文/伍瑞斌

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ERP背景下中小企業(yè)信息化關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)處理模式改進(jìn)

文/伍瑞斌

摘要：文章分析了ERP背景下信息化核算存在的問題。中小企業(yè)在引入ERP企業(yè)管理軟件，企業(yè)部門核算的數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)如何對(duì)接，減少相互間的差錯(cuò)是個(gè)重要的問題。文章提出了部門核算數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相輔相成，統(tǒng)一于ERP系統(tǒng)，如果部門數(shù)據(jù)錯(cuò)漏較大，則財(cái)務(wù)核算成果是不準(zhǔn)確的。文章提出了ERP環(huán)境下信息化業(yè)務(wù)處理的改進(jìn)模式。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；中小企業(yè)；信息業(yè)務(wù)關(guān)鍵；信息處理模式

中小企業(yè)注定與大企業(yè)財(cái)務(wù)核算情況不同。中小企業(yè)普通面臨著財(cái)務(wù)人員緊缺，人員職稱結(jié)構(gòu)不高，財(cái)務(wù)技術(shù)水平不高，人員流動(dòng)也較大，財(cái)務(wù)核算方式較簡單。當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)增大時(shí)，原企業(yè)采用總賬、報(bào)表模式處理賬務(wù)的壓力就增大。很多中小企業(yè)是隨著業(yè)務(wù)的增長，逐步增加財(cái)務(wù)核算模塊，然后逐步過渡到ERP供應(yīng)鏈核算模式。當(dāng)企業(yè)達(dá)到一定規(guī)模后，企業(yè)會(huì)使用專門的ERP企業(yè)管理軟件。ERP企業(yè)管理軟件、財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈軟件可以共存入企業(yè)管理體系中，兩者的結(jié)合使用，能給企業(yè)帶來管理上的高效率是不言而喻。

一、中小企業(yè)ERP信息化核算存在的問題

在ERP背境下，中小企業(yè)財(cái)務(wù)關(guān)鍵業(yè)務(wù)主要集中在企業(yè)的材料采購、銷售產(chǎn)品、備品配件等物品管理。

由于中小企業(yè)財(cái)務(wù)電算化技能人才的缺乏，財(cái)務(wù)人員經(jīng)常流動(dòng)，在實(shí)施ERP供應(yīng)鏈核算時(shí)仍存在突出問題。筆者從中小企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)角度，結(jié)合TDS混凝土有限公司的具體情況進(jìn)行分析。TDS混凝土有限公司使用東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件（不含財(cái)務(wù)），生產(chǎn)系統(tǒng)是采用三一攪拌站工控系統(tǒng)軟件，其最終數(shù)據(jù)可以并入東友商品砼ERP數(shù)據(jù)庫。財(cái)務(wù)核算由最初的總賬、報(bào)表核算、逐步過渡到現(xiàn)在的金蝶K3/wise創(chuàng)新管理平臺(tái)，企業(yè)實(shí)施部分供應(yīng)鏈核算，銷售模塊原采用Excel核算，倉庫核算原采用人工賬簿核算。中小企業(yè)信息化核算存在的主要問題。

（一）軟件接口數(shù)據(jù)接入不配套，導(dǎo)致部門統(tǒng)計(jì)與財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)差別較大。原投入商品砼ERP企業(yè)管理軟件，由于不含財(cái)務(wù)核算部分，企業(yè)銷售部應(yīng)收賬款統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)部門統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)相差較大。如，銷售統(tǒng)計(jì)某些客戶資金已收完，而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)仍顯示客戶有余額，采購材料進(jìn)料情況也一樣，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)月底對(duì)賬核算工作量很大，這是由于數(shù)據(jù)接入不配套引起。

（二）銷售統(tǒng)計(jì)采用Excel軟件核算銷售模塊，客戶核算工作量極大，與財(cái)務(wù)中心數(shù)據(jù)差異較大。

1.在Excel核算模式下，銷售建立客戶檔案工作量大，隨著銷售客戶及售量的增加，銷售統(tǒng)計(jì)使用Excel核算銷售收入，貨款回籠核算的壓力明顯增大。

