張瑩　許艷紅

摘 要：伴隨高校在招生規(guī)模與教學(xué)質(zhì)量方面的競爭日趨激烈，高校教學(xué)管理工作愈來愈龐雜，迫切需要身處教學(xué)管理工作一線的高校教學(xué)秘書能夠與時俱進(jìn)，提升管理能力，提高工作效率。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗，對提升教學(xué)秘書的工作效率的必要性及方法進(jìn)行了淺析。

關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)秘書 工作效率

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）05（b）-0151-02

1 高校教學(xué)秘書提升工作效率的必要性

1.1 由教學(xué)秘書的工作性質(zhì)及內(nèi)容決定

教學(xué)秘書，是高等學(xué)校院（系）級教學(xué)管理工作中的一個及其重要的崗位。其定位既屬于教學(xué)工作管理者，又是服務(wù)者。校院二級管理模式?jīng)Q定了教務(wù)秘書工作需接受院（系）相關(guān)院長及教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)；同時，由于教學(xué)管理工作呈現(xiàn)縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，涉及到“教”與“學(xué)”的方方面面，則決定了教學(xué)秘書的服務(wù)對象即有教務(wù)處，又有院級領(lǐng)導(dǎo)、系（室）主任、教師、輔導(dǎo)員以及學(xué)生等。由于教學(xué)秘書工作職責(zé)范圍甚廣，大到培養(yǎng)計劃修訂，小到課表編排、調(diào)課、打印學(xué)生成績單、監(jiān)考安排、教材征訂等都與教學(xué)秘書息息相關(guān)。這種服務(wù)受眾復(fù)雜多樣，針對人群涉及面廣，對教學(xué)管理工作的全程參與，決定了教學(xué)秘書工作內(nèi)容和狀態(tài)呈現(xiàn)出繁、雜、忙、亂的現(xiàn)象。故而，提升工作效率對教學(xué)秘書而言尤顯重要。

1.2 高校規(guī)模化、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的必然要求

2012年，全國高校錄取學(xué)生人數(shù)為685萬，2013年694萬，2014年698萬，2015年則為700萬，呈逐年上升趨勢。高等教育已由從前的“精英教育”正轉(zhuǎn)向“平民教育”。在校生人數(shù)的不斷增加，專業(yè)的增設(shè)、課程設(shè)置的增多，教師隊伍的急劇擴大使得高校教學(xué)秘書的工作任務(wù)成倍加重，但絕大部分高校教學(xué)秘書編制與崗位卻沒有增加，這使得教學(xué)秘書工作任務(wù)更加繁重。以筆者所在學(xué)院為例，全院48個班級1 400多名在校學(xué)生、6個專業(yè)方向、6個系（教研室），加1個中心實驗室，近百名專職教師，卻只配備一名教學(xué)秘書。工作千頭萬緒，如果不提升工作效率根本無法勝任此項工作。

1.3 高校教學(xué)管理改革發(fā)展的迫切需要

進(jìn)入新世紀(jì)以來，各類高校不僅在招生規(guī)模上不斷地擴大，在辦學(xué)質(zhì)量方面也存在激勵競爭。這就要求各類高校不斷地更新教學(xué)管理思想、引進(jìn)新的教學(xué)管理模式與方法。如，本科教學(xué)水平評估開展、工程教育專業(yè)認(rèn)證的申報、大學(xué)生創(chuàng)新實踐系統(tǒng)、畢業(yè)設(shè)計管理系統(tǒng)、畢業(yè)設(shè)計查重系統(tǒng)等的引入及使用，這一系列的創(chuàng)新改革，新系統(tǒng)、新技術(shù)的使用都對教學(xué)秘書工作能力提出了更高的要求，如何從繁雜的事務(wù)中抽身學(xué)習(xí)這些新的方式方法，推進(jìn)教學(xué)管理改革，提升工作效率是關(guān)鍵。

2 高校教學(xué)秘書工作效率提升的幾點建議

2.1 增強自身責(zé)任感、培養(yǎng)良好積極的工作心態(tài)

《大學(xué)》中說：知止而后有定，定而后能靜，靜而后能安，安而后能慮，慮而后能得。意為：知道應(yīng)達(dá)到的境界，你的志向就能堅定；你的志向堅定了，就能慎靜不躁；你能慎靜不躁，就能心安理得；能心安理得慮事則能周詳；慮事周詳親力踐行，就能有收獲。因為服務(wù)受眾過多，許多教學(xué)秘書工作兢兢業(yè)業(yè)，卻常被各方面埋怨，從而對工作失去熱情與耐心，處理事務(wù)時開始出現(xiàn)拖拉及推諉現(xiàn)象。故而，一位優(yōu)秀的教學(xué)秘書應(yīng)該樹立“服務(wù)育人”的職業(yè)榮譽感及責(zé)任感，培養(yǎng)良好的工作心態(tài)。心態(tài)平和端正，遇事就能不急不燥，就能靜心思考、周全安排，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，避免差錯及過失，從而有助于提高工作效率。

2.2 明確工作職責(zé)

教學(xué)秘書處于教學(xué)管理隊伍最低層，職業(yè)地位不高。雖然教學(xué)秘書工作歸到“教務(wù)處”，但因其服務(wù)“教師”及“學(xué)生”的特性，在實際工作中，各部門都會聯(lián)系教學(xué)秘書，很多事情不屬于教書秘書的職責(zé)范圍，也會因為布置者個人方便安排教學(xué)秘書去通知傳達(dá)及完成，或是本來走“學(xué)工線”更容易安排下去的事務(wù)，卻偏要走“教務(wù)線”下達(dá)，無形中降低了工作效率，加重了教學(xué)秘書的工作負(fù)擔(dān)，使教學(xué)秘書長期處于高負(fù)荷的工作強度之下，身心各方面都受到傷害。故要想提高工作效率，教學(xué)秘書必須確立原則、學(xué)會拒絕，明確責(zé)權(quán)；同時以最有效的工作方式進(jìn)行安排，以期達(dá)到工作效率最大化。

