王毅 楊龍霞 張雪芹

摘 要：學(xué)籍管理是成人高等教育管理的重要組成部分。文章根據(jù)高等教育學(xué)籍管理的新特點(diǎn)和管理要求，探索新形式下成人高等教育學(xué)籍管理的信息化建設(shè)新思路，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，將管理和信息研究相結(jié)合，合理設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)學(xué)籍學(xué)歷的動(dòng)態(tài)化過(guò)程管理，加強(qiáng)制度和信息化建設(shè)；提高學(xué)籍管理水平和效率。

關(guān)鍵詞： 成人教育；學(xué)籍注冊(cè)；學(xué)籍異動(dòng)；畢業(yè)資格審核

中圖分類號(hào)：G724 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、課題背景和意義

目前，我國(guó)成人高等教育伴隨著高等教育的跨越式發(fā)展發(fā)生了深刻的變革，成人高等教育的大眾化、普及化，給更多社會(huì)人員提供了業(yè)余學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，生源及辦學(xué)層次多樣化、管理制度的人性化，導(dǎo)致原有傳統(tǒng)學(xué)籍管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)有的辦學(xué)規(guī)模和層次要求，創(chuàng)新學(xué)籍管理模式勢(shì)在必行。按照教育部推行的《普通高等學(xué)校管理規(guī)定》《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》等一系列學(xué)籍學(xué)歷管理制度的要求，創(chuàng)新管理理念、梳理學(xué)籍管理制度、對(duì)學(xué)籍管理過(guò)程進(jìn)行科學(xué)的信息化開(kāi)發(fā)建設(shè)工作，將有效提高成人學(xué)籍管理水平和效率。

通過(guò)建設(shè)良好的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，合理規(guī)劃學(xué)籍管理各個(gè)模塊，嚴(yán)把入學(xué)資格審核入口關(guān)；完善在籍學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)并實(shí)時(shí)更新學(xué)信網(wǎng)；做好畢業(yè)資格審核和學(xué)位資格審核，嚴(yán)把出口關(guān)。為配合上級(jí)主管部門的各類數(shù)據(jù)申報(bào)，并保證管理數(shù)據(jù)一致性，建設(shè)高校的數(shù)據(jù)接口模型，可以有效解決多個(gè)信息庫(kù)的數(shù)據(jù)差異問(wèn)題，減少管理人員手工制作環(huán)節(jié)，將員工從繁雜的事務(wù)當(dāng)中解脫出來(lái)，從而有效地提高員工的工作效率。

二、學(xué)籍管理過(guò)程和特點(diǎn)

學(xué)籍管理主要過(guò)程是對(duì)學(xué)生在校學(xué)歷的管理，管理內(nèi)容包括入學(xué)資格審查、在籍注冊(cè)、學(xué)業(yè)成績(jī)管理、學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)資格審查、學(xué)位授予資格審查等環(huán)節(jié)。建立良好的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，完善督查機(jī)制，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性、規(guī)范性，對(duì)學(xué)籍管理的效率提升有著極其重要的意義。同時(shí)可以確保學(xué)院管理模式與上級(jí)管理部門的數(shù)據(jù)保持一致性。

特點(diǎn)一：復(fù)雜性。成人高等教育的學(xué)籍管理表現(xiàn)在成人學(xué)生與學(xué)校之間的臨時(shí)隸屬管理，是對(duì)成人學(xué)生從入學(xué)之日到畢業(yè)時(shí)的全過(guò)程記載和管理。對(duì)培養(yǎng)高層次合格人才，維護(hù)學(xué)校的正常教學(xué)秩序具有重要的意義。由于成人學(xué)生的來(lái)源單位不同，涉及到的學(xué)科及專業(yè)門類較多，且年齡層次跨度大，文化水平、個(gè)人素質(zhì)、學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)都有著較大的差異，學(xué)生維權(quán)意識(shí)比較強(qiáng)。根據(jù)成人特色，合理設(shè)計(jì)和規(guī)范學(xué)籍制度，采用信息化手段，建立完善的信息化流程，有效規(guī)范學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)行為和學(xué)習(xí)記錄，為學(xué)生能順利畢業(yè)奠定良好的基礎(chǔ)。

特點(diǎn)二：變動(dòng)性。成人學(xué)生有別于普通高等教育入學(xué)的學(xué)生，在學(xué)習(xí)過(guò)程中經(jīng)常因?yàn)楣ぷ鲉挝坏淖兏蛘呒彝プ≈返倪w移要求學(xué)籍變動(dòng)，可能會(huì)涉及到休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)或者更換專業(yè)等等要求，如果沒(méi)有相關(guān)的信息化管理，僅靠人工記錄，容易發(fā)生丟失、出錯(cuò)或者重復(fù)等等與學(xué)籍信息的不匹配現(xiàn)象。

