陳婉

摘 要：煤礦企業(yè)辦公室屬于企業(yè)的行政管理單位，擔(dān)負(fù)著企業(yè)內(nèi)部管理和傳達上級決策和信息的重任。新時期煤礦企業(yè)辦公室工作存在著很多問題亟待解決，本文首先詳細介紹了煤礦企業(yè)辦公室管理的職能和要求，羅列了煤礦企業(yè)辦公室工作中存在的問題，并以此為基礎(chǔ)，提出了提高辦公室工作水平和效率的對策。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè)；辦公室工作；現(xiàn)狀；對策

辦公室部門是企業(yè)內(nèi)部管理的樞紐，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部很多復(fù)雜工作，并傳達著企業(yè)管理層的重要經(jīng)營決策，在企業(yè)的信息管理中起到紐帶和橋梁的作用。在日趨嚴(yán)重的形勢下，我國的煤礦企業(yè)正處于轉(zhuǎn)型時期，提高企業(yè)的內(nèi)部管理水平就顯得尤為重要，這也是保證煤礦企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。隨著現(xiàn)代企業(yè)改革繼續(xù)深化，煤礦企業(yè)辦公室的作用越來越重要，關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部管理體系的完善，以及管理水平的提高。因此，改進煤礦企業(yè)辦公室工作方法是當(dāng)前辦公室工作的重點。

一、 煤礦企業(yè)辦公室管理的職能及其要求

煤礦企業(yè)辦公室屬于行政管理部門，相當(dāng)于企業(yè)的機關(guān)，擔(dān)負(fù)著企業(yè)行政管理的組織實施、具體操作，是行政管理工作中的一個部分、一個環(huán)節(jié)，是整個行政管理系統(tǒng)中的一個小系統(tǒng)。行政部門必須在“管理”、“協(xié)調(diào)”和“服務(wù)”三方面再上一個檔次，才是一個合格的現(xiàn)代企業(yè)的行政管理者。

（一）管理角度

行政部門不能滿足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的“高參”和“臂膀”。這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做一個事務(wù)主義者，而是要做一個有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者；換句話說，不能僅僅滿足于做好一個戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個戰(zhàn)略家。

（二）協(xié)調(diào)角度

行政管理者不能簡單地以傳達領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)為滿足；也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對各個部門頤指氣使，以權(quán)壓人。行政部門應(yīng)主動做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)。沒有充分溝通的協(xié)調(diào)不成為真正的協(xié)調(diào)。

（三）服務(wù)角度

從“服務(wù)”上說，行政部門要甘當(dāng)幕后英雄的角色。因為行政服務(wù)干得再出色，畢竟是服務(wù)于企業(yè)的最終目的的。行政部門的工作，特別是后勤服務(wù)工作，永遠不要奢望成為企業(yè)關(guān)注的“中心”。不但不可能，而且不應(yīng)該。行政部門最忌諱處處顯示自己的存在，與其它部門搶鏡頭，爭榮譽。管理是要執(zhí)行制度的；但執(zhí)行制度也是一門藝術(shù)，并不一定要搞得劍拔弩張，刀光劍影。特別是在高素質(zhì)人才集中的地方，更要注意對人的尊重。行政工作要做得有人情味。

二、煤礦企業(yè)辦公室工作中存在的問題

（一）管理制度不完善

完善的管理制度，是提高辦公室工作效率的關(guān)鍵。部分煤礦企業(yè)的辦公室管理工作缺乏一定的規(guī)范，并且沒有一個完善、科學(xué)、具有良好可執(zhí)行性的管理制度。辦公室工作開展過程中，目標(biāo)不夠明確，缺乏科學(xué)的管理思路，管理職責(zé)沒有清晰的劃分。管理制度的不完善，對于企業(yè)的形象造成了很大的影響，并且增加了辦公室工作人員的工作壓力，浪費了大量的成本。

（二）管理意識不到位

當(dāng)前社會不斷發(fā)展，企業(yè)的辦公室管理工作的開展要提高認(rèn)識，并且關(guān)注自身工作內(nèi)容與形式的變化。當(dāng)前煤礦企業(yè)的辦公室管理工作開展過程中，其管理的思維和方式依然停留在以往的階段，整體管理工作較為僵化，管理意識難以適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需求。

（三）服務(wù)能力有限

大多數(shù)企業(yè)在對于辦公室工作定位上，僅僅視辦公室為執(zhí)行者，各項工作的落實過于被動，并且管理過程缺乏有效的溝通與思考。在執(zhí)行一些具體事務(wù)時，難以靈活的進行把握，很多突發(fā)事件和問題沒有得到有效的解決。另外，在開展調(diào)研和相關(guān)監(jiān)督管理工作中，信息收集不夠完善和完整，難以將辦公室為管理者提供決策的職能進行有效的發(fā)揮。

