趙思媛

摘 要：文書檔案是已經(jīng)辦理完結，具有保存價值的文書轉化而成，它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，是檔案管理工作中必不可少的組成部分?，F(xiàn)今網(wǎng)絡信息的發(fā)展，對專業(yè)的文書檔案管理人員的管理能力和管理水平要求更高，為確保檔案的準確性和真實性，更好地符合社會的發(fā)展需求，文書檔案全面實行科學化管理是必經(jīng)之路。通過實現(xiàn)文書檔案管理的科學化和規(guī)范化，充分提高文書檔案管理的工作效率，使文書檔案管理工作由原來的傳統(tǒng)管理方式走上科學化管理方式，全面提升文書檔案的科學化管理水平，發(fā)揮文書檔案的各項功能，充分體現(xiàn)文書檔案管理工作的科學化。

關鍵詞：文書檔案；傳統(tǒng)管理；科學化管理

檔案是各個單位整個工作過程的記錄，是各項工作發(fā)展的重要根據(jù)，因為它能指導實際工作，并且為考查歷史提供了重要依據(jù)。文書檔案是由已經(jīng)辦理完結的，具有保存價值的文書轉化而成，文件是各個單位和個人在從事各項活動中，為彼此聯(lián)系和處理具體事務等現(xiàn)實需求，用文字或圖表等方式直接記錄下來的具有完整和處理程序的信息資料。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨政群、財務、人力資源、業(yè)務等管理活動。因此，文書檔案是檔案管理工作中必不可少的組成一部分，隨著當前網(wǎng)絡技術的發(fā)展，對專門從事的文書檔案管理工作人員的專業(yè)技術水平和工作水平提出了新的要求，為保證檔案的準確性和真實性，更好地符合社會發(fā)展需求?？茖W的管理方式是文書檔案走向科學化管理的重要方法，也是實現(xiàn)文書檔案科學化管理的重要途徑，更是文書檔案管理由傳統(tǒng)管理方式邁入科學化管理方式的重要手段。下面，本人就如何提高文書檔案的科學化管理淺談如下：

1 傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的問題

（一）對文書檔案管理存在思想誤區(qū)，領導重視程度不夠

由于受到中國傳統(tǒng)觀念的影響，各個單位的大部分領導干部對文書檔案存在思想誤區(qū)，對文書檔案管理認識不到位，重視程度不夠。一是表現(xiàn)在有些領導干部對文書檔案管理工作存在一些誤解，認為文書檔案管理工作人員的本職工作就是歸檔保存相關文字材料，僅僅是在做表面工作文章，在實際工作中不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，對單位沒有造成實質性影響，從而對單位的檔案工作管理人員不夠重視，采取忽略態(tài)度對待，導致檔案工作管理人員對自己的本職工作也放松了要求，認為只要做到保管材料不丟件，文字資料不外泄，查閱歸檔文件齊全就可以，工作態(tài)度缺乏主動和熱情，實際工作也缺乏積極和創(chuàng)新。正因為上述原因，造成了文書檔案管理工作的質量管理問題，影響了文書檔案管理的科學化發(fā)展，成為了文書檔案工作科學化發(fā)展的一大思想障礙。

（二）對文書檔案管理工作認識不足，管理人員管理力度不夠

基于中國傳統(tǒng)觀念影響和單位領導重視程度不夠等客觀原因，文書檔案管理人員對文書檔案管理工作的認識層面僅限于表面層次，對于文書檔案管理的專業(yè)知識和專業(yè)技能方面的運用有較大欠缺，文書檔案管理人員自身存在對文書檔案管理工作認識不到位的情況。主要表現(xiàn)一是文書檔案管理人員在一些檔案相關工作業(yè)務處理時，存在對檔案管理工作不夠熟悉，對檔案管理工作的管理意識薄弱，在檔案材料的整理和收集方面不夠規(guī)范等問題。二是受中國傳統(tǒng)觀念影響和單位領導重視程度問題，與世界發(fā)達國家相對比而言，中國整體文書檔案管理水平遠遠落后于世界發(fā)達國家，從而導致中國的文書檔案管理工作處于弱勢，缺乏專業(yè)的檔案管理人才梯隊建設，檔案管理工作效率較為低下。

