高　強(qiáng)，李秀蓮，曲家奇

(大連民族大學(xué) 國(guó)際商學(xué)院 ，遼寧 大連 116605)

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AB公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制分析

高強(qiáng)，李秀蓮，曲家奇

(大連民族大學(xué) 國(guó)際商學(xué)院 ，遼寧 大連 116605)

摘要：采購(gòu)付款內(nèi)部控制是企業(yè)整體內(nèi)部控制制度的重要環(huán)節(jié)之一。以AB公司為例， 從控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通以及內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)方面，簡(jiǎn)要分析采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：AB公司；采購(gòu)與付款；內(nèi)部控制

AB公司2002年成立，7名股東出資5 000萬(wàn)元人民幣。主要從事高壓容器的研制與生產(chǎn)，是專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)高壓氣瓶的國(guó)家級(jí)高新技術(shù)企業(yè)。公司各種產(chǎn)品通過(guò)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局指定的氣瓶型式試驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢測(cè)，產(chǎn)品銷(xiāo)售至全國(guó)各地并出口至多個(gè)國(guó)家。

一、AB公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制現(xiàn)狀

1.控制環(huán)境

(1)組織結(jié)構(gòu)及權(quán)責(zé)分配。AB公司出資人即股東，是公司的所有者，總經(jīng)理是公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)者。公司設(shè)5個(gè)副總經(jīng)理分管生產(chǎn)部，質(zhì)檢部，技術(shù)部，財(cái)務(wù)部，采購(gòu)部，銷(xiāo)售部和綜合部7個(gè)職能部門(mén)，其中財(cái)務(wù)副總對(duì)財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部負(fù)責(zé)，公司的采購(gòu)計(jì)劃及各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)須經(jīng)財(cái)務(wù)副總審核簽字。

采購(gòu)部設(shè)一名采購(gòu)部副主任，兩名采購(gòu)員及一名采購(gòu)內(nèi)勤。采購(gòu)部副主任主要負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)部日常事務(wù)的管理，一名采購(gòu)員負(fù)責(zé)公司日常消耗品的采購(gòu)，一名采購(gòu)員負(fù)責(zé)對(duì)外協(xié)加工品的采購(gòu)，采購(gòu)內(nèi)勤負(fù)責(zé)采購(gòu)部辦公室的日常工作、采購(gòu)單的錄入及對(duì)主要原材料的采購(gòu)。采購(gòu)部下設(shè)庫(kù)房，負(fù)責(zé)對(duì)庫(kù)存物品的管理及填制出庫(kù)入庫(kù)單據(jù)及對(duì)庫(kù)存物品不定期的進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，當(dāng)出現(xiàn)賬實(shí)不符的現(xiàn)象時(shí)進(jìn)行調(diào)賬。

財(cái)務(wù)部設(shè)一名會(huì)計(jì)主管，一名會(huì)計(jì)員以及一名出納員。采購(gòu)部的報(bào)銷(xiāo)憑證交由財(cái)務(wù)副總審核，出納員根據(jù)通過(guò)審核的報(bào)銷(xiāo)憑證向采購(gòu)員支付現(xiàn)金或向供應(yīng)商轉(zhuǎn)賬，并根據(jù)報(bào)銷(xiāo)憑證登記記賬憑證及庫(kù)存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。會(huì)計(jì)員根據(jù)記賬憑證登記除日記賬以外的其他賬簿，會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)。

(2)人力資源管理。 公司為節(jié)約成本，財(cái)務(wù)及采購(gòu)部奉行價(jià)格最優(yōu)原則。在人力資源管理方面，采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部的人員招聘采取人事專(zhuān)員初審，部門(mén)終審的原則，這兩個(gè)部門(mén)的大部分員工均為董事長(zhǎng)或各位董事的親屬。采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部員工的薪金采用底薪加滿(mǎn)勤加值班的核算方式，鼓勵(lì)員工多勞多得。公司與員工簽訂正式的勞動(dòng)合同并統(tǒng)一為員工繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)及生育保險(xiǎn)， 能夠增強(qiáng)員工的歸屬感。

2．風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

企業(yè)的采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)是企業(yè)控制成本的基礎(chǔ)，企業(yè)成本控制的好壞直接影響到企業(yè)利潤(rùn)的高低。公司根據(jù)可能出現(xiàn)的采購(gòu)付款風(fēng)險(xiǎn)繪制了采購(gòu)付款風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別表，見(jiàn)表1。

