李海霞

摘 要：隨著公路事業(yè)的快速發(fā)展，對公路建設(shè)檔案管理質(zhì)量要求也越來越高。公路檔案管理在公路建設(shè)中起著非常重要的作用，隨著科技的不斷進步，檔案信息化建設(shè)也在不斷加強，本文就公路檔案信息化建設(shè)與管理方面的問題進行分析與探討。

關(guān)鍵詞：公路檔案；信息化建設(shè)；有效管理

1 公路檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 缺乏規(guī)范性、標準性

公路建設(shè)與人們的生活息息相關(guān)，隨著公路建設(shè)事業(yè)的加快，公路數(shù)量也在不斷的提升，在公路建設(shè)中，檔案管理是非常關(guān)鍵的，高質(zhì)量的檔案管理可以有效促進公路事業(yè)的發(fā)展，提高公路管理的總體質(zhì)量。但是我國公路檔案管理建設(shè)比較晚，所以缺乏管理經(jīng)驗，隨著科技的不斷進步，信息技術(shù)在很多領(lǐng)域得到了很好的應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)也在公路檔案管理中得到應(yīng)用，但是就目前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來說，其管理缺乏規(guī)范性與標準性，為檔案信息化建設(shè)帶來了一定的難處。公路建設(shè)中，不同地區(qū)修建的公路類型也不一樣，檔案工作沒有做好，可能會影響到各級公路檔案信息之間的兼容，容易造成某些公路信息的丟失等，這對公路檔案信息化建設(shè)來說，是一項巨大的挑戰(zhàn)。

1.2 檔案管理意識薄弱

檔案信息化管理需要技術(shù)的支持，對管理人員的素質(zhì)也有著較高的要求，工作人員在完成檔案管理工作時，需要掌握最新的信息技術(shù)，熟悉檔案管理工作的流程，這樣才能促進檔案信息化建設(shè)。然而實際上，公路檔案管理部門的工作人員的檔案管理意識薄弱，高層對檔案管理也沒有重視起來，因此在招聘檔案管理工作人員的時候并不嚴格。而且很多公路建設(shè)對檔案管理沒有正確的認識，沒有意識到檔案管理工作對公路建設(shè)的重要性，工作過程中不嚴謹、不細心，甚至經(jīng)常導(dǎo)致一些錯誤發(fā)生，影響檔案管理工作質(zhì)量的提升。

1.3 缺乏統(tǒng)一的檔案管理模式

隨著公路數(shù)量的不斷增加，公路檔案管理工作量也在不斷加大，每個檔案管理部門的工作人員在工作時肯定存在一定的區(qū)別，雖然檔案信息化建設(shè)中信息技術(shù)是關(guān)鍵，但是工作人員是技術(shù)的實施者，其工作方式也可能會影響到檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，不同地區(qū)的檔案管理工作人員在檔案的整體、分類等方面的方式不同，所以當某地檔案總局在歸納當?shù)毓窓n案的時候，檔案管理難以同意，不統(tǒng)一的檔案管理模式可能會導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)一些不必要的錯誤，而且也會更后續(xù)工作人員的工作增加一定的難度，不利于檔案信息化建設(shè)效率的提升。

1.4 公路檔案管理體系不健全

要加強公路檔案信息化建設(shè)，在公路檔案管理中就需要健全的管理體系，但是當前由于檔案管理本身還存在很多問題，再加上相關(guān)人員的不重視，所以并沒有健全的體系去進行檔案管理。因此，對不同時期建設(shè)的公路，在檔案管理上很難統(tǒng)一，很多檔案管理部門辦事方式不同，如果沒有確切的工作體系，檔案工作就不能同時達到規(guī)范與標準。隨著科技的不斷進步，出現(xiàn)了很多新型的檔案管理軟件，但是不同軟件之間存在一定的差異，在此基礎(chǔ)上，有的軟件可以實現(xiàn)辦公自動化與系統(tǒng)化，如果別的檔案管理部門使用的軟件不具備自動將電子文件歸檔的功能，那么其工作量會加大，還可能會出現(xiàn)人工失誤。

