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        高校后勤固定資產清查報告

        2016-10-21 22:34:37楊文彥
        東方教育 2016年5期
        關鍵詞:清查高校后勤固定資產

        楊文彥

        【關鍵詞】高校后勤 固定資產 清查

        高校后勤固定資產是國有資產的重要組成部分,是高校生存、發(fā)展必不可少的物質基礎,是高校管理中一項重要工作。隨著高等教育的現代化發(fā)展,辦學質量的不斷提高、辦學規(guī)模的不斷擴大,高校后勤固定資產在質和量上有了較大變化,或更新換代或在數量大幅上升。在此發(fā)展趨勢下,了解后勤固定資產現狀顯得非常重要。

        為了進一步摸清北京大學醫(yī)學部后勤固定資產的家底、了解固定資產使用、占有現狀、優(yōu)化資源配置,筆者參與了我部后勤固定資產的清查工作。

        一、清查方法及流程

        本次固定資產清查采用賬實核對的方法。清查所依賴的總賬及明細賬均來自我部固定資產管理系統(tǒng),該系統(tǒng)為固定資產的日常管理系統(tǒng),基本記錄了歷史上歸屬于后勤的所有固定資產。

        后勤各部門根據本部門的明細賬,對實物進行盤點,將損毀、過時、丟失、盤盈、儀器歸屬部門或儀器負責人發(fā)生變化等相關情況進行記錄,最終將清查結果分門別類予以申報。

        后勤機關根據學校固定資產管理的規(guī)定和要求,對各部門上報來的申請予以嚴格把關和審核,對歷史遺留問題、復雜問題,進行集中討論、集體決策。然后,按照我部固定資產管理部門的要求,填寫相關表格,上報處置。最后,后勤各部門按要求做好相關固定資產的拆卸及保管工作,保證后續(xù)工作順利進行。

        二、清查結果及原因分析

        根據本次固定資產清查的結果,以及固定資產本身的特點,做出如下處理:

        1、盤虧。多表現為有賬無物,原因如下:

        第一,某些資產不排除確實丟失的可能性。有些資產賬齡較久,加之負責人多次變更,負責人已經無法回憶出資產的存放地點等信息;有些資產因搬家等原因,多次移動位置,現已無法找到;有些教學或實驗室設備內置于建筑物,未走處置程序,隨建筑物一同拆除。

        第二,資產已處置完畢,但未走完整流程。例如:資產所屬部門變更,相關固定資產實際已經調撥至其他處室,或資產已經報廢,但未做賬目變更,導致有賬無物。

        第三,歷史上賬目登記方式發(fā)生變化,銜接不順,導致一系列遺留問題。約2007年以前,我部固定資產使用的是手工賬,之后才改為電子賬。據老職工反映,在兩種登賬方式變更、過渡的階段,某些固定資產當年已經做過報廢或報失的流程,但是最新的電子賬中,仍顯示為在用。

        2、報廢。根據手中檔案記載,后勤最近的一次固定資產整體清查是在2006年,距本次清查已時隔多年。所以,本次清查對損毀、符合報廢年限和條件的資產,按要求、按程序予以報廢。本次清查報廢設備較多,為后勤固定資產進行了必要的“減負”,為固定資產的更新換代奠定了基礎。

        3、校內、處內固定資產調劑。由于歷史上部門、人員變動,固定資產優(yōu)化配置等原因,固定資產的跨部門轉移、變更屬常見現象。及時將設備賬與實物調配一致,做到賬實相符,是固定資產管理的必不可少的一步。

        4、變更儀器負責人、存放地點、備注等信息。將賬面的儀器負責人與實際使用的儀器負責人保持一致,完善存放地點等相關信息,為固定資產的管理落實到責任到人提供了依據和必要保障。

        5、5、盤盈。主要原因如下:第一,各實體使用自有資產購買的固定資產,未在設備賬上進行登記;第二,其他部門捐贈、調撥的資產,未及時入賬;第三,員工個人購買的固定資產,在單位使用。根據盤盈固定資產的性質,進一步完善各實體的賬目。

        6、其他問題。有些資產信息不全,無法核實具體情況。針對此種情況,采用多部門其中討論的方法予以追溯和決策。

        三、固定資產管理建議

        本次資產清查基本摸清了家底,對有關固定資產進行了報廢、報失處置、變更了資產相關信息的基礎上,基本做到了賬目清晰,責任到科、部分部門責任到人。但也發(fā)現了很多問題,就此提出以下建議:

        1、提高對固定資產管理的重視程度。固定資產的重要性已經不言而喻,提高對固定資產的重視程度,是認真、嚴謹、有效工作的基礎。只有在認知層面,有了高度的重視,才能將固定資產的管理工作真正落實到處,才能避免消極、應付的工作態(tài)度。

        重視對固定資產的管理,領導的重視顯得格外重要。領導對固定資產的認識、重視程度提高了,才能保證資產清查工作落實到實處,才能保證管理制度的建立和完善,才能使固定資產的管理工作順利、高效運行。

