文/張雪梅

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酒店行業(yè)應(yīng)收賬款的過程管理

文/張雪梅

摘要：應(yīng)收賬款是由企業(yè)的信用銷售行為產(chǎn)生的。企業(yè)提供信用銷售，在一定程度上可以擴(kuò)大銷售額，提高企業(yè)的競爭力；同時也會造成應(yīng)收賬款占用營運(yùn)資金、產(chǎn)生壞賬損失等不良影響。本文從酒店行業(yè)出發(fā)，提出構(gòu)建規(guī)范的應(yīng)收賬款過程管理的對策。

關(guān)鍵詞：酒店行業(yè)；應(yīng)收賬款；過程管理

應(yīng)收賬款是酒店?duì)I運(yùn)資金的重要組成部分，在競爭激烈的市場環(huán)境中，正確運(yùn)用賒銷，控制應(yīng)收賬款的風(fēng)險顯得非常重要。酒店行業(yè)應(yīng)收賬款的特點(diǎn)是，單筆金額小、發(fā)生次數(shù)多、涉及客戶廣，稍有疏忽就會給酒店造成損失。酒店應(yīng)收賬款管理過程中存在的主要風(fēng)險有：對客戶缺乏合理的資信評估，導(dǎo)致賒銷客戶選擇不當(dāng)；選用了不恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)算方式，資金安全無法保障；銷售人員收款不得力，造成應(yīng)收賬款不能收回或遭受客戶欺詐；收款過程中相關(guān)人員的舞弊，使酒店經(jīng)濟(jì)利益受損。本文結(jié)合酒店的管理實(shí)踐從事前信用審查、事中精細(xì)化管理、事后跟蹤等層面對應(yīng)收賬款的過程管理進(jìn)行探討。

一、事前信用審查

（一）信息收集

銷售部門做好市場調(diào)查，對有銷售意向的客戶進(jìn)行資信評估，考察其信用品質(zhì)、償付能力和資本情況，根據(jù)酒店自身風(fēng)險接受程度確定具體的信用等級。銷售人員通過電話、信函、實(shí)地走訪等方式，全面了解客戶的信息；還可以通過銀行、審計(jì)、稅務(wù)、其他債權(quán)人等第三方機(jī)構(gòu)，側(cè)面印證客戶的情況，分析客戶以往的信用狀況。分管銷售的副總經(jīng)理根據(jù)銷售人員收集的客戶資料，進(jìn)一步分析核實(shí)，合理評價客戶的償付能力和信用狀況，確定客戶信用等級，結(jié)合酒店信用政策，擬定客戶賒銷限額和時限，會同財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人決定是否給予客戶簽單消費(fèi)。

（二）簽訂簽單消費(fèi)協(xié)議

簽單消費(fèi)協(xié)議的要素必須齊全且符合有關(guān)法律規(guī)定，明確簽單額度、付款期限、優(yōu)惠條件、付款方式及協(xié)議單位授權(quán)簽單人的姓名和預(yù)留簽名筆跡。另外，銷售部門還要將協(xié)議復(fù)印幾份，分別交各經(jīng)營部門、財(cái)務(wù)部門，以便于銷售合同的執(zhí)行、跟蹤與監(jiān)督。對零星散戶賒銷，必須由經(jīng)理職位以上人員提供書面擔(dān)保，一旦不能收回，即從其工資中扣除，由擔(dān)保人向欠賬人追償。當(dāng)然，信用合同的簽訂不是一勞永逸的，應(yīng)根據(jù)客戶履約情況不斷地調(diào)整、修改合同。

二、事中精細(xì)化管理

簽單消費(fèi)協(xié)議復(fù)印件放置于酒店收銀臺，客戶信用消費(fèi)時，收銀員提請客戶確認(rèn)消費(fèi)金額、在消費(fèi)賬單上簽名并核對簽名筆跡。財(cái)務(wù)部門依據(jù)“簽單消費(fèi)協(xié)議”，每日審核簽單消費(fèi)賬單，檢查掛賬是否符合規(guī)定、消費(fèi)單據(jù)簽名是否真實(shí)有效、金額是否有誤。對不符合要求的賬單，及時通知銷售人員和收銀員。財(cái)務(wù)人員每日按客戶分類整理賬單，并做好賬單的明細(xì)記錄。

酒店銷售人員負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收。酒店應(yīng)收賬款一般采取月結(jié)，本月消費(fèi)、次月回款的賒銷制度，賒銷期限一般不超過三個月。每月初，銷售人員將信用客戶上月在酒店的消費(fèi)賬單進(jìn)行歸集，開出發(fā)票隨賬單一同送達(dá)客戶，催收賬款。如果客戶當(dāng)月的消費(fèi)金額較大，則要求提前催收。為保障資金的安全，我們在合同中要求客戶盡可能采用銀行轉(zhuǎn)賬方式轉(zhuǎn)入酒店對公賬戶，或者在酒店前臺刷卡結(jié)賬；如果交付現(xiàn)金，必須在酒店前臺完成。酒店專門印制“賬單送達(dá)憑據(jù)”，表式如圖一。銷售人員交付賬單、發(fā)票給客戶時，由收單人簽名確認(rèn)。憑據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián)給客戶，一聯(lián)給酒店財(cái)務(wù)部，一聯(lián)銷售人員留存。

