舒暢（遼寧大學　檔案管理中心，遼寧　沈陽　110036）

高校檔案的管理現(xiàn)狀*

舒暢
（遼寧大學檔案管理中心，遼寧沈陽110036）

摘要：本文采用理論聯(lián)系實際的方法分析高校檔案的管理現(xiàn)狀，針對各方面問題，提出適合的對策，使之更加符合高校的要求，進而使高校管理工作由經(jīng)驗管理發(fā)展為科學管理，具有很強的現(xiàn)實指導意義。

關鍵詞：高校；檔案；管理現(xiàn)狀

*注：本文為2015年度遼寧省經(jīng)濟社會發(fā)展課題要要要遼寧省檔案教育共享平臺的搭建與運行策略研究（2015slkttsg-01）階段性研究成果。

Abstract:Adopting the method of linking theory with practice, this paper analyzes the present situation of archives management in colleges and universities, and put forward appropriate solutions to the problems, so as to make it better meet the requirement of colleges and universities, and accelerate the transformation of management work from experience management to scientific management in colleges and universities, which has a very strong real-istic guiding significance.

Keywords:university; archives; management status

檔案的管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是對檔案實體的管理；二是對檔案內(nèi)容信息的管理。檔案的實體管理包括檔案的收集、整理、保管等內(nèi)容，檔案內(nèi)容信息的管理包括檔案的檢索、提供利用、編研等內(nèi)容。

為了能夠更加全面的反映目前我國各類高校的檔案管理現(xiàn)狀，筆者分別從遼寧省內(nèi)選取9所高等院校來進行調研。其中從部屬普通高校中選取三所院校；省屬普通高校中選取三所院校；市屬普通高校中選取三所院校。為此，筆者選取七個指標：檔案部門的行政級別、檔案館舍建筑面積、檔案專職人員情況、檔案工作經(jīng)費、檔案保健發(fā)放情況、檔案辦公設備及檔案數(shù)字化情況來揭示高校檔案的管理現(xiàn)狀。

一、檔案部門的行政級別

從表1中我們可以看出，部屬普通高校檔案部門的行政級別多為正處級和副處級；省屬普通高校檔案部門的行政級別多為副處級，也有一些為科級；市屬普通高校檔案部門的行政級別多為科級。各高等學校的檔案工作在校（院）長統(tǒng)一領導下，由一名校（院）長分管，并根據(jù)學校的實際情況，建立綜合檔案室或檔案館。

“綜合檔案室的建制應按學校規(guī)模確定。凡全日制在校生規(guī)模三千人以上為副處級，三千人以下為正科級，由校（院）長辦公室領導。檔案館為系處級建制，由校（院）長直接領導。”于

二、檔案館(舍)建筑面積

表2　檔案館（舍）建筑面積

從表2中我們可以看出，部屬普通高校檔案部門的檔案館舍總建筑面積一般大于1000m2；省屬普通高校檔案部門的檔案館舍總建筑面積一般大于500m2；市屬普通高校檔案部門的檔案館舍總建筑面積一般在500m2以下。辦公用房面積和閱檔室面積存在較大差異，從十幾平到幾百平不等，在總建筑面積中占的比重很小。而庫房面積在各類院校中均占較大比重，而面積大小也基本與院校級別相符。

表1　檔案部門的行政級別淤

表3　檔案專職人員情況（單位：人）

三、檔案專職人員情況（表3）

從表3中我們可以看出，部屬普通高校的檔案專職人員較多，學歷分配較為均衡，碩士、本科、?？凭加幸欢ǖ谋壤?，職稱分布也較為合理，均配有檔案專業(yè)和計算機專業(yè)的人員；省屬普通高校檔案專職人員數(shù)量相差較大，很多沒有配備碩士學歷的檔案管理人員，也沒有正高職稱的工作人員，有檔案專業(yè)的管理人員，但計算機專業(yè)的人員有的則很缺乏；市屬普通高校檔案專職人員數(shù)量在三種類型院校中最少，沒有碩士學歷的檔案管理人員，但是有很多院校也沒有?？茖W歷的檔案管理人員，有的甚至全部為本科，說明有些市屬普通高校在人員學歷上還是很重視的。職稱上也沒有正高職稱的工作人員，有的甚至連副高職稱的人員也沒有。在專業(yè)分配上，有的既沒有檔案專業(yè)的人員，也沒有計算機專業(yè)的人員，而有的則做得很好，很注重檔案部門的專業(yè)性，人員全部為檔案專業(yè)和計算機專業(yè)的人員。

