楊文彥

【關鍵詞】高校后勤 固定資產 清查

高校后勤固定資產是國有資產的重要組成部分，是高校生存、發(fā)展必不可少的物質基礎，是高校管理中一項重要工作。隨著高等教育的現代化發(fā)展，辦學質量的不斷提高、辦學規(guī)模的不斷擴大，高校后勤固定資產在質和量上有了較大變化，或更新換代或在數量大幅上升。在此發(fā)展趨勢下，了解后勤固定資產現狀顯得非常重要。

為了進一步摸清北京大學醫(yī)學部后勤固定資產的家底、了解固定資產使用、占有現狀、優(yōu)化資源配置，筆者參與了我部后勤固定資產的清查工作。

一、清查方法及流程

本次固定資產清查采用賬實核對的方法。清查所依賴的總賬及明細賬均來自我部固定資產管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)為固定資產的日常管理系統(tǒng)，基本記錄了歷史上歸屬于后勤的所有固定資產。

后勤各部門根據本部門的明細賬，對實物進行盤點，將損毀、過時、丟失、盤盈、儀器歸屬部門或儀器負責人發(fā)生變化等相關情況進行記錄，最終將清查結果分門別類予以申報。

后勤機關根據學校固定資產管理的規(guī)定和要求，對各部門上報來的申請予以嚴格把關和審核，對歷史遺留問題、復雜問題，進行集中討論、集體決策。然后，按照我部固定資產管理部門的要求，填寫相關表格，上報處置。最后，后勤各部門按要求做好相關固定資產的拆卸及保管工作，保證后續(xù)工作順利進行。

二、清查結果及原因分析

根據本次固定資產清查的結果，以及固定資產本身的特點，做出如下處理：

1、盤虧。多表現為有賬無物，原因如下：

第一，某些資產不排除確實丟失的可能性。有些資產賬齡較久，加之負責人多次變更，負責人已經無法回憶出資產的存放地點等信息；有些資產因搬家等原因，多次移動位置，現已無法找到；有些教學或實驗室設備內置于建筑物，未走處置程序，隨建筑物一同拆除。

第二，資產已處置完畢，但未走完整流程。例如：資產所屬部門變更，相關固定資產實際已經調撥至其他處室，或資產已經報廢，但未做賬目變更，導致有賬無物。

第三，歷史上賬目登記方式發(fā)生變化，銜接不順，導致一系列遺留問題。約2007年以前，我部固定資產使用的是手工賬，之后才改為電子賬。據老職工反映，在兩種登賬方式變更、過渡的階段，某些固定資產當年已經做過報廢或報失的流程，但是最新的電子賬中，仍顯示為在用。

2、報廢。根據手中檔案記載，后勤最近的一次固定資產整體清查是在2006年，距本次清查已時隔多年。所以，本次清查對損毀、符合報廢年限和條件的資產，按要求、按程序予以報廢。本次清查報廢設備較多，為后勤固定資產進行了必要的“減負”，為固定資產的更新換代奠定了基礎。

3、校內、處內固定資產調劑。由于歷史上部門、人員變動，固定資產優(yōu)化配置等原因，固定資產的跨部門轉移、變更屬常見現象。及時將設備賬與實物調配一致，做到賬實相符，是固定資產管理的必不可少的一步。

4、變更儀器負責人、存放地點、備注等信息。將賬面的儀器負責人與實際使用的儀器負責人保持一致，完善存放地點等相關信息，為固定資產的管理落實到責任到人提供了依據和必要保障。

5、5、盤盈。主要原因如下：第一，各實體使用自有資產購買的固定資產，未在設備賬上進行登記；第二，其他部門捐贈、調撥的資產，未及時入賬；第三，員工個人購買的固定資產，在單位使用。根據盤盈固定資產的性質，進一步完善各實體的賬目。

6、其他問題。有些資產信息不全，無法核實具體情況。針對此種情況，采用多部門其中討論的方法予以追溯和決策。

三、固定資產管理建議

本次資產清查基本摸清了家底，對有關固定資產進行了報廢、報失處置、變更了資產相關信息的基礎上，基本做到了賬目清晰，責任到科、部分部門責任到人。但也發(fā)現了很多問題，就此提出以下建議：

1、提高對固定資產管理的重視程度。固定資產的重要性已經不言而喻，提高對固定資產的重視程度，是認真、嚴謹、有效工作的基礎。只有在認知層面，有了高度的重視，才能將固定資產的管理工作真正落實到處，才能避免消極、應付的工作態(tài)度。

重視對固定資產的管理，領導的重視顯得格外重要。領導對固定資產的認識、重視程度提高了，才能保證資產清查工作落實到實處，才能保證管理制度的建立和完善，才能使固定資產的管理工作順利、高效運行。