2 公路檔案信息化建設(shè)的意義

隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，公路檔案信息化是檔案工作發(fā)展的必然要求。在以前，檔案都是紙質(zhì)的，檔案管理人員的工作內(nèi)容也就是檔案的整體、核對與標注，基本上所有的工作都是手動完成的。但是隨著科技時代的到來，電子檔案已經(jīng)在很多單位得到應(yīng)用，電子檔案不但方便，還可以有效減少檔案儲存空間，對于檔案的調(diào)配也更加便捷，公路檔案信息化建設(shè)可以有效的增強公路檔案管理的質(zhì)量。其次，檔案信息化建設(shè)可以更好的完善公路檔案信息，公路建設(shè)的周期雖然短，但是其使用的周期長，所以公路檔案需要保存的時間比較久，在公路使用的期間，公路如果在質(zhì)量上出現(xiàn)什么問題，還需要及時在檔案上做好記錄，檔案管理實現(xiàn)信息化后，管理人員可以直接從信息庫內(nèi)提取出該公路的檔案，查閱公路建設(shè)情況，并且及時做好公路維修記錄，提高公路管理質(zhì)量。此外，檔案信息化建設(shè)可以有效的增加檔案資源的儲存量，傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)的，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，需要的紙質(zhì)材料與存儲空間不斷增大，而且紙質(zhì)檔案在保存和查閱上都有點不方便，現(xiàn)代微縮技術(shù)與光盤技術(shù)等，在很大程度上提高了檔案信息資源的儲存量，而且與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案其保密性會更高，也不容易損壞或者丟失，檔案管理工作質(zhì)量的提高，對公路建設(shè)質(zhì)量的提升也有一定的幫助。

3 加強公路檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 健全檔案管理制度

要做好公路檔案信息化建設(shè)，首先需要健全檔案管理制度，完成好基本的檔案管理工作，相關(guān)人員一定要重視公路檔案的管理，要制定健全的規(guī)章制度，并且在實施過程中要做好監(jiān)督工作，嚴格督促工作人員按照制度行事，有效避免檔案管理工作中由于工作失誤造成的問題。另外，針對工作人員可以制定出一套獎懲機制，要讓其明白檔案管理工作對公路發(fā)展的重要性。檔案管理工作其實是比較復(fù)雜的，在健全管理制度的時候，需要對檔案管理的每個環(huán)節(jié)提出具體的要求，讓工作人員可以在工作時有章可循。而且目前，電子檔案并沒有完全取代紙質(zhì)檔案，要制定科學(xué)的方式讓工作人員可以更好的將紙質(zhì)檔案與電子檔案進行融合，為公路檔案信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

在公路檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員的素質(zhì)對信息化建設(shè)的質(zhì)量有很大的影響，所以需要提高檔案管理人員的素質(zhì)，包括專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素質(zhì)。檔案信息化建設(shè)中信息化是關(guān)鍵，所以工作人員一定要掌握最新的信息技術(shù)，在熟悉檔案管理流程的基礎(chǔ)上采用信息技術(shù)進行管理。因此，檔案管理部門在招聘工作人員的時候，要對其專業(yè)技能進行考核，在工作中，也可以定期組織培訓(xùn)，讓其可以了解到更新的檔案信息管理技術(shù)。除了專業(yè)技術(shù)外，工作人員的品德修養(yǎng)也非常重要，公路檔案是機密性文件，所以工作人員需要有極強的責(zé)任感，降低檔案管理風(fēng)險，提升檔案信息化建設(shè)效率。

3.3 完善管理設(shè)備

檔案信息化建設(shè)需要技術(shù)的支持，也需要新型科技設(shè)備的支持，所以在信息化建設(shè)前期，一定要做好管理設(shè)備的完善工作。檔案信息化建設(shè)并不是某個人或者某個部門的努力就可以實現(xiàn)的，與其相關(guān)的每個工作人員都要重視起來，只有完善了管理設(shè)備，才能實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。完善管理設(shè)備包括硬件與軟件設(shè)施，硬件就是機器設(shè)備，在機器的引進上，需要結(jié)合檔案管理的需求考慮，選擇性能較高的設(shè)備。對于軟件的引進也需要專門的技術(shù)人員去選擇，要保證其合理性與兼容性，提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。

3.4 檔案信息統(tǒng)一管理

目前，檔案信息化建設(shè)在很多公路檔案管理部門開始應(yīng)用，但是在整體上考慮，信息化程度還存在一定的缺陷，公路檔案雖然具有機密性，但是對公路部門來說，公路檔案信息的共享也是必要的，所以在檔案信息化建設(shè)中，檔案信息需要做好統(tǒng)一管理。針對這種情況，公路部門可以建立統(tǒng)一的檔案信息管理標準，要求各個檔案管理部門嚴格按照標準實施工作，構(gòu)建完善的信息資源共享平臺，采用互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)出現(xiàn)公路檔案信息共享，真正實現(xiàn)公路檔案的信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

綜上所述，公路檔案信息化建設(shè)是公路檔案管理工作中非常迫切的事，相關(guān)人員需要引起高度重視，分析檔案信息化建設(shè)中存在的問題，進而提出有效的措施促進公路檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻

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