郭云

摘 要：檔案管理是我單位日常管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是學(xué)院得以長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理工作在整個(gè)檔案管理工作中占據(jù)著重要地位。本文首先分析了專業(yè)技術(shù)人員檔案的特點(diǎn)，然后根據(jù)專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題，提出了幾點(diǎn)改進(jìn)和完善建議。

關(guān)鍵詞：專業(yè)技術(shù)人員；檔案管理；對(duì)策

專業(yè)技術(shù)人員檔案是指在職稱評(píng)聘工作中形成的，反映的是專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)經(jīng)歷和工作實(shí)績(jī)，對(duì)于職業(yè)技術(shù)院校來說，專業(yè)技術(shù)人員檔案管理主要是對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范整理、立卷編目、保管、利用、服務(wù)、統(tǒng)計(jì)等一系列工作。在日常的管理工作中，學(xué)院經(jīng)常會(huì)由于專業(yè)技術(shù)人員職稱、職務(wù)、崗位等的變動(dòng)而發(fā)生檔案上的變化，對(duì)相應(yīng)的人員檔案加強(qiáng)管理有助于保證工作的高效有序進(jìn)行。本文主要對(duì)如何完善我單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作展開了探討，希望能為相關(guān)部門和單位提供借鑒。

一、專業(yè)技術(shù)人員檔案的特點(diǎn)

我單位的檔案管理工作主要是對(duì)三校（原昌吉職業(yè)技術(shù)學(xué)院、昌吉衛(wèi)校、昌吉市職業(yè)中專）各類人事檔案進(jìn)行整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)等工作，檔案包括干部、專業(yè)技術(shù)、工人、退休人員等多種類型，其中專業(yè)技術(shù)人員檔案由于數(shù)量較多、內(nèi)容復(fù)雜，是我單位檔案管理的主要對(duì)象和內(nèi)容。專業(yè)技術(shù)人員檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）個(gè)體性。專業(yè)技術(shù)人員檔案是每個(gè)具有專業(yè)技術(shù)職稱的人員從分配到定級(jí)開始，從初級(jí)職稱評(píng)定，到中、高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱晉升，再到日常工作過程中參加的歷次業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、專業(yè)進(jìn)修，學(xué)術(shù)論文發(fā)表等活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有較強(qiáng)的個(gè)體性，必須以個(gè)人作為保管單位，每一名專業(yè)技術(shù)人員的檔案都是一個(gè)獨(dú)立的整體。

（二）專業(yè)性。專業(yè)技術(shù)人員檔案是針對(duì)專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、科研水平、論文著作發(fā)表等與專業(yè)相關(guān)的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行記錄，檔案內(nèi)容往往是以專業(yè)技術(shù)人員在業(yè)務(wù)活動(dòng)中自然形成的文件材料為依據(jù)的，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

（三）動(dòng)態(tài)性。專業(yè)技術(shù)人員檔案是對(duì)個(gè)體在職稱晉升、科研活動(dòng)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等業(yè)務(wù)活動(dòng)過程的記錄，具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，體現(xiàn)的是個(gè)人工作能力和業(yè)務(wù)水平變化提升的一個(gè)動(dòng)態(tài)過程。

二、專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）專業(yè)技術(shù)人員對(duì)技術(shù)檔案缺乏正確的認(rèn)識(shí)。專業(yè)技術(shù)人員檔案是動(dòng)態(tài)變化的，技術(shù)人員在職稱晉升、業(yè)績(jī)考核、科研著作發(fā)表、進(jìn)修學(xué)習(xí)等過程中會(huì)不斷產(chǎn)生新的資料，用來記錄自身工作能力和業(yè)務(wù)水平提升的過程，這些資料會(huì)成為專業(yè)技術(shù)人員檔案記錄生成的重要參考依據(jù)。但是長(zhǎng)期以來我單位的專業(yè)技術(shù)人員并沒有意識(shí)到檔案的重要性，當(dāng)檔案部門人員開展檔案管理工作時(shí)，專業(yè)技術(shù)人員不能積極配合，不能根據(jù)需要提供必要的材料信息等，個(gè)人檔案意識(shí)淡薄，導(dǎo)致部分重要的檔案資料不能及時(shí)歸檔，造成檔案資料缺失，甚至影響專業(yè)技術(shù)人員今后對(duì)自身檔案資料的查詢和使用，同時(shí)也不利于單位整體檔案管理工作效率的提升。

