盧寧

摘要：高職院校的教學秘書是學校教學管理工作中身不可或缺的管理人員，主要負責平日教學管理中的協(xié)調(diào)安排工作，是高職院校教學管理鏈中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，發(fā)揮著極其重要的作用。當前，高職院校教學秘書隊伍建設存在的問題，主要體現(xiàn)為：工作繁多任務重、壓力大，崗位性質(zhì)重要卻得不到足夠的重視，不能充分發(fā)揮主觀能動性、缺乏自信心等。

關鍵詞：高職院校教學秘書 發(fā)現(xiàn)問題 問題分析 改善建議

中圖分類號：G471 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）04（a）-0078-02

高職院校中的教學秘書主要負責日常教學工作中的一些事宜，通常負責協(xié)助教學院長的日常教學管理工作；協(xié)助教學副院長處理各種教學工作；日程教學中的教師調(diào)課及停課；學生的考試成績管理；每學期的教材征訂工作；每學期各類考試安排事宜；每學期的教師工作量統(tǒng)計等；收齊并歸檔每學期的教師業(yè)務檔案；統(tǒng)計每學期的教科研情況，做好期中、期末教學檢查等工作，教學秘書屬于普通教學管理人員。因此，一所學校教學管理人員素質(zhì)的高低直接影響到一個學校的管理水平乃至社會影響度。在這種大的背景下，研究高職院校的教學秘書發(fā)展現(xiàn)狀及改善建議是十分有必要的。

1.發(fā)現(xiàn)問題及分析

教學秘書是高職院校教學管理鏈中的一個重要環(huán)節(jié)，由于管理工作特別瑣碎，所以絕大多數(shù)人認為教學秘書這個工作崗位對自身的素質(zhì)要求并不是很高，只要有足夠的細心和工作責任心就能夠承擔這份工作。但是現(xiàn)實情況并非如此，教學管理人員其實應該具備更高的工作能力和素質(zhì)涵養(yǎng)，教學秘書不僅僅只是簡單地管理日常教學工作，更重要的是處理人際關系，其實并不是每個人都能做好的。就目前現(xiàn)狀來看，筆者對高職院校的教學秘書工作有以下幾方面的分析。

1.1工作多、任務重、壓力

教學秘書主要和學院教學副院長、全體老師、學校的教務處、人事處等職能部門以及全體學生打交道，很多教學方面的工作需要多方面的及時配合才能順利完成，在日常的教學工作中，需要積極調(diào)動各種教學資源，做好學院領導、老師和學生之間的橋梁作用。教學秘書的工作量很大而且很瑣碎，大多數(shù)時候都在按部就班地完成每項任務，很少對工作進行總結和反思，從而導致同樣的問題會犯很多次錯。比如學校下發(fā)的四六級監(jiān)考任務，筆者會按照每個專業(yè)的人數(shù)比例進行監(jiān)考人數(shù)分配。記得有一次監(jiān)考，有一位專業(yè)老師給筆者打電話說家里臨時有事不能監(jiān)考了，專業(yè)主任說解決不了，讓筆者給安排，其實筆者是解決不了的，但是如果筆者說不能解決老師會立馬不高興，以前的付出她會全忘了，沒有辦法筆者只能自己來監(jiān)考了，一位老師這樣行，如果有三位、四位這樣的老師，筆者的工作會很困難，會安排不下去的。所以教學秘書的這個特殊崗位，工作壓力是很大的。

1.2工作崗位很重要，但是卻得不到重視

教學秘書是學校教務處等職能部門和學院主管教副學院長之間的一座橋梁，是處于教學管理工作第一線的工作人員，對日常教學管理工作的正常運行起著舉足輕重的作用。高職院校教學秘書是學院領導的參謀和得力助手，由于教學管理人員在教學管理中的特殊地位，因此在一些教學管理工作的意見上，具有一定的參考價值和使用價值；教學秘書不僅是組織協(xié)調(diào)者，還是重要的傳播者。筆者覺得一個學院缺少了教學秘書是萬萬不行的，然而如此重要的一個崗位，卻得不到應該有的高度重視，很多人都會認為教學秘書不就是處理一些瑣碎的小事嗎？有什么了不起的，可是有這種想法的人真的是大錯特錯，他們不知道有一個又高又好的工作效率會達到事半功倍的效果。在大部分高職院校中，教學秘書都屬于弱勢群體，不管什么樣的待遇，領導們首先想到的是老師，教學秘書每天都上班，每天為老師們服務但卻得不到足夠的重視，因此可能會失去對工作的熱情。

1.3不能充分發(fā)揮積極主動性

目前高職院校的教學秘書隊伍大部分都是本科畢業(yè)，也有一些專任教師兼任教學秘書的工作，由于專任老師需要上課，所以很多時候不能很好地平衡好兩者之間的關系，因此教學秘書這個崗位經(jīng)常出現(xiàn)換崗的情況，基本上三年一換崗教學秘書就會有變動。作為一名教學管理工作者，有時上級主管領導交代的任務，我們不能不做，很多時候很多人會認為這是教學秘書在故意刁難我們的老師和學生，這時候教學秘書就會被冤枉，這樣就大大地削減了對工作的熱情。所以大多時候即使發(fā)現(xiàn)了一些工作上的問題，但是也不愿意去解決這個問題，更不愿意得罪人，在日常教學管理中，很多工作都是教學秘書分外的工作，他們幫助老師10次，但是有一次沒幫成功，老師們就會忘記以前幫助過他們的，時間一長，教學秘書就會失去對工作的熱忱。