2.東友ERP系統(tǒng)的生產(chǎn)數(shù)據(jù)與銷售發(fā)貨單、簽收回單數(shù)據(jù)差異較大，財(cái)務(wù)在金蝶應(yīng)收賬款模塊中確認(rèn)銷售量，與銷售統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)差異較大。

3.銷售統(tǒng)計(jì)查詢以前月份產(chǎn)量、銷售量感到較困難，對(duì)應(yīng)收賬款處理力不從心。

（三）采購核算過程中，原材料過磅單數(shù)據(jù)十分龐大，財(cái)務(wù)核算原始單據(jù)工作量大增，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與采購員數(shù)據(jù)差別較大。

（四）倉庫核算效率低下，與財(cái)務(wù)中心數(shù)據(jù)差異較大。

倉庫定編3人，其中倉庫會(huì)計(jì)1人，保管員2人。倉庫會(huì)計(jì)原采用手工賬簿進(jìn)行倉庫備品、配件核算，由于備品、配件項(xiàng)目繁多，月末倉庫會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)中心對(duì)賬錯(cuò)漏較多，財(cái)務(wù)疲于糾錯(cuò)，核算效率低下。

整體看來，企業(yè)沒有充分利用東友ERP管理軟件功能。沒有處理好用東友ERP管理軟件與財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈軟件的關(guān)系。

從財(cái)務(wù)角度看，ERP管理軟件產(chǎn)生的生產(chǎn)量數(shù)據(jù)只能作為參考。由于混凝土行業(yè)的特殊性，其生產(chǎn)的產(chǎn)品是直接銷售到施工單位，產(chǎn)品無庫存。一般情況下生產(chǎn)量與銷售量是不同的，但是不排除有些混凝土工地用不完時(shí)，會(huì)退回混凝土，企業(yè)只能將退回的混凝土當(dāng)作廢品處理，因此生產(chǎn)量與銷售量常常不一致。

因此財(cái)務(wù)核算必須依據(jù)施工單位簽過名的產(chǎn)品發(fā)貨單數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。這就需要整合ERP管理軟件與金蝶供應(yīng)鏈模塊，以達(dá)到最佳模式，提高企業(yè)的信息化核算水平。

二、ERP背景下，中小企業(yè)信息化關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)核算模式改進(jìn)

針對(duì)信息化核算存在的問題，TDS混凝土有限公司領(lǐng)導(dǎo)作了多方嘗試，一是，決定保留東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件，以便于管理層全面了解公司混凝土生產(chǎn)的宏觀情況，如企業(yè)采購訂單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、銷售合同訂單、生產(chǎn)任務(wù)單查詢、試驗(yàn)室產(chǎn)品配方、歷史產(chǎn)量查詢等等；二是，在現(xiàn)有東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件的基礎(chǔ)上，增加金蝶財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈模塊的部分核算功能，取消手工倉庫賬簿、取消銷售統(tǒng)計(jì)Excel核算銷售收入。具體核算模式改進(jìn)如圖1所示。

（一）大銷售模塊信息化關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)核算改進(jìn)

大銷售模塊是指銷售部銷售統(tǒng)計(jì)模塊與財(cái)務(wù)部供應(yīng)鏈銷售模塊。

1.改進(jìn)原則

（1）改進(jìn)發(fā)貨單方式，發(fā)貨單的處理更加合理化。發(fā)貨單一式五聯(lián)（上圖1所示），生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)員統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)產(chǎn)量，財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)根據(jù)發(fā)貨聯(lián)確認(rèn)銷售量，根據(jù)銷售部產(chǎn)品訂單合同單價(jià)確認(rèn)銷售價(jià)格，并在金蝶K3供應(yīng)鏈銷售模塊中錄入，計(jì)算本期銷售收入、應(yīng)收賬款。

