賈黎麗

(黃淮學院,河南　駐馬店　463000)

現(xiàn)代商務英語信函撰寫方式之研究

賈黎麗

(黃淮學院,河南駐馬店463000)

[摘要]自從中國加入WTO后，國家之間貿易往來逐漸增加，商務英語在其中起到了高效的溝通作用。商務英語能夠促進國家的經濟發(fā)展的同時也能形成良好的國際貿易形象，這一點離不開商務英語的特點和撰寫方式，商務英語具有簡潔、準確、專業(yè)化的特點，因此在商務英語信函的撰寫方式中需注意延續(xù)商務英語的特點，使商務英語信函整體表達委婉、注重禮節(jié)、用辭簡明，以便于提高國際貿易工作效率。

[關鍵詞]現(xiàn)代商務英語；信函；語言特點；撰寫方式

加入WTO組織后，深入地對外開放經濟，使我國在國際貿易中得到了發(fā)展的機會。在全球貿易逐漸一體化的情況下[1]，外資企業(yè)開始進入中國市場發(fā)展投資和開拓企業(yè)市場，中國企業(yè)在全球貿易的浪潮中也開始利用相關的對外投資優(yōu)惠政策擴展海外市場。這種不同國家之間的市場進入，語言交流就成為了首先應面對的問題，國際通用語言英語成為了在語言不同的貿易交流中首先使用的工具[2]，這種與一般英語語言有特殊差異的貿易語言被稱為現(xiàn)代商務英語，現(xiàn)代商務英語在國際經濟貿易往來中起著十分關鍵的作用，在國際經濟一體化的趨勢下，現(xiàn)代商務英語的重要性也逐漸顯現(xiàn)。

一、現(xiàn)代商務英語概述

現(xiàn)代商務英語是一門在國際商務往來中所使用的英語，通常是指以英語為媒介進行商務往來活動。以往商務英語多以信件和口頭的方式運用，運用范圍多為票據往來、貨物海關通報等。而如今隨著時代發(fā)展，電子商務也逐漸興起，所包含的內容也涉及商務活動的各個方面，主要是以在職場生活中有關的場景中使用為主體[3]。如今商務英語的使用結合當下的信息通訊方式，使商務英語使用范圍拓展更廣，如電子郵件形式的商務英語信函等?，F(xiàn)代商務英語在國際貿易中以及各個行業(yè)中都有十分廣泛的運用[4]。

在這種全球貿易背景下使用的英語由于其有一定的特點，因此定義為以商務活動為目的使用的英語，通常稱為現(xiàn)代商務英語。從現(xiàn)代商務英語的構造成分來說，現(xiàn)代商務英語主要是由商務相關的背景和知識組成，同時組成現(xiàn)代商務英語的還有商務活動中的交流技巧和商務活動中的專用語言。現(xiàn)代商務英語和普通英語相比較，它的基本語法和詞匯的使用仍然是以普通英語為基礎，但由于其在商務活動中的運用具有某些獨特性，例如一些專用的商務用語詞匯和使用方式?，F(xiàn)代商務英語在總體上和普通英語相比較，其擁有較強的專業(yè)性。現(xiàn)代商務英語在運用過程中需要更多貿易方面的知識，通常需要對管理、商務、金融、會計等都有了解。商務英語信函是商務活動的組成部分，因此在現(xiàn)代商務英語信函寫作中，延續(xù)了商務英語所具有的特點，比如使用的詞匯多與商務知識相關或以商務英語知識為背景。所以，兩者是相互聯(lián)系，相互依存的。

二、現(xiàn)代商務英語信函語言特點

現(xiàn)代商務英語信函是現(xiàn)代商務英語應用中最為常見的一種形式。從現(xiàn)代商務英語信函基本格式方面分析，商務信函與一般英語書信基本格式相同。現(xiàn)代商務英語信函在國際貿易中常用的有4種類型。第一，信息類。發(fā)盤、還盤、詢盤、訂單通知等。第二，勸說類信件。如推銷、求職、推薦信件等。第三，處理問題類信件。索賠、仲裁、謝絕信件等。第四，表示友好意。如祝賀信等。因此可從現(xiàn)代商務英語信函的類別中看出，現(xiàn)代商務英語主要是強調內容完整、準確，從而簡潔有效地傳遞信息，具體特點如下。

(一)簡潔

現(xiàn)代商務英語信函中一般不需多余的修飾性表達，語言內容一般要讓讀者可以盡快地了解其內容，從而迅速地做出反應。如信函中常用的訂單回函模式：In reply to your letter of July 15，we are gald to book your order for shoes.(應您方七月十五號來函，我方欣然接受您方所要求的鞋類訂單。)該句可體現(xiàn)出商務信函開門見山直奔主題的語言特點[5]。