建立應(yīng)收賬款責(zé)任制。明確劃分責(zé)任范圍，對酒店所有的應(yīng)收賬款都落實(shí)到具體的銷售人員名下。明確規(guī)定，銷售人員在應(yīng)收賬款沒有完全收回之前，不得隨意調(diào)離酒店；銷售人員工作調(diào)動時，應(yīng)將其負(fù)責(zé)的應(yīng)收賬款逐筆進(jìn)行交接，帶上后任銷售人員一一走訪客戶，確認(rèn)賬款金額，移交客戶簽字的“賬單送達(dá)憑據(jù)”給后任銷售人員作為收款依據(jù)；在應(yīng)收賬款沒有收回之前，不得結(jié)清銷售人員的工資。

財(cái)務(wù)部門配合銷售部門開展應(yīng)收賬款的管理工作，負(fù)責(zé)記錄每一客戶的消費(fèi)、付款信息，每月編制應(yīng)收賬款明細(xì)表和應(yīng)收賬款賬齡分析表，并提交給銷售人員、分管副總。銷售部門按客戶設(shè)置應(yīng)收賬款臺賬，詳細(xì)記錄各個客戶應(yīng)收賬款的基礎(chǔ)資料。銷售人員應(yīng)定期與客戶對賬，并以“對賬確認(rèn)書”形式確認(rèn)對賬結(jié)果。“對賬確認(rèn)書”及時交到財(cái)務(wù)部門，確保債權(quán)無誤。雙方對賬有異議的，財(cái)務(wù)部門提供對賬支持，和銷售人員共同與客戶對賬。

酒店行業(yè)應(yīng)收賬款實(shí)行滾動收款。一般根據(jù)每一筆應(yīng)收賬款發(fā)生時間的先后滾動收款，先發(fā)生的應(yīng)收賬款（先送賬單和發(fā)票）先收款，后發(fā)生的后收款。對客戶跳單回款（前面的賬款未到，后面的賬款先到）的情形，銷售人員要保持高度的警覺。酒店曾有一個信用良好的客戶，某次跳單回款，我們主動聯(lián)系客戶的單位負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，提供客戶簽字的“賬單送達(dá)憑據(jù)”、發(fā)票復(fù)印件，幾經(jīng)周折，對方財(cái)務(wù)查到已經(jīng)現(xiàn)金出賬，由其業(yè)務(wù)人員截留私呑?？蛻籼鴨位乜顣r，我們要多問幾個為什么，落下的款項(xiàng)到哪了？對應(yīng)的賬單、發(fā)票是否有遺失？及時與客戶溝通，查明原因，避免形成呆賬壞賬。

財(cái)務(wù)部門對應(yīng)收賬款的日常管理盡可能精細(xì)化。每日記錄客戶的消費(fèi)、付款信息，每月編制應(yīng)收賬款明細(xì)表，這些只是基礎(chǔ)的工作。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在發(fā)生賒銷的當(dāng)日對消費(fèi)賬單進(jìn)行審核，銷售人員領(lǐng)取賬單時必須在財(cái)務(wù)部門的“賬單領(lǐng)取簿”上簽字，以明確銷售人員責(zé)任。還應(yīng)通過發(fā)票結(jié)算控制應(yīng)收賬款。銷售人員填寫“發(fā)票開具申請單”，財(cái)務(wù)部門審核同意后方可開具發(fā)票。財(cái)務(wù)部門做好EXCEL格式的銷售人員發(fā)票使用跟蹤表，如表一，隨時按客戶和銷售責(zé)任人來篩選發(fā)票開具與到賬情況。對銷售人員返回的“賬單送達(dá)憑據(jù)”的財(cái)務(wù)聯(lián)次進(jìn)行歸類序時整理。財(cái)務(wù)部門通過銷售人員的賬單領(lǐng)取簽字、發(fā)票使用跟蹤、賬單送達(dá)憑據(jù)等精細(xì)化工作，能隨時掌握應(yīng)收賬款的收款工作進(jìn)度，督促應(yīng)收賬款的催收，有效防止銷售人員截留賬款。（見圖一、表一）

三、事后跟蹤

（一）對于逾期仍未收回的應(yīng)收賬款，應(yīng)派專人登門催收，并由責(zé)任銷售人員提交書面報告說明原因。如果對方一向信用良好，只是暫時資金短缺，應(yīng)提請客戶給出付款時間表，妥善解決；也可采取以物抵債的補(bǔ)救措施。酒店的客戶種類繁多，同時酒店也有各類的勞務(wù)和物資供應(yīng)商，使以物抵債成為可能。對信用品質(zhì)不佳、惡意拖欠的客戶應(yīng)當(dāng)停止其信用消費(fèi)，并加緊催收。如果逾期的應(yīng)收賬款金額較大，應(yīng)在訴訟時效內(nèi)及時通過訴訟方式解決。