（2）舍棄東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中銷售模塊核算

由于混凝土行業(yè)倉庫中沒有混凝土產(chǎn)品，生產(chǎn)量與銷售量有區(qū)別。在實(shí)際當(dāng)中，產(chǎn)品銷售量是指經(jīng)過銷售員與客戶對(duì)賬后確認(rèn)的銷售量，包括減少混凝土的退貨量、過磅不足的差異量。如，當(dāng)生產(chǎn)月產(chǎn)量達(dá)到7萬立方時(shí)，而銷售量只有6.93萬立方，相差約1%。由于差異的存在，且生產(chǎn)量不能隨意修改，銷售統(tǒng)計(jì)核算不適合在東友ERP銷售模塊中核算。

（3）舍棄手工Excel核算銷售模塊

當(dāng)客戶單位少時(shí)，使用Excel核算銷售模塊是可行的，當(dāng)銷售客戶達(dá)到6、7百以上時(shí)，龐大的數(shù)據(jù)Excel核算是沒法做好，查詢歷史數(shù)據(jù)非常困難。銷售統(tǒng)計(jì)放棄Excel核算，改用“小管家進(jìn)銷存”軟件核算。

2.銷售統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)核算方式的改進(jìn)

購進(jìn)“小管家進(jìn)銷存”軟件，專門進(jìn)行銷售模塊的核算。該軟件的銷售模塊功能強(qiáng)大，銷售統(tǒng)計(jì)可以方便增加客戶、品種、單價(jià)，能方便錄入資金回籠，計(jì)算資金回籠率，月末自動(dòng)生成應(yīng)收賬款報(bào)表，方便歷史查詢各個(gè)銷售客戶的混凝土品種的產(chǎn)量、資金回籠、應(yīng)收賬款期末余額。

3.財(cái)務(wù)銷售模塊核算的改進(jìn)

改進(jìn)前，財(cái)務(wù)部根據(jù)銷售部Excel核算的銷售產(chǎn)量報(bào)表、銷售單價(jià)核算本期的主營業(yè)務(wù)收入，因原銷售統(tǒng)計(jì)本身核算的缺陷，銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表錯(cuò)誤較多，財(cái)務(wù)應(yīng)收模塊數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確。

改進(jìn)后，財(cái)務(wù)根據(jù)發(fā)貨單中的財(cái)務(wù)聯(lián)，在金蝶K3供應(yīng)鏈銷售模塊中錄入銷售量、根據(jù)銷售統(tǒng)計(jì)提供的單價(jià)錄入系統(tǒng)，確認(rèn)本期的應(yīng)收賬款、增值稅銷項(xiàng)稅、主營業(yè)務(wù)收入，杜絕了核算中產(chǎn)量差錯(cuò)。

4.對(duì)賬制度的改進(jìn)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確

東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中生產(chǎn)量是基礎(chǔ)。銷售員與客戶對(duì)賬后，收回的發(fā)貨單就是企業(yè)本期的銷售量。為此做好如下3個(gè)方面的對(duì)賬，如圖1所示。

（1）銷售統(tǒng)計(jì)的發(fā)貨單與東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中的生產(chǎn)量對(duì)賬。

分析兩者的差異，找出差錯(cuò)的原因。如，因銷售退回、企業(yè)過磅重量與客戶單位過磅重量存在差異，需具體分析差異的原因，調(diào)減混凝土產(chǎn)品的銷售量。

（2）銷售部與客戶對(duì)賬

銷售統(tǒng)計(jì)員依據(jù)發(fā)貨單定期入賬。月末銷售部銷售員與各客戶單位對(duì)賬后，確保銷量準(zhǔn)確無誤，并將對(duì)賬結(jié)果交給銷售統(tǒng)計(jì)員，銷售統(tǒng)計(jì)根據(jù)對(duì)賬差異，在小管家軟件中修改已錄入的銷售量。

（3）銷售部與財(cái)務(wù)對(duì)賬

以銷售統(tǒng)計(jì)發(fā)貨單回單為產(chǎn)品銷售量，雙方對(duì)照銷售統(tǒng)計(jì)“應(yīng)收賬款報(bào)表”、財(cái)務(wù)中心“應(yīng)收賬款報(bào)表”并仔細(xì)核對(duì)兩份報(bào)表是否存在差異，找出差錯(cuò)原因并改正。