2 提高文書檔案科學化管理的應對方法

（一）提高工作水平，力爭領導重視

單位領導對本單位的文書檔案管理工作的重視程度，對單位的文書檔案管理工作質量存在直接影響，檔案管理工作人員在這里起到至關重要的影響。只有檔案管理工作人員的本職工作做好了，得到單位領導的認可和滿意，單位領導才會重視本單位的檔案管理工作。檔案管理工作人員要想提高本單位的檔案管理水平，最重要的一點是要提高自身的工作水平，爭取得到單位領導對檔案工作的重視。一是要自我完善，增強創(chuàng)新意識和主動意識。檔案管理工作人員要通過學習新的技術、新的方法，更新工作理念，用創(chuàng)新的思維和積極主動的服務態(tài)度來應對檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題，全面提高自身的服務水平和工作水平，在自己本職工作崗位上做出成績，從而得到單位領導對檔案管理工作的肯定和認可，讓單位的文書檔案管理工作得到更好地發(fā)展。二是加強單位領導對檔案管理工作的宣傳力度，增強單位領導對檔案管理工作的了解和認知。檔案管理工作人員應及時向單位領導報告本單位的檔案管理工作，并將檔案管理的相關知識和政策向單位領導傳達，為單位領導提供有用的信息，讓單位領導認識和了解到檔案管理工作的重要性，從而起到重視本單位檔案管理工作的作用。

（二）提高專業(yè)知識，提升綜合素質

文書檔案管理工作環(huán)境和工作性質較為枯燥，從事文書檔案管理的工作人員性格也較為內(nèi)向，在工作方式方法上采用機械化管理，工作缺乏創(chuàng)新力和動力，文書檔案管理工作人員在信息錄入和操作時容易因工作麻痹產(chǎn)生信息錯誤，從而導致在今后的文書檔案管理工作中出現(xiàn)信息錯誤的問題，這必將嚴重影響文書檔案信息的正確性和規(guī)范性。為此，從事文書檔案管理的工作人員一是要具備高尚的職業(yè)道德操守，因為文書檔案的特殊工作性質，檔案管理工作人員必須要耐得寂寞，以此保證文書檔案材料的精準性。從事文書檔案管理的工作人員二是需要具備專業(yè)技能，因為計算機運用和網(wǎng)絡運用的普及，已覆蓋到檔案管理區(qū)域，這就需要文書檔案管理人員需要具備專業(yè)的技能和管理能力，能夠運用科學的方式方法進行文書檔案管理，從而適應檔案管理發(fā)展的新需求。

（三）加強軟硬件升級，采取科學的管理方式

傳統(tǒng)的文書檔案管理方式方法效率低下，因此，要提高文書檔案管理的效率，就必須采用科學化的管理方式進行文書檔案的管理。一是要改革硬件。在硬件方面，首先要建立專門的檔案資料庫，同時配備專門的檔案資料柜，計算機和網(wǎng)絡設備。二是要改革軟件。在軟件方面，必須要結合單位實際，采用適合本單位實際工作的專用檔案軟件管理系統(tǒng)進行管理，通過運用合適的檔案軟件管理系統(tǒng)，可以最大程度的減少檔案管理人員的工作強度，提高檢察和查詢效率，同時能建立起單位的檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案資料的準確性和有效性。

3 結語

隨著各項改革工作的不斷深入和發(fā)展深入，文檔管理正面臨著許多亟待解決的問題，例如檔案管理人員管理力度不夠，文書檔案資料規(guī)范化不夠，單位領導對檔案工作重視程度不高，文書檔案管理工作方式和方法。同時，基于中國傳統(tǒng)觀念的影響和傳統(tǒng)的檔案管理方式造成了文書檔案管理質量和效率低下等問題，都需要通過文書檔案科學化管理來得到有效解決。通過不斷更新檔案管理設施，完善配套設備，運用科學化管理的方式，采用計算機和專業(yè)的軟件系統(tǒng)科學化管理文書檔案，必將提高文書檔案管理的工作效率和管理水平，也能最大程度確保文書檔案相關資料的正確性和真實性，從而更好地符合社會發(fā)展的要求，從而真正體現(xiàn)文書檔案應有的價值。

參考文獻

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