王芬

摘 要 隨著信息時代的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展，加強信息時代背景下的醫(yī)院檔案管理，有助于提高醫(yī)院檔案管理的效率，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。針對當前醫(yī)院檔案管理常見的問題，本文提出了未來醫(yī)院的檔案管理的發(fā)展策略，旨在為醫(yī)院的檔案管理工作提供一些理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞 檔案管理 醫(yī)院管理 信息化管理 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.05.072

Abstract With the continuous development of the information times， the archives management of hospital to gradually realize the informationization development， strengthen the information age background of hospital archives management， help to improve the efficiency of the management of hospital archives and promote the hospital sustainable development. Aiming at the common problems of the current hospital archives management， this paper puts forward the development strategy of archives management in the future， which aims at providing some theoretical basis for the archives management of the hospital.

Key words archive management； hospital management； informationization management； strategy

0 引言

在新時期，管理信息化是醫(yī)院發(fā)展過程中的一個重要趨勢，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，在醫(yī)院的發(fā)展過程中加強管理信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以提高醫(yī)院的管理效率，促進各項管理工作準確及時完成。檔案管理指的是對醫(yī)院的各種檔案進行統(tǒng)一整理和管理的重要過程，比如制定檔案管理標準、對各種檔案進行收集與匯總、對檔案進行編排、對檔案進行保存等。當前醫(yī)院檔案管理過程中還存在很多問題，比如醫(yī)院管理人員在進行檔案管理的過程中缺乏先進的管理意識，對現(xiàn)代化理念的認知程度不夠等，這些都會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平下降，而且會導(dǎo)致很多檔案丟失現(xiàn)象出現(xiàn)。

1醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和檔案管理要求

檔案管理是醫(yī)院發(fā)展過程中的一個重要內(nèi)容，是對于醫(yī)院的各種醫(yī)療信息、病人的就診信息進行匯總的過程，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，除了加強對各種醫(yī)療方法的研究、加強對醫(yī)院經(jīng)濟水平的管理，還應(yīng)該要加強對醫(yī)院的檔案管理工作的重視。當前很多醫(yī)院雖然開始重視醫(yī)院的檔案管理工作，但是在檔案管理過程中都存在一些問題。比如在日常檔案管理工作中，有的工作人員在檔案的整理過程中，采用人工歸檔和保存的方式，隨意勾畫，而且保存不當使得很多資料年久丟失，對醫(yī)院的發(fā)展而言是一種損失。在進行檔案管理的時候，依舊對醫(yī)院的檔案管理沒有做出統(tǒng)一的要求，因此醫(yī)院檔案管理處于比較隨意的狀態(tài)，即使是實現(xiàn)信息化管理，也缺乏統(tǒng)一的管理機制，因此使得醫(yī)院檔案管理效率低下。加上當前很多醫(yī)院的檔案管理部門沒有進行規(guī)范化管理，檔案管理人員水平不高，很多檔案管理人員停留在傳統(tǒng)的管理理念上，對信息化和現(xiàn)代化的認識不夠，因此導(dǎo)致檔案信息缺乏，檔案丟失。另外，當前很多醫(yī)院在檔案管理中還存在一個嚴重的問題就是重管輕用，檔案開發(fā)利用率低。即使是采用傳統(tǒng)的方法對檔案進行收集、整理、歸檔之后，也沒有積極加強對檔案資源的利用，當然，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因就是人工查詢難度較大、復(fù)雜程度較高，因此使得很多人在工作中不愿意去對各種檔案資料進行查詢。

在檔案管理過程中，應(yīng)該要結(jié)合當前的信息時代背景，對檔案管理工作進行統(tǒng)一規(guī)范和管理。比如醫(yī)院的檔案管理應(yīng)該要做到規(guī)范化，對于各種檔案要進行科學(xué)的分類和存儲，便于醫(yī)院工作人員的調(diào)用。在檔案管理過程中要有統(tǒng)一的標準，比如檔案的內(nèi)容模式、存檔的格式等，都要進行統(tǒng)一規(guī)定，從而使得各個部門的檔案管理工作可以更加規(guī)范化，也便于整個醫(yī)院對所有部門的檔案進行統(tǒng)一管理。另外，在檔案管理過程中還應(yīng)該要考慮到使用者的用戶體驗，要從使用者的角度著手，對檔案的檢索以及利用的端口進行開發(fā)，借助各種計算機信息技術(shù)，使得各種檔案資料能夠真正在醫(yī)院內(nèi)部實現(xiàn)共享，為醫(yī)院各個部門的發(fā)展奠定堅實的理論基礎(chǔ)。

2 醫(yī)院檔案管理策略探討

2.1 提高檔案工作認識程度

醫(yī)院檔案工作管理過程中之所以出現(xiàn)效率不高的問題，一個重要的原因就是對檔案工作的認識程度不夠高。對此，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，應(yīng)該要加強對檔案工作的重視。首先，要對檔案管理人員進行教育，使得檔案管理人員能夠樹立起應(yīng)有的責(zé)任感和使命感，能夠?qū)ぷ鲬B(tài)度進行端正，對檔案工作產(chǎn)生全新的認識，了解檔案工作在醫(yī)院工作中的重要性，從而提高工作的積極性和熱情。其次，要加強對檔案工作的考核與管理，從考核與管理的角度出發(fā)，可以加強員工對檔案工作的重視。比如醫(yī)院要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要定期檢查、指導(dǎo)工作，以便能及時發(fā)現(xiàn)問題，立即解決，而且要將檔案工作考核結(jié)果與工作人員的職位晉升進行有效聯(lián)系，從而使得工作人員能夠?qū)n案工作更用心。

