梁璇霏

摘 要： 計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和通訊技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)一步推動(dòng)了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。而數(shù)據(jù)分析在檔案管理系統(tǒng)中能應(yīng)用更好的提高了檔案的利用效率。最近幾年，數(shù)據(jù)分析應(yīng)用范圍逐漸拓展，切實(shí)提升了檔案管理人員的管理效率。本文主要結(jié)合韶關(guān)市人力資源社會(huì)保障數(shù)據(jù)中心最近幾年取得的成就，就數(shù)據(jù)分析在檔案管理中的應(yīng)用方法進(jìn)行了分析，希望通過(guò)本次研究對(duì)更好的提高檔案管理質(zhì)量有一定幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)分析 檔案管理 應(yīng)用方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）05-0055-01

信息技術(shù)在推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面發(fā)揮了不可估計(jì)的作用。而檔案在信息資源中扮演了越來(lái)越重要的角色。但是信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用也給當(dāng)前的檔案管理模式帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)大背景之下，每天會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，如何從這些海量信息中尋找到自己需要的檔案信息，就成為當(dāng)前檔案管理工作人員需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。而應(yīng)用數(shù)據(jù)分析能夠幫助管理者從浩瀚的信息找到自己所需的檔案信息，幫助管理者節(jié)省了大量的時(shí)間和精力，提高了部門的工作效率。

一、韶關(guān)市人力資源社會(huì)保障數(shù)據(jù)中心工作現(xiàn)狀分析

首先，積極建設(shè)城鄉(xiāng)一體化醫(yī)療保險(xiǎn)信息平臺(tái)。按照《韶關(guān)市人力資源和社會(huì)保障局2014年工作要點(diǎn)》，中心負(fù)責(zé)“城鄉(xiāng)醫(yī)保一體化信息平臺(tái)建設(shè)”工作。按照城鄉(xiāng)醫(yī)保一體化信息平臺(tái)建設(shè)的實(shí)施規(guī)劃，完成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)結(jié)算系統(tǒng)的升級(jí)改造，實(shí)現(xiàn)113家鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)結(jié)算，確保220多萬(wàn)參保人就診實(shí)時(shí)結(jié)算；完成了鎮(zhèn)、村醫(yī)療機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備與鄉(xiāng)鎮(zhèn)事務(wù)所相關(guān)硬件設(shè)備采購(gòu)以及下發(fā)實(shí)施工作；完成了村衛(wèi)生站結(jié)算平臺(tái)的項(xiàng)目招投標(biāo)，并投入實(shí)施；其次，扎實(shí)推進(jìn)“二代社?？ā卑l(fā)行進(jìn)度，推廣卡應(yīng)用。截止2014年底，全市已完成二代社?？ㄖ瓶ㄉ暾?qǐng)270.72萬(wàn)張，戶籍人口異地發(fā)卡18.5萬(wàn)張，二代社?？ㄒ杨I(lǐng)卡啟用177.84萬(wàn)張，銀行激活148.31萬(wàn)張，完成社會(huì)保障卡戶籍持卡率97%。積極推廣二代社?？☉?yīng)用。一是從2014年7月1日起，啟用二代社?？ń鹑谫~戶發(fā)放失業(yè)保險(xiǎn)待遇、企業(yè)職工退休養(yǎng)老待遇、城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老待遇和醫(yī)保費(fèi)用返還報(bào)銷結(jié)算金等社保待遇。二是停用了一代社?？ㄞk理住院就醫(yī)結(jié)算和門診結(jié)算功能。三是升級(jí)“城鄉(xiāng)居民社會(huì)保險(xiǎn)管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)以家庭參保、二代社保卡代扣為主的社?？ń鹑谫~戶代扣代繳保費(fèi)的應(yīng)用模式。韶關(guān)市人力資源社會(huì)保障數(shù)據(jù)中心最近幾年取得了顯著的成就，但是信息技術(shù)大背景下，其中還存在不少問(wèn)題。這就要求其繼續(xù)做好上述工作的基礎(chǔ)上，還需要針對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)需求，切實(shí)做好檔案管理工作，利用數(shù)據(jù)中心優(yōu)勢(shì)切實(shí)做好檔案信息數(shù)據(jù)分析工作。

二、數(shù)據(jù)分析在檔案管理中應(yīng)用的可行性分析

數(shù)據(jù)分析就是從大量的、不完整的、模糊的、隨機(jī)性的數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)趨勢(shì)，提取有價(jià)值的信息。數(shù)據(jù)分析就是通過(guò)對(duì)大量數(shù)據(jù)分類發(fā)現(xiàn)全新信息。最近幾年，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，各個(gè)領(lǐng)域之間的科技化水平顯著提升，檔案信息管理工作就需要突破傳統(tǒng)管理模式，積極利用信息技術(shù)提高檔案信息管理的效率，有效利用檔案信息中的數(shù)據(jù)，保證檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化，必須保證現(xiàn)有的數(shù)據(jù)信息得到充分的利用和挖掘，而簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是不能達(dá)到深入挖掘地步的。數(shù)據(jù)分析就是通過(guò)必要的分析和處理，從海量信息中心提取隱藏的有價(jià)值信息，解決當(dāng)前檔案管理的難題。數(shù)據(jù)分析應(yīng)用到當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)中尤其自身的理論依據(jù)，數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程少不了應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，這種方法調(diào)動(dòng)了各種信息技術(shù)之間配合效果，最終尋找到檔案中最有價(jià)值的知識(shí)性資源。數(shù)據(jù)分析有利于對(duì)檔案進(jìn)行有效的知識(shí)管理。對(duì)于數(shù)據(jù)分析，其不僅僅只是一種信息處理技術(shù)，更是對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行合理調(diào)動(dòng)的一種高效管理手段。數(shù)據(jù)分析可以保證檔案中的知識(shí)信息得到更加合理的利用。

