陳婉

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-02

摘要文秘工作者是煤礦企業(yè)管理層作出企業(yè)經營決策的助手，承擔著協(xié)調企業(yè)內部各部門相互配合與協(xié)調的職責，他們服務于煤礦企業(yè)的辦公室管理工作。而煤礦企業(yè)文秘人員的業(yè)務素質，直接影響著辦公室管理工作的實效。本文首先闡述了煤礦企業(yè)文秘工作的范圍，提出了新時期提高煤礦企業(yè)文秘人員素質的策略，以期為更好的履行文秘職責獻計獻策。

關鍵詞煤礦企業(yè)文秘人員職責策略

在知識經濟時代，人才已然成為了當前企業(yè)的核心競爭力之一，文秘人員的素質決定著文秘工作的高效性，為此，煤礦企業(yè)需要提高文秘工作的素質，嚴格履行自己的職責，充分發(fā)揮在煤礦企業(yè)辦公室中的協(xié)調作用。本文基于筆者煤礦企業(yè)文秘工作實際的視角，就如何提高煤礦企業(yè)文秘人員素質提出了具體有效的策略。

一、煤礦企業(yè)文秘工作的主要職責

作為煤礦企業(yè)文秘，主要應該做好以下幾個方面的工作：一是做好煤礦企業(yè)辦文工作。主要包括文電收發(fā)、督辦、文電起草修改、文字材料撰寫、內部信息、外部宣傳等工作。二是做好煤礦企業(yè)協(xié)調工作。向上搞好匯報，向下做好溝通督查，向外做好銜接溝通，向內做好企業(yè)各部門之間的協(xié)調，確保各項工作有條不紊地開展，督促各項工作得到有效地落實。三是做好搞好煤礦企業(yè)服務工作。為領導當好參謀助手，要參謀在領導想到決策之前，完成在領導要求的時間之前。做好接待、后勤保障、辦會等工作。

二、提高煤礦企業(yè)秘書素質的策略

（一）提升職業(yè)素養(yǎng)

一是加強職業(yè)道德素養(yǎng)的提升。必須嚴格遵循文秘工作的規(guī)范和要求，通過學習思想政治書籍，不斷提高思想政治、道德品質和知識能力等方面的綜合素質。二是塑造良好的自身形象。秘書是在領導身邊工作的人員，在一定程度上代表了領導和企業(yè)的形象，因此，必須注重自身的衣著打扮、言行舉止，保持良好的精神面貌。

（二）增強業(yè)務能力

一是提高表達能力。一方面，要提高自身的口頭表達能力。秘書需要經常與領導、同事、客人、群眾溝通交流，進行上傳下達，因此，必須通過書面學習和實踐鍛煉，不斷提高自身的口頭表達能力。另一方面，必須提升自身的寫作能力。通過多讀、多看、多學、多思和多寫等方式，此外還要在實踐中不斷學習，從而提高文秘的書面表達能力。二是提高參謀和社交能力。在實踐過程中，不斷思考，總結方法，為領導決策提供預選方案。同時，應該掌握履職而越權的原則，切實提升參考協(xié)調能力。努力學習接待社交方面的書刊，并在實踐中鍛煉，懂得各種場合的禮儀禮節(jié)，掌握待人接物的技巧，特別是要加強與企業(yè)客戶的關系處理。三是不斷提高綜合能力。煤礦企業(yè)秘書應該努力學習生產經營、技術、管理等方面的知識，不斷提高組織協(xié)調、監(jiān)督督查、應變和分析能力，使自己達到復合型人才的要求，以便更好地履行輔佐煤礦企業(yè)領導。

（三）提高工作技能

一是提高信息捕捉能力。煤礦企業(yè)能否在短時間內快速準確地決策，關鍵在對各種信息的了解。因此，文秘人員應該想方設法地提高捕捉信息的能力。文秘人員應該具有高度的信息敏感性，眼觀四方，耳聽六路，聞信而動，緊密圍繞煤礦企業(yè)的中心工作，在平時積累中隨時收集所需要的信息，為領導決策提供可靠的信息支撐。

