李小紅

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展下，事業(yè)單位的日常管理事務(wù)不斷增多，而檔案管理也越發(fā)的復(fù)雜。面對(duì)種類繁多、數(shù)量龐大的信息檔案，傳統(tǒng)的管理方法顯然不能滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案保存與利用的要求。在這種環(huán)境下，就需要轉(zhuǎn)變觀念，更新檔案管理方法，利用先進(jìn)技術(shù)，確保事業(yè)單位的各項(xiàng)檔案管理工作能夠正常開展，為檔案的利用提供準(zhǔn)確、及時(shí)、有用的信息，提升事業(yè)單位的辦事效率，切實(shí)為社會(huì)服務(wù)作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案保存；管理方法；管理理念

中圖分類號(hào)：G273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.20.065

文章編號(hào)：2095-6835（2016）20-0065-02

當(dāng)前，社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷向著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，無論是民營(yíng)企業(yè)還是事業(yè)單位，都面臨著激勵(lì)而殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。事業(yè)單位要想在這種環(huán)境下贏得健康、穩(wěn)定的發(fā)展，為社會(huì)主義建設(shè)作出貢獻(xiàn)，就需要轉(zhuǎn)變自己的經(jīng)營(yíng)與管理理念，提升自己的辦事效率，尤其是檔案管理。由于事業(yè)單位的檔案管理種類繁多，數(shù)量龐大，所以檔案管理直接決定著事業(yè)單位的管理水平、決策水平和未來發(fā)展。這就要求事業(yè)單位檔案管理部門能夠清醒地認(rèn)識(shí)到自身存在的弱點(diǎn)，與時(shí)俱進(jìn)，有效開展檔案的保存與利用工作，將事業(yè)單位的工作效率與業(yè)務(wù)發(fā)展提升至一個(gè)新的臺(tái)階。

1 事業(yè)單位檔案保存與利用的現(xiàn)實(shí)意義

事業(yè)單位涵蓋內(nèi)容較廣，包括政府機(jī)關(guān)、學(xué)校教育部門、醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)等，能夠在社會(huì)公共服務(wù)當(dāng)中發(fā)揮異常重要的作用。其中，政府機(jī)關(guān)與學(xué)校教育部門能夠推動(dòng)整個(gè)社會(huì)向著文明、法治、有序的方向發(fā)展；而醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)能夠確保我國(guó)公民的健康，并為我國(guó)公民提供基本的日常就診服務(wù)?？梢哉f，事業(yè)單位在長(zhǎng)期的運(yùn)營(yíng)過程中，積累了豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，通過檔案的保存與利用，能夠真實(shí)、客觀地還原與反映出事業(yè)單位的運(yùn)行狀況，并對(duì)事業(yè)單位的辦事效率、公正性、真實(shí)性進(jìn)行檢查。通常，檔案信息管理中的工作經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌蚪o事業(yè)單位后期業(yè)務(wù)的拓展提供借鑒作用，并提供必要的決策信息，使事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)水平得到不斷提升。所以，完善并提升事業(yè)單位的檔案管理效率，是社會(huì)發(fā)展的必然要求。事業(yè)單位一般面向群眾，需要為廣大人民群眾提供服務(wù)，因此，檔案管理具有一定的大眾性、社會(huì)性，而我國(guó)現(xiàn)階段正處于社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期，經(jīng)濟(jì)與社會(huì)矛盾還相對(duì)突出，所以，就需要對(duì)社會(huì)大眾心理進(jìn)行深入的分析，并有效開展檔案的保存與管理工作，提升事業(yè)單位的辦事效率，做到真正為民服務(wù)。

2 事業(yè)單位檔案保存與利用的現(xiàn)狀分析

雖然在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展之下，事業(yè)單位已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，且檔案資源的價(jià)值也得到了日益的凸顯，但檔案管理現(xiàn)狀依然不容樂觀。一方面，事業(yè)單位在檔案管理過程中，由于對(duì)檔案資源的利用不足，在相關(guān)檔案資源的開發(fā)中多使用傳統(tǒng)的借閱形式、資料查閱形式，對(duì)于單位以外的人員查閱檔案信息存在較大的限制，使得資源共享機(jī)制缺乏，單位檔案信息不能得到深層的開發(fā)與利用；另一方面，普通的檔案管理在保存上多存在破損與殘缺現(xiàn)象，加之檔案管理工作制度沒有落實(shí)到位，使得檔案的完整性、精準(zhǔn)性、有效性得不到保障。再者，由于受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，且技術(shù)水平有限，導(dǎo)致檔案信息資源不能得到永久性的保存，尤其在當(dāng)前檔案種類不斷增多的情況下，檔案數(shù)量也急劇增多，如果依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，就會(huì)大大降低檔案的保存與利用效率，使檔案的壽命周期縮短。很多事業(yè)單位在資金投入、人力資源管理上還存在較大的缺陷，造成了檔案管理工作與本單位的運(yùn)營(yíng)狀況極不相符的現(xiàn)象，加之信息保密制度上的不足，使得公開查閱的資料信息較少，不能充分發(fā)揮檔案信息的重要作用。