三、學(xué)籍管理信息化實(shí)施方案

學(xué)籍管理信息化是一個(gè)系統(tǒng)的工程，涉及到很多方面的建設(shè)工作。在確定目標(biāo)后應(yīng)該統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，避免學(xué)籍管理信息化重復(fù)建設(shè)。同時(shí)配合上級(jí)主管部門的三大主要信息平臺(tái)，教育部高等教育學(xué)生信息網(wǎng)平臺(tái)（http：//www.chsi.com.cn）、上海大學(xué)生信息服務(wù)系統(tǒng)（http：//116.236.218.75）、中國(guó)學(xué)位與研究生教育信息網(wǎng)（http：//www.chinadegrees.com. cn/），做好與三大平臺(tái)的數(shù)據(jù)接口開(kāi)發(fā)工作。

（一）嚴(yán)把生源入口關(guān)，建立完善的學(xué)籍電子檔案

學(xué)生經(jīng)過(guò)成人高考錄取后，在學(xué)信網(wǎng)上已經(jīng)提供錄取下載功能。接下來(lái)，高校要對(duì)新生學(xué)籍進(jìn)行注冊(cè)，根據(jù)新生報(bào)道反饋結(jié)果，完成新生在線學(xué)籍注冊(cè)。學(xué)籍電子注冊(cè)和學(xué)歷電子注冊(cè)相銜接，只有經(jīng)過(guò)學(xué)籍電子注冊(cè)的學(xué)生獲得的畢業(yè)證書才能進(jìn)行學(xué)歷證書電子注冊(cè)。注冊(cè)信息主要包括考生號(hào)、學(xué)號(hào)、姓名、性別、出生年月、身份證號(hào)、政治面貌、專業(yè)名稱、專業(yè)代碼、學(xué)習(xí)層次、學(xué)習(xí)形式、學(xué)制、入學(xué)年份、預(yù)計(jì)畢業(yè)年份、電子檔案照片等。各學(xué)校通過(guò)招生管理模塊，將錄取信息及照片通過(guò)信息化手段導(dǎo)入到本校的學(xué)生信息庫(kù)中，并按照專業(yè)、層次、學(xué)制進(jìn)行編班編學(xué)號(hào)。在健全完新生信息庫(kù)后，按照學(xué)信網(wǎng)的要求，將實(shí)際報(bào)到注冊(cè)的學(xué)生上傳學(xué)信網(wǎng)。學(xué)校信息平臺(tái)可以根據(jù)不同條件設(shè)計(jì)快捷的學(xué)生學(xué)籍狀況查詢模塊，保證學(xué)生數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。

新生入學(xué)復(fù)查是學(xué)校開(kāi)學(xué)后的重要工作，按照高校招生工作規(guī)定和學(xué)籍管理規(guī)定，嚴(yán)格復(fù)查新生入學(xué)資格，通過(guò)審核比對(duì)新生錄取名冊(cè)、電子檔案、照片、身份證等材料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；對(duì)于專升本學(xué)生，加強(qiáng)對(duì)其前置學(xué)歷的資格審核工作。對(duì)于不符合招生條件錄取的新生，在通知學(xué)生本人之后，立即取消其入學(xué)資格。

（二）健全管理制度，實(shí)行學(xué)籍動(dòng)態(tài)信息化管理

做好新生的學(xué)籍手冊(cè)修訂和完善功能，使得學(xué)生對(duì)學(xué)校的管理制度和管理章程能進(jìn)行全面了解。在此基礎(chǔ)上，完善學(xué)院網(wǎng)站學(xué)籍管理的功能，對(duì)于在籍學(xué)生，其各類訴求或者申請(qǐng)有著明晰的流程圖提供給學(xué)生，指導(dǎo)學(xué)生按照指定流程辦事。

做好各類學(xué)籍異動(dòng)的登記管理工作。成人學(xué)生由于工作或者個(gè)人原因提出學(xué)籍變更的情況比較多，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等，對(duì)此學(xué)校在嚴(yán)格按照學(xué)籍手冊(cè)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)之外，同時(shí)按照上級(jí)主管部門的精神，在規(guī)定時(shí)間進(jìn)行報(bào)批，避免出現(xiàn)遺漏或者錯(cuò)誤，強(qiáng)化學(xué)籍管理的剛性約束，不得擅自更愛(ài)、變動(dòng)、刪減學(xué)籍信息為此，科學(xué)地開(kāi)發(fā)學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)模塊，如確有信息修訂，做好學(xué)籍變動(dòng)跟蹤記錄，提供實(shí)時(shí)查詢學(xué)籍狀態(tài)的功能，同時(shí)報(bào)批上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，做到與中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（簡(jiǎn)稱“學(xué)信網(wǎng)”）的數(shù)據(jù)與本校管理數(shù)據(jù)的完全匹配。