        讓領導干部重視,首先,需要領導樹立高等教育成本效益觀念,把固定資產管理作為日常管理的不可或缺的一部分進行管理;其次,加強宣傳,促使各部門領導意識到固定資產管理的重要性。

        2、建立規(guī)范、科學的固定資產管理制度。后勤部門應該根據自身特點,建立健全管理制度,完善資產采購、登記、審核、保管、清查、報告、處置等制度。對于采購、使用、維保、處置涉及多部門的,應建立溝通、協調等機制,保證固定資產的正常使用、照常折舊、及時處置。

        3、做到分級管理。首先,明確處級、科級不同級別主管領導干部的職責。其次,在處和不同的科室分別設立固定資產管理員,對固定資產進行統(tǒng)一管理。后勤所屬部門較多,不同部門之間的工作性質、工作內容差別較大,加之我部固定資產管理系統(tǒng)的建賬入口不斷下放,在處、科分別設立固定資產管理員,顯得格外重要。科級管理員能夠方便、快捷、全面的掌握本部門固定資產的相關情況,不僅對固定資產的核對、盤點、建賬、管理、處置等工作更為了解,同時能夠在本部門領導的和支持下,將固定資產的管理職責真正落實到人。處級管理員協助科級管理員建賬并審核其信息,管理整個處的固定資產、并對科級固定資產的日常管理進行監(jiān)督,與學校其他部門溝通、聯系,按程序調撥、處置設備。

        4、重視固定資產處置程序。程序本屬于制度的一部分,單獨強調可見其重要。例如我部因設備更新改造,曾處置過一批大型設備。參考歷史資料可見,其報廢過程正規(guī),經歷了多部門聯合行動,公開拍賣等相關手續(xù),但是唯獨沒有走校內設備報廢流程,導致該批設備如今成了歷史遺留問題。固定資產的管理,要按照學校相關制度的要求,辦好每個流程的手續(xù),每個環(huán)節(jié)都不能有任何的疏漏。

        5、不能忽視非在賬固定資產的管理。由于后勤固定資產數量巨大、涉及面廣、歷史較長,加之管理方法、管理制度的變化,有些固定資產在當年可能不用上賬或未上賬,導致在處置固定資產時,遇到很多問題。對于這樣的固定資產應實行更加嚴格的管理,不能讓國有資產流失掉。針對此種情況,首先需要重視,其次要建立制度和流程,與學校管理固定資產的部門溝通,尋找雙方認可的、公開的、合法的、合理的、高效的處置方法。

        6、完善固定資產的細節(jié)管理。針對本次清查出現的狀況,筆者認為,可以從以下幾個細節(jié)入手,完善固定資產的管理。

        第一,使用固定資產管理卡片。固定資產數目龐大,多數固定資產根據使用目的不同,或隨時變更儀器負責人,變更放置地點,如何做到多而不亂,心中有數,一些老辦法是非常實用的,例如,在固定資產上張貼含有儀器編號、規(guī)格、負責人等標簽,是一種既簡單又有效的管理方法。在固定資產的日常管理以及資產清查工作中,可以發(fā)揮事倍功倍的效果。

        第二,細化固定資產上賬標準。我部規(guī)定單價超過1000元的固定資產均須上賬,沒有對資金來源等作出詳細說明。后勤在日常管理中,會有一些自籌經費,針對使用自籌經費購買的固定資產是否需要上賬的問題,也需要統(tǒng)一口徑、統(tǒng)一管理。建議使用自籌資金購買的固定資產,也應參照學校固定資產管理制度,進行登記、建賬、管理和處置。

        第三,建立信息共建、共享機制。后勤下設多個管理部門,例如校園、飲食、房產、教室等,雖然各部門在工作性質、工作內容上存在較多不同,但也有很多聯系。例如某項經費是劃撥給某一實體的,但該實體購置的固定資產,卻由另外一個或幾個實體使用和管理,所以,建立信息共享機制非常必要。否則固定資產的前期購置、使用和維護、后期處置容易出現脫節(jié)等現象。

        7、建立有效的監(jiān)督機制、考評獎懲機制。對于使固定資產保值增值的,對于因人為操作失誤損壞固定資產的,對于將固定資產丟失的等情況,應根據責任大小,予以獎勵或懲罰。

        8、升級固定資產管理目標,實現由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的轉變。動態(tài)管理需要及時、準確地做到帳實相符,把握固定資產的動態(tài),實現精確化的管理,而非集中式的、突擊式的管理或補救。實現此目標,并非是某些人的努力就能實現的,需要系統(tǒng)權限的不斷下放,有效監(jiān)督機制的建立,需要所有人對固定資產的重視,需要改進固定資產管理理念,需要網絡技術的支持等。

        參考文獻:

        [1]馮雅潔.對高校后勤固定資產管理創(chuàng)新模式的思考.創(chuàng)新論壇2012年9月下

        [2]吉慧鴻.高校后勤固定資產現況調查。會計之友2006年10期中

        [3]朱麗霞.高校后勤固定資產管理存在的問題及對策.河南工程學院學報(社會科學版)第29卷第1期

        [4]牟起玲.高校后勤社會化中固定資產管理存在的問題和對策.高校后勤研究2007年第1期

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