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        論怎樣發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能

        2016-07-13 00:46:24景通
        科學(xué)中國(guó)人 2016年18期
        關(guān)鍵詞:需求者職能職業(yè)院校

        景通

        山東淄博市技術(shù)學(xué)院

        論怎樣發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能

        景通

        山東淄博市技術(shù)學(xué)院

        職業(yè)院校的檔案中含有非常豐富信息,涉及到了教育管理、基礎(chǔ)建設(shè)以及科研工作等各個(gè)方面的內(nèi)容,具有極高的利用價(jià)值與保存價(jià)值。但是從檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看,檔案管理工作快速提升,服務(wù)職能依然處于薄弱環(huán)節(jié)。本文闡述了檔案工作的重要性,并從檔案管理服務(wù)現(xiàn)狀中分析存在的問(wèn)題,在解決問(wèn)題基礎(chǔ)上提出增強(qiáng)服務(wù)職能措施。

        職業(yè)院校;檔案管理;服務(wù)職能

        1 前言

        檔案是記錄原始的歷史,而職業(yè)院校的檔案包含了圖表、文字以及聲像等多種載體與形式。但是隨著職業(yè)院校不斷擴(kuò)大招生比例,擴(kuò)大建設(shè)規(guī)模,檔案資源無(wú)論是種類還是數(shù)量均發(fā)生著巨大變化,自然對(duì)檔案的要求也就不斷提升。在這種環(huán)境中,檔案工作就要發(fā)揮自身的服務(wù)職能,才能夠適應(yīng)學(xué)校發(fā)展所需。

        2 檔案管理工作的重要性

        從現(xiàn)實(shí)來(lái)看,檔案管理是各個(gè)單位管理中的基本工作之一,其重要性體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面:

        2.1 客觀記錄歷史;檔案發(fā)揮著記載歷史的作用與價(jià)值,而且通過(guò)記錄檔案材料才能夠讓歷史重演,從新展現(xiàn)歷史,因此客觀記錄歷史是管理的基礎(chǔ)功能與價(jià)值。

        2.2 參考借鑒功能;檔案不僅僅能夠記錄歷史,還能夠通過(guò)查閱檔案,讓閱讀者知曉過(guò)去的事情,從中吸取經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn),為今天發(fā)展服務(wù)。

        3 職業(yè)院校檔案管理的服務(wù)現(xiàn)狀

        職業(yè)院校的檔案資料范圍廣,而且參考價(jià)值較高,并且利用的空間較大,所以檔案管理就必須要發(fā)揮自身的服務(wù)職能。但是從其現(xiàn)狀來(lái)看,服務(wù)職能的發(fā)揮上還存在如下一些問(wèn)題:

        3.1 利用檔案資源參差不齊

        近些年來(lái),職業(yè)院校的檔案資源數(shù)量不斷增長(zhǎng),其種類日漸增多,但是對(duì)檔案的利用率及價(jià)值上卻層次不齊,比如許多職業(yè)院?;ù罅馐占c開(kāi)發(fā)實(shí)物類、黨群類以及財(cái)會(huì)類的檔案卻極少利用,但是利用率相對(duì)較高的比如教學(xué)檔案、學(xué)生檔案以及科研檔案等,卻到頭來(lái)是開(kāi)發(fā)不利,種類不全,投入不足等現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。

        3.2 檔案服務(wù)途徑比較單一

        隨著信息技術(shù)不斷普及,檔案服務(wù)逐漸成為了網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的重要途徑,但是從現(xiàn)實(shí)來(lái)看,工作中由學(xué)生或者教職工到檔案室面對(duì)面服務(wù),這種現(xiàn)象依然是發(fā)揮服務(wù)職能的有效途徑,服務(wù)態(tài)度比較被動(dòng),途徑比較單一,依然影響著檔案管理水平。

        3.3 檔案管理人員和需求者缺乏溝通

        只有充分進(jìn)行溝通才能夠真正提升檔案管理的服務(wù)職能,但是從檔案管理現(xiàn)實(shí)來(lái)看,許多管理人員根本不和需求者溝通,也不給需求者解答疑惑。而且即便是稍有點(diǎn)溝通都是面對(duì)面的說(shuō)幾句,自然會(huì)約束檔案服務(wù)職能的質(zhì)量。

        4 發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理服務(wù)職能措施

        從前面的分析來(lái)看,職業(yè)院校的檔案管理服務(wù)職能中還存各種問(wèn)題,因此就需要結(jié)合職業(yè)院?,F(xiàn)狀采取合理的提升措施,才能夠發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能。