（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案利用率不高。我單位對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般是按照入職順序以及個(gè)人的自然發(fā)展過程進(jìn)行檔案資料的收錄歸檔的，每人一檔單獨(dú)保管。在傳統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作當(dāng)中，一直都是以紙質(zhì)檔案的形式存在，通過手工翻閱查詢的方式來使用檔案，容易造成檔案資料的破損，影響長(zhǎng)期保管和使用。而且僅能夠縱向查詢一個(gè)人的檔案，橫向查詢機(jī)制不完善，導(dǎo)致檔案利用效率降低。

（三）缺乏完善的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理制度。從目前的情況來看，我單位的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理制度還有待完善，主要表現(xiàn)在缺乏對(duì)檔案管理過程的監(jiān)督檢查，沒有根據(jù)需要及時(shí)做好檔案的修復(fù)工作。另外，專業(yè)技術(shù)人員檔案本就具有較高的復(fù)雜性和專業(yè)性，單位沒有針對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集整理、歸檔、查閱等方面做出詳細(xì)的規(guī)定，很容易造成技術(shù)人員檔案管理混亂。

三、完善單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的重視。根據(jù)目前我單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理意識(shí)薄弱的現(xiàn)狀，首先檔案部門工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，強(qiáng)調(diào)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的重要性，讓專業(yè)技術(shù)人員充分認(rèn)識(shí)技術(shù)檔案的重要性，增強(qiáng)歸檔意識(shí)。各部門領(lǐng)導(dǎo)也要樹立必要的檔案管理意識(shí)，督促專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)自身工作能力和業(yè)務(wù)水平的變化及時(shí)向檔案部門提供相關(guān)的證明材料，及時(shí)更新自己的檔案。此外，學(xué)校還要加大對(duì)檔案工作部門在人力、物力、資金等方面的投入力度，從根本上提高單位全體人員對(duì)檔案管理工作的重視。

（二）完善專業(yè)技術(shù)人員檔案管理制度。規(guī)范完善的檔案管理制度是保證專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作能夠有序高效完成的重要保障。我單位應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有檔案管理有關(guān)的法規(guī)、規(guī)定以及技術(shù)要求，再結(jié)合單位的實(shí)際情況制定專門針對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的制度細(xì)則，同時(shí)單位還要為檔案管理工作的開展?fàn)I造良好的條件和環(huán)境，使專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的開展有章可循，有法可依，能夠有序高效的開展。

（三）優(yōu)化服務(wù)模式。為了切實(shí)提高專業(yè)技術(shù)人員檔案利用效率，更好的為相關(guān)人員提供信息咨詢服務(wù)，單位還應(yīng)對(duì)服務(wù)模式加以改進(jìn)和優(yōu)化。2015年我單位在這方面做了很大的努力，主要表現(xiàn)為，檔案?jìng)€(gè)人員根據(jù)我院每年教師申報(bào)職稱的服務(wù)和利用效果，借鑒文書檔案升自治區(qū)一級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)我院2012年-2014年689名教師年度業(yè)績(jī)考核表2256份進(jìn)行電子掃描，本人協(xié)調(diào)值周生幫忙編頁碼、排序、打孔，既提高了工作效率，又能為教師的職稱評(píng)審提供便利檔案信息服務(wù)。

四、小結(jié)

綜上所述，專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作本身就比較復(fù)雜，具有個(gè)體性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。針對(duì)目前我單位在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作中存在的一些問題，需要相關(guān)部門和工作人員不斷優(yōu)化檔案管理工作模式，提高對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的重視，同時(shí)還要完善專業(yè)技術(shù)人員檔案管理制度，加大力度進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的整體效率。

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