文/四川省內(nèi)江市第一人民醫(yī)院 姜歐

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對醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

文/四川省內(nèi)江市第一人民醫(yī)院 姜歐

【摘要】信息技術(shù)是提高醫(yī)療安全、改善服務(wù)質(zhì)量、優(yōu)化就醫(yī)流程、提高運行效率的關(guān)鍵因素。隨著檔案管理理念的更新、信息技術(shù)的日益發(fā)展，如何將傳統(tǒng)的檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)相融合，如何適應(yīng)醫(yī)院在醫(yī)療、科研、教學(xué)、人才隊伍建設(shè)中的飛速發(fā)展，如何在建設(shè)數(shù)字化醫(yī)院中發(fā)揮應(yīng)有的作用，是我們面臨的新課題、新任務(wù)。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能打破傳統(tǒng)檔案利用和開發(fā)的種種局限性，使檔案管理部門從封閉走向開放，從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，使檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)功能拓展和延伸，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、合理利用、合理開發(fā)，體現(xiàn)檔案作為信息資源的價值，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；思考

2010年2月，原國家衛(wèi)生部在《關(guān)于公立醫(yī)院改革試點的指導(dǎo)意見》中明確提出各級醫(yī)院要加快推進信息化建設(shè)，建立以患者為中心，以電子病歷為核心，圍繞與電子病歷相關(guān)的診療業(yè)務(wù)、管理業(yè)務(wù)以及通過醫(yī)院信息平臺達到提高醫(yī)療質(zhì)量、減少醫(yī)療問題、降低醫(yī)療成本、優(yōu)化資源配置、提高醫(yī)療效率的目的。由于醫(yī)院信息化系統(tǒng)包羅萬象，本文只從醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的概念和特點、具體做法、幾點思考等3方面進行闡述。

一、概念和特點

檔案數(shù)字化是指利用計算機、數(shù)據(jù)庫、掃描、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影、多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其特點是以數(shù)字化的形式存貯、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，打破了傳統(tǒng)檔案管理的時間空間局限性，有效實現(xiàn)各種信息資源的共享，起到優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、節(jié)省存貯空間、優(yōu)化資源配置、提高檔案開發(fā)利用的作用。

二、具體做法

在推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進程中，我院已經(jīng)建成檔案目錄數(shù)據(jù)庫、電子文檔數(shù)據(jù)庫、科技檔案數(shù)據(jù)庫；尚在建設(shè)中的有檔案影像聲像數(shù)據(jù)庫；會計檔案和基建檔案仍以紙質(zhì)形式為主要載體。下面就電子文檔和科技檔案的數(shù)字化建設(shè)談幾點具體做法：

（一）分類建立了電子文檔和科技檔案的目錄數(shù)據(jù)庫。將現(xiàn)有檔案室的692卷文書檔案、265卷科技檔案進行目錄信息的數(shù)據(jù)初始化，對電子文檔目錄按照黨委文件、行政文件、醫(yī)療業(yè)務(wù)、各類簡報、會議紀要等進行分類；對科技檔案按照科研成果、論著論文、新技術(shù)項目、專利發(fā)明、重點學(xué)科建設(shè)、臨床教學(xué)進行分類。

（二）實施檔案交接。每年3月，由各職能部門將上一年需歸綜合檔案室的檔案資料，按照交接制度完成檔案資料的交接。這其中包括文書檔案（紙質(zhì)版和電子版）、科技檔案(科研課題、立項時間、主研人、課題編號、實驗數(shù)據(jù)、獲獎證書等)、會計檔案、基建檔案、聲像檔案等。

（三）檔案掃描。面對浩瀚的檔案資源，我們不可能逐一掃描，費時費力也沒必要，因此，筆者建議在掃描中應(yīng)結(jié)合各單位的實際把握幾個原則：一是突出重點原則?？筛鶕?jù)檔案的存放時間、類型、密級、價值做出選擇，比如文書檔案，我院黨委文件、行政文件、醫(yī)療業(yè)務(wù)、會議紀要納入掃描范圍。二是利用優(yōu)先原則。檔案實施數(shù)字化建設(shè)的目的之一就是實現(xiàn)信息共享，讓更多的人知道檔案、利用檔案，讓檔案更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，因此，利用率高的科研檔案順理成章地全部納入掃描。三是考慮載體形式。對一些不便儲存或容易毀壞、遺失的檔案載體，比如微縮膠片、照片可進行掃描。

（四）圖像處理和質(zhì)量檢查。圖像處理和質(zhì)量檢查的原則是應(yīng)最大限度地保持檔案原貌，做到字跡清晰，圖片分辨率高、亮度適中，無錯掃、漏掃和其他人為的疏忽，確保電子檔案的真實、準確、完整、可靠。需要注意的是，掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原度，分辨率越高效果越清晰，但是所需內(nèi)存空間和掃描時間也越長。

（五）裝訂還原。檔案進行了數(shù)字化之后，紙質(zhì)檔案依然不可替代，因此，在完成電子掃描和數(shù)據(jù)庫的建立后，要將紙質(zhì)檔案進行重新裝訂還原歸檔。

（六）數(shù)據(jù)備份和光盤刻錄。數(shù)字化檔案對計算機和網(wǎng)絡(luò)的依賴性高，安全隱患也不小。為了避免因計算機或網(wǎng)絡(luò)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、銷毀，為了保障檔案信息化的安全，做好數(shù)據(jù)備份和光盤刻錄是必需措施之一。另外，為了方便后臺數(shù)據(jù)的安全與備份，檔案數(shù)字化系統(tǒng)最好采用高速掃描儀集中掃描，使用雙服務(wù)器、光盤雙備份，是檔案文件能及時、準確歸檔，保護磁介質(zhì)作為載體的安全，延長其壽命。

