于旭升

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，檔案管理工作逐漸向數(shù)字化方向發(fā)展，在新舊管理模式的交替中難免衍生出些許技術(shù)及管理模式問(wèn)題，本文陳述了新時(shí)期數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，并對(duì)今后數(shù)字化管理的發(fā)展提出改進(jìn)建議。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化管理 檔案記錄 管理方法

企事業(yè)單位的檔案記錄隨著自身的生存與發(fā)展而與企業(yè)形影不離，多種形式的檔案集中地反映著企事業(yè)單位在各個(gè)時(shí)期發(fā)展的不同策略信息以及歷史事件，對(duì)日后的單位工作具有著非凡的指導(dǎo)意義，并且當(dāng)企事業(yè)單位受到負(fù)面信息的不良影響時(shí)，檔案記錄會(huì)作為強(qiáng)有力的證據(jù)以維護(hù)企業(yè)形象。而在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時(shí)期，企事業(yè)的檔案管理數(shù)字化進(jìn)程亦顯得格外重要，應(yīng)用了存儲(chǔ)技術(shù)，掃描技術(shù)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序的檔案管理彌補(bǔ)了傳統(tǒng)工作中的不足與缺陷，使得企事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行地更為高效，便捷。

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

區(qū)別于以往的紙質(zhì)檔案管理工作，數(shù)字化檔案管理依托電子信息技術(shù)，多以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)作為主要載體進(jìn)行信息的分類(lèi)，整合與存儲(chǔ)。在傳統(tǒng)工作中，檔案管理的高額經(jīng)費(fèi)與不盡人意的管理效果一直是企事業(yè)單位較為關(guān)注的問(wèn)題。紙張的保存年限，存儲(chǔ)空間以及為此投入的大量人力物力財(cái)力是主要的癥結(jié)所在，而數(shù)字化的檔案管理較好地解決了以上問(wèn)題，將以實(shí)物為載體的大量信息轉(zhuǎn)換為虛擬信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，提高記憶效率，且增大了記憶容量。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)從事人員一直苦于分類(lèi)整理問(wèn)題得不到盡善盡美地解決，數(shù)字化的管理摒棄了單一的存儲(chǔ)檢索機(jī)制，圖文轉(zhuǎn)化，文字原件壓縮等方法在做到分類(lèi)的同時(shí)也將信息完整的保存。另外，企事業(yè)的各部門(mén)工作中需要的歷史資料也可在單位的數(shù)據(jù)庫(kù)中輕松查找，即使是需要權(quán)限的資料搜索，也免去了傳統(tǒng)工作中數(shù)級(jí)相關(guān)部門(mén)的繁瑣審核，利用超越了時(shí)間和空間的信息流動(dòng)，只需要檔案數(shù)據(jù)控制中心完成用戶(hù)認(rèn)證即可，數(shù)字化的檔案管理做到了最大程度的資源收集與共享。

二、數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題

（一）企事業(yè)單位對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視度不高

現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理技術(shù)在各個(gè)層次的企事業(yè)單位應(yīng)用范圍不廣，部分單位的數(shù)字化檔案管理技術(shù)只停留在淺層的試用階段，并未真正的系統(tǒng)地在實(shí)際工作中展現(xiàn)出任何成果，這與基層單位所能接觸到的技術(shù)范疇的限制有著直接的聯(lián)系，大規(guī)模地更換檔案管理的工作模式是有著一定難度的，加之?dāng)?shù)字化管理工作未得到足夠的重視，各部門(mén)的參與度不高，導(dǎo)致專(zhuān)項(xiàng)資金的籌劃以及工作團(tuán)隊(duì)的組建等事宜操辦遲緩，具體工作不能落實(shí)在細(xì)部，使得推進(jìn)現(xiàn)代化與數(shù)字化的進(jìn)程緩慢，信息化的檔案管理工作不能全面高效地展開(kāi)。

（二）資金與設(shè)備力量投入不足

數(shù)字化的檔案管理在未來(lái)的企業(yè)工作中普遍應(yīng)用是必然的趨勢(shì)，也是提高工作效率的行之有效的辦法之一，但一旦大規(guī)模地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，在資金力量與技術(shù)支持等方面，企事業(yè)單位將面臨著巨大的挑戰(zhàn)，首先是對(duì)以往的紙質(zhì)信息的重新規(guī)劃整理與存儲(chǔ)，信息的更新是飛速的，但歷史記錄中的重要資料于企事業(yè)單位的發(fā)展而言也是不可或缺的。其次則是設(shè)備的安置與及時(shí)更新問(wèn)題，檔案管理工作中應(yīng)用的計(jì)算機(jī)程序系統(tǒng)是龐大的，老化的設(shè)備與非專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是不能達(dá)到數(shù)字化檔案管理工作要求的，而先進(jìn)設(shè)備的后期維護(hù)也需要投入大量的資金。

（三）數(shù)字化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待加強(qiáng)

