楊文彥

【關(guān)鍵詞】高校后勤 固定資產(chǎn) 清查

高校后勤固定資產(chǎn)是國有資產(chǎn)的重要組成部分，是高校生存、發(fā)展必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，是高校管理中一項(xiàng)重要工作。隨著高等教育的現(xiàn)代化發(fā)展，辦學(xué)質(zhì)量的不斷提高、辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校后勤固定資產(chǎn)在質(zhì)和量上有了較大變化，或更新?lián)Q代或在數(shù)量大幅上升。在此發(fā)展趨勢(shì)下，了解后勤固定資產(chǎn)現(xiàn)狀顯得非常重要。

為了進(jìn)一步摸清北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部后勤固定資產(chǎn)的家底、了解固定資產(chǎn)使用、占有現(xiàn)狀、優(yōu)化資源配置，筆者參與了我部后勤固定資產(chǎn)的清查工作。

一、清查方法及流程

本次固定資產(chǎn)清查采用賬實(shí)核對(duì)的方法。清查所依賴的總賬及明細(xì)賬均來自我部固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)為固定資產(chǎn)的日常管理系統(tǒng)，基本記錄了歷史上歸屬于后勤的所有固定資產(chǎn)。

后勤各部門根據(jù)本部門的明細(xì)賬，對(duì)實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，將損毀、過時(shí)、丟失、盤盈、儀器歸屬部門或儀器負(fù)責(zé)人發(fā)生變化等相關(guān)情況進(jìn)行記錄，最終將清查結(jié)果分門別類予以申報(bào)。

后勤機(jī)關(guān)根據(jù)學(xué)校固定資產(chǎn)管理的規(guī)定和要求，對(duì)各部門上報(bào)來的申請(qǐng)予以嚴(yán)格把關(guān)和審核，對(duì)歷史遺留問題、復(fù)雜問題，進(jìn)行集中討論、集體決策。然后，按照我部固定資產(chǎn)管理部門的要求，填寫相關(guān)表格，上報(bào)處置。最后，后勤各部門按要求做好相關(guān)固定資產(chǎn)的拆卸及保管工作，保證后續(xù)工作順利進(jìn)行。

二、清查結(jié)果及原因分析

根據(jù)本次固定資產(chǎn)清查的結(jié)果，以及固定資產(chǎn)本身的特點(diǎn)，做出如下處理：

1、盤虧。多表現(xiàn)為有賬無物，原因如下：

第一，某些資產(chǎn)不排除確實(shí)丟失的可能性。有些資產(chǎn)賬齡較久，加之負(fù)責(zé)人多次變更，負(fù)責(zé)人已經(jīng)無法回憶出資產(chǎn)的存放地點(diǎn)等信息；有些資產(chǎn)因搬家等原因，多次移動(dòng)位置，現(xiàn)已無法找到；有些教學(xué)或?qū)嶒?yàn)室設(shè)備內(nèi)置于建筑物，未走處置程序，隨建筑物一同拆除。

第二，資產(chǎn)已處置完畢，但未走完整流程。例如：資產(chǎn)所屬部門變更，相關(guān)固定資產(chǎn)實(shí)際已經(jīng)調(diào)撥至其他處室，或資產(chǎn)已經(jīng)報(bào)廢，但未做賬目變更，導(dǎo)致有賬無物。

第三，歷史上賬目登記方式發(fā)生變化，銜接不順，導(dǎo)致一系列遺留問題。約2007年以前，我部固定資產(chǎn)使用的是手工賬，之后才改為電子賬。據(jù)老職工反映，在兩種登賬方式變更、過渡的階段，某些固定資產(chǎn)當(dāng)年已經(jīng)做過報(bào)廢或報(bào)失的流程，但是最新的電子賬中，仍顯示為在用。

2、報(bào)廢。根據(jù)手中檔案記載，后勤最近的一次固定資產(chǎn)整體清查是在2006年，距本次清查已時(shí)隔多年。所以，本次清查對(duì)損毀、符合報(bào)廢年限和條件的資產(chǎn)，按要求、按程序予以報(bào)廢。本次清查報(bào)廢設(shè)備較多，為后勤固定資產(chǎn)進(jìn)行了必要的“減負(fù)”，為固定資產(chǎn)的更新?lián)Q代奠定了基礎(chǔ)。

3、校內(nèi)、處內(nèi)固定資產(chǎn)調(diào)劑。由于歷史上部門、人員變動(dòng)，固定資產(chǎn)優(yōu)化配置等原因，固定資產(chǎn)的跨部門轉(zhuǎn)移、變更屬常見現(xiàn)象。及時(shí)將設(shè)備賬與實(shí)物調(diào)配一致，做到賬實(shí)相符，是固定資產(chǎn)管理的必不可少的一步。

