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        鄭州檔案中介公司現(xiàn)狀調(diào)查與思考

        2016-11-12 16:40:18丁寶
        檔案管理 2016年6期
        關(guān)鍵詞:發(fā)展模式鄭州發(fā)展對策

        丁寶

        摘 要:通過網(wǎng)站檢索與實(shí)地調(diào)查的方法,本文選取鄭州地區(qū)十家檔案中介公司作為樣本進(jìn)行調(diào)查分析,指出鄭州地區(qū)檔案中介公司業(yè)務(wù)內(nèi)容同質(zhì)化嚴(yán)重、規(guī)模較小、人才結(jié)構(gòu)不合理及宣傳工作不到位等問題。在此基礎(chǔ)上,提出打造優(yōu)勢項(xiàng)目、拓展服務(wù)領(lǐng)域、完善人才結(jié)構(gòu)和重視宣傳工作的解決方案。

        關(guān)鍵詞:鄭州;檔案中介公司;發(fā)展對策;發(fā)展模式

        1 引言

        檔案中介公司是檔案中介機(jī)構(gòu)發(fā)展分化而產(chǎn)生的一種類型。我國檔案中介機(jī)構(gòu)最早的形式是1992年6月沈陽市成立的沈陽市檔案信息開發(fā)服務(wù)中心[1]。此后十年,國內(nèi)陸續(xù)出現(xiàn)了檔案事務(wù)所、檔案寄存中心、檔案信息咨詢中心等檔案機(jī)構(gòu)。其中檔案中介公司通常以檔案信息技術(shù)有限公司、檔案管理有限公司的名稱出現(xiàn),以出售檔案用品、檔案業(yè)務(wù)服務(wù)為支撐。

        鄭州地區(qū)檔案中介公司這些年發(fā)展迅速,為了更好地了解該地區(qū)檔案中介公司的現(xiàn)狀,本文選取鄭州10家檔案中介公司作為樣本,采取實(shí)地調(diào)查與網(wǎng)絡(luò)調(diào)查相結(jié)合的研究方法進(jìn)行研究。實(shí)地調(diào)查法主要對鄭州地區(qū)10家檔案中介公司現(xiàn)場走訪,并通過工作參與的方式掌握第一手信息資料,了解了研究對象的工作環(huán)境、公司規(guī)模、員工數(shù)量以及工作內(nèi)容等直觀情況。網(wǎng)絡(luò)調(diào)查主要針對調(diào)查對象的人事選聘情況展開。

        通過調(diào)查,筆者對檔案中介機(jī)構(gòu)的定義以及鄭州檔案中介公司的現(xiàn)狀與問題有了更全面、更深入的了解。

        2 檔案中介機(jī)構(gòu)的定義

        學(xué)術(shù)界主要出現(xiàn)了兩種檔案中介機(jī)構(gòu)的定義。第一種以“中介組織”為屬概念,將檔案中介公司定義為檔案行政管理部門和社會之間溝通橋梁、聯(lián)系紐帶。如黃力、李圭雄認(rèn)為:“檔案中介機(jī)構(gòu)是專門提供檔案管理服務(wù)的社會中介組織,是社會化檔案管理的代理商”[2];宗培嶺認(rèn)為:“檔案中介機(jī)構(gòu)是介于檔案行政管理部門與社會之間提供檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的社會中介組織”[3]。第二種以“服務(wù)公司(經(jīng)濟(jì)組織)”為屬概念,強(qiáng)調(diào)檔案中介機(jī)構(gòu)的法人地位,認(rèn)為檔案中介公司是提供檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的獨(dú)立組織。如劉勤認(rèn)為:“檔案中介機(jī)構(gòu),是依法運(yùn)用檔案專業(yè)知識,按照一定的業(yè)務(wù)規(guī)則或程序?yàn)槲腥颂峁n案事務(wù)代理、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案技術(shù)咨詢服務(wù)、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定等服務(wù)的經(jīng)濟(jì)組織?!盵4]

        因此,基于對鄭州檔案中介機(jī)構(gòu)的實(shí)地調(diào)察以及相關(guān)文獻(xiàn)的研究,筆者認(rèn)為檔案中介機(jī)構(gòu)定義有宏觀和微觀之分:宏觀的檔案中介機(jī)構(gòu)是指聯(lián)接檔案行政管理部門與社會,提供檔案信息咨詢服務(wù)的社會中介組織;微觀的檔案中介機(jī)構(gòu)是指依靠軟硬件、人才、管理以及技術(shù)優(yōu)勢,面向企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體、社會組織和個人,提供實(shí)體檔案整理與寄存、檔案信息咨詢與加工、檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)和檔案人才培訓(xùn)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)。

