溫杏玲

摘 要：隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)檔案管理已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，并且取得了顯著的成效。采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，是將科技與信息進(jìn)行有效的整合，也是將工業(yè)與信息進(jìn)行深度的融合。本文主要分析在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的過程中，對(duì)檔案管理造成影響的各項(xiàng)因素，以及控制影響的各項(xiàng)策略。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；檔案管理；影響因素；控制對(duì)策

由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，當(dāng)前社會(huì)群體對(duì)檔案信息的需求日益增重，提升檔案管理的質(zhì)量與效率成為檔案管理中較為重要的一項(xiàng)工作，而在這過程中存在許多制約因素，還需得到妥善的解決。

1 計(jì)算機(jī)檔案管理的特征

1、信息數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案通常都是采用紙質(zhì)的形式，在檔案的收集與管理方面較為繁雜，并且在搜索與查看以及修改等方面也缺乏一定的便利性，另外也造成了紙張的大量浪費(fèi)。而數(shù)字化檔案管理不僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)以上方面的優(yōu)化，在檔案?jìng)鬟f方面也較為方便快捷。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，對(duì)檔案管理走向數(shù)字化起到重大的推動(dòng)作用，從很大程度上加大了檔案的使用率，而且還能適當(dāng)減少人工管理檔案的各項(xiàng)成本，除此之外，其還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案保存的永久性。

2、管理智能化

使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的最大優(yōu)勢(shì)在于其對(duì)信息處理方面具備較強(qiáng)的高效性。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)群體對(duì)檔案信息的需求日益增強(qiáng)，傳統(tǒng)的檔案管理形式已無法應(yīng)對(duì)新形勢(shì)的不斷發(fā)展。通過計(jì)算機(jī)中不同的數(shù)字化以及信息化管理軟件，只需對(duì)檔案信息進(jìn)行單次的錄入，計(jì)算機(jī)便能夠?qū)n案進(jìn)行各種處理，（1）保存；（2）分類；（3）統(tǒng)計(jì)；（4）查詢[1]。以上操作均能夠通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理以及完善，由此可見，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理能夠真正實(shí)現(xiàn)管理的智能化。例如，我校今年開始使用中山文檔平臺(tái)系統(tǒng)，其管理就非常智能，主要分為政務(wù)公開、檔案中心、檔案編研、圖書資料、地方志館以及綜合業(yè)務(wù)幾大類，政務(wù)公開主要負(fù)責(zé)將學(xué)校里的一些新聞以及最新規(guī)定告知給大家，而檔案中心主要負(fù)責(zé)將各種檔案幾種起來，例如考生檔案、會(huì)計(jì)檔案、視頻檔案等等，而圖書資料主要是方便老師和學(xué)生進(jìn)行資料查閱。該系統(tǒng)平臺(tái)的操作就具有極大的智能化，方便了學(xué)生以及老師的操作。

3、信息共享化

當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)已逐漸達(dá)到網(wǎng)絡(luò)化信息檢索，其效果較為顯著。采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，是在管理過程中融入了以下幾方面的技術(shù)：（1）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；（2）移動(dòng)通信技術(shù)；（3）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；（4）智能終端技術(shù)；（5）智能信息檢索技術(shù)。將以上各方面技術(shù)相融合后建立檔案信息檢索網(wǎng)，其具備兩大優(yōu)勢(shì)，第一是功能強(qiáng)大；第二是覆蓋面較廣。其能夠完成多種信息檢索方式，分別為：（1）單機(jī)檢索；（2）在線檢索；（3）網(wǎng)絡(luò)檢索。并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的共享。例如今年，我校使用中山文檔平臺(tái)系統(tǒng)就具有很強(qiáng)的信息共享性，其系統(tǒng)平臺(tái)下的政務(wù)公開、圖書資料以及地方志館等都具有公開性，只要擁有賬號(hào)就能夠?qū)W(xué)校的一些最新公告以及規(guī)定，對(duì)學(xué)校圖書館里的資料進(jìn)行下載查閱，對(duì)地方志館里的資料進(jìn)行下載等等，都說明了該系統(tǒng)平臺(tái)的信息共享化。

2 影響管理質(zhì)量的各項(xiàng)因素

1、缺乏安全性

計(jì)算機(jī)檔案管理的基礎(chǔ)是保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性，但由于在管理檔案管理的過程中，需進(jìn)行檔案的錄入、保存以及傳輸處理等，對(duì)數(shù)字檔案而言，很難恢復(fù)其原有的樣式，尤其是經(jīng)歷過掃描處理以及傳輸后的數(shù)字檔案，有時(shí)會(huì)因計(jì)算機(jī)病毒而遭受到損害，使其原有的形式遭到破壞，嚴(yán)重者會(huì)導(dǎo)致整個(gè)文件的損壞。除此之外，由于計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，在對(duì)檔案進(jìn)行上傳以及下載的過程中，對(duì)檔案的保密性以及安全性造成了嚴(yán)重的威脅[2]。因此，在通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的過程中，如何采取有效的措施提升其準(zhǔn)確性以及完整性，并促使其更加安全可靠，成為相關(guān)人員需要進(jìn)一步研究與思考的問題。

2、缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理獲得了大眾的一致好評(píng)，與此同時(shí)各種不同的檔案管理系統(tǒng)也逐漸出現(xiàn)，盡管相關(guān)系統(tǒng)軟件較多，但是普遍存在一種重要的問題，當(dāng)前在我國，針對(duì)檔案管理系統(tǒng)還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并且缺少相關(guān)部門擬定的指導(dǎo)性意見，導(dǎo)致各類檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)大不相同，并且數(shù)據(jù)格式無法具備兼容性，對(duì)我國創(chuàng)建全國性網(wǎng)絡(luò)化檔案管理造成一定的阻礙。

