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        論煙草企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)思考

        2016-09-07 23:35:24毛字群
        進(jìn)出口經(jīng)理人 2016年1期
        關(guān)鍵詞:煙草企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

        毛字群

        摘 要:隨著煙草行業(yè)檔案管理各項(xiàng)硬件設(shè)施的升級(jí),電子信息檔案管理方式的廣泛應(yīng)用,煙草企業(yè)檔案管理改革已經(jīng)成為時(shí)代的必然,特別是現(xiàn)階段煙草企業(yè)檔案管理工作中還存在一些不完善的地方,更需要采取有效的措施完善和解決。

        關(guān)鍵詞:煙草企業(yè);檔案管理;現(xiàn)狀;措施

        以史為鑒,可以知興衰。檔案是對(duì)煙草行業(yè)改革發(fā)展的真實(shí)記錄,也是煙草企業(yè)內(nèi)部的重要財(cái)富,檔案工作作為煙草企業(yè)整體工作的基礎(chǔ),也是一項(xiàng)重要的事業(yè),尤其是在建設(shè)現(xiàn)代煙草企業(yè)的背景下,需要我們敢于創(chuàng)新和實(shí)踐,更需要借鑒以往的經(jīng)驗(yàn),做好新的指導(dǎo)工作,完善現(xiàn)階段煙草企業(yè)檔案管理工作。

        一、現(xiàn)階段煙草企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

        (一)煙草企業(yè)檔案人員管理不到位

        煙草企業(yè)檔案管理人員沒有建立一個(gè)完善和專業(yè)化的檔案人員培訓(xùn)計(jì)劃,造成煙草企業(yè)檔案工作檔案素質(zhì)缺乏,也沒有對(duì)檔案管理建立一個(gè)正確的態(tài)度,對(duì)待檔案工作較為隨意。此外,檔案單位對(duì)檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)教導(dǎo),造成煙草企業(yè)檔案臨時(shí)中斷,缺乏統(tǒng)一性和完整性,更容易造成煙草企業(yè)檔案信息錯(cuò)誤。這些都對(duì)煙草企業(yè)檔案管理工作的權(quán)威性和可靠性產(chǎn)生了較大的影響,而檔案管理本身具有較強(qiáng)的政策性和規(guī)范性,如果沒有對(duì)檔案管理人員開展系統(tǒng)性強(qiáng)的技能培訓(xùn),使得檔案管理工作人員經(jīng)常會(huì)因?yàn)槿狈A(chǔ)常識(shí)而出現(xiàn)檔案管理的事務(wù),影響煙草企業(yè)檔案管理工作的開展。

        (二)煙草企業(yè)檔案管理設(shè)備相對(duì)滯后

        我國(guó)多數(shù)煙草企業(yè)檔案工作開展還是采用傳統(tǒng)的手工工作方式,現(xiàn)代化設(shè)備缺乏造成煙草企業(yè)檔案管理室不能真正的實(shí)現(xiàn)電子檔案聯(lián)網(wǎng)管理,更無法實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上分享。有部分煙草企業(yè)給檔案室配備了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備,但是由于管理系統(tǒng)的落實(shí),造成煙草企業(yè)檔案管理工作綜合處理能力較低,也不能從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和信息化,導(dǎo)致煙草企業(yè)檔案管理工作不能與時(shí)代接軌,更無法滿足新時(shí)代下煙草企業(yè)各項(xiàng)工作的開展。

        (三)煙草企業(yè)檔案管理的手段與方法落后

        結(jié)合我國(guó)煙草企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀還是處于一個(gè)相對(duì)落后的狀況,尤其是在煙草企業(yè)檔案管理工作還是采用人工手工工作的方式。煙草企業(yè)進(jìn)行檔案工作一般是檔案工作人員手動(dòng)進(jìn)行檔案文卷的歸檔,面對(duì)大量的文卷開展編目工作,這種檔案管理的工作方式浪費(fèi)了大量的人力物力,影響了煙草企業(yè)檔案管理工作的效率,增加了檔案管理的出錯(cuò)率。此外,也不能讓企業(yè)內(nèi)部檔案工作人員進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)開發(fā)工作,更重要的是在檔案長(zhǎng)期的借閱中經(jīng)常會(huì)造成檔案的磨損和毀壞。

        二、煙草企業(yè)檔案管理工作的有效措施

        (一)提升煙草企業(yè)檔案管理工作認(rèn)識(shí),強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)

        煙草企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的檔案管理意識(shí)的強(qiáng)弱在多個(gè)方面影響著企業(yè)檔案工作的開展,只有煙草企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠從思想上意識(shí)到檔案管理工作對(duì)煙草企業(yè)今后發(fā)展的重要意義,提升對(duì)煙草檔案管理工作的重視,煙草企業(yè)內(nèi)部也需要建立一個(gè)有助于檔案管理工作有序的開展的工作氛圍,推動(dòng)煙草企業(yè)檔案管理工作的順利實(shí)施。此外,煙草企業(yè)還需要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,對(duì)檔案工作開展定期的監(jiān)督和檢查,對(duì)檔案管理工作中存在問題進(jìn)行有效的解決,完善煙草企業(yè)檔案管理工作的考核制度,確保企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化。

        (二)建立全面的檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

        檔案管理工作本身就是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作, 需要一定的制度進(jìn)行規(guī)范,建立全面的檔案管理制度,需要結(jié)合煙草企業(yè)自身的實(shí)際情況,如,做好企業(yè)檔案材料收集歸檔工作的制度化,明確檔案管理工作的細(xì)節(jié),確保煙草企業(yè)檔案材料的真實(shí)性。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下,還需要建立煙草企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度,運(yùn)用計(jì)算機(jī)和掃描儀進(jìn)行檔案資料的整理,完善煙草企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式并存,提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

        (三)做好培訓(xùn)工作,全面提升檔案管理人員素質(zhì)

        檔案管理工作的復(fù)雜性、政策性和保密性都相對(duì)較強(qiáng),所以做好煙草企業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作,選聘一些政治上可靠、作風(fēng)上正派,具有責(zé)任心的人員開展檔案管理工作尤為必要,煙草企業(yè)也需要定期對(duì)他們進(jìn)行教育培養(yǎng)工作,關(guān)心他們的生活和工作,鼓勵(lì)他們參與到檔案管理工作中來,調(diào)動(dòng)和激發(fā)他們的創(chuàng)造性和積極性。檔案管理主管部門更需要定期組織檔案工作人員進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn),讓檔案管理工作人員能夠及時(shí)掌握先進(jìn)的管理技術(shù),提升其檔案管理水平。

        三、結(jié)束語

        煙草行業(yè)改革的推行,給煙草企業(yè)檔案管理工作帶來了極大地挑戰(zhàn),也為煙草行業(yè)前進(jìn)和創(chuàng)新提供了機(jī)遇,所以需要我們抓好時(shí)機(jī),采取有效的措施,研究新形勢(shì)下煙草行業(yè)檔案管理工作的新方式和新目標(biāo),為煙草企業(yè)今后的前進(jìn)提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]張彤.煙草企業(yè)檔案管理工作存在的問題及解決的對(duì)策[J].黑龍江檔案,2012,(4):107-107.DOI:10.3969/j.issn.1673-9116.2012.04.117.

        [2]鄧婷婷.國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中的問題及對(duì)策[J].中外企業(yè)家,2014,(36):207-207,213.DOI:10.3969/j.issn.1000-8772.2014.36.142.

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