四、檔案工作經(jīng)費

表4　檔案工作經(jīng)費（單位：萬元）

表5　檔案保健發(fā)放情況

從表4中我們可以看出，部屬普通高校檔案工作經(jīng)費存在較大差異，從6萬到30幾萬；省屬普通高校檔案工作經(jīng)費差異不大；市屬普通普通高校檔案工作經(jīng)費從幾千到幾萬元不等，有的甚至能趕上部屬普通高校的最低水平。再從年代上看各類院校每年投入差別不大。這說明雖然各類學校的經(jīng)費有一定差距，但檔案工作經(jīng)費的多少，占學?？傎M用中的比例關鍵看領導的重視程度?！案咝n案工作所需經(jīng)費,應單獨立項，列入學校預算，統(tǒng)籌解決?！庇墼谡{查中筆者發(fā)現(xiàn)，也有一些高校檔案工作經(jīng)費不單獨立項，而與其他單位（如校辦）一起，這是不利于高校檔案工作的發(fā)展的。

五、檔案保健發(fā)放情況

從表5中我們可以看出，部屬普通高校和大部分市屬普通高校都有檔案保健費用，只不過有的按天計算，有的按月計算，但總數(shù)差別不大。而很多省屬普通高校卻沒有發(fā)放檔案保健費用，這樣我們就可以看出，并不是這些學校沒有這筆錢，而是他們還沒有意識到檔案人員工作的特殊環(huán)境。對檔案工作也沒有給予足夠的重視。

六、檔案辦公設備

表6　檔案辦公設備（單位：臺）

從表6中我們可以看出，部屬普通高校和市屬普通高?；旧隙寄鼙ＷC每人一臺計算機，有的院校的計算機數(shù)量甚至超出了檔案人員的數(shù)量，而有的省屬普通高校甚至不能保證每人一臺計算機，那又將如何開展檔案數(shù)字化呢？各類院校的服務器擁有情況差不多，都有沒有購買服務器的院校，而有的院校甚至購買了多臺。其他辦公設備如掃描儀、復印機、照相機、打印機、刻錄機，各類院校基本配置齊全，不過在數(shù)量和性能上還是有差異的，因為筆者在調查中發(fā)現(xiàn)有的院校檔案部門的辦公設備是其他部門淘汰下來的。

七、檔案數(shù)字化情況

表7　檔案數(shù)字化情況

辦公設備的數(shù)量、性能和檔案人員的數(shù)量、素質以及檔案經(jīng)費的投入情況決定了檔案數(shù)字化的進程。從表苑中我們可以看出部屬普通高校的數(shù)字化情況較好，基本實現(xiàn)了館藏全部檔案案卷級和文件級目錄數(shù)字化，而全文數(shù)字化的程度也還是比較高的，但還沒有實現(xiàn)全部全文數(shù)字化。省屬和市屬普通高校的數(shù)字化程度差不多，只是實現(xiàn)了近十幾年檔案的案卷級目錄數(shù)字化，而有一些院校文件級目錄數(shù)字化還沒開展，全文數(shù)字化大多數(shù)院?；緵]有開展。

注釋

①說明：筆者在文中隱去了遼寧省內(nèi)這9所院校的名稱，為了便于區(qū)分，用數(shù)字①-⑨來表示.

②普通高等學校檔案管理辦法[S].國家教育委員會令第6號，1990：第二章第五條.

③普通高等學校檔案管理辦法[S].教育委員會令第6號，1990：第四章第十四條.

參考文獻

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中圖分類號：G647

文獻標志碼：A

文章編號：2096-000X（2016）0猿-0161-03