3、人員素質(zhì)的影響

在我國，從多年前已開始采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但大多數(shù)管理人員的管理理念仍未得到轉(zhuǎn)變。主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一、部分管理人員對(duì)檔案的歸檔以及存儲(chǔ)還缺乏相關(guān)的意識(shí)，經(jīng)常將數(shù)字檔案看成是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充或者將數(shù)字檔案作為傳送紙質(zhì)檔案的一種形式，在檔案管理過程中無法充分的意識(shí)到數(shù)字檔案的重要性；第二、少數(shù)管理人員認(rèn)為沒有必要對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行歸檔以及存儲(chǔ)，并且只要原始紙質(zhì)檔案還有所保留，即無需對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行各項(xiàng)管理；第三、部分管理人員片面的以為采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理僅僅是為了查閱檔案時(shí)便于查找以及搜索等。檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的意識(shí)淺薄，在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的過程中，對(duì)檔案管理的質(zhì)量造成嚴(yán)重的影響。

3 提升管理質(zhì)量的各項(xiàng)策略

1、加強(qiáng)建設(shè)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施

在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的過程中，加強(qiáng)建設(shè)信息基礎(chǔ)設(shè)施，能夠有效保證檔案信息實(shí)現(xiàn)以下幾種特性：（1）準(zhǔn)確性；（2）可靠性；（3）完整性；（4）安全性[3]。并且能夠有效推動(dòng)檔案管理的長(zhǎng)效發(fā)展。管理部門以及管理人員在強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，需加強(qiáng)建設(shè)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，加大各方面的投入力度，采用各種有效的措施，將全部的紙質(zhì)檔案合理轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，例如采用手工錄入的方式，或者采用掃描錄入的形式，努力實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案覆蓋的全面性，為計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2、促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫管理的規(guī)范化

首先，應(yīng)加強(qiáng)管理檔案信息資源，將各種檔案信息資源進(jìn)行全面的整合，促使資源的總量得到增加，并且有效提升信息資源的質(zhì)量，優(yōu)化檔案信息資源的結(jié)構(gòu)；其次，加強(qiáng)建設(shè)信息資源共享平臺(tái)的形式以及層次，積極創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)機(jī)制，促使信息資源逐漸走向公開化，實(shí)現(xiàn)資源的共享以及資源的再次利用；最后，積極促進(jìn)檔案管理環(huán)境的優(yōu)化，創(chuàng)建檔案管理長(zhǎng)效發(fā)展體制，全面提升檔案信息資源的開發(fā)利用能力。除此之外，還應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，促使檔案管理的數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化逐漸得到規(guī)范。

3、完善檔案管理章程

針對(duì)當(dāng)前多數(shù)管理人員對(duì)檔案管理意識(shí)淺薄的問題，須進(jìn)一步完善數(shù)字檔案管理的相關(guān)制度。主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一、計(jì)算機(jī)中的所有文檔資料以及相關(guān)數(shù)據(jù)必須得到有效的整理以及歸檔；第二、命令禁止相關(guān)人員將相關(guān)文檔資料、各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息以及計(jì)算機(jī)配置參數(shù)等通過各種形式傳播至無關(guān)人員；第三、針對(duì)涉及安全性的重要文檔資料以及數(shù)據(jù)信息等必須妥善保管，必要時(shí)需進(jìn)行加密存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)備份；第四、外來人員需要對(duì)相關(guān)文檔資料以及數(shù)據(jù)進(jìn)行查閱時(shí)，應(yīng)由管理人員代為查閱，并且只能提供與其工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的資料信息。相關(guān)部門在完善檔案管理制度的同時(shí)，還應(yīng)加大監(jiān)管力度，以確保數(shù)字檔案管理的合理化以及規(guī)范化。

4、加強(qiáng)建設(shè)管理人才

在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的過程中，要求管理人員具備以下幾種特性：第一是技術(shù)性；第二是專業(yè)性；第三是服務(wù)性[4]。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍建設(shè)。在管理人員的聘用時(shí)，應(yīng)盡量選擇專業(yè)院校畢業(yè)的人才，從本質(zhì)上強(qiáng)化管理人員的整體素質(zhì)；另外，在工作過程中還應(yīng)定期對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，并積極鼓勵(lì)管理人員參與信息技術(shù)相關(guān)的考核等，為數(shù)字檔案管理的長(zhǎng)效發(fā)展提供有效的保障。

4 結(jié)語

檔案信息是社會(huì)信息系統(tǒng)的主要組成因素，因而加強(qiáng)管理檔案信息的工作尤為重要。而各項(xiàng)硬軟件設(shè)施以及檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量能夠直接影響到檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量，要使檔案管理系統(tǒng)具備科學(xué)性以及高效性，必須控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，并對(duì)可能造成影響的各項(xiàng)因素進(jìn)行深入的分析與探究，及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)，促使數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量以及效率均能得到進(jìn)一步的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]陳閏.計(jì)算機(jī)檔案管理的影響因素與控制對(duì)策探析[J].檔案時(shí)空，2015，（04）：7-9.

[2]賀連華.淺析計(jì)算機(jī)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].網(wǎng)友世界，2013，（13）：6+11.

[3]徐志敏.計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)的安全保護(hù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2007，（03）：38-40.