        4.1 優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)

        為了保障檔案資源中數(shù)量充足、種類齊全、結(jié)構(gòu)合理,檔案管理人員就要采取措施確保檔案資源的參考價(jià)值及利用率等,要確立出合理的、合理的資源結(jié)構(gòu),從中發(fā)掘收集與和開(kāi)發(fā)檔案資源的重點(diǎn),要有測(cè)重的、有針對(duì)性開(kāi)展收集、管理以及歸檔的工作,比如在職業(yè)院校之中,教學(xué)檔案、學(xué)生檔案以及科研檔案使用率常常比較高,管理人員就要加強(qiáng)檔案的整理、催交、保管以及歸檔工作,還要做好相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)及錄入工作,便于使用檔案者快捷、便利獲取所需檔案資料。

        4.2 創(chuàng)新服務(wù)手段

        在信息化時(shí)代,檔案管理單位就要合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)拓展檔案服務(wù)職能的渠道。首先,還要將傳統(tǒng)的親自辦理,委托辦理作為傳統(tǒng)服務(wù)形式外,還要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聊天、電話等各種工具解決需求者提出的疑問(wèn),從而了解需求。也可以通過(guò)郵箱、傳真等多種方式將相應(yīng)檔案資料發(fā)送出去,有效提升辦事效率,從而周到、快捷的發(fā)揮檔案服務(wù)職能。其次檔案管理單位還要采取專題檔案的展覽、陳列,展示日常的活動(dòng)等各種途徑,讓需求者全面了解檔案資源和檔案管理工作,了解檔案資源,還應(yīng)該采取多種渠道與方式獲得檔案服務(wù)。最后檔案管理人員還必須要加強(qiáng)目錄建設(shè),把檔案室中現(xiàn)有電子檔案、紙質(zhì)檔案錄入電腦,對(duì)檔案目錄進(jìn)行完善,給需求者提供方便。

        4.3 增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)

        事實(shí)上,要提高檔案管理的服務(wù)職能就必須要擁有一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍,所以職業(yè)院校一定要重視管理人員的培訓(xùn),要鼓勵(lì)檔案管理人員參加相應(yīng)專業(yè)的培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí),盡量提供一些優(yōu)惠的照顧正常,要多鼓勵(lì)檔案管理者和同行間進(jìn)行交流溝通;在信息時(shí)代背景下,檔案管理人員不但要具有過(guò)硬的管理知識(shí),綜合運(yùn)用能力,同時(shí)還必須要具有運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)技能,同時(shí)檔案部門還要積極組織專題學(xué)習(xí)活動(dòng),不斷提高綜合管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),從而有效發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能。

        4.4 加強(qiáng)檔案需求者間的溝通

        溝通是人們必須傳遞信息的重要橋梁,只有進(jìn)行充分溝通才能夠拉近二者的距離。首先要降低檔案服務(wù)職能的應(yīng)用中不必要沖突;其次要全面了解雙方情況,讓需求者更加充分的表現(xiàn)所檔案所需,有針對(duì)性提出合理的服務(wù)職能。隨著全面應(yīng)用智能手機(jī),檔案管理者和需求者之間必須要常常溝通,而且溝通不僅僅局限在面對(duì)面,還可以通過(guò)微信、郵箱、QQ等各種途徑和需求者之間進(jìn)行互動(dòng)與溝通,才能夠滿足學(xué)者實(shí)際所需,有效提供檔案的服務(wù)職能。

        5 結(jié)束語(yǔ)

        在新形勢(shì)下,職業(yè)院校一定要認(rèn)清所處位置,一定要高度重視檔案管理的作用,要采取合理措施加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)職能。所以管理檔案部門就要服務(wù)檔案資源、對(duì)服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新、提升服務(wù)意識(shí)等等入手,才能夠真正發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)職能。

        [1]崔杰,冉虎,牛麗丹.檔案價(jià)值體系與高校檔案服務(wù)體系的契合研究[U].蘭臺(tái)世界,2012((9)∶78-79

        [2]田寶慶.我國(guó)高校檔案服務(wù)滿意度提升策略分析[J].蘭臺(tái)世界,2014(11):52-53

        [3]吳君君.高職院校檔案服務(wù)現(xiàn)狀及改善服務(wù)對(duì)策——以漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院為例[J].牡丹江醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào),2013,34(05):99-1()2.

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