商務人士業(yè)務繁多，非常注重實效性，因此商務信函語言需盡可能的簡練，使商務人士可一目了然，提高工作效率。在信函中通常應用省略句、簡短并列句和簡潔句等。比如Your invoice No.200 has been received.(您方200號發(fā)票已收到。)在信函中語言的使用需要盡量做到一個詞能表達一個完整的意思，your是您方，invoice發(fā)票，received表示已經收到，具有一目了然的效果。在一般的現(xiàn)代商務英語信函寫作中，為了行文簡潔易懂，通常會將可用簡單詞匯進行表達的意思通過短語書寫。比如使用consider(考慮)替代take into consideration(再三考慮)；用solve(解決)替代arrive at a solution(找到一個解決方案)。在發(fā)送樣品的信函書寫中，如As what you have requested，we are sending your our new catalog(如您所要求的，我們將發(fā)送您的新產品目錄)中what you have requested的意思可以直接使用as requested的動詞短語進行表達[6]。

(二)準確

現(xiàn)代商務英語信函的寫作必須用詞精準，內容清晰，說明詳細具體，整個敘述必須完整。如用詞含糊不清，整體敘述詞不達意將會引起誤會，導致商務活動事務遭受損失。

現(xiàn)代商務英語信函寫作用詞精準化主要是因為現(xiàn)代商務英語信函具有世界通用性，每個地區(qū)不同的商務人員的英語水平存在差異化，因此，自選詞方面必須選擇那些歧義少、解釋簡單、較為常用的詞句，避免使用那些復雜、生僻和歧義多的詞句，以免造成不必要的麻煩。例如hegemony可以使用leadership替代等。

在現(xiàn)代商務英語信函中所運用的詞句都要圍繞所談論的重點而展開，尤其是時間、地點、價格等關鍵信息，避免由于信息不清重復詢問而降低工作效率。如Your order No.1000 will be shipped this afternoon and should reach you by the end of July.(你方1000號訂單，我方將于今天下午發(fā)貨，貨物在七月底前到達。)從這句話中可以清楚的知道是幾號訂單什么時候發(fā)貨和什么時候到達，解決對方有關訂單發(fā)貨時間以及到達時間的疑問[7]。

(三)表達專業(yè)化

和普通英語信函文件不一樣，現(xiàn)代商務英語信函在涉及相關商貿活動時，會大量使用縮略語和專業(yè)術語以及標準商務術語，目的在于使商務人士對信件內容一目了然。比如約定俗成的FOB=離岸價free on board、CIF=到岸價cost，insurance and freight、L/C=信用證letter of credit、BL=提單bill of landing、CIF=成本、保險加運費價cost、insurance and freight、AS=即期at sight、EAT=預計達到時間estimated arrival time等。

按照國際慣例和約定，國際商務活動會產生一些約定俗稱的商務術語，這些商務術語多建立在長期的國際貿易時間基礎上，如有些普通英語單詞在現(xiàn)代商務英語領域中使用時具有不同的含義。如claim=索賠、firm offer=實盤、quote=叫價、discount=折扣、draft=匯票、market price=市場價、promotional price=促銷價、royalty=提成費等。

在現(xiàn)代商務英語信函寫作中有一些固定句式。如If you’re any questions please let me know.(如有任何問題，請告訴我)；Please refer tentative schedule as follow(請參照下面的暫定劃)；We are following your instruction on the basis of your confirmation.(我們在您確認的基礎上按您的指示行事)

三、現(xiàn)代商務英語信函撰寫方式研究

由于商務英語具有簡潔、準確、專業(yè)化的特點，因此在商務英語信函的撰寫方式中需注意延續(xù)商務英語的特點，主要在商務英語信函撰寫方式中體現(xiàn)注重禮節(jié)、用辭簡明，表達委婉。

(一)注重禮節(jié)

現(xiàn)代商務英語信函撰寫時需注意禮節(jié)，比如常使用you attitude(收信人的態(tài)度)，要具體明了，符合對方利益。如In reply to your letter of July 15，we are gald to book your order for shoes.(應您方七月十五號來來函，我方欣然接受您方所要求的鞋類訂單)和we are shipping your order of July 15 this afternoon.前者在時間和貨號等方面做出了補充說明，完全為對方考慮，因此前一句的效果優(yōu)于后一句。

出于禮節(jié)，商務信函要從積極的一面商談問題，而不是從負面入手。讀者在一般情況下都比較喜歡事務積極的方面。比如He bank will not allow you to charge more than $ 1,000 on your VISA account.(銀行不允許您方信用卡支付超過1000美元額度)和you can charge $ 1,000 on your VISA (銀行允許你支出1000美元額度)，從中可以看出，后一句的允許更加符合讀者利益，且簡潔，基于人性偏喜歡允許的字眼，因此在現(xiàn)代商務英語信函中應委婉的表達[8]。