表1　采購(gòu)與付款風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別分析表

該公司將采購(gòu)付款的風(fēng)險(xiǎn)分為財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)及法律風(fēng)險(xiǎn)四類(lèi)，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生條件及風(fēng)險(xiǎn)后果對(duì)這四類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析。

3．控制活動(dòng)

根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，AB公司整合規(guī)范了采購(gòu)付款的核對(duì)、批準(zhǔn)、授權(quán)、查驗(yàn)、調(diào)整、復(fù)合績(jī)效等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。具體的業(yè)務(wù)流程包括：庫(kù)房根據(jù)平均量制定月度計(jì)劃，由生產(chǎn)主任、財(cái)務(wù)副總、總經(jīng)理共同簽字后，采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)回來(lái)的原材料由倉(cāng)庫(kù)組織驗(yàn)收，質(zhì)檢部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的原材料經(jīng)過(guò)驗(yàn)收入庫(kù)。

公司通過(guò)制定采購(gòu)的月計(jì)劃及日計(jì)劃避免庫(kù)存過(guò)高，以規(guī)避存貨管理方面的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。由庫(kù)房根據(jù)生產(chǎn)部門(mén)日常生產(chǎn)所需物品的月平均量制定月采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)計(jì)劃外的特殊用品及超出預(yù)算的物品每日提交采購(gòu)日計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)由生產(chǎn)主任，財(cái)務(wù)副總及總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，再授權(quán)采購(gòu)部的采購(gòu)員購(gòu)買(mǎi)。

為了規(guī)避供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量所帶來(lái)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)采購(gòu)回的主要原材料在生產(chǎn)領(lǐng)用前由質(zhì)檢部組織驗(yàn)收。

為了避免合同管理所帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于金額較大的采購(gòu)合同要由財(cái)務(wù)部進(jìn)行審查。

為了規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部對(duì)于已付款的采購(gòu)行為每月統(tǒng)一整理購(gòu)貨發(fā)票交財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)副總負(fù)責(zé)簽字報(bào)銷(xiāo)，對(duì)于應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)部定期直接根據(jù)供應(yīng)商的要求或購(gòu)貨合同開(kāi)具支票。

4．信息與溝通

AB公司在采購(gòu)付款方面采用電算化的管理方式，采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部運(yùn)用兩套不同的軟件分別對(duì)采購(gòu)信息及財(cái)務(wù)信息進(jìn)行核算。采購(gòu)部運(yùn)用速達(dá)軟件進(jìn)行核算。

采購(gòu)部將采購(gòu)回來(lái)的物品清單逐一錄入速達(dá)軟件形成采購(gòu)單，然后將部分購(gòu)回物品入庫(kù)，另一部分由領(lǐng)料人直接領(lǐng)用。庫(kù)房通過(guò)速達(dá)軟件將采購(gòu)單調(diào)入入庫(kù)單，當(dāng)物品被領(lǐng)用時(shí)再運(yùn)用速達(dá)軟件填制出庫(kù)單，對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符現(xiàn)象，庫(kù)房直接通過(guò)速達(dá)軟件進(jìn)行調(diào)賬。

財(cái)務(wù)部通過(guò)用友軟件進(jìn)行核算。庫(kù)房不定時(shí)向財(cái)務(wù)部提交庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄，采購(gòu)部向財(cái)務(wù)部提交采購(gòu)單，財(cái)務(wù)部根據(jù)這些憑證通過(guò)用友的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行核算。

5．內(nèi)部監(jiān)督

公司明確了每名員工的工作職責(zé)，做到權(quán)責(zé)分明；在庫(kù)房采購(gòu)計(jì)劃的審批上要由生產(chǎn)主任、財(cái)務(wù)副總及總經(jīng)理共同簽字才能生效，三者缺一不可，其體現(xiàn)了部門(mén)內(nèi)部的監(jiān)督。并且，采購(gòu)部的購(gòu)貨發(fā)票要交由財(cái)務(wù)部審批，從而財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)部就構(gòu)成了監(jiān)督與制約，體現(xiàn)了部門(mén)間的監(jiān)督。公司每年對(duì)本公司內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，并出具自我評(píng)價(jià)報(bào)告。

