王斯蕾，杜新滿，趙俊琳

W ord2010郵件合并技巧應(yīng)用研究

王斯蕾，杜新滿，趙俊琳

（黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北黃岡438002）

靈活應(yīng)用郵件合并技巧可以使被合并的郵件文檔更加精確、實(shí)用。文章以介紹郵件合并操作過(guò)程為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際應(yīng)用，通過(guò)具體的例子，詳細(xì)講述了郵件合并中的應(yīng)用技巧，為郵件合并的高級(jí)應(yīng)用提供了操作方法。

郵件合并；Word 2010；技巧；域

“郵件合并”是在郵件文檔或主文檔的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料，從而批量生成郵件文檔［1］。適合使用郵件合并功能處理的文檔，一般具有格式相對(duì)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)字段類(lèi)型相同、內(nèi)容不同的特點(diǎn)。采用傳統(tǒng)方法逐一編輯，不僅效率低，而且容易出錯(cuò)。如果利用郵件合并功能進(jìn)行處理，并與實(shí)用技巧相結(jié)合，便能輕松、準(zhǔn)確、高效地形成一系列合并文檔。

1　郵件合并基本過(guò)程

郵件合并一般包括創(chuàng)建數(shù)據(jù)源、編輯主文檔及合并文檔三個(gè)基本步驟。

1）創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源一般采用由Excel創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)二維數(shù)據(jù)記錄表，表中包含相關(guān)的字段和記錄信息。它們是主文檔在合并時(shí)的數(shù)據(jù)來(lái)源。表格中包含的記錄數(shù)量直接決定了合并后產(chǎn)生的文檔數(shù)量。

2））編輯主文檔

主文檔作為合并文檔的通用部分，在創(chuàng)建之初與普通Word文檔無(wú)異，只是在對(duì)主文檔進(jìn)行設(shè)計(jì)排版時(shí)，要為數(shù)據(jù)域的插入預(yù)留充足、合適的空間，以便文檔與數(shù)據(jù)源能更完美地結(jié)合。

3）合并文檔

在主文檔中插入合并域后，就建立了主文檔與數(shù)據(jù)源之間的聯(lián)系。從而實(shí)現(xiàn)了將數(shù)據(jù)源合并到主文檔的操作。

2　郵件合并應(yīng)用技巧

對(duì)郵件合并功能的需求，不僅僅是停留在簡(jiǎn)單的合并上，也可能會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息的顯示有不同要求，如數(shù)據(jù)顯示格式、對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行有條件的合并等問(wèn)題。下面將合并過(guò)程中常用的技巧、方法整理出來(lái)，供大家參考。

2.1數(shù)字格式設(shè)置

利用excel工作表創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源，其數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式或函數(shù)計(jì)算而來(lái)，這就可能導(dǎo)致計(jì)算結(jié)果出現(xiàn)小數(shù)位數(shù)很長(zhǎng)的情況。即使是利用excel中的單元格工具，將小數(shù)位數(shù)減少，使表格中數(shù)據(jù)按要求顯示，但由于實(shí)際源數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)并沒(méi)有發(fā)生實(shí)質(zhì)變化。最終，郵件合并后小數(shù)位數(shù)過(guò)長(zhǎng)的問(wèn)題仍無(wú)法解決。

要從根本上解決源數(shù)據(jù)的顯示問(wèn)題，可以通過(guò)在主文檔中修改域代碼來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)格式的設(shè)置。例如，利用郵件合并制作學(xué)生成績(jī)單，要求“平均分”顯示時(shí)保留兩位小數(shù)。具體操作方法是：通過(guò)插入合并域選項(xiàng)在主文檔中插入“平均分”后，按ALT+F9將選中的域名切換為域代碼，然后將域代碼修改為｛MERGEFIELD平均分#"0.00"｝。代碼中小數(shù)點(diǎn)后0的個(gè)數(shù)，決定了小數(shù)保留的位數(shù)。最后鼠標(biāo)右鍵單擊選擇“更新域”就可以使數(shù)據(jù)在合并后按要求顯示。表1列出了一些常見(jiàn)的數(shù)字圖片域開(kāi)關(guān)。

表1　數(shù)字圖片域開(kāi)關(guān)

2.2同一頁(yè)面合并多條記錄

數(shù)據(jù)源與主文檔合并后，由于每條記錄后都有一個(gè)“分頁(yè)符”［2］，使得合并后每個(gè)頁(yè)面只顯示一條記錄。如果要在同一頁(yè)面生成多條記錄，只須將已編輯完成的主文檔對(duì)象反復(fù)復(fù)制、粘貼于同一頁(yè)面上。然后，在每?jī)蓚€(gè)文檔之間的空白行處，單擊“郵件→規(guī)則”功能區(qū)組中的“下一記錄”命令即可。這樣，數(shù)據(jù)源中的第二條記錄數(shù)據(jù)就會(huì)在合并過(guò)程中插入到同一頁(yè)面的第二個(gè)文檔對(duì)象中。

