李 超，陳紅磊，高露姣

（1.中國水產(chǎn)科學研究院東海水產(chǎn)研究所，上海 200090；2.中國水產(chǎn)科學研究院淡水漁業(yè)研究中心，江蘇 無錫 214081）

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干部人事檔案工作的幾點思考

李 超1，陳紅磊2，高露姣1

（1.中國水產(chǎn)科學研究院東海水產(chǎn)研究所，上海 200090；2.中國水產(chǎn)科學研究院淡水漁業(yè)研究中心，江蘇 無錫 214081）

［摘 要］新時期，干部人事檔案工作問題日益突顯。根據(jù)干部人事檔案管理工作的新趨勢，檔案管理人員應(yīng)從強化檔案意識、提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和加強開發(fā)利用三個方面著力，進一步提高干部人事檔案工作的規(guī)范化、制度化、科學化。

［關(guān)鍵詞］人事檔案；管理意識；業(yè)務(wù)素質(zhì)；開發(fā)利用

干部人事檔案工作是各單位人事工作的重心，是全面了解、考察和選拔干部的重要依據(jù)。無論是單位集體還是干部個體，人事檔案都是其運行和活動的真實、全面的客觀反映，具有參考和憑證的功能。人事檔案是個體履歷、思想政治、業(yè)務(wù)能力、職務(wù)職稱和獎懲等基本情況的真實記錄，能夠為干部個人的評價、考察、任免、晉升、調(diào)動提供可靠的第一手材料。筆者現(xiàn)就干部人事檔案管理工作談幾點個人思考。

1　提高干部人事檔案管理意識

干部人事檔案工作最基本、最本質(zhì)的要求是要保證干部人事檔案的真實性、準確性與安全性。這將關(guān)系到用人單位對干部能力的了解、分配和評價，還將牽扯到每個干部的政治前途。與此同時，人事檔案管理工作又是一項默默無聞的工作，管理人員每日面對和處理的是冷冰冰的檔案柜和厚重的人事檔案，人事檔案管理工作做得再好，也不能像其他工作那樣出彩，無論多么努力也不能顯現(xiàn)出明顯的成績。正是因為這份冷清，才使社會中一些人或集體均忽略了人事檔案管理工作的重要性，還存在認識上的誤區(qū)。在人們的看來，檔案工作只不過是簡單的登記、保管工作，誰都可以做，并沒有什么技術(shù)含量，不是重要的崗位。只要做到保管好，不遺失、不泄密，并且配合做好外調(diào)、查檔就可以了。這種錯誤的思想觀念影響了檔案管理工作的開展，因此強化檔案意識勢在必行。同時，在實際的管理過程中，存在著很多問題，如人員素質(zhì)不高、工作積極性不高、管理能力有限等。因此，要做好干部人事檔案工作，必須改變這種局勢，提升檔案意識，加強日常管理。

1.1領(lǐng)導重視

雖然檔案工作平時看起來不起眼，但是功能性很強。人事部門要積極向單位領(lǐng)導宣傳干部人事檔案工作的重要意義，使單位領(lǐng)導認識到檔案工作不僅僅是干部工作的重要組成部分，也是關(guān)系到單位和諧穩(wěn)定的大事。

1.2加強宣傳

做好宣傳工作，提高職工們歸檔的意識。從新職工入職填寫干部履歷表開始，就要積極宣傳檔案工作對于今后工作的重要作用，讓他們認識到配合人事部門做好檔案工作，對于工資福利、職稱評聘等個人利益都是有益處的。

1.3機構(gòu)保障

干部人事檔案工作的好壞最終還要落實在人事部門。由于日常檔案材料的收集工作，牽涉到人事部門的各個方面，這就需要人事部門全體人員都要時刻有檔案意識，對于不斷形成的新檔案材料，都要及時做好歸檔。

1.4強化管理

檔案工作是一項長期的日常工作，不是靠突擊就能完成的，需要人事部門投入大量的基礎(chǔ)性工作。這些工作包括建立人事檔案材料收集機制，明確檔案收集的范圍，形成科學、高效的檔案收集網(wǎng)絡(luò)；正確鑒別檔案材料，努力做到分類精準、編排有序、條目清晰、裝訂整齊；加強檔案室的建設(shè)，采取切實有效的措施，確保檔案室的通風、采光、防盜、防潮、防火等保護措施必須要到位；規(guī)范人事檔案流轉(zhuǎn)制度，做到有據(jù)可查，做好日常借閱登記，完善檔案移交記錄。

2　加強定期培訓，提升人員素質(zhì)