二、AB公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1．控制環(huán)境分析

(1)組織結(jié)構(gòu)不健全。AB公司是一家民營(yíng)企業(yè)，公司的管理層及重要部門(mén)成員基本上都由公司的股東及其親屬組成，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)所有權(quán)與經(jīng)營(yíng)權(quán)的分離。采購(gòu)部的副主任及采購(gòu)員全部由股東親屬構(gòu)成，采購(gòu)員每人負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的一部分，無(wú)法形成有效的監(jiān)督與制約。公司內(nèi)部沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的審計(jì)委員會(huì)對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)進(jìn)行有效監(jiān)督，公司內(nèi)部容易形成不同的利益群體，不利于公司的內(nèi)部管理。公司的財(cái)務(wù)部及采購(gòu)部很難吸收到新鮮血液，企業(yè)的發(fā)展可能會(huì)受到限制。公司部門(mén)各成員之間的權(quán)責(zé)不夠明確，部門(mén)各成員間沒(méi)有合理的相互監(jiān)督與制約的機(jī)制，結(jié)果是容易出現(xiàn)舞弊。企業(yè)的財(cái)務(wù)部與采購(gòu)部本應(yīng)是兩個(gè)相互獨(dú)立、相互制約的部門(mén)，可在AB公司，這兩個(gè)部門(mén)同歸財(cái)務(wù)副總管理，可能會(huì)造成這兩個(gè)部門(mén)的不相容職務(wù)分離不徹底，帶來(lái)隱患。

(2)人力資源管理不夠規(guī)范。 由于公司家族式企業(yè)管理模式，對(duì)員工沒(méi)有良好的激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致員工沒(méi)有動(dòng)力感和上進(jìn)心，出現(xiàn)混日子的現(xiàn)象。受過(guò)各種正規(guī)職業(yè)培訓(xùn)的員工得不到合理的薪金回報(bào)。在招聘中，實(shí)際的決定權(quán)在于用人部門(mén)的主管，人事專(zhuān)員無(wú)法獨(dú)立的決定用人權(quán)，導(dǎo)致存在用人為私的情況。企業(yè)對(duì)員工沒(méi)有完善、統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，采用員工自我評(píng)價(jià)的方式，無(wú)法公正考量員工的綜合素質(zhì)。公司對(duì)于員工的培訓(xùn)不夠系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)，容易給新員工帶來(lái)不必要的麻煩。公司沒(méi)有合理的輪崗換位制度，無(wú)法確定每個(gè)人的專(zhuān)長(zhǎng)，也無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中可能存在的弊端。結(jié)果是不利于不同崗位員工對(duì)工作的全面了解，對(duì)相互協(xié)作、提高工作效率也不利。

2．風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分析

AB公司對(duì)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)還比較薄弱，沒(méi)有建立起包含識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)的科學(xué)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。對(duì)于無(wú)法簽訂采購(gòu)合同、金額較小的采購(gòu)行為，風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)不足，有可能對(duì)金額較少的采購(gòu)行為所帶來(lái)的較小的風(fēng)險(xiǎn)不夠重視，小風(fēng)險(xiǎn)積少成多可能對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)安全造成影響。

3.控制活動(dòng)分析

(1)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)分析。 首先，由庫(kù)房根據(jù)生產(chǎn)領(lǐng)用的平均量完成制定采購(gòu)計(jì)劃的任務(wù)，這樣的任務(wù)安排使采購(gòu)計(jì)劃無(wú)法根據(jù)實(shí)際的生產(chǎn)需要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性得不到保證，可能造成庫(kù)存過(guò)高。該企業(yè)的存貨管理比較混亂，采購(gòu)部與庫(kù)房的交接不夠嚴(yán)密，管理不到位。存貨入庫(kù)的流程是：采購(gòu)部采購(gòu)，之后入庫(kù)、采購(gòu)部錄入采購(gòu)單、庫(kù)房錄入入庫(kù)單。由于采購(gòu)部與庫(kù)房缺少有效的溝通，所以經(jīng)常出現(xiàn)錄錯(cuò)單，少錄單或者延遲錄單的現(xiàn)象。采購(gòu)的物品有一部分不經(jīng)過(guò)庫(kù)房就直接被提走，所以經(jīng)常造成賬實(shí)不符，對(duì)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)和財(cái)務(wù)對(duì)賬均存在隱患，不利于規(guī)避存貨管理帶來(lái)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(2)資金風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避分析。 企業(yè)的貨幣資金，財(cái)產(chǎn)物資及財(cái)務(wù)賬簿的管理都比較混亂，沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)人員的權(quán)責(zé)分明。財(cái)務(wù)部與采購(gòu)部同歸財(cái)務(wù)副總管理，沒(méi)有做到相互監(jiān)督，相互牽制，存在著預(yù)算超支的現(xiàn)象，而且對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證的審核不夠及時(shí)，在報(bào)銷(xiāo)上極易造成舞弊。財(cái)務(wù)部對(duì)資產(chǎn)的管控不夠嚴(yán)格，庫(kù)房自行對(duì)財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行報(bào)損報(bào)廢，也容易出現(xiàn)漏洞。