讓領導干部重視，首先，需要領導樹立高等教育成本效益觀念，把固定資產管理作為日常管理的不可或缺的一部分進行管理；其次，加強宣傳，促使各部門領導意識到固定資產管理的重要性。

2、建立規(guī)范、科學的固定資產管理制度。后勤部門應該根據自身特點，建立健全管理制度，完善資產采購、登記、審核、保管、清查、報告、處置等制度。對于采購、使用、維保、處置涉及多部門的，應建立溝通、協調等機制，保證固定資產的正常使用、照常折舊、及時處置。

3、做到分級管理。首先，明確處級、科級不同級別主管領導干部的職責。其次，在處和不同的科室分別設立固定資產管理員，對固定資產進行統(tǒng)一管理。后勤所屬部門較多，不同部門之間的工作性質、工作內容差別較大，加之我部固定資產管理系統(tǒng)的建賬入口不斷下放，在處、科分別設立固定資產管理員，顯得格外重要。科級管理員能夠方便、快捷、全面的掌握本部門固定資產的相關情況，不僅對固定資產的核對、盤點、建賬、管理、處置等工作更為了解，同時能夠在本部門領導的和支持下，將固定資產的管理職責真正落實到人。處級管理員協助科級管理員建賬并審核其信息，管理整個處的固定資產、并對科級固定資產的日常管理進行監(jiān)督，與學校其他部門溝通、聯系，按程序調撥、處置設備。

4、重視固定資產處置程序。程序本屬于制度的一部分，單獨強調可見其重要。例如我部因設備更新改造，曾處置過一批大型設備。參考歷史資料可見，其報廢過程正規(guī)，經歷了多部門聯合行動，公開拍賣等相關手續(xù)，但是唯獨沒有走校內設備報廢流程，導致該批設備如今成了歷史遺留問題。固定資產的管理，要按照學校相關制度的要求，辦好每個流程的手續(xù)，每個環(huán)節(jié)都不能有任何的疏漏。

5、不能忽視非在賬固定資產的管理。由于后勤固定資產數量巨大、涉及面廣、歷史較長，加之管理方法、管理制度的變化，有些固定資產在當年可能不用上賬或未上賬，導致在處置固定資產時，遇到很多問題。對于這樣的固定資產應實行更加嚴格的管理，不能讓國有資產流失掉。針對此種情況，首先需要重視，其次要建立制度和流程，與學校管理固定資產的部門溝通，尋找雙方認可的、公開的、合法的、合理的、高效的處置方法。

6、完善固定資產的細節(jié)管理。針對本次清查出現的狀況，筆者認為，可以從以下幾個細節(jié)入手，完善固定資產的管理。

第一，使用固定資產管理卡片。固定資產數目龐大，多數固定資產根據使用目的不同，或隨時變更儀器負責人，變更放置地點，如何做到多而不亂，心中有數，一些老辦法是非常實用的，例如，在固定資產上張貼含有儀器編號、規(guī)格、負責人等標簽，是一種既簡單又有效的管理方法。在固定資產的日常管理以及資產清查工作中，可以發(fā)揮事倍功倍的效果。

第二，細化固定資產上賬標準。我部規(guī)定單價超過1000元的固定資產均須上賬，沒有對資金來源等作出詳細說明。后勤在日常管理中，會有一些自籌經費，針對使用自籌經費購買的固定資產是否需要上賬的問題，也需要統(tǒng)一口徑、統(tǒng)一管理。建議使用自籌資金購買的固定資產，也應參照學校固定資產管理制度，進行登記、建賬、管理和處置。

第三，建立信息共建、共享機制。后勤下設多個管理部門，例如校園、飲食、房產、教室等，雖然各部門在工作性質、工作內容上存在較多不同，但也有很多聯系。例如某項經費是劃撥給某一實體的，但該實體購置的固定資產，卻由另外一個或幾個實體使用和管理，所以，建立信息共享機制非常必要。否則固定資產的前期購置、使用和維護、后期處置容易出現脫節(jié)等現象。

7、建立有效的監(jiān)督機制、考評獎懲機制。對于使固定資產保值增值的，對于因人為操作失誤損壞固定資產的，對于將固定資產丟失的等情況，應根據責任大小，予以獎勵或懲罰。

8、升級固定資產管理目標，實現由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的轉變。動態(tài)管理需要及時、準確地做到帳實相符，把握固定資產的動態(tài)，實現精確化的管理，而非集中式的、突擊式的管理或補救。實現此目標，并非是某些人的努力就能實現的，需要系統(tǒng)權限的不斷下放，有效監(jiān)督機制的建立，需要所有人對固定資產的重視，需要改進固定資產管理理念，需要網絡技術的支持等。

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