做好干部人事檔案工作，首先要建立一支業(yè)務(wù)能力過硬的干部人事管理隊伍。隨著國家經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展進行，涉及檔案工作的規(guī)定和制度也不斷推陳出新。此外，人才流動的頻率正不斷加快，干部檔案管理隊伍也在不斷地進行人才的更替。在這種形勢之下，人事檔案工作者提高自身綜合素質(zhì)尤為緊迫，人事檔案工作隊伍需要不斷向年輕化、知識化、專業(yè)化發(fā)展，繼承和發(fā)揚老一輩檔案人員的傳統(tǒng)優(yōu)良作風。此外，還應(yīng)當結(jié)合工作實際，做到發(fā)揚傳統(tǒng)、與時俱進、勇于創(chuàng)新。在具體實踐工作中，干部檔案管理人才隊伍建設(shè)存在以下幾點問題需要加以解決。一是人員配置不合理，有些單位甚至沒有明確、具體、專門的檔案管理人員，即使有相關(guān)人員，其主要的工作精力也沒有放在檔案管理上；二是檔案管理人員的整體素質(zhì)欠佳，部分管理人員政治素質(zhì)不夠，工作原則性掌握不強，業(yè)務(wù)知識不精，工作責任心不足；三是部分管理人員工作不夠踏實敬業(yè)，受到社會各方面的壓力和誘惑的影響，部分檔案管理人員心性不定、缺乏奉獻精神、好高騖遠，極大地影響了干部檔案管理的效率。面對存在的問題，應(yīng)該通過緊抓管檔人員的整體素質(zhì)，來加強管檔隊伍的建設(shè)。

2.1配備檔案人員

每個有檔案管理權(quán)限的單位首先要確定一名領(lǐng)導管理；其次，按照規(guī)定配備固定的檔案管理人員，政治面貌應(yīng)當為中共黨員，以此來保證檔案管理人員的政治素質(zhì)；最后，其他工作任務(wù)不應(yīng)過多，以免擠占檔案管理的工作時間。

2.2培訓檔案人員

要讓檔案人員參加各式各樣的、必要的崗前培訓，保持前沿思維，提高知識水平，增強管理能力。分管人事檔案工作的領(lǐng)導應(yīng)當時刻關(guān)注和了解人事檔案工作的最新動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)和解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。此外，還要注重人事檔案管理人才梯隊的建設(shè)，逐步培養(yǎng)出一批擁有較高管理工作技能與經(jīng)驗的人才。

2.3關(guān)心檔案人員

在培養(yǎng)檔案管理人員的同時，還要注重兌現(xiàn)和保護他們的合法權(quán)益。一方面要落實相關(guān)的經(jīng)濟待遇，加強勞動保護，改善勞動條件，為檔案管理人才創(chuàng)造良好的工作環(huán)境；另一方面，加強對檔案管理人才的職業(yè)規(guī)劃，關(guān)心人才的培養(yǎng)和成長，為檔案管理人員提供必要的晉升渠道和激勵機制，幫助檔案管理人員成長成才。

3 加強利用開發(fā)，提升服務(wù)質(zhì)量

加強干部檔案管理的一個重要目標，就是開發(fā)檔案的利用價值，服務(wù)人事工作。傳統(tǒng)檔案的利用，基本體現(xiàn)在干部工齡的認定、工資制度的改革、離退休待遇的落實等一般性日常工作。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案逐步成為了干部選用、分配和評價的客觀依據(jù)。在科技生活日新月異的形勢下，傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不合時宜。一是收集方式陳舊，由于檔案材料沒有及時歸檔、時時更新，導致信息不能得到有效的利用，嚴重降低了人事部門的工作效率；二是管理方式落后，只注重收集，不注重開發(fā)和分析，局限于你送我裝、你借我調(diào)的傳統(tǒng)模式；三是服務(wù)結(jié)構(gòu)單一，檔案僅用于人事工作，在不違反規(guī)定、保密事項等情況下，沒有將檔案公開利用，最終導致對干部檔案開發(fā)不到位。因此，要充分利用檔案信息資源服務(wù)社會，就必須改變傳統(tǒng)的管理模式。

3.1挖掘價值

第一，豐富檔案的內(nèi)涵，收集能夠全面客觀反映干部情況的各種資料；第二，提高干部人事檔案的地位，凸顯其在干部人事變動中的影響力，充分發(fā)揮干部檔案的考察作用；第三，充分開發(fā)和利用干部人事檔案的資源，探索建立檔案資源系統(tǒng)化管理的新型運作機制，提高干部檔案的社會效益。

3.2動態(tài)管理

將計算機技術(shù)運用到干部檔案管理工作中來，有條件的單位可以將紙質(zhì)檔案文本掃描處理為電子數(shù)據(jù)，建立起一整套完備的干部電子檔案庫，并且及時刷新數(shù)據(jù)庫，這樣可以及時化、信息化、動態(tài)化的對干部人事檔案進行管理，保證信息的時效性、完整性和準確性。

3.3重點收集

檔案管理人員主要采集有關(guān)干部履歷、履職的檔案及資料，一方面，包括個人學歷、專業(yè)水平等能反映個人能力的履歷；另一方面，還包括干部的職稱情況、主要業(yè)績及突出事跡等履職情況。這些資料將更加全面真實、精準地反映一個干部個人能力的情況，為人事工作的科學決策提供必要的依據(jù)。

3.4提高服務(wù)

在具體的實踐過程中，確保不違反保密制度和單位規(guī)章制度的前提下，檔案管理人員可以公開檔案資源，實現(xiàn)資源共享，提高服務(wù)質(zhì)量。在辦理干部的入職、調(diào)動、任免、退休等手續(xù)時，提高檔案資料信息的利用率，提高組織人事工作的服務(wù)水平。

注:高露姣，通訊作者

主要參考文獻

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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.126

［中圖分類號］G275.9

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0186-02

［收稿日期］2016-05-02