(3)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)防范分析 對(duì)于購(gòu)回的物資，除了主要原材料之外缺乏必要的查驗(yàn)過(guò)程，物資的質(zhì)量難以得到保證，公司經(jīng)常出現(xiàn)購(gòu)回的物資無(wú)法正常使用，或者實(shí)物數(shù)量與采購(gòu)合同數(shù)量不符的現(xiàn)象。在采購(gòu)比價(jià)及選擇供應(yīng)商方面，公司只追求價(jià)格最優(yōu)，卻忽略了產(chǎn)品的質(zhì)量，往往采購(gòu)的質(zhì)次價(jià)廉商品無(wú)法滿(mǎn)足生產(chǎn)的日常需要，造成浪費(fèi)，影響生產(chǎn)。在選擇供應(yīng)商方面，采購(gòu)員的權(quán)限過(guò)大，往往由一名采購(gòu)員決定供應(yīng)商的選擇，采購(gòu)員之間缺乏有效的監(jiān)督與制約，容易出現(xiàn)供應(yīng)商賄賂采購(gòu)員的現(xiàn)象[1]。

4.信息與溝通分析

該企業(yè)同時(shí)運(yùn)用兩種軟件分別核算，在財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)用上選用了用友的財(cái)務(wù)軟件，可在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的其他方面卻運(yùn)用速達(dá)軟件，兩款軟件存在著差異，而且銜接不夠緊密，很難保證財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

在采購(gòu)計(jì)劃制定方面，生產(chǎn)部不能及時(shí)地將生產(chǎn)領(lǐng)料需求告知庫(kù)房，庫(kù)房也無(wú)法及時(shí)根據(jù)生產(chǎn)的實(shí)際需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)果影響采購(gòu)的進(jìn)度，因此經(jīng)常出現(xiàn)庫(kù)存不足而耽誤生產(chǎn)的有序進(jìn)行。財(cái)務(wù)部通常是根據(jù)庫(kù)房不定期上交的庫(kù)存明細(xì)及采購(gòu)部提交的采購(gòu)清單調(diào)整賬面，因此財(cái)務(wù)部很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確的掌握庫(kù)存資料，經(jīng)常出現(xiàn)賬實(shí)不符的現(xiàn)象。在采購(gòu)付款及報(bào)銷(xiāo)方面，采購(gòu)部通常是現(xiàn)行付款，月末統(tǒng)一拿購(gòu)貨發(fā)票到財(cái)務(wù)進(jìn)行審批并報(bào)銷(xiāo)。這種做法無(wú)法保證財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)部的采購(gòu)行為及時(shí)的進(jìn)行監(jiān)督，也不利于財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)成本的控制。

5.內(nèi)部監(jiān)督分析

在人員的內(nèi)部分工方面，采購(gòu)部采取專(zhuān)人專(zhuān)購(gòu)的方式，導(dǎo)致各個(gè)采購(gòu)員之間缺乏實(shí)質(zhì)性聯(lián)系，無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的內(nèi)部監(jiān)督。庫(kù)房具有單獨(dú)調(diào)賬的權(quán)利，也不利于公司對(duì)庫(kù)存商品的監(jiān)督，容易出現(xiàn)庫(kù)房貪污的現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部對(duì)于不相容工作沒(méi)有做到合理的分配，財(cái)務(wù)副總作為董事長(zhǎng)的親屬，沒(méi)有遵守規(guī)避原則，對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督十分不利。公司沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)付款的合理性及購(gòu)回商品的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。