三、數(shù)據(jù)分析在檔案管理中的應(yīng)用方法分析

1.檔案科學(xué)分類

檔案分類工作是將大量的檔案信息科學(xué)劃分成為不同類型的檔案類別，在同一個(gè)類別檔案中有著相同的分裂屬性。不同類型檔案分屬不同的屬性。利用數(shù)據(jù)分析可以幫助檔案管理人員對(duì)繁雜的檔案進(jìn)行科學(xué)分類。細(xì)致性和可行性的檔案分類方法對(duì)檔案管理工作有著很大的幫助。通過(guò)按照檔案屬性進(jìn)行科學(xué)劃分，能夠?yàn)楣芾砣藛T提供檔案的預(yù)選功能，將檢索的檔案按照檔案屬性進(jìn)行科學(xué)劃分，從而顯著提升檔案管理人員的工作效率。

2.收集檔案

利用數(shù)據(jù)分析首先對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息和各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而幫助檔案管理人員建立一個(gè)描述已知數(shù)據(jù)類別或者概念的模型，然后將所需要測(cè)試的數(shù)據(jù)樣本用已知的類別與學(xué)習(xí)所獲得模型的預(yù)測(cè)結(jié)果進(jìn)行對(duì)比分析，如果一個(gè)學(xué)習(xí)所獲得的模型準(zhǔn)確率經(jīng)過(guò)測(cè)試被認(rèn)可后，檔案管理人員就可以使用這個(gè)模型對(duì)未來(lái)的數(shù)據(jù)對(duì)象進(jìn)行科學(xué)分類。檔案管理人員可以向用戶發(fā)出調(diào)查問(wèn)卷，并將結(jié)果輸入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。該數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容有客戶相關(guān)情況的描述，包含了性別、年齡、收入、職業(yè)、受教育層次、發(fā)展計(jì)劃等屬性的描述，當(dāng)新客戶的信息進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫(kù)后，就可以對(duì)該用戶的檔案收集需求可能性進(jìn)行分析，從而根據(jù)分析結(jié)果確定是否向新用戶發(fā)動(dòng)相應(yīng)的檔案須知和宣傳手冊(cè)。

3.檔案保留工作

檔案保留主要是留住老客戶，防止檔案資源出現(xiàn)流失。對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，獲取一個(gè)新的檔案客戶比維持一個(gè)老客戶所需要支出的成本要高出很高。在檔案保留過(guò)程中，一項(xiàng)十分重要的工作就是要分析透徹檔案客戶出現(xiàn)流失的主要原因，而這時(shí)如果利用數(shù)據(jù)分析就能夠很好的分析出來(lái)其中存在的問(wèn)題和相關(guān)原因。在對(duì)檔案流失原因進(jìn)行分析和對(duì)比過(guò)程中，確定檔案流失原因的重要性，幫助檔案部門及時(shí)采取補(bǔ)救措施，保證客戶能夠留得住，防止檔案資源出現(xiàn)過(guò)度的流失，避免給檔案部門造成嚴(yán)重的損失。

4.為檔案管理部門提供必要服務(wù)

檔案信息資源主要是為人服務(wù)，為人所利用的，不同人對(duì)檔案的需求不同，對(duì)檔案的利用程度也存在很大的差異性，而數(shù)據(jù)分析為檔案部門提供了多種個(gè)性化服務(wù)。數(shù)據(jù)分析可以針對(duì)不同用戶的檔案需求設(shè)定不同的檔案分類屬性和分類情況，因此，對(duì)于同樣檢索條件的不同用戶群體其檢索出來(lái)的結(jié)果會(huì)產(chǎn)生千差萬(wàn)別的變化，其會(huì)產(chǎn)生不同的檢索結(jié)果和數(shù)據(jù)分析結(jié)果。比如對(duì)于同樣一批檔案信息，存在兩種不同的利用人，分別檢索對(duì)象為20～30的人員檔案信息，由于一個(gè)人更關(guān)心性別屬性，因此最終檢索出來(lái)的結(jié)果是按照性別進(jìn)行排序的，而利用人如果更加關(guān)注檔案信息人的受教育層次，則其檢索出來(lái)的結(jié)果是按照檔案人的受教育層次進(jìn)行綜合排序的。這種差別性對(duì)待，正好實(shí)現(xiàn)了個(gè)性化服務(wù)。

四、總結(jié)

通過(guò)上述的分析我們可以看出，數(shù)據(jù)分析在檔案管理系統(tǒng)有著廣泛的應(yīng)用前景，并且很有必要應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)，他可以為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。應(yīng)用數(shù)據(jù)分析之后，檔案管理人員可以根據(jù)不同的用戶需求提供不同的檔案信息，為檔案利用者提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

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