3 事業(yè)單位檔案保存與利用的管理方法

3.1 強(qiáng)化檔案管理與開發(fā)

新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理效率要得到有效提高，還需要引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，并將計(jì)算機(jī)功能充分利用起來，對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行開發(fā)，為檔案的保存與利用提供技術(shù)上的支持。另外，事業(yè)單位的檔案管理部門也要重視對(duì)檔案信息資源的開發(fā)與利用，并樹立服務(wù)意識(shí)，將一切工作都圍繞事業(yè)單位的中心業(yè)務(wù)來開展，為事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)決策提供重要的信息來源。當(dāng)然，事業(yè)單位也要不斷地拓展自己的服務(wù)領(lǐng)域，積極開展多項(xiàng)編研活動(dòng)，在對(duì)檔案信息進(jìn)行收納、歸集、利用的同時(shí)，就檔案信息編寫更多的專題匯編材料，多方位地開發(fā)檔案信息資源，為使用者提供更加全面而高效的信息，讓檔案管理工作更加的規(guī)范化、延續(xù)化。在檔案利用上，還要拓寬其利用范圍，挖掘檔案價(jià)值，包括管理價(jià)值、科研價(jià)值、社會(huì)價(jià)值，讓更多的人了解檔案管理的重要性，使檔案信息的潛力得到有效挖掘。

3.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)直接關(guān)系到事業(yè)單位的管理效率、運(yùn)營(yíng)效率。因此，需要構(gòu)建一支擁有超高水平、超高技能、超高品德的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，讓檔案管理工作更加的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化。在這當(dāng)中，首先需用提升檔案管理人員的聘用要求，確保工作人員具備扎實(shí)的專業(yè)素養(yǎng)與較高的綜合業(yè)務(wù)水平、崇高的品德，能夠擔(dān)負(fù)起檔案保存與利用的重任。另外，事業(yè)單位還要建立一套科學(xué)而完善的檔案管理體系，對(duì)已入職的檔案管理人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)宣講，提升工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平、歸檔水平、文字表達(dá)力，使其能夠?qū)Ｗ⒂跈n案管理工作，獨(dú)立解決工作上的難題，讓檔案信息更加真實(shí)、可靠、精準(zhǔn)。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要注重引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理人員，為事業(yè)單位的檔案管理工作注入新鮮的血液，推動(dòng)檔案管理工作的系統(tǒng)化、全面化、科學(xué)化發(fā)展。在這個(gè)過程中，要求事業(yè)單位加大人力與物力的投入，并協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，形成良好的工作氛圍，讓檔案的保存與利用價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。

3.3 創(chuàng)新檔案管理理念

事業(yè)單位的檔案管理工作要滿足現(xiàn)代化要求，還需要不斷地創(chuàng)新自己的管理理念，完善管理方法，轉(zhuǎn)變以往的工作作風(fēng)，對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、全面化管理。同時(shí)，事業(yè)單位還要進(jìn)行準(zhǔn)確的市場(chǎng)定位，并樹立市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，提升檔案管理效率，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，讓電子檔案信息實(shí)現(xiàn)真正的統(tǒng)一管理。在利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，還需用建立不同種類的多媒體數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置管理權(quán)限，既要實(shí)現(xiàn)檔案的共享與高效利用，又要保證檔案信息的安全性，并對(duì)管理模式加以完善，讓檔案管理具有一定的時(shí)效性與系統(tǒng)性，滿足檔案保存、利用、開發(fā)需求，讓事業(yè)單位的檔案管理工作更具現(xiàn)代化特征。在利用信息化進(jìn)行檔案處理時(shí)，還用確保檔案能夠通過檢索方式，更加快速、精準(zhǔn)地找到對(duì)應(yīng)的檔案信息，為使用者提供較大的便捷。需用注意的是，在事業(yè)單位的檔案保存與利用中，要以事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)為工作重心，讓檔案管理具有針對(duì)性、時(shí)效性，進(jìn)而提升事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)水平。

4 結(jié)束語

目前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案管理模式。這種管理方式的轉(zhuǎn)變能夠大大提升檔案管理效率，有利于檔案信息的永久性保存，也方便了使用者對(duì)檔案信息的查閱、利用，降低了檔案保存的成本，讓檔案實(shí)現(xiàn)了真正的高效利用?？梢哉f，檔案信息化管理有利于事業(yè)單位的未來發(fā)展，能夠提升事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力?；诖?，事業(yè)單位就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，深入分析當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，然后結(jié)合問題，制訂出有針對(duì)性的解決措施，以提升檔案管理工作的效率，為社會(huì)服務(wù)作出突出貢獻(xiàn)。

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