三、完善AB公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制對(duì)策

1.強(qiáng)化內(nèi)部環(huán)境建設(shè)

(1)健全組織結(jié)構(gòu)。公司要加深對(duì)采購(gòu)付款內(nèi)部控制的了解，認(rèn)識(shí)企業(yè)采購(gòu)付款內(nèi)部控制的重要性，以及企業(yè)采購(gòu)付款內(nèi)部控制的意義。應(yīng)根據(jù)國(guó)家各項(xiàng)法律法規(guī)的規(guī)定，并結(jié)合自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)建立健全公司采購(gòu)付款的各項(xiàng)規(guī)章制度，使各個(gè)崗位權(quán)責(zé)明確。調(diào)整公司的組織結(jié)構(gòu)，運(yùn)用現(xiàn)代化的企業(yè)管理模式，使所有權(quán)與經(jīng)營(yíng)權(quán)分離，聘用專(zhuān)業(yè)的高級(jí)管理人才。將采購(gòu)部與財(cái)務(wù)部分離，形成一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)。合理的配置各部門(mén)各崗位之間的關(guān)系，使各部門(mén)各崗位之間形成相互制約相互監(jiān)督的格局[2]。

(2)完善人力資源管理體系。合格的內(nèi)部控制制度應(yīng)該能夠得到全體員工的認(rèn)同，并能調(diào)動(dòng)全體員工的工作積極性，使員工明確自己的權(quán)利和責(zé)任并為企業(yè)的發(fā)展出力。在采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部人員的招聘方面，人事專(zhuān)員不應(yīng)受到公司領(lǐng)導(dǎo)的影響，要確保聘用人才的公平性和合理性。公司應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部員工職業(yè)技能的培訓(xùn)，使員工掌握專(zhuān)業(yè)的技能，以便勝任本職工作。對(duì)于取得相關(guān)專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)的人員要給予一定的鼓勵(lì)，建立健全公司的獎(jiǎng)懲制度，定期對(duì)采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部員工業(yè)績(jī)進(jìn)行考核，獎(jiǎng)懲分明，充分調(diào)動(dòng)員工的工作熱情。對(duì)于采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部的重要崗位要進(jìn)行崗位輪換，一方面可以加強(qiáng)員工對(duì)不同崗位的了解，有利于不同崗位員工間的分工協(xié)作，另一方面可以避免濫用職權(quán)、貪污、舞弊等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

2.健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

增強(qiáng)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立包含風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估與應(yīng)對(duì)的健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，對(duì)于金額較小的采購(gòu)活動(dòng)也要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估，風(fēng)險(xiǎn)無(wú)論大小都應(yīng)該受到應(yīng)有的重視。對(duì)于由相關(guān)人員經(jīng)驗(yàn)不足、道德缺乏帶來(lái)的管理風(fēng)險(xiǎn)及因企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的應(yīng)變能力不足帶來(lái)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，也要進(jìn)行相應(yīng)的評(píng)估并采取相應(yīng)的規(guī)避措施。

3.夯實(shí)控制活動(dòng)

(1)有效規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。要想有效規(guī)避購(gòu)回不必要物資的風(fēng)險(xiǎn)，最主要的是要及時(shí)準(zhǔn)確的制定采購(gòu)計(jì)劃，生產(chǎn)部要根據(jù)本月的生產(chǎn)計(jì)劃合理預(yù)算領(lǐng)料需求，并交由庫(kù)房統(tǒng)一制定采購(gòu)計(jì)劃，在資產(chǎn)管理問(wèn)題上要加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)間的溝通與協(xié)作，避免出現(xiàn)因交接不及時(shí)產(chǎn)生的差錯(cuò)。限制直接接觸資產(chǎn)的人員，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸資產(chǎn)，所有采購(gòu)回的物品全部入庫(kù)。

(2)合理規(guī)避運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)避供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量所帶來(lái)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，要做到對(duì)于采購(gòu)回的物品一定要由專(zhuān)人查驗(yàn)入庫(kù)，再經(jīng)由庫(kù)房出庫(kù)，避免出現(xiàn)未經(jīng)庫(kù)房許可私自領(lǐng)料的行為，這樣有利于對(duì)物資的管控及清點(diǎn)。庫(kù)房及財(cái)務(wù)相關(guān)人員定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的現(xiàn)象，及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。對(duì)于價(jià)值較大的物資要單獨(dú)保管，必要時(shí)要購(gòu)買(mǎi)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)從而減少物資受損所帶來(lái)的財(cái)產(chǎn)損失。

