張聰

摘 要：物業(yè)公司檔案管理關(guān)系到物業(yè)管理水平，是物業(yè)管理的依據(jù)。實(shí)際工作中物業(yè)公司在物業(yè)檔案管理方面有著很大的問(wèn)題。其管理模式較為落后，手段和技術(shù)不夠先進(jìn)，人員素質(zhì)也較低。針對(duì)此，本文討論物業(yè)公司檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案；全程管理；創(chuàng)新

物業(yè)公司的檔案包括物業(yè)管理人員檔案、物業(yè)使用人員檔案、維修維護(hù)記錄，以及建設(shè)圖紙、開(kāi)發(fā)商檔案等，涵蓋物業(yè)管理的方方面面。如今物業(yè)管理工作面臨著較大的變革，這是因?yàn)槿藗儗?duì)物業(yè)管理的要求日漸提高的緣故。為提高物業(yè)管理水平，提高物業(yè)檔案管理水平的需求也日益緊迫。

一、物業(yè)公司檔案管理的特點(diǎn)

物業(yè)公司檔案與其他公司檔案有著顯著的不同，它并非雖物業(yè)管理的開(kāi)始而開(kāi)始，而是從設(shè)計(jì)選址就開(kāi)始的，其檔案的利用也不僅僅是服務(wù)于公司，更重要的是服務(wù)于業(yè)主。

二、物業(yè)公司檔案管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)檔案管理

無(wú)論哪種類型的檔案，其管理都離不開(kāi)收集、整理、鑒定和利用四個(gè)步驟。傳統(tǒng)的檔案管理也就是對(duì)實(shí)體檔案的管理，它們通過(guò)文字記錄等方式需要有一個(gè)實(shí)體介質(zhì)，因此還需要必要的保存空間和保存措施。一般而言，物業(yè)檔案管理需要把物業(yè)文書(shū)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、管理檔案、員工檔案、聲像檔案和物業(yè)專門檔案等進(jìn)行收集歸檔，再加以整理鑒別，以便日后利用。

（二）信息化檔案管理

物業(yè)檔案的信息化管理并非只是數(shù)字化檔案的管理，它還包括實(shí)體檔案的數(shù)字化和信息化。信息化管理是物業(yè)檔案管理的總體趨勢(shì)，它可以節(jié)約一定程度的檔案存儲(chǔ)空間，同時(shí)方便檢索和利用，可以提高物業(yè)管理的效率。目前物業(yè)檔案信息化管理主要有兩種形式，其一是通過(guò)軟件將信息進(jìn)行整理錄入，檢索方便，但工作量大；或者將檔案資料已圖片的形式進(jìn)行保存，它雖然不便檢索，但可以保證檔案的完整性，避免出錯(cuò)。此外，在更新資料上的便利，是信息化檔案管理所特有的。信息化檔案的一個(gè)顯著缺點(diǎn)，同時(shí)也是優(yōu)點(diǎn)就是，傳播便利。這就需要加強(qiáng)對(duì)敏感信息的管理。

（三）存在的問(wèn)題

我國(guó)的物業(yè)檔案管理還存在許多方面的問(wèn)題，管理水平也較低，這與缺乏完善的制度和參差不齊的管理人員素質(zhì)有關(guān)。此外物業(yè)檔案管理的顯著問(wèn)題包括監(jiān)管制度的缺乏、管理流程的不規(guī)范、管理人員素質(zhì)較低和管理設(shè)施不夠完善等四個(gè)方面。物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)，在于它不光服務(wù)于自己公司，還主要為業(yè)主服務(wù)，也就是為物業(yè)管理服務(wù)。在這個(gè)意義上，要求檔案能夠盡可能完善。一般物業(yè)公司介入檔案收集工作較晚，通常在建設(shè)施工完成以后。而在實(shí)際的物業(yè)管理中，通常要頻繁遇到使用建設(shè)時(shí)期檔案的情況，由于檔案不全，造成了物業(yè)管理水平下降。此外由于設(shè)施不完善造成檔案損壞等，也體現(xiàn)了物業(yè)檔案管理意識(shí)的缺乏。

三、物業(yè)公司檔案管理的創(chuàng)新和策略

（一）健全物業(yè)檔案管理體系

要想提高物業(yè)檔案管理水平，從而提高物業(yè)管理水平，就需要建立起一個(gè)完善的物業(yè)檔案管理體系。這首先就要使當(dāng)?shù)氐臋n案部門發(fā)揮好它的監(jiān)管作用，使物業(yè)公司檔案管理做到規(guī)范化。其次則要協(xié)調(diào)好物業(yè)公司和業(yè)主委員會(huì)的關(guān)系。業(yè)主委員會(huì)要將物業(yè)檔案管理的權(quán)責(zé)全權(quán)移交給物業(yè)公司，并配合和監(jiān)督物業(yè)公司做好檔案管理工作。物業(yè)檔案的管理要嚴(yán)格依照我國(guó)檔案法的規(guī)定，實(shí)行“統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)”和“分級(jí)的管理”，使檔案的完整與安全得到切實(shí)的保證。

（二）完善物業(yè)檔案管理制度

職能部門應(yīng)當(dāng)加緊完善物業(yè)公司檔案管理制度，對(duì)物業(yè)檔案管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范，要從檔案局自身的職能出發(fā)，做好引導(dǎo)和監(jiān)督工作，使物業(yè)檔案管理制度能夠真正保護(hù)好業(yè)主的切實(shí)利益，包括個(gè)人信息、產(chǎn)權(quán)的保障和利用檔案的權(quán)利。

（三）規(guī)范物業(yè)檔案管理流程

物業(yè)檔案管理的流程應(yīng)當(dāng)從工程設(shè)計(jì)階段就開(kāi)始實(shí)行。應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)“先使用，后管理”的落后理念，提倡“全程化的物業(yè)管理”，廣泛收集設(shè)計(jì)、施工時(shí)的檔案資料，并在物業(yè)公司投入管理之后，不管收集完善管理之中的物業(yè)檔案，使得物業(yè)檔案能夠準(zhǔn)確物業(yè)管理的現(xiàn)狀，能夠更好地服務(wù)于物業(yè)管理工作。在前期的檔案收集中，除了收集基建圖紙和設(shè)備檔案等，還要注意收集設(shè)計(jì)、選址、規(guī)劃、檢測(cè)等多個(gè)角度多個(gè)時(shí)段多個(gè)層面的資料，這是日后進(jìn)行物業(yè)管理服務(wù)的重要參考和依憑。在整理過(guò)程中，可適當(dāng)運(yùn)用信息化技術(shù)，在保證檔案安全的情況性進(jìn)行信息錄入，方便查詢使用。對(duì)于外借的檔案，要做好登記工作，以防遺失。

（四）提升物業(yè)檔案人員水平

由于物業(yè)檔案管理的特性，很難招收到合格的檔案管理人員，這就需要物業(yè)公司積極培養(yǎng)合格的物業(yè)檔案管理人員。這方面，可以加大宣傳力度，發(fā)放資料，召開(kāi)會(huì)議等。同時(shí)需要有一個(gè)專門的物業(yè)檔案管理部門，由專業(yè)和兼職的檔案管理人員和一起，進(jìn)行專門管理，并劃分好職責(zé)。此外定期舉行培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)也十分必要。

（五）做好物業(yè)檔案設(shè)施建設(shè)

檔案保管庫(kù)房應(yīng)當(dāng)防潮防曬，避光除霉，物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的特點(diǎn)，對(duì)各種設(shè)施加以完善。電子檔案則要注意軟件和硬件的安全，防止被竊取和刪改。

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