（三）嚴(yán)把出口關(guān)，審核學(xué)歷電子注冊(cè)信息

為維護(hù)國(guó)家學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性，保證高等學(xué)校及其畢業(yè)生的權(quán)益，打擊不法分子偽造、買賣學(xué)歷證書的行為，對(duì)于實(shí)施高等學(xué)歷教育的高等學(xué)校按照國(guó)家招生規(guī)定錄取的學(xué)生，參加學(xué)歷文憑考試入學(xué)的學(xué)生，在學(xué)校經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)之后，所獲得的學(xué)歷證書予以注冊(cè)。各高校對(duì)于完成學(xué)業(yè)的學(xué)生，在其即將畢業(yè)時(shí)，予以嚴(yán)肅審核。保證上報(bào)教育部數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性。在學(xué)生畢業(yè)前，根據(jù)教學(xué)計(jì)劃比對(duì)學(xué)生成績(jī)，在沒(méi)有錯(cuò)誤和疏漏的情況下，對(duì)照學(xué)信網(wǎng)上的“預(yù)計(jì)畢業(yè)生數(shù)據(jù)預(yù)審”功能，上傳本機(jī)數(shù)據(jù)的內(nèi)容，為畢業(yè)生學(xué)歷準(zhǔn)確注冊(cè)奠定基礎(chǔ)。如比對(duì)過(guò)程發(fā)生問(wèn)題，則追蹤源頭，或者修訂本機(jī)數(shù)據(jù)，或者修訂學(xué)信網(wǎng)上學(xué)生信息，確保平臺(tái)數(shù)據(jù)與本機(jī)數(shù)據(jù)一致。平臺(tái)具有符合畢業(yè)條件學(xué)生畢業(yè)信息和學(xué)位信息查詢功能，該模塊既統(tǒng)計(jì)了畢業(yè)生比率和學(xué)位生比率，同時(shí)可以輸出符合畢業(yè)條件的畢業(yè)生個(gè)人信息表，以便為學(xué)信網(wǎng)的“預(yù)計(jì)畢業(yè)生資格預(yù)審核”提供接口數(shù)據(jù)。

（四）依據(jù)學(xué)位管理?xiàng)l例，開(kāi)發(fā)學(xué)位自動(dòng)審核功能

根據(jù)學(xué)籍管理?xiàng)l例，對(duì)符合畢業(yè)條件及學(xué)位初審條件的學(xué)生能自動(dòng)識(shí)別并統(tǒng)計(jì)。為批量上報(bào)相關(guān)部門提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)報(bào)表。學(xué)校成人畢業(yè)生若需申請(qǐng)學(xué)士學(xué)位，必須滿足課程成績(jī)、英語(yǔ)成績(jī)及論文成績(jī)的三個(gè)基本要求，方可提出申請(qǐng)。依據(jù)學(xué)校學(xué)位管理?xiàng)l例，開(kāi)發(fā)學(xué)位管理系統(tǒng)模塊，由系統(tǒng)自動(dòng)甄別滿足初審條件的學(xué)生，根據(jù)教育部學(xué)位與研究生教育發(fā)展中心要求，科學(xué)設(shè)計(jì)操作流程，開(kāi)發(fā)學(xué)位資格審核報(bào)表及學(xué)位上傳數(shù)據(jù)報(bào)表，提高學(xué)籍管理水平。

四、技術(shù)平臺(tái)及實(shí)施效果

出于系統(tǒng)穩(wěn)定性的考慮，日常學(xué)籍管理界面采用C/S架構(gòu)開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)運(yùn)行于Microsoft Windows 2003。網(wǎng)站采用B/S架構(gòu)，服務(wù)器選用Windows 2003自帶的iis6.0，asp.net版本為.net framework3.5，數(shù)據(jù)庫(kù)為Microsoft SQL Server2000，學(xué)院信息化建設(shè)在有關(guān)部門的配合下，完全實(shí)現(xiàn)了教學(xué)管理的信息化。

成人高等教育的學(xué)籍管理是整個(gè)教學(xué)管理過(guò)程中政策性強(qiáng)、復(fù)雜又繁瑣的環(huán)節(jié)，這就要求數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，確保成人學(xué)生的學(xué)籍和學(xué)歷信息真實(shí)、合法、公正。圍繞學(xué)生學(xué)籍管理過(guò)程的信息化建設(shè)有效解決了管理過(guò)程中手工操作模式，所有過(guò)程均由系統(tǒng)完成，徹底將員工從繁雜的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)。因此，在成人高等教育中實(shí)施學(xué)籍管理的信息化，對(duì)學(xué)歷證書管理產(chǎn)生了積極的效果，維護(hù)了成人高等教育學(xué)歷證書的聲譽(yù)，同時(shí)也維護(hù)了高校的社會(huì)形象，在宏觀層面上保證了成人高等教育的質(zhì)量，對(duì)于成人高等教育事業(yè)的發(fā)展尤其重要的現(xiàn)實(shí)意義和深刻的社會(huì)效應(yīng)。

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