二是提高調研能力。深入了解相關情況，摸清基層實情，這樣才能夠獲得第一手的資料，從而給領導決策提供可靠的依據。學會揣摩領導意圖，確定調研課題，靈活采用各種調查方式方法，如采用觀察、文獻、問卷和訪問等方法，暢通職工意愿表達渠道，從而確保調研的方向正、摸得實、沉得深，抓得牢，搞得準，做到數據準確、真實、清楚。

三是提高分析及協(xié)調能力。要通過理論學習和實踐探究，加強對各種問題和信息的初步處理，為領導決策提高有價值的參考方案。面對紛繁復雜的工作和問題，要保持清醒的頭腦，按照事情的輕重緩急有序地安排解決問題的時間表，做到急事先辦，重點難點工作集中力量辦，特事特辦。學會用統(tǒng)籌兼顧的方式，設計時間最短、最方便快捷的方法，以求達到最佳的效果。

四是提高現代信息應用及創(chuàng)新能力。通過向書本學習、向實踐學習、向領導學習、向客戶學習、向同事學習等方式，以提高現代信息應用能力。文秘人員還應該采用新的工作思路，采取新的措施，運用新的手段，從不同的角度、層面去思考問題、分析問題和解決問題，不斷提高創(chuàng)新能力。

（四）創(chuàng)新工作方法

一是根據原則靈活處理。在文秘工作中既要堅持原則，又要注重協(xié)調，以維護好各種關系，確保工作有效地開展。如在進行請示時，只能夠按照對口的原則向自己的直接上司請示，不可越級請示，更不可交叉請示，以免引起不必要的麻煩。

二是全面了解領導。多與領導接觸、交流，全面了解領導的生活習性、個人愛好、學習經歷、生活閱歷、工作簡歷和社會背景等，從而更加有針對性地為領導服好務。

三是關注細節(jié)。文秘人員必須注重細節(jié)，謹言慎行，慎獨慎微。因為在工作少有差池就會一著不慎，滿盤皆輸?？梢哉f是牽一發(fā)而動全身，必須抓住細節(jié)，應盡可能地減少失誤，以免使自己及別人陷入尷尬境地。譬如在制定接待方案時，必須弄清來的人數、性別、到達時間、停留時間、住宿、吃飯及主要活動流程等，每一個細節(jié)都要充分地考慮清楚，稍有紕漏，就可能影響整個工作，甚至造成重大損失和不良影響。

四是切實做好信訪維穩(wěn)工作。在煤礦企業(yè)改革的過程中，肯定會觸及到一些人的根本利益。特別是一些歷史性遺留問題，是引發(fā)矛盾的源頭。作為煤礦文秘，要改變工作方法，增強服務意識，多深入基層主動走訪，將信訪問題解決在煤礦企業(yè)的基層。

五是加強煤礦企業(yè)秘書隊伍的建設。一方面，按需引入多元化、復合型知識結構的文秘人才。另一方面，要做好文秘人員的培訓?？茖W安排培訓計劃，采用工作與培訓相結合，積極搭建各種促進文秘人才成長的平臺，以不斷提高文秘人員的專業(yè)素質和綜合素質，從而更好地為煤礦企業(yè)的發(fā)展服務。

三、結語

綜上所述，文秘人員是煤礦企業(yè)中的重要工作人員，是聯(lián)系領導與職工的橋梁，是企業(yè)與外界聯(lián)系的形象代言人。隨著時代的發(fā)展，煤礦企業(yè)的改革也在不斷的深化，在新形勢、新情況、新問題下，對文秘人員提出了更高的要求。因此，作為煤礦文秘人員，必須不斷提高自身的思想素質、職業(yè)素質、綜合素質等，以適應新時期背景下煤礦企業(yè)工作的需要。應樹立終身學習的理念，做學習的有心人，處處留心，時時留意，從而促進工作水平的提高。

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