        本文采用檔案中介機(jī)構(gòu)的微觀定義,并提出檔案中介公司是以盈利為目的、具有獨(dú)立法人地位的檔案中介機(jī)構(gòu),符合鄭州地區(qū)的檔案中介實(shí)踐。

        3 鄭州檔案中介公司現(xiàn)狀調(diào)查

        本研究選取的10家檔案中介公司名稱有三類,如表1所示,主要調(diào)查的是公司發(fā)展規(guī)模、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對象以及人才狀況。

        表1 十家檔案中介公司名稱

        3.1 檔案中介公司的發(fā)展規(guī)模?!皬臉I(yè)人員數(shù)”是重要的企業(yè)規(guī)模劃型指標(biāo),它具有簡單、明了的特點(diǎn)。因此筆者對鄭州檔案中介公司的人員規(guī)模進(jìn)行了調(diào)查,結(jié)果(見圖1)顯示,有60%的公司人員規(guī)模處于1-49之間,20%的處于50-99人之間,另外有20%的處于100-499人之間。

        圖1 鄭州檔案中介公司人員規(guī)模

        根據(jù)《企業(yè)規(guī)模劃分標(biāo)準(zhǔn)》,從業(yè)人員10人及以上,100人以下的為小型企業(yè),從業(yè)人員10人以下的為微型企業(yè),鄭州檔案中介公司大部分屬于小微型企業(yè)。

        3.2 檔案中介公司的服務(wù)內(nèi)容。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn),鄭州檔案中介公司服務(wù)內(nèi)容主要分為以下三類:

        一是檔案信息技術(shù)類。主要內(nèi)容是檔案信息化建設(shè),包括數(shù)字檔案軟件開發(fā)、檔案數(shù)字化加工與處理、電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計與維護(hù)等。

        二是檔案勞務(wù)工作類。主要指檔案領(lǐng)域的勞務(wù)性工作,包括檔案人員管理與培訓(xùn)、檔案實(shí)體整理與托管、檔案制度建立、檔案管理咨詢等。

        三是檔案用品售賣類。主要指出售檔案活動中的各種耗材如檔案盒、卷皮等,檔案設(shè)備如裝訂機(jī)、除濕機(jī)、號碼機(jī)等。

        3.3 檔案中介公司的服務(wù)對象。調(diào)查結(jié)果顯示,鄭州檔案中介公司的服務(wù)對象包括兩個方面:

        第一,服務(wù)于政府、機(jī)關(guān)及事業(yè)單位。這些單位內(nèi)部設(shè)有專門的檔案業(yè)務(wù)部門、明確的檔案規(guī)章制度、規(guī)范的檔案辦理流程,但由于力量有限,往往需要檔案中介公司的輔助。

        第二,服務(wù)于企業(yè)、組織和個人。企業(yè)對象涉及能源、電力、建筑工程等行業(yè),主要是大型企業(yè)。它們能夠意識到檔案管理帶來的巨大價值,同時有能力支付檔案業(yè)務(wù)外包的費(fèi)用。組織和個人則是因?yàn)榕加谐霈F(xiàn)檔案管理需求但無力實(shí)現(xiàn),可以求助于檔案中介公司。

        3.4 檔案中介公司的人才狀況。人才狀況是衡量一個公司實(shí)力的重要指標(biāo)。通過研究鄭州檔案中介公司員工學(xué)歷的分布狀況,可以直觀地判斷企業(yè)資質(zhì)優(yōu)劣。

        圖2 鄭州檔案中介公司招聘要求學(xué)歷層次情況

        調(diào)查結(jié)果如圖2,50%的公司要求最低學(xué)歷中專以下水平,40%的要求為大專以上,10%的要求為中專,沒有公司要求最低學(xué)歷為本科。這反映出目前鄭州檔案中介公司的人才構(gòu)成結(jié)構(gòu)缺乏合理性,高素質(zhì)檔案專業(yè)人才不足。

        4 鄭州檔案中介公司發(fā)展中存在的問題

        4.1 業(yè)務(wù)同質(zhì)化嚴(yán)重,缺乏特色服務(wù)。檔案中介公司可以提供檔案管理任一環(huán)節(jié)乃至整個流程的服務(wù),但鄭州檔案中介公司服務(wù)內(nèi)容的調(diào)查顯示,目前業(yè)務(wù)開展的情況是同質(zhì)化現(xiàn)象嚴(yán)重,小型公司多從事檔案勞務(wù)工作,大型公司著眼于檔案數(shù)字化、信息化開發(fā)工作。公司沒有令人耳目一新的亮點(diǎn),作為用戶很難根據(jù)自己的需求挑選最合適的公司;作為商家,也難以在競爭激烈行業(yè)內(nèi)凸顯自己的核心競爭力,特別是中小型公司無法實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