2.3合并內(nèi)容不同的郵件

郵件合并時(shí)，通過(guò)在主文檔中插入Word域，可以使合并的文檔包含更多信息，并且可以控制數(shù)據(jù)的合并方式［3］。

如制作“視力體檢報(bào)告單”，根據(jù)被測(cè)試者視力的差異，在相應(yīng)的報(bào)告單上顯示不同的內(nèi)容。如果測(cè)試視力達(dá)到5.0，在報(bào)告單上顯示“恭喜您，視力正常！”而對(duì)于那些視力未達(dá)到5.0的測(cè)試者，報(bào)告單上則顯示“建議到正規(guī)眼科醫(yī)院復(fù)診?！痹鯓硬拍苡猛粋€(gè)主文檔和數(shù)據(jù)源合并出整體內(nèi)容大致相同，單局部有區(qū)別的郵件呢？利用插入Word域，將“if…then…else（I）…”域插入到主文檔中，使主文檔與數(shù)據(jù)源合并時(shí)，根據(jù)條件判斷的結(jié)果插入相應(yīng)的文本，從而實(shí)現(xiàn)合并內(nèi)容不同的郵件。以“視力體檢報(bào)告單”為例，在完成前期插入合并域的操作后，將插入點(diǎn)定位到主文檔中的文本顯示區(qū)，單擊“郵件→規(guī)則”功能區(qū)組中的“if…then…else（I）…”命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中輸入如圖1所示的條件及文本信息。這樣就可以在文檔的指定位置顯示出不同的文本信息。

圖1　插入Word域：IF對(duì)話框

2.4合并符合條件的郵件

當(dāng)數(shù)據(jù)源表中的數(shù)據(jù)量很大，而郵件合并時(shí)又不需要全部的數(shù)據(jù)記錄時(shí)，可以通過(guò)添加一些條件，使郵件在合并過(guò)程中自動(dòng)過(guò)濾不符合要求的數(shù)據(jù)記錄。例如在大量的視力檢測(cè)數(shù)據(jù)中，僅生成視力檢測(cè)不合格的報(bào)告單。

單擊“郵件→規(guī)則”功能區(qū)組中的“skip record if（S）…”命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中輸入如圖2所示的條件。在合并過(guò)程中就會(huì)直接跳過(guò)視力正常的記錄，而僅合并視力不合格的記錄。

圖2　插入Word域：Skip Record IF對(duì)話框

2.5對(duì)合并的郵件進(jìn)行排序或篩選

除了使用2.4節(jié)中提到的命令方式可以對(duì)郵件進(jìn)行有條件的合并外，利用編輯收件人列表的方法，不僅能對(duì)合并的郵件進(jìn)行篩選，同時(shí)還可以對(duì)合并后的郵件進(jìn)行排序。

具體方法是：?jiǎn)螕簟班]件→編輯收件人列表”，打開(kāi)“郵件合并收件人”對(duì)話框，在對(duì)話框中單擊“排序”或“篩選”命令，即可對(duì)合并數(shù)據(jù)進(jìn)行高級(jí)處理。

2.6合并圖片郵件

利用郵件合并功能，除了可以對(duì)數(shù)字、文本等數(shù)據(jù)進(jìn)行合并，還可以在合并時(shí)批量導(dǎo)入圖片數(shù)據(jù)。

下面就以制作準(zhǔn)考證為例向大家介紹郵件合并時(shí)插入圖片的方法。首先將相片進(jìn)行編號(hào)命名，并放置在指定文件夾中，如“D:相片”。然后將該文件夾中的相片與數(shù)據(jù)源表中的相片字段進(jìn)行一一關(guān)聯(lián)。在數(shù)據(jù)源表的相片字段中不是直接把相片插入到單元格中，而是在相應(yīng)的單元格中輸入相片的存儲(chǔ)地址，如“D:\相片\1.jpg”。

接下來(lái)，在主文檔中需要顯示相片的地方單擊光標(biāo)，選擇“插入→文檔部件→域”，在打開(kāi)的對(duì)話框中選擇“INCLUDEPICTURE”，并為“域?qū)傩浴泵纭跋嗥?。單擊“確定”按鈕后，在主文檔的相應(yīng)位置將出現(xiàn)域代碼：｛INCLUDEPICTURE“相片”*MERGEFORMAT｝，將該代碼中的“相片”利用“插入合并域”中的“相片”域替換，即｛INCLUDEPICTURE“｛MERGEFIELD相片｝”*MERGEFORMAT｝?！巴瓿珊喜ⅰ焙?，按F9刷新，即可在合并后的文檔中看到插入的圖片。

3　結(jié)束語(yǔ)

郵件合并的基本功能實(shí)現(xiàn)了excel與word中數(shù)據(jù)的互通及轉(zhuǎn)換。高級(jí)應(yīng)用的引入使郵件合并更加精準(zhǔn)、高效。面對(duì)復(fù)雜多樣的海量數(shù)據(jù)文檔，只要舉一反三，靈活運(yùn)用，充分發(fā)揮現(xiàn)代化辦公技術(shù)的優(yōu)越性，就能改傳統(tǒng)為現(xiàn)代，變繁瑣為簡(jiǎn)潔。

［1］王斯蕾.Word 2010郵件合并在教學(xué)管理中的應(yīng)用［J］.河北軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（4）:54-57.

［2］戴湘竹.如何利用Word郵件合并功能來(lái)提高工作效率［J］.黑龍江交通科技，2008（9）:123-124.

［3］羅幼平，王仕勛，萬(wàn)德年.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)任務(wù)驅(qū)動(dòng)教程［M］.北京:高等教育出版社，2011.

Application research onW ord2010mailm erge techniques

WANG Si-lei，DU Xin-man，ZHAO Jun-lin
（Huanggang Polytechnic College，Huanggang，Hubei，China438002）

Flexible application ofmailmerge techniques can make the incorporated mail documentsmore accurate and practical. Thispaperelaborates themailmergeapplication skills through specific exampleson thebasisof the introduction tomailmergeoperation process，combiningwith practicalapplication，and providesan operatingmethod ofmailmerge for theadvanced application.

mailmerge；Word 2010；skill；domain

10.3969/j.issn.2095-7661.2016.01.004】

TP391.12

A

2095-7661（2016）01-0015-03

2015-11-03

王斯蕾（1980-），女，湖北黃岡人，講師，研究方向：數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。