì)在必行，這項(xiàng)工作必須緊跟時(shí)代的腳步，從理念上更新認(rèn)識(shí)，采取有效的措施，解決房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題，促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的開展。

［1］劉玉芬.淺談如何做好房產(chǎn)檔案管理［J］.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（19）.

［2］宣冬柏.試論如何做好新時(shí)期房產(chǎn)檔案管理工作［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）.

［3］于紅.淺析如何做好檔案管理工作［J］.華章，2012（16）.

［4］王怡妍.淺談當(dāng)前檔案管理的存在問題及對(duì)策［J］.網(wǎng)絡(luò)財(cái)富，2010（16）.

［5］韓鴻立.關(guān)于做好檔案管理工作的思考［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2010（21）.