（四）隊伍建設(shè)有待提高

人對于企業(yè)管理有重要的作用，人是組織的第一要素。因此，辦公室人員的素質(zhì)不可忽視。但事實是許多煤礦企業(yè)辦公室的工作人員，既沒有參加過專業(yè)培訓(xùn)，又缺乏理論基礎(chǔ)，都是憑經(jīng)驗辦事。在思想政治方面，政治素質(zhì)不達標(biāo)，工作缺乏方向性；在工作態(tài)度方面，服務(wù)意識較差，時間觀念較弱；在業(yè)務(wù)水平方面，對企業(yè)的運作過程了解較少，行政管理知識缺乏，距離企業(yè)管理的要求還有一段距離，有待進一步提高。

三、提高辦公室工作水平的對策

（一）提高認(rèn)識

辦公室工作的開展，要從企業(yè)發(fā)展的大局觀來入手，提高自身的緊迫感和責(zé)任感。在外界形勢變化的條件下，煤礦企業(yè)開展自身管理工作中，也要與時俱進地進行更新。針對于新的發(fā)展形勢，辦公室開展自身工作的過程中，要不斷地創(chuàng)新管理理念，提高工作的主動性與自覺性。對于以往傳統(tǒng)管理模式中的不足進行主動的突破與創(chuàng)新，積極地探索新的管理思路和管理思想。在遇到不能解決的問題時，要先冷靜對待，再周全、客觀地進行考慮和處理，樹立正確的服務(wù)意識、政治意識、團隊意識以及大局意識。

（二）改進工作方式

辦公室工作為上下級提供服務(wù)，也同時為廣大職工和企業(yè)的生產(chǎn)管理提供服務(wù)。辦公室工作在開展的過程中，要重視為基層提供全面的服務(wù)。辦公室人員要深入到基層群眾當(dāng)中，了解基層員工的具體困難和需求，并且積極聽取基層員工的反饋，進而做好信息資料的收集，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供客觀的依據(jù)。辦公室的工作看似瑣碎繁雜，但實則與企業(yè)的生產(chǎn)和管理各方各面都有著密切的練習(xí)，在工作過程中要合理的進行計劃，并且分清輕重緩急，合理、有序、高效地進行安排，并且嚴(yán)格地按照各項規(guī)章制度來辦事，提高辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的發(fā)展能力。

（三）加強學(xué)習(xí)

辦公室的工作范圍較為廣泛，并且涉及了煤礦企業(yè)內(nèi)部各個部門的很多業(yè)務(wù)內(nèi)容。辦公室的工作人員要積極地參與各項培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。辦公室工作的開展，要以一個良好的精神面貌來接人待物。

（四）重視細節(jié)

辦公室工作無小事，在工作中辦公室工作人員要關(guān)注細節(jié)，把握好每一件小事。辦公室的工作相對枯燥，并且工作職責(zé)范圍較大，在工作中沒有特定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)律。面對于繁重的工作任務(wù)目標(biāo)，辦公室的人員要耐心地做好每一份細節(jié)工作。在各項文件的辦理上，要嚴(yán)格地進行審核與把關(guān)，不放過一個錯別字、標(biāo)點和符號。只有以高度負(fù)責(zé)和耐心來對待每一項工作，才能真正的將辦公室的各項工作做好。辦公室的工作具有一定的繁瑣性和枯燥性，這對于辦公室工作人員是一項挑戰(zhàn)。辦公室工作人員要提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，高度負(fù)責(zé)地完成每一項工作，保證煤礦企業(yè)內(nèi)部管理工作的有序、高效地開展。

（五）加強監(jiān)督管理

辦公室要對于督查立項制度、重大決策部署落實情況報告制度以及回訪復(fù)核制度進行健全，并且結(jié)合有效的分級管理制度，落實辦公室各項工作開展的監(jiān)督管理工作，提高各項管理工作的成效。與此同時，還要完善督促檢查工作協(xié)調(diào)機制，辦公室牽頭做好內(nèi)部管理工作，并且提高基層員工的參與度，合力構(gòu)建成熟、穩(wěn)定、高效的內(nèi)部監(jiān)督管理體系，為提高企業(yè)內(nèi)部管理水平提供堅實的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

總而言之，辦公室工作的開展對于企業(yè)內(nèi)部管理工作的進行有著重要的作用。辦公室是企業(yè)上下溝通的橋梁和樞紐，也是內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的重要窗口。在開展辦公室工作的過程中，要本著服務(wù)企業(yè)、服務(wù)員工、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的重要原則和方針，樹立科學(xué)的改革與發(fā)展意識，不斷提高在崗人員的綜合素質(zhì)水平，真正地為企業(yè)長效發(fā)展貢獻自身的力量。

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