4、變更儀器負(fù)責(zé)人、存放地點(diǎn)、備注等信息。將賬面的儀器負(fù)責(zé)人與實(shí)際使用的儀器負(fù)責(zé)人保持一致，完善存放地點(diǎn)等相關(guān)信息，為固定資產(chǎn)的管理落實(shí)到責(zé)任到人提供了依據(jù)和必要保障。

5、5、盤盈。主要原因如下：第一，各實(shí)體使用自有資產(chǎn)購買的固定資產(chǎn)，未在設(shè)備賬上進(jìn)行登記；第二，其他部門捐贈(zèng)、調(diào)撥的資產(chǎn)，未及時(shí)入賬；第三，員工個(gè)人購買的固定資產(chǎn)，在單位使用。根據(jù)盤盈固定資產(chǎn)的性質(zhì)，進(jìn)一步完善各實(shí)體的賬目。

6、其他問題。有些資產(chǎn)信息不全，無法核實(shí)具體情況。針對(duì)此種情況，采用多部門其中討論的方法予以追溯和決策。

三、固定資產(chǎn)管理建議

本次資產(chǎn)清查基本摸清了家底，對(duì)有關(guān)固定資產(chǎn)進(jìn)行了報(bào)廢、報(bào)失處置、變更了資產(chǎn)相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，基本做到了賬目清晰，責(zé)任到科、部分部門責(zé)任到人。但也發(fā)現(xiàn)了很多問題，就此提出以下建議：

1、提高對(duì)固定資產(chǎn)管理的重視程度。固定資產(chǎn)的重要性已經(jīng)不言而喻，提高對(duì)固定資產(chǎn)的重視程度，是認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、有效工作的基礎(chǔ)。只有在認(rèn)知層面，有了高度的重視，才能將固定資產(chǎn)的管理工作真正落實(shí)到處，才能避免消極、應(yīng)付的工作態(tài)度。

重視對(duì)固定資產(chǎn)的管理，領(lǐng)導(dǎo)的重視顯得格外重要。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)固定資產(chǎn)的認(rèn)識(shí)、重視程度提高了，才能保證資產(chǎn)清查工作落實(shí)到實(shí)處，才能保證管理制度的建立和完善，才能使固定資產(chǎn)的管理工作順利、高效運(yùn)行。

讓領(lǐng)導(dǎo)干部重視，首先，需要領(lǐng)導(dǎo)樹立高等教育成本效益觀念，把固定資產(chǎn)管理作為日常管理的不可或缺的一部分進(jìn)行管理；其次，加強(qiáng)宣傳，促使各部門領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到固定資產(chǎn)管理的重要性。

2、建立規(guī)范、科學(xué)的固定資產(chǎn)管理制度。后勤部門應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)，建立健全管理制度，完善資產(chǎn)采購、登記、審核、保管、清查、報(bào)告、處置等制度。對(duì)于采購、使用、維保、處置涉及多部門的，應(yīng)建立溝通、協(xié)調(diào)等機(jī)制，保證固定資產(chǎn)的正常使用、照常折舊、及時(shí)處置。

3、做到分級(jí)管理。首先，明確處級(jí)、科級(jí)不同級(jí)別主管領(lǐng)導(dǎo)干部的職責(zé)。其次，在處和不同的科室分別設(shè)立固定資產(chǎn)管理員，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理。后勤所屬部門較多，不同部門之間的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容差別較大，加之我部固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建賬入口不斷下放，在處、科分別設(shè)立固定資產(chǎn)管理員，顯得格外重要。科級(jí)管理員能夠方便、快捷、全面的掌握本部門固定資產(chǎn)的相關(guān)情況，不僅對(duì)固定資產(chǎn)的核對(duì)、盤點(diǎn)、建賬、管理、處置等工作更為了解，同時(shí)能夠在本部門領(lǐng)導(dǎo)的和支持下，將固定資產(chǎn)的管理職責(zé)真正落實(shí)到人。處級(jí)管理員協(xié)助科級(jí)管理員建賬并審核其信息，管理整個(gè)處的固定資產(chǎn)、并對(duì)科級(jí)固定資產(chǎn)的日常管理進(jìn)行監(jiān)督，與學(xué)校其他部門溝通、聯(lián)系，按程序調(diào)撥、處置設(shè)備。