三、幾點思考和建議

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認識。檔案工作的好壞，體現(xiàn)了醫(yī)院管理水平的好壞。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要站在戰(zhàn)略高度認識檔案資源是信息資源的一種，認識到實施檔案管理數(shù)字化對于醫(yī)院發(fā)展的重要意義，并將其納入同醫(yī)療、科研、教學(xué)同等重要的位置，在人員、設(shè)備、經(jīng)費上予以充分保障和支持。要在職工中大力宣傳做好檔案數(shù)字化工作的重要性和緊迫性，是醫(yī)院和全社會的戰(zhàn)略資源的理念，增強全院檔案信息資產(chǎn)意識。對于醫(yī)院數(shù)字化形成的各類電子文件、報表、科研文獻、圖像聲像、視頻、各類掃描件等電子文件，要及時從檔案信息資源的角度對它們進行科學(xué)分類、實時歸檔、妥善保管、安全備份和開發(fā)利用等。

（二）采取有效的安全措施，確保數(shù)字檔案的安全。一是必須建立嚴格的檔案管理制度，包括鑒別歸檔制度、查（借）閱制度、收集補充制度、存儲制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度等；二是添置設(shè)備先進、安全系數(shù)高的硬件設(shè)施，主要是計算機、服務(wù)器、數(shù)據(jù)通信線、存儲設(shè)備等，所有硬件要注意防雷電設(shè)計和電磁兼容設(shè)計。三是配備專職網(wǎng)絡(luò)安全員，設(shè)立安全系數(shù)高的主機密碼、存貯密碼、備份密碼等，將數(shù)據(jù)分為在線數(shù)據(jù)、近線數(shù)據(jù)和離線數(shù)據(jù)，采用不同技術(shù)手段進行安全保護，防止數(shù)據(jù)修改及遺失。四是根據(jù)訪問用戶級別和工作需要設(shè)置訪問、下載、復(fù)制及打印權(quán)限，跟蹤每份檔案的瀏覽、查詢、使用情況，并做好登記匯總。五是選擇有資質(zhì)、有實力的業(yè)界知名軟件公司做好檔案管理軟件的開發(fā)、維護、升級和售后服務(wù)。

（三）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)的理念和意識，改進服務(wù)方式。一是更新觀念，樹立正確的服務(wù)意識；隨著時代的發(fā)展、科技的進步，檔案管理人員需要牢固樹立服務(wù)臨床、服務(wù)科研、服務(wù)醫(yī)院管理的意識，增強工作的主動性，深入到各職能部門和臨床一線與管理人員和醫(yī)務(wù)人員加強交流、收集意見和建議，征求對檔案信息的需求，對利用率高的檔案要做到有“編”有“研”，研究做法，歸納經(jīng)驗；統(tǒng)計數(shù)據(jù)、找尋規(guī)律；為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供參考，為醫(yī)務(wù)人員提高醫(yī)療質(zhì)量、減少醫(yī)療隱患、提高醫(yī)療效率提供服務(wù)，拉近檔案與醫(yī)院各項工作的距離，最大限度地發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值。

（四）加快人才培養(yǎng)，建設(shè)一支知識化、專業(yè)化的檔案人才隊伍。醫(yī)院的各類檔案種類復(fù)雜，醫(yī)院每天的醫(yī)療業(yè)務(wù)工作、日常管理工作都將產(chǎn)生大量的文字、圖片，數(shù)字化建設(shè)的錄入、編輯、掃描、存儲工作十分繁重，檔案工作者必須適應(yīng)新形勢，與時俱進，增加服務(wù)內(nèi)容，這些都對檔案工作者的責(zé)任心和業(yè)務(wù)知識、專業(yè)技能提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，因此，檔案工作是一項涵蓋了檔案學(xué)、計算機、信息工程等綜合專業(yè)的綜合性學(xué)科，必須加強自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須盡快建立一支知識化、專業(yè)化的檔案人才隊伍，當(dāng)然，提高檔案從業(yè)人員待遇也是當(dāng)務(wù)之急。

（五）根據(jù)國家和四川省實施數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)的標準和要求，醫(yī)院將從服務(wù)于患者、服務(wù)于臨床一線醫(yī)護人員為出發(fā)點，充分整合現(xiàn)有檔案信息資源。利用內(nèi)部局域網(wǎng)建立專門的檔案信息網(wǎng)站，實行新信息網(wǎng)上發(fā)布，各臨床、醫(yī)技、職能部門根據(jù)自己的業(yè)務(wù)范圍按需瀏覽、按需取用，提高檔案的利用率，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，這才是實施檔案數(shù)字化的最終目的。

總而言之，隨著國家新醫(yī)改方案的確定和實施，醫(yī)院在充分整合現(xiàn)有檔案信息資源服務(wù)于患者、服務(wù)于臨床一線醫(yī)護人員，促進醫(yī)院醫(yī)、教、研可持續(xù)發(fā)展中大有可為，按照四川省數(shù)字化醫(yī)院的建設(shè)標準，促進信息資源在臨床醫(yī)療和管理運營中的最大利用。

【參考文獻】

[ 1 ]盧曉茜.醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)[ J ] .中國檔案,2015(03):50-51.