2.3 規(guī)范工作程序

規(guī)范工作程序是提高工作效率的關(guān)鍵之一。盡管教學(xué)管理工作龐雜、繁瑣且時效性強，但卻有其自身的規(guī)律。如果教學(xué)秘書能夠積極探索教學(xué)運行規(guī)律與教學(xué)任務(wù)之間存在的聯(lián)系，對教學(xué)管理涉及到的各階段的工作要求、性質(zhì)及特點進(jìn)行清晰地把握及認(rèn)識，尋找到科學(xué)合理的工作方法，就能做到事半功倍，從而提高工作效率。

（1）對常規(guī)工作做到未雨綢繆，提前計劃和安排。例如：筆者剛擔(dān)任教學(xué)秘書時，就從一位老教學(xué)秘書那得到啟示，將全年常規(guī)性工作分學(xué)期列一張表，對照表格，提前安排，從容渡過了工作適應(yīng)期；如，對辦理程序繁瑣、咨詢較多的項目，擬定程序說明或問答集錦上傳到學(xué)院網(wǎng)站或是建立專門的文檔提供給來辦理的人員了解，就能減少很多中間溝通環(huán)節(jié)。

（2）對臨時工作分清輕重緩急，科學(xué)合理安排時間。如，學(xué)校各部門下發(fā)的通知，需要通知系室主任傳達(dá)的，急的要當(dāng)即發(fā)送，不急的保留兩三天集中編寫郵件或短信，即提高了教學(xué)秘書的工作效率，又方便了系（室）主任工作集中安排。

2.4 提升信息化管理水平

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大以及教學(xué)管理改革力度的增強，各類高校對個性化需求和信息更新速度提出了新的要求，信息化管理水平的高低開始成為衡量教學(xué)秘書工作能力的重要指標(biāo)之一。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的充分運用能幫助教學(xué)秘書提高管理效率。具體而言，可通過以下幾個方面實現(xiàn)信息化的教務(wù)管理。

（1）熟練掌握各種信息系統(tǒng)實現(xiàn)教學(xué)流程管理和教學(xué)資料保存的規(guī)范化。如，教務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)教學(xué)任務(wù)落實、學(xué)生成績統(tǒng)計、學(xué)籍查詢功能，畢業(yè)設(shè)計系統(tǒng)實現(xiàn)了畢業(yè)設(shè)計安排及流程控制、畢業(yè)設(shè)計資料上傳、修改和存儲功能。

（2）現(xiàn)代化的通信方式如郵件、QQ、飛信、微信的熟練操作及運用。

（3）對各類教學(xué)活動中獲得的信息進(jìn)行歸納、總結(jié)及處理，從而得到準(zhǔn)確有效的教學(xué)管理數(shù)據(jù)及情報，為領(lǐng)導(dǎo)及各部門決策提供幫助，從而達(dá)到規(guī)范教學(xué)管理流程，提升教學(xué)管理工作效率的目的。

2.5 培養(yǎng)創(chuàng)新思維、加強自身修煉

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷地擴大，對辦學(xué)質(zhì)量的要求不斷地提升，教學(xué)管理工作越來越繁雜。因循傳統(tǒng)的工作模式及方法只會讓教學(xué)秘書疲于應(yīng)對，身心俱累。要想提升工作效率，必須進(jìn)行管理創(chuàng)新，培養(yǎng)創(chuàng)新思維。在管理工作中注重探索規(guī)律，尋找新方法。例如：我們學(xué)院的監(jiān)考安排，之前的教學(xué)秘書都是直接安排到年輕老師，從而導(dǎo)致部分教師監(jiān)考科目太多，壓力很大。筆者接手后，將以前的部分做法和該院新推行的學(xué)業(yè)導(dǎo)師制結(jié)合起來，科目的主監(jiān)考仍然由開課系室安排，但副監(jiān)考由相關(guān)班級學(xué)業(yè)導(dǎo)師承擔(dān)。這樣，監(jiān)考安排的工作效率明顯提高。同時，由于有制可依，公平公開，老師們也無異議。

2.6 建立積極正向的人際關(guān)系，降低溝通的時間成本

古人云：人情煉達(dá)皆文章。良好的人際關(guān)系也是一種重要的資源，能幫助我們降低工作推進(jìn)的時間成本，尤其在處理一些急要事務(wù)時。教學(xué)秘書的工作有很大一部分是上傳下達(dá)，涉眾面很廣。如果不能和系主任、輔導(dǎo)員以及教務(wù)處等各部門人員建立良好的關(guān)系，做起事情來會覺得舉步維艱，這將極大地影響到工作效率。故教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)在工作中注意換位思考，主動配合別人的工作，這樣也能在自己工作中有需要時及時得到別人的響應(yīng)，提高工作效率。

綜上所述，作為高校最基層的教學(xué)管理工作人員，教學(xué)秘書只有意識到提升工作效率的必要性，在工作實踐中不斷地探索、創(chuàng)新、完善以及總結(jié)提升工作效率的方法，才能從容應(yīng)對本職工作，提高管理水平及管理能力，從而為高校的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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