        4.2 企業(yè)規(guī)模較小,行業(yè)規(guī)模不足。從業(yè)人員數(shù)量的調(diào)查,顯示出鄭州檔案中介公司在規(guī)模上存在兩個方面的問題。一方面,鄭州八成的檔案中介公司從業(yè)人員數(shù)量都不足百人,缺乏一定的規(guī)模,既無法滿足消費(fèi)者各種檔案管理的需求,也無法為公司帶來更高的經(jīng)濟(jì)效益;另一方面,鄭州檔案中介行業(yè)規(guī)模不足,相關(guān)企業(yè)數(shù)量少,從業(yè)人員總量低,同時缺乏規(guī)模相當(dāng)?shù)钠髽I(yè)作為領(lǐng)軍人,沒能形成規(guī)模經(jīng)濟(jì),發(fā)揮行業(yè)性的規(guī)模優(yōu)勢。

        4.3 高水平、專業(yè)型人才匱乏。從調(diào)查的情況來看,鄭州檔案中介公司的人才構(gòu)成模式往往是“專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)+非專業(yè)員工”,即少數(shù)檔案專業(yè)出身的高級人才居首,統(tǒng)籌公司規(guī)劃,負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)開展;底層雇傭大量非專業(yè)的廉價勞動力,經(jīng)過簡單的上崗培訓(xùn)從事一些基礎(chǔ)性、重復(fù)性的勞務(wù)工作。這導(dǎo)致了三個問題:缺乏專業(yè)背景人才,人才水平低和“唯技術(shù)主義”傾向嚴(yán)重。首先,許多檔案中介公司的大多數(shù)員工都不是檔案科班出身,難以站在專業(yè)的角度審視自己的工作,阻礙了企業(yè)的升級與發(fā)展;其次,低水平人才在學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識,掌握新技能方面都具有一定的劣勢,效率偏低;最后,大型檔案中介公司在招聘中更加偏向IT、編程等計算機(jī)專業(yè)出身的人才,一如檔案學(xué)理論研究領(lǐng)域出現(xiàn)的“唯技術(shù)主義”,偏離了檔案的本質(zhì)。

        4.4 宣傳營銷工作薄弱,社會影響力有限。市場推廣是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展必不可少的手段,但是在調(diào)查中,筆者發(fā)現(xiàn)鄭州檔案中介公司中存在大量不重視宣傳營銷工作,導(dǎo)致社會影響力十分有限的情況。首先,以“檔案中介”為關(guān)鍵字在互聯(lián)網(wǎng)中通過Bing、Baidu等搜索引擎檢索,命中相關(guān)網(wǎng)站極少,而且有些網(wǎng)站設(shè)計粗糙、數(shù)據(jù)更新滯后,無法吸引訪客。其次,檢索已知的檔案中介公司,發(fā)現(xiàn)大多數(shù)公司沒有官方網(wǎng)站,即使個別公司建立了主頁,其也被大量招聘信息所湮沒而難以找到。

        5 鄭州檔案中介公司發(fā)展對策的思考

        5.1 著力打造優(yōu)勢服務(wù)項(xiàng)目,增強(qiáng)核心競爭力。創(chuàng)新是落后者超越領(lǐng)先者的唯一途徑[5],打造優(yōu)勢項(xiàng)目就是這種創(chuàng)新。在行業(yè)同質(zhì)化的背景下,首先,小型檔案中介公司應(yīng)側(cè)重特色項(xiàng)目,提升該項(xiàng)目的服務(wù)水平,獲得效率以及價格優(yōu)勢,打造一張獨(dú)具特色的企業(yè)名片,同時依靠優(yōu)勢技術(shù)推動企業(yè)的全面發(fā)展。其次,一定地域范圍的中小檔案中介公司可以結(jié)成聯(lián)盟,發(fā)揮各自的優(yōu)勢技術(shù),優(yōu)化重組結(jié)合成前后緊密相連的整體,為客戶提供“一站式”服務(wù),獲得集聚效應(yīng),實(shí)現(xiàn)部分功能相加大于整體的效果。

        5.2 優(yōu)化公司運(yùn)營,拓展服務(wù)領(lǐng)域?;凇皺n案利用”為核心,筆者提出兩種檔案中介公司發(fā)展模式。按照中介連接對象的不同,分為“企業(yè)-決策者”和“檔案館-公眾”兩種模式。