1.4缺乏總結和歸納能力，缺少參與教學管理研究課題的機會

在筆者身邊就有這樣的例子，領導讓做什么就做什么，自己仿佛就是一個干活的機器人，沒有自己的想法在里面。如果我們做完一件事之后及時總結，發(fā)現(xiàn)問題及時找出解決問題的方法，那么在以后的工作中會輕松自由，因為工作方法是很重要的?？偨Y和歸納這種能力應該是教學秘書必備的優(yōu)良品質(zhì)。教學秘書整天都在處理日常性的小事，忙忙碌碌的，真的是沒有時間和精力去做教科研。除此之外，更重要的一點是關于教學管理這方面的教科研課題很少。大部分關于教學管理研究的相關課題我們這些普通的教學管理工作者即使申報了也不會成功。教學秘書既然是管理崗位，就應該在行政職務上有所發(fā)展，但是實際上教學秘書想有所發(fā)展是非常困難的，發(fā)展空間非常小，幾乎是為零的；想晉升也是很困難的，必須有相當強的實力和顯著的科研成果，這往往要花費一個人相當大的時間和精力來從事科研課題研究。

2.未來發(fā)展方向及建議

2.1立足本職工作

360行，行行出狀元。筆者個人覺得，做好自己的本職工作，熱愛自己的工作崗位。首先應該明確該崗位的崗位要求；其次是熟練掌握和崗位相關的專業(yè)知識給和各種辦公軟件。筆者及同行們應該轉變傳統(tǒng)的工作觀念，現(xiàn)在人們總是說創(chuàng)新，創(chuàng)新確實可以大大地提高工作效率，提高工作質(zhì)量。

2.2熱愛工作崗位

筆者覺得做任何工作都應該熱愛自己的崗位，工作崗位不分高低貴賤，不應該以任何理由去怠慢自己的工作。工作崗位是展示人生價值的一個大舞臺，也是自己為理想而奮斗的起點，只有熱愛才能使工作干得有聲有色。首先應該培養(yǎng)每個人的敬業(yè)精神，筆者還記得今年春節(jié)期間有個支付寶的小游戲，攢齊五福有獎品，其中有一個重要的福就是敬業(yè)福?？偸钦f現(xiàn)在的年輕人沒有老一輩工作者的敬業(yè)精神，這種精神真的是靠每個人的自覺性，從骨子里散發(fā)出來。踏踏實實做好每一步，如果你自認為敬業(yè)精神不夠，那就趁年輕的時候強迫自己敬業(yè)——以認真負責的態(tài)度做任何事！經(jīng)過一段時間后，敬業(yè)就會變成一種習慣。

2.3強化業(yè)務能力

教學秘書本著服務老師、服務學生為宗旨，在工作中應該多講究奉獻，而不是做一點小事就斤斤計較，不要一味地索取，應該機智多謀。這就要求教學秘書應該強化業(yè)務能力。首先應該有團結內(nèi)外的能力，對于現(xiàn)代教學管理而言，一個目標的實現(xiàn)不可能單靠一個人的力量，所以必須要利用好各種資源，不斷地學習和掌握管理知識。經(jīng)常參加交流培訓會，努力加強自己的業(yè)務管理能力，增加教學秘書之間的交流和溝通?，F(xiàn)在教學秘書辦公基本上都是運用計算機，所以熟練運用各種辦公軟件對于提高教學管理的質(zhì)量是很有幫助的。教學秘書天天堅守在工作崗位上，經(jīng)驗交流的機會非常少，工作能力和自身素質(zhì)得不到提升，就會對自己的工作失去熱情，工作效率就會大打折扣。所以崗前培訓、業(yè)務學習、經(jīng)驗交流等學習培訓也是關鍵環(huán)節(jié)，特別是新手教學秘書到了新崗位時無從下手情況時而出現(xiàn)，所以定期組織學習進修是有必要的。由于缺少培訓，教學秘書管理方面的知識普遍不足，嚴重缺乏分析問題、解決問題的能力，難以適應新時期高職院校教育發(fā)展的新要求。

2.4提高綜合素質(zhì)，順利展開工作

提高工作者的工作素質(zhì)，在各種行業(yè)職工都是非常重要的，隨著社會的進步發(fā)展，教學秘書都是具有高等學歷的人才，同時也大多是出自師范類院校的畢業(yè)生，具有高尚的教師職業(yè)道德與能力。筆者自己就是這樣一個例子，應該充分認識到一所學校想長遠發(fā)展，不僅僅在于教與學兩個方面，同樣教學管理工作也具有非常重要的作用。提高教學秘書自身的管理理念，應該培養(yǎng)教學秘書職業(yè)精神和職業(yè)道德、樂于奉獻、愛崗敬業(yè)，同時我們應該發(fā)揮榜樣作用，讓所有人看見一名普通的教學管理人員同樣可以做出非凡的成績。

2.5辦事公正，明確職責

教學秘書是一項繁瑣的服務和管理性工作，只有明確自己應該干些什么，才會想辦法去把它做好。比如每學期的期中教學檢查，教務處的老師會檢查每位老師的教學文件，出現(xiàn)的問題教學秘書應該及時準確地上報給教學副院長，而不是因為哪位老師和自己關系好，她在教學檢查中出現(xiàn)的問題，就會替他保密，這樣會害了這位老師的進步。應該明確自己的工作都有哪些，這樣做起事來不會丟三落四。保證教學按計劃正常運行，秩序穩(wěn)定都是有幫助的。

綜上所述，高職院校的教學秘書應該不斷提高自己的工作能力，提升自己的業(yè)務素養(yǎng)。即使每天的工作是平凡、瑣碎的，但是也是至關重要的。應該結合學校的實際情況，尋求解決對策，在工作上提供足夠的發(fā)展空間，以便更好地發(fā)揮教學秘書在高職院校管理中的作用。