2.2 改革傳統(tǒng)的檔案管理方法

醫(yī)院在長期的發(fā)展過程中，對檔案管理的重視程度不夠，很多時候都沒有重視對醫(yī)院現(xiàn)有的資源進行充分的利用，因此導(dǎo)致很多醫(yī)院的各種資源得不到充分利用，存在十分嚴重的浪費行為，對于醫(yī)院的發(fā)展也是一種嚴重的阻礙。在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展過程中，應(yīng)該要對傳統(tǒng)的檔案管理制度進行改革，借助各種管理系統(tǒng)，對醫(yī)院的經(jīng)濟活動以及醫(yī)院的發(fā)展過程中的各項任務(wù)進行細分，并且對其進行考核，從而促進醫(yī)院的全面發(fā)展。比如在醫(yī)院檔案管理過程中，可以分別對醫(yī)院的各個部門的檔案信息進行匯總，要建立統(tǒng)一的檔案管理辦法，促進檔案管理過程中的各種問題的解決，從而使得各種資源可以得到有效利用，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 構(gòu)建數(shù)字檔案室，促進檔案信息化發(fā)展

數(shù)字檔案是未來醫(yī)院發(fā)展的一個重要趨勢，對于檔案室信息資源進行整合，一個重要環(huán)節(jié)就是要加強醫(yī)院各個部門之間的聯(lián)系，從而可以將各種檔案信息匯總，形成數(shù)字文檔，數(shù)字文檔的存儲是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的，其存儲空間較大，可以滿足越來越大的檔案存儲需求。因此醫(yī)院應(yīng)該要建立數(shù)字檔案室，對硬件網(wǎng)絡(luò)容量進行配置和完善，要配置滿足檔案室存儲、查詢等需求的各種服務(wù)器、掃描儀、打印機等設(shè)備，以滿足海量的檔案室信息處理需求。而且各個部門之間要對數(shù)字檔案有清晰的認識，在各個部門中要形成準確的數(shù)字檔案，然后再在檔案管理部門進行匯總，為醫(yī)院發(fā)展提供更多的信息資料。

2.4 加大對數(shù)字檔案信息資源管理人員的培訓(xùn)力度

新時期檔案的主要模式是數(shù)字化，但是在傳統(tǒng)的檔案管理中，數(shù)字化程度還不夠，一方面就是由于檔案管理人員對信息化的認識不夠，導(dǎo)致管理水平較低。檔案建設(shè)的效率與人才隊伍的質(zhì)量息息相關(guān)，當前加強數(shù)字檔案信息資源整合，一個重要的方面就是要建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊伍。在人才選拔方面，要嚴格把關(guān)，選擇具有檔案室管理知識以及信息管理知識的綜合型人員參與到檔案信息資源管理和整合過程中。而且要在日常工作中加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，加強各種現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，使得檔案管理人員可以掌握更多信息技術(shù)，促進檔案工作的效率不斷提升。

2.5 加強對檔案管理的長期規(guī)劃

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，經(jīng)常會對醫(yī)院的發(fā)展方向進行規(guī)劃，比如醫(yī)院的規(guī)模、診療的科目、醫(yī)療設(shè)備、人員等，都有十分詳細的規(guī)劃，但是對于檔案管理而言，卻沒有一個長期可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，因此使得檔案管理不能適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展。近年來，科學(xué)技術(shù)的不斷進步與發(fā)展，使得計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在很多醫(yī)院的管理中都有了十分廣泛的應(yīng)用，使得醫(yī)院各個部門的工作效率有了很大提升。但是在檔案管理上計算機系統(tǒng)的應(yīng)用還比較少，依舊在采用人工收集歸檔的方式進行處理。對此，醫(yī)院應(yīng)該要將檔案管理納入醫(yī)院的長期規(guī)劃中，考了到檔案管理的設(shè)計和建設(shè)工作，要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模以及需要，對檔案轉(zhuǎn)型升級過程中需要的各種設(shè)備加強投入，比如加強對各種計算機的配備、構(gòu)建專門的網(wǎng)絡(luò)等，并且要加強對專業(yè)人員的培訓(xùn)，從而使得檔案管理能夠和醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)，也實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2.6 加強對檔案安全的管理

信息技術(shù)的應(yīng)用使得醫(yī)院檔案管理效率得到提升，但同時也會帶來較大的安全隱患，尤其是互聯(lián)網(wǎng)中的安全隱患，是一個最大的障礙。比如一個惡意的數(shù)據(jù)包就有可能導(dǎo)致各種設(shè)備出現(xiàn)癱瘓，最終使得各種信息出現(xiàn)泄漏。只有不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的安全意識，才能從根本上杜絕一些危害的出現(xiàn)。比如引導(dǎo)醫(yī)院的醫(yī)院員工形成主動的安全觀念，使得他們在使用計算機以及網(wǎng)絡(luò)的時候可以注意不要去點一些不安全的網(wǎng)站，不會下載一些非法的東西，從而確保醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)處于安全的狀態(tài)，不會導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息的泄露。同時，還應(yīng)該要采用技術(shù)手段對各種安全隱患進行控制。在醫(yī)院的發(fā)展過程中，為了對各種信息進行安全保護，則必須要從技術(shù)手段加強安全保護，比如對于醫(yī)院的電腦，要安裝防病毒系統(tǒng)，購買一些正版的殺毒軟件，安裝防火墻等，使得醫(yī)院的內(nèi)部信息系統(tǒng)可以得到有效的保護，不斷提高醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全水平。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，檔案管理受到的重視程度越來越高，尤其是在新時期，必須要加強檔案管理的創(chuàng)新，將檔案管理看成是醫(yī)院的重點工作，重組檔案管理部門，提高檔案管理效率。

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