        (1)企業(yè)-決策者模式。目前主流的服務(wù)模式是公司單向面對企、事業(yè)單位提供檔案服務(wù)。本模式設(shè)計將企業(yè)檔案信息同企業(yè)決策者相對應(yīng),檔案中介公司居中處理、加工檔案信息,再將具有價值的內(nèi)容反饋給決策者幫助決策,提升企業(yè)效益。這一模式流程的關(guān)鍵變化在于,中介公司的業(yè)務(wù)重點(diǎn)從檔案管理流程的前端轉(zhuǎn)移至后端,從側(cè)重實(shí)體整理與保管,轉(zhuǎn)移至側(cè)重檔案信息的開發(fā)與提供利用。這對檔案中介公司也提出了新的要求:專業(yè)的信息分析、深度的信息開發(fā)以及清晰的信息表述。信息的價值是巨大的,該模式下檔案中介公司的社會價值、認(rèn)可度都將得到提升,必然有著更光明的發(fā)展前景。

        (2)檔案館-公眾模式。這一模式是為了解決文件數(shù)量指數(shù)級的增長規(guī)模與公共檔案館管理能力有限之間的矛盾。該模式分為兩個階段。第一階段,檔案中介公司可以承擔(dān)一些基礎(chǔ)性的勞務(wù)工作,減輕檔案館的負(fù)擔(dān),推動檔案館轉(zhuǎn)變職能,更好地開發(fā)檔案信息資源,為公眾提供檔案服務(wù);第二階段,中介公司可以承擔(dān)一些不涉密檔案的編纂開發(fā)工作,承包檔案陳列展、城市記憶展等檔案展覽,參與檔案有關(guān)紀(jì)錄片、宣傳片的拍攝,與檔案館共同向公眾提供更加優(yōu)質(zhì)、及時的檔案信息。既提升了檔案事業(yè)在人們心中的地位,也提升了檔案中介公司在社會上的影響力。

        5.3 完善人才結(jié)構(gòu),提升服務(wù)水平。人才是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵要素。針對鄭州檔案中介機(jī)公司現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu),筆者提出三點(diǎn)措施:一是加強(qiáng)在職人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。公司應(yīng)定期開展培訓(xùn),聘請大學(xué)教授、檔案局(館)專家授課,指導(dǎo)在職檔案人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案法規(guī)和規(guī)章制度,掌握檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),用理論指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐。二是重視新員工上崗培訓(xùn)。上崗培訓(xùn)不僅要注重講解實(shí)踐操作方法,也要兼顧理論知識講解;既要學(xué)習(xí)單項(xiàng)具體操作,也要熟悉整個業(yè)務(wù)流程。做到理論與實(shí)踐相結(jié)合,整體與部分相結(jié)合。三是引進(jìn)高學(xué)歷專業(yè)人才。信息化時代,檔案與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合是大勢所趨,計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識是每一個檔案專業(yè)人才所必備的,既要滿足信息化時代對檔案從業(yè)者計算機(jī)水平的要求,又要以檔案知識作為主體。因此,企業(yè)可以招聘高學(xué)歷的檔案專業(yè)人才,他們專業(yè)知識豐富,又掌握一定的計算機(jī)知識,是發(fā)展檔案事業(yè)的主力。

        5.4 重視宣傳工作,挖掘潛在需求。檔案中介公司的業(yè)務(wù)開展不能局限于政府、企事業(yè)單位,在數(shù)量上處于絕對優(yōu)勢的公眾也是主要的服務(wù)對象。因此,鄭州檔案中介公司應(yīng)該拋棄忽視宣傳工作的錯誤觀念,積極宣傳公司業(yè)務(wù),開發(fā)新的客戶群體,挖掘潛在需求。

        (1)多渠道宣傳企業(yè)業(yè)務(wù)與服務(wù)。多渠道包括平面廣告、多媒體廣告以及網(wǎng)絡(luò)途徑。企業(yè)通過這些渠道宣傳公司的發(fā)展歷史、業(yè)務(wù)內(nèi)容、服務(wù)優(yōu)勢,提升知名度,擴(kuò)大影響力。

        (2)重視客戶反饋,挖掘客戶潛在需求。鄭州各檔案中介公司在服務(wù)過程中應(yīng)當(dāng)注重和顧客的交流,及時了解顧客的反饋信息;在平時可以開通微博、微信公眾號及網(wǎng)站留言等媒體服務(wù),搜集社會大眾的反饋意見,分析不同的需求方向,挖掘服務(wù)對象。

        6 結(jié)束語

        作為市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物,檔案中介公司既滿足了企事業(yè)單位保管、整理檔案的需要,也實(shí)現(xiàn)了對檔案高效、系統(tǒng)的管理,是檔案事業(yè)大家族的重要成員。盡管作為新生事物,鄭州檔案中介公司也存在業(yè)務(wù)內(nèi)容同質(zhì)化、企業(yè)和行業(yè)規(guī)模小、人才結(jié)構(gòu)不合理以及社會影響力不足的問題,但仍不可否認(rèn)檔案中介公司的價值,并且筆者相信,今后鄭州檔案中介公司一定會不斷完善自身,實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展。

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