在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)成為了日常工作中最主要的辦公工具，而我國(guó)人口結(jié)構(gòu)的老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，從事檔案管理工作的相關(guān)人員操作設(shè)備的技術(shù)水平不高是檔案管理工作效率較低的主要成因。相關(guān)人員習(xí)慣了紙質(zhì)的檔案整理工作不能熟練地將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于其中。數(shù)字化管理要求工作團(tuán)隊(duì)掌握?qǐng)D形加工處理，視頻音頻剪輯拼接，以及文字處理等技術(shù)，加之由于年齡較大，工作人員的學(xué)習(xí)能力與對(duì)新事物的敏感度遠(yuǎn)不如專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員。部分單位并未組織過(guò)系統(tǒng)的教學(xué)來(lái)培養(yǎng)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，使其對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性理解地不透徹。

（四）數(shù)字化管理工作存在安全隱患

由計(jì)算機(jī)作為載體的數(shù)字化檔案管理工作的安全性和保密性一直備受關(guān)注，設(shè)備的自動(dòng)化程度越高，所面臨的設(shè)備病毒，黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)就越大，尤其是在黨政機(jī)關(guān)及一些涉及國(guó)家機(jī)密的企事業(yè)單位的檔案管理工作中，一旦出現(xiàn)安全問(wèn)題，后果將不堪設(shè)想。單一防盜防泄的防火墻系統(tǒng)在實(shí)際工作中備受考驗(yàn)，安全隱患的問(wèn)題亟待解決且刻不容緩。

三、數(shù)字化檔案管理的完善措施

（一）制定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案管理規(guī)則

要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化首先要求企事業(yè)單位管理階層提高對(duì)改革檔案管理工作的關(guān)注度，樹(shù)立數(shù)字化管理的理念，提高信息技術(shù)規(guī)?；F(xiàn)代化意識(shí)，減少人力，物力，財(cái)力的浪費(fèi)。從傳統(tǒng)的資料文件堆砌成檔案，到主動(dòng)規(guī)劃整理檔案。成立相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，與專(zhuān)門(mén)的數(shù)字化檔案管理小組對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)，整理，錄入，查詢(xún)與使用，建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理準(zhǔn)則，用準(zhǔn)則的強(qiáng)制性規(guī)范檔案管理工作。不同部門(mén)，不同類(lèi)別的檔案管理應(yīng)做到日常規(guī)范，季度規(guī)范，保證檔案查詢(xún)機(jī)制良好而有效地正常運(yùn)轉(zhuǎn)。工作人員要按照嚴(yán)格的工作時(shí)間，工作步驟，工作環(huán)節(jié)進(jìn)行工作，注意從細(xì)節(jié)處著手展開(kāi)工作，完成工作流程的銜接，資源的合理利用，做到數(shù)字化管理工作高效有序且科技化進(jìn)行。

（二）提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作的主要執(zhí)行人員的能力素養(yǎng)水平?jīng)Q定著數(shù)字化檔案管理工作能否順利進(jìn)行。要提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，首先要使其摒棄陳舊的觀(guān)念，樹(shù)立科學(xué)的工作思想。新時(shí)期將數(shù)字化的規(guī)模與統(tǒng)一融入到檔案管理工作中是勢(shì)在必行的，以高新技術(shù)替代原有的紙質(zhì)整理是大勢(shì)所趨，需要從業(yè)人員具有長(zhǎng)期學(xué)習(xí)的意識(shí)，完善自身。其次則是培養(yǎng)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能，一要提高固有人員對(duì)電腦程序的操控水平，增加其理論知識(shí)學(xué)習(xí)和實(shí)踐能力。二是要引進(jìn)優(yōu)秀的技術(shù)人員保證工作質(zhì)量，提高工作團(tuán)隊(duì)的整體水平。還要求工作團(tuán)隊(duì)具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)做好管理和保密工作。

（三）做好檔案管理的安全工作

進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作要求企事業(yè)單位具有設(shè)有良好的安全管理手段，在法律準(zhǔn)則的強(qiáng)制力規(guī)范和過(guò)硬的安防技術(shù)支持下，檔案管理工作的安全性才能得以保證。首先是從業(yè)人員必須按照保密制度規(guī)范職業(yè)素養(yǎng)。其次則是做好設(shè)備的更新工作，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，人們把更多保護(hù)安全性的措施和先進(jìn)的設(shè)備緊密聯(lián)系起來(lái)，設(shè)置多個(gè)防護(hù)系統(tǒng)，層層把關(guān)，由承載著不同職責(zé)的完備的設(shè)備系統(tǒng)引導(dǎo)完成。還要嚴(yán)格控制對(duì)檔案管理的權(quán)限訪(fǎng)問(wèn)機(jī)制，保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全運(yùn)行。做好備份工作，一旦數(shù)據(jù)庫(kù)的資料不慎遺失或被竊取，備份的數(shù)據(jù)資源可將事故的危害性減小到最低。