圖1　現(xiàn)代商務英語信函一般寫作格式

(二)用辭簡明

圖1為現(xiàn)代商務英語一般寫作格式，可從中看出整體給人十分簡潔明了之感，便于閱讀、記錄。因此現(xiàn)代商務英語信函也同樣要簡明扼要，首先用詞方面需要杜絕使用意義相近甚至重復的詞匯。如new和original意義十分相近，如在句式中同時運用會顯得多余和繁瑣。

(三)表達委婉

當現(xiàn)代商務英語信函中需要表達一些消極意義的信息，比如干涉方面、限制方面、規(guī)定方面等，可使用委婉且得體的表達方式。如You should never use this kind of paper in the copy machine.(你不應該在這種復印機了使用這種紙張)和That type of paper doesn’t work well in the copy machine.(這臺復印機使用這種紙張會無法順利工作。)從這兩句話中可以看出，第一句使用you顯得很強勢，從對方身上出發(fā)，顯得問題較為尖銳，有命令和責怪的意味，而第二句則是從客觀事物角度出發(fā)，講述事物客觀允許情況，則不存在沖突。消極色彩和否定意義的詞句可以轉換為積極色彩的詞句，可使意思表達效果較好。

1.避免使用帶有消極含義的表達方式

在現(xiàn)代商務英語信函撰寫過程中，通常會避免使用帶有消極意義的英語單詞，除了否定副詞外，另外還包括帶有否定含義的前后綴式的派生詞。否定含義的前后綴式的派生詞如disapprove、indifferent、unresolved、loveless等。比如It’s impossible to repair the vacuum cleaner today.(今天真空吸塵器怕是無法修好了呢)可以改成Your vacuum cleaner will be ready by Friday.(你的真空吸塵器星期五可以修好)

另外在現(xiàn)代商務英語信函撰寫中，有一些本身并沒有消極色彩的單詞運用起來也會帶來消極效果。比如The magic shows that now Liu takes better.(這個劉的魔術表演需要更好=現(xiàn)在劉的魔術表演很糟糕)可以換成The magic shows that now Liu takes even better.(這個劉的魔術表演比以前好多了)

2.對消極信息進行解釋

如果無法避免消極信息的傳達可以加上合理的解釋使讀者更容易接受，避免產生排斥心理。比如They would not sell shoes less than 10.(他們少于10的價格不會賣)可以換成To keep down packaging costs and to help customers save on handling expenditures, they sell shoes only in lots of 10 or more.(為了降低包裝成本，幫助客戶節(jié)省開支，他們銷售鞋子只賣10及以上)

綜上所述，現(xiàn)代商務英語是國際貿易中必不可少的交際工具，由于國際貿易工作的高效率要求，現(xiàn)代商務英語信函以簡潔、準確、表達專業(yè)化為原則，要求在撰寫過程中需要注意：禮節(jié)性，從積極的一面商談問題；簡明性，便于閱讀、記錄；表達委婉。避免使用帶有消極含義的表達方式或者對其進行合理解釋。遵循以上原則特性和使用以上商務英語信函撰寫方法，能使國際貿易商務人士更為快速、準確地讀寫商務信函，從而達到提高工作效率的現(xiàn)代需求。

參考文獻：

[1]張英,滿屹.淺議現(xiàn)代商務英語信函的語言特點[J].中國商貿,2011(3):238-239.

[2]趙越.現(xiàn)代商務英語信函中的模糊語言研究[J].現(xiàn)代交際,2014(5):38-39.

[3]鐘蓮英.淺析現(xiàn)代商務英語信函的語言特點及其翻譯技巧[J].網絡財富,2010(21):203-204.

[4]郭菲菲.詞塊理論對現(xiàn)代商務英語信函寫作的啟示[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2014(12):353-353.

[5]劉晶晶,徐賽穎.現(xiàn)代商務英語報憂類信函的文本特征及其漢譯策略研究——以禮貌原則為視角[J].現(xiàn)代語文：語言研究,2014(7):156-158.

[6]方筱婧.簡潔性在現(xiàn)代商務英語信函詞匯中的體現(xiàn)[J].教育界,2014(36):124-124,125.

[7]洪芳.現(xiàn)代商務英語信函的特點及禮貌原則的體現(xiàn)[J].物流工程與管理,2015(1):242-243.

[8]黃燕妮.大學現(xiàn)代商務英語信函寫作中禮貌性原則的體現(xiàn)[J].產業(yè)與科技論壇,2012(6):172-173.

(責任編輯：高堅)

收稿日期：2016-01-20

[中圖分類號]H313

[文獻標識碼]A

[文章編號]1673-8535(2016)02-0101-04

[作者簡介]賈黎麗(1985-)，女，河南省駐馬店市人，黃淮學院教師，碩士研究生，研究方向：商務英語。