（二）采購模塊信息化業(yè)務(wù)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)核算業(yè)務(wù)的改進(jìn)

1.采購統(tǒng)計(jì)核算

（1）原采購核算方法。材料主管根據(jù)過磅單匯總供應(yīng)商的材料入庫量，再根據(jù)合同訂購單價(jià)制作材料報(bào)表，報(bào)到財(cái)務(wù)中心，因?yàn)槭止げ僮鳎牧蠄?bào)表錯(cuò)漏較多，財(cái)務(wù)調(diào)賬多。

圖1

（2）改進(jìn)方法。采購主管啟用東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中采購模塊，在采購模塊中設(shè)立供應(yīng)商、材料供應(yīng)品種、采購合同價(jià)格，材料主管將地磅中心數(shù)據(jù)庫直接并入東友ERP管理軟件中的采購模塊，并進(jìn)行材料采用核算和供應(yīng)商管理，月末根據(jù)供應(yīng)商對(duì)賬單調(diào)整有差異的原材料數(shù)量，保證材料入庫數(shù)量準(zhǔn)確無誤。

2.材料進(jìn)料大數(shù)據(jù)對(duì)接，提高財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確度

財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)可直接進(jìn)入東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中采購模塊，查看材料過磅單數(shù)據(jù)，直接調(diào)用本期間的材料產(chǎn)品入庫量、調(diào)用采購合同單價(jià)，自動(dòng)生成材料數(shù)量金額賬。采購主管與財(cái)務(wù)對(duì)賬零誤差，財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)工作量大大減少，效率成倍提高。

3.對(duì)賬制度改正

（1）供應(yīng)商與材料主管對(duì)賬。以東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中采購模塊中材料入庫量為基礎(chǔ)，核實(shí)供應(yīng)商的材料過磅單數(shù)量，本公司過磅單的數(shù)量，調(diào)整退貨數(shù)量，雙方報(bào)表達(dá)到一致。

（2）材料主管與財(cái)務(wù)中心對(duì)賬。材料主管的材料數(shù)量金額賬、應(yīng)付賬款報(bào)表與財(cái)務(wù)中心的數(shù)量金額賬、應(yīng)付賬款報(bào)表核對(duì)，針對(duì)存在的差異，查找原始的材料過磅單，退貨單，并對(duì)雙方過磅的差異進(jìn)行調(diào)整，使雙方報(bào)表一致。

（三）成立財(cái)務(wù)結(jié)算中心，加強(qiáng)人員統(tǒng)一調(diào)配，提高公共數(shù)據(jù)的對(duì)接的準(zhǔn)確性

1.設(shè)立往來會(huì)計(jì)

往來會(huì)計(jì)專門負(fù)責(zé)錄入?yún)R總的材料品種、單價(jià)、采購數(shù)量等等原始憑證，負(fù)責(zé)錄入?yún)R總的銷售品種、單價(jià)、銷量等原始憑證。負(fù)責(zé)與采購部對(duì)賬、與銷售部對(duì)賬，調(diào)整對(duì)賬的差異。

2.設(shè)立成本核算會(huì)計(jì)，負(fù)責(zé)生產(chǎn)成本的核算，工資賬務(wù)處理。

3.設(shè)立總賬及報(bào)表會(huì)計(jì)，負(fù)責(zé)憑證的審核，報(bào)表制定。

財(cái)務(wù)結(jié)算中心的成立，提高了財(cái)務(wù)處理的效率。

（四）倉庫模塊信息化關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)核算的改進(jìn)

1.財(cái)務(wù)中心啟用金蝶K3系統(tǒng)中的倉

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基金項(xiàng)目：本文系南寧學(xué)院教授（副教授）培育工程資助項(xiàng)目“ERP價(jià)值鏈環(huán)境下混凝土企業(yè)成本關(guān)鍵控制點(diǎn)優(yōu)化研究”的階段性成果”，項(xiàng)目編號(hào)：2013JSGC-1。