4、重視固定資產(chǎn)處置程序。程序本屬于制度的一部分，單獨(dú)強(qiáng)調(diào)可見其重要。例如我部因設(shè)備更新改造，曾處置過一批大型設(shè)備。參考?xì)v史資料可見，其報(bào)廢過程正規(guī)，經(jīng)歷了多部門聯(lián)合行動(dòng)，公開拍賣等相關(guān)手續(xù)，但是唯獨(dú)沒有走校內(nèi)設(shè)備報(bào)廢流程，導(dǎo)致該批設(shè)備如今成了歷史遺留問題。固定資產(chǎn)的管理，要按照學(xué)校相關(guān)制度的要求，辦好每個(gè)流程的手續(xù)，每個(gè)環(huán)節(jié)都不能有任何的疏漏。

5、不能忽視非在賬固定資產(chǎn)的管理。由于后勤固定資產(chǎn)數(shù)量巨大、涉及面廣、歷史較長，加之管理方法、管理制度的變化，有些固定資產(chǎn)在當(dāng)年可能不用上賬或未上賬，導(dǎo)致在處置固定資產(chǎn)時(shí)，遇到很多問題。對(duì)于這樣的固定資產(chǎn)應(yīng)實(shí)行更加嚴(yán)格的管理，不能讓國有資產(chǎn)流失掉。針對(duì)此種情況，首先需要重視，其次要建立制度和流程，與學(xué)校管理固定資產(chǎn)的部門溝通，尋找雙方認(rèn)可的、公開的、合法的、合理的、高效的處置方法。

6、完善固定資產(chǎn)的細(xì)節(jié)管理。針對(duì)本次清查出現(xiàn)的狀況，筆者認(rèn)為，可以從以下幾個(gè)細(xì)節(jié)入手，完善固定資產(chǎn)的管理。

第一，使用固定資產(chǎn)管理卡片。固定資產(chǎn)數(shù)目龐大，多數(shù)固定資產(chǎn)根據(jù)使用目的不同，或隨時(shí)變更儀器負(fù)責(zé)人，變更放置地點(diǎn)，如何做到多而不亂，心中有數(shù)，一些老辦法是非常實(shí)用的，例如，在固定資產(chǎn)上張貼含有儀器編號(hào)、規(guī)格、負(fù)責(zé)人等標(biāo)簽，是一種既簡單又有效的管理方法。在固定資產(chǎn)的日常管理以及資產(chǎn)清查工作中，可以發(fā)揮事倍功倍的效果。

第二，細(xì)化固定資產(chǎn)上賬標(biāo)準(zhǔn)。我部規(guī)定單價(jià)超過1000元的固定資產(chǎn)均須上賬，沒有對(duì)資金來源等作出詳細(xì)說明。后勤在日常管理中，會(huì)有一些自籌經(jīng)費(fèi)，針對(duì)使用自籌經(jīng)費(fèi)購買的固定資產(chǎn)是否需要上賬的問題，也需要統(tǒng)一口徑、統(tǒng)一管理。建議使用自籌資金購買的固定資產(chǎn)，也應(yīng)參照學(xué)校固定資產(chǎn)管理制度，進(jìn)行登記、建賬、管理和處置。

第三，建立信息共建、共享機(jī)制。后勤下設(shè)多個(gè)管理部門，例如校園、飲食、房產(chǎn)、教室等，雖然各部門在工作性質(zhì)、工作內(nèi)容上存在較多不同，但也有很多聯(lián)系。例如某項(xiàng)經(jīng)費(fèi)是劃撥給某一實(shí)體的，但該實(shí)體購置的固定資產(chǎn)，卻由另外一個(gè)或幾個(gè)實(shí)體使用和管理，所以，建立信息共享機(jī)制非常必要。否則固定資產(chǎn)的前期購置、使用和維護(hù)、后期處置容易出現(xiàn)脫節(jié)等現(xiàn)象。

7、建立有效的監(jiān)督機(jī)制、考評(píng)獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)于使固定資產(chǎn)保值增值的，對(duì)于因人為操作失誤損壞固定資產(chǎn)的，對(duì)于將固定資產(chǎn)丟失的等情況，應(yīng)根據(jù)責(zé)任大小，予以獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。

8、升級(jí)固定資產(chǎn)管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的轉(zhuǎn)變。動(dòng)態(tài)管理需要及時(shí)、準(zhǔn)確地做到帳實(shí)相符，把握固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)精確化的管理，而非集中式的、突擊式的管理或補(bǔ)救。實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，并非是某些人的努力就能實(shí)現(xiàn)的，需要系統(tǒng)權(quán)限的不斷下放，有效監(jiān)督機(jī)制的建立，需要所有人對(duì)固定資產(chǎn)的重視，需要改進(jìn)固定資產(chǎn)管理理念，需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持等。

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