圖一

表一

（二）建立客戶信用動態(tài)檔案。關(guān)注客戶生產(chǎn)經(jīng)營情況的變化，持續(xù)跟蹤和監(jiān)控客戶付款情況，銷售人員對客戶出現(xiàn)關(guān)停并轉(zhuǎn)和重要管理人員變動等保持敏感，并及時將重大變化信息反饋銷售總監(jiān)和酒店管理層。銷售部門建立客戶信用檔案，設(shè)立臺賬隨時監(jiān)控客戶應(yīng)收賬款的發(fā)生、付款時間，根據(jù)客戶還款情況和銷售人員反饋的客戶信息，會同財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人定期調(diào)整客戶的信用等級。對于無特殊情況4個月不結(jié)賬的客戶取消其簽單資格。

（三）對銷售人員實(shí)行績效考評制度。將銷售收入和賬款回收結(jié)合起來，把應(yīng)收賬款回收率作為銷售人員的一項(xiàng)重要考核指標(biāo)，制定合理的獎罰措施。銷售人員的業(yè)績提成以應(yīng)收賬款到賬為依據(jù)，到賬后方可提成。二個月內(nèi)到賬的應(yīng)收賬款全額發(fā)放業(yè)績提成，三個月到賬的按70%發(fā)放業(yè)績提成，四個月到賬的只能按50%發(fā)放業(yè)績提成。超過五個月未到賬的，每月都按應(yīng)收賬款余額的一定比例扣發(fā)責(zé)任銷售人員的績效工資，直至應(yīng)收賬款全額收回。

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（作者單位：江西地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局贛南地質(zhì)調(diào)查大隊(duì)）

上接（第91頁）

映單位的運(yùn)營狀況，有助于對行政事業(yè)單位做出正確的績效評價。

（二）綜合財(cái)務(wù)信息的要求

會計(jì)信息系統(tǒng)理論認(rèn)為會計(jì)要體現(xiàn)為信息使用者服務(wù)的目的性、全面反映核算主體的內(nèi)部各要素之間的管理整體性、反映內(nèi)外部資源流轉(zhuǎn)的開放性三個特點(diǎn)。行政事業(yè)單位作為一個會計(jì)主體，就是一個會計(jì)信息系統(tǒng)。那么，行政事業(yè)單位的會計(jì)也體現(xiàn)出了這三個重要的特征。實(shí)施權(quán)責(zé)發(fā)生制會計(jì)核算基礎(chǔ)后形成的綜合財(cái)務(wù)報表，可以滿足不同財(cái)務(wù)信息需求者的需要，增加了財(cái)務(wù)報告的有用性與可理解性；“雙分錄”的核算規(guī)則也連接了債權(quán)債務(wù)類和現(xiàn)金類科目之間的關(guān)系，全面地反映了行政事業(yè)單位現(xiàn)金變化和權(quán)利變化的內(nèi)容；或有事項(xiàng)以及資產(chǎn)耗費(fèi)情況的反映也增加了對行政事業(yè)單位內(nèi)外部信息影響的反映。所以，權(quán)責(zé)發(fā)生制下的綜合財(cái)務(wù)報告制度，不僅能夠完善行政事業(yè)單位會計(jì)制度內(nèi)容，而且也增強(qiáng)了科目之間的聯(lián)系，強(qiáng)化了會計(jì)信息之間的整體性關(guān)系，滿足了外界信息評價的要求。

（三）兼顧理財(cái)籌資等財(cái)務(wù)管理活動

實(shí)施權(quán)責(zé)發(fā)生制會計(jì)核算基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)專門針對投資理財(cái)、籌資活動的會計(jì)科目和核算規(guī)則，將極大地提高行政事業(yè)單位核算的規(guī)范程度。同時，核算規(guī)則的明確也有利于行政事業(yè)單位圍繞會計(jì)核算內(nèi)容，制定一系列的財(cái)務(wù)管理制度。而制度的完善極大地降低了行政事業(yè)單位面臨的風(fēng)險，對提高相關(guān)業(yè)務(wù)的管理能力和水平，化解資金需求矛盾，防范廉政風(fēng)險等都有重要的作用。

綜上所述，行政事業(yè)單位會計(jì)制度采用權(quán)責(zé)發(fā)生制作為核算基礎(chǔ)，有利于會計(jì)信息質(zhì)量和會計(jì)業(yè)務(wù)處理準(zhǔn)確性的提高。同時，財(cái)務(wù)管理制度的完善，經(jīng)濟(jì)活動的有序化也有助于對社會提供公共產(chǎn)品和服務(wù)。所以，實(shí)施權(quán)責(zé)發(fā)生制有重要的實(shí)踐意義，值得繼續(xù)探討并推廣權(quán)責(zé)發(fā)生制核算基礎(chǔ)在行政事業(yè)單位會計(jì)中的應(yīng)用。

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（作者單位：天津市薊縣計(jì)量檢定所）