(3)及時(shí)防范管理風(fēng)險(xiǎn)。在公司的財(cái)務(wù)方面要落實(shí)規(guī)避原則，將不相容的職務(wù)分開(kāi)管理，對(duì)于會(huì)計(jì)人員要定期地進(jìn)行職業(yè)規(guī)范及職業(yè)道德培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)崗位進(jìn)行明確的分工，相關(guān)人員間相互制約，相互監(jiān)督。不定期的對(duì)各種會(huì)計(jì)資料進(jìn)行審計(jì)，以確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行授權(quán)控制，只有被授權(quán)人員才有資格處理該項(xiàng)業(yè)務(wù)，以確保權(quán)責(zé)分明。加強(qiáng)財(cái)務(wù)與其它各部門(mén)的聯(lián)系，增強(qiáng)會(huì)計(jì)人員對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)流程的了解。在財(cái)務(wù)部及采購(gòu)部?jī)?nèi)部進(jìn)行定期輪崗，避免出現(xiàn)舞弊。

4.協(xié)調(diào)信息傳遞系統(tǒng)

公司統(tǒng)一使用一套信息化系統(tǒng)軟件，避免兩個(gè)軟件因銜接產(chǎn)生的不便。公司應(yīng)建立高速有效的信息溝通系統(tǒng)，加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通，確保信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確的傳達(dá)。高效的信息溝通機(jī)制不僅是指公司內(nèi)部，也包括與外部的信息溝通。在內(nèi)部，采購(gòu)部要加強(qiáng)與生產(chǎn)部的信息溝通，及時(shí)準(zhǔn)確的知道生產(chǎn)所需的采購(gòu)物品，采購(gòu)部也要及時(shí)與財(cái)務(wù)部進(jìn)行溝通，保證賬實(shí)相符；在外部，采購(gòu)部要加強(qiáng)采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商的溝通獲得全面的信息，選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的物品。確保公司內(nèi)部對(duì)獲取的信息高效率的執(zhí)行。

5.構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督體系

要在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督的部門(mén)，監(jiān)督管理者決策的合理性及決策的實(shí)施情況，避免因管理者的決策失誤帶來(lái)不可挽回的損失。而且內(nèi)部監(jiān)督部門(mén)應(yīng)獨(dú)立于公司的其它部門(mén)，不受公司管理層的制約，只有這樣才能確保監(jiān)督有效的進(jìn)行。合理地對(duì)各部門(mén)及部門(mén)內(nèi)部各職務(wù)進(jìn)行分工，使各部門(mén)各員工權(quán)責(zé)分明，形成相互監(jiān)督相互制約的格局。

參考文獻(xiàn)：

[1] 財(cái)政部.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范[M].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2010.

[2] 財(cái)政部.內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范-基本規(guī)范[M].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2001.

(責(zé)任編輯董邦國(guó))

InternalControlofthePurchaseandPaymentofABCompany

GAOQiang,LIXiu-lian,QUJia-qi

(InternationalBusinessSchool,DalianMinzuUniversity,DalianLiaoning116605,China)

Abstract:Theinternalcontrolofpurchaseandpaymentisanimportantpartoftheoverallinternalcontrolsystem.TakingABcompanyasanexample,thispaperexplorestheinternalcontrolofitspurchaseandpaymentfromtheaspectsofenvironmentcontrol,riskassessment,activitycontrol,informationandcommunicationandinternalsupervision,pointsoutproblemsandofferssomestrategies.

Keywords:ABcompany;purchaseandpayment;internalcontrol

收稿日期：2016-04-05；最后修回日期：2016-05-18

基金項(xiàng)目：中央高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專(zhuān)項(xiàng)資金資助項(xiàng)目(20150319)；遼寧省教育廳資助項(xiàng)目(W2014340)；教育部規(guī)劃基金資助項(xiàng)目(13YJA790056)。

作者簡(jiǎn)介：高強(qiáng)(1971-), 女，內(nèi)蒙古通遼人，副教授，主要從事審計(jì)、內(nèi)部控制領(lǐng)域研究。

文章編號(hào)：2096-1383(2016)04-0347-04

中圖分類(lèi)號(hào)：F239.1

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A