黃順奎

【摘要】本文對新時期人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究分析，以期給相關(guān)研究者以有益借鑒。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化建設(shè)；研究

人事檔案的信息化管理是當(dāng)前我國企業(yè)人事檔案管理工作的主流發(fā)展方向，人事檔案信息化建設(shè)是我國檔案管理改革的基本要求，也是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的客觀需要。

一、對人事檔案信息化建設(shè)形成正確的認(rèn)識

（一）人事檔案的信息化建設(shè)是我國信息社會發(fā)展的必要要求。伴隨著電子技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國社會信息化建設(shè)步伐越來越快，信息逐漸成為一種重要的社會發(fā)展資源，人們越來越意識到信息的獲得就意味著資源的獲取，這個觀念正受到越來越多人的認(rèn)可與認(rèn)同，信息資源已經(jīng)成為人類經(jīng)濟(jì)活動和社會活動的公認(rèn)戰(zhàn)略資源。人們先前之所以重視人事檔案的管理工作，是因為人們普遍認(rèn)為其是一種原生的信息資源，在生產(chǎn)力由人才決定的觀念中，人們對人事檔案管理工作的重要性形成了非常明確的認(rèn)識。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，極大的改變了人們的生產(chǎn)、生活方式，使人事檔案管理逐漸朝著開放化、社會化的方向發(fā)展，這給人事檔案管理工作帶來了新的機遇，使得人事檔案管理信息化建設(shè)逐漸被提上了新的日程。

滿足社會民眾的客觀需求是認(rèn)識檔案管理工作的基本初衷，服務(wù)社會是人事檔案管理工作的基本目的，人事檔案管理信息化建設(shè)是我國政務(wù)信息化迅速發(fā)展的表現(xiàn)，而檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展要求又會反過來推動我國人事檔案管理的改革，順應(yīng)了我國人事管理工作和政務(wù)信息工作的民主化潮流，體現(xiàn)了新的社會發(fā)展要求。

（二）人事檔案的信息化建設(shè)對工作質(zhì)量和勞動效率提升具有非常積極的作用。隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代信息改變了傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理方式，在人事管理的操作過程中，多媒體網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息共享能力、系統(tǒng)信息能力、直觀能力和綜合能力能夠給人事管理提供全方位、立體化的人事信息?；谶@一技術(shù)，管理人員能夠?qū)θ耸潞啔v信息、人事素質(zhì)、自然狀況、人員優(yōu)勢和人事道德情況等信息進(jìn)行準(zhǔn)確、快速的提取，還可以基于電子檔案對人事生活、學(xué)習(xí)和工作方面的影響和聲音信息進(jìn)行快速地查詢和提取，實現(xiàn)即時化、動態(tài)化的人事檔案管理，使得全方位人事信息的獲取變得非常的方便、快捷。

人事檔案信息管理中互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)的應(yīng)用的優(yōu)點在于其能夠有效避免不同部門對同一信息的重復(fù)錄入，大幅降低勞動重復(fù)現(xiàn)象的產(chǎn)生，進(jìn)而能夠提升工作效率。同時，由于信息化檔案的電子特點，實踐操作中產(chǎn)生的即時新信息，各部門完全可以根據(jù)自身的職責(zé)即時進(jìn)行信息更新，確保人事檔案信息資源的第一時間更新與收集，為其他部門和領(lǐng)導(dǎo)提供第一手的最新重要信息，這會在很大程度上提升工作信息的時效性。在共享人事檔案信息后，管理人員可以通過局域網(wǎng)對一個人進(jìn)行多角度、多部門的交流，從不同的角度去了解特定人員的局限性。人事檔案管理的信息化建設(shè)能大幅提升對人事了解的廣度和深度，進(jìn)而能在有效的時間內(nèi)高水平、高質(zhì)量地完成人事檔案管理工作。

二、新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想

在信息化建設(shè)受到越來越多關(guān)注的當(dāng)下，體現(xiàn)人事管理的便捷性、即時性和動態(tài)性是人事檔案管理自動化、信息化系統(tǒng)的主要管理目。想要更好地實現(xiàn)信息化的人事檔案管理。我們必須要不斷強化檔案管理工作的指導(dǎo)思想，對檔案信息化建設(shè)的重要作用形成清楚的認(rèn)識。第一，人事檔案管理工作人員必須具有強烈的進(jìn)取心，上進(jìn)好學(xué)，具有優(yōu)良的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新意識，敢于創(chuàng)造條件，具有一定水準(zhǔn)的先進(jìn)技術(shù)掌握和利用能力。第二，全體工作人員必須具有良好的檔案認(rèn)識和檔案意識，盡最大努力做好檔案管理的統(tǒng)一性、體系性和綜合性工作，綜合考慮，統(tǒng)籌兼顧，積極調(diào)動各方有力力量。第三，實事求是，一切從實際出發(fā)，積極探討和研究怎樣切實有效地進(jìn)行應(yīng)用水平的提升，對信息化管理的變化趨勢和變化內(nèi)容進(jìn)行深入地分析，分析總結(jié)現(xiàn)存問題，積極探索新的問題解決途徑。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

當(dāng)前，我國人事檔案信息化建設(shè)還不成熟，完全意義上的檔案信息化管理仍未實現(xiàn)，因此，我們需要不斷改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，積極推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程，開展人事檔案建設(shè)和管理中的“面”的人事檔案管理模式，向?qū)嶓w檔案管理為“線”的檔案管理模式轉(zhuǎn)變，有效推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化變革，將服務(wù)社會作為人事檔案管理的重心，提升服務(wù)思想，逐漸提升檔案管理的服務(wù)水平和管理效率，為人才任用和人才晉升提供切實可靠的人事檔案信息。具體來講，其內(nèi)容主要包括下列幾個方面：

（一）變更傳統(tǒng)的檔案儲存模式。在人事檔案管理過程中，我們應(yīng)妥善處理那些利用頻率較高、內(nèi)容載量較大和損壞相對較為容易的重要檔案信息。通過先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化處理，為后續(xù)的提取和保管提供方便。

人事檔案中所承載的信息往往是與企業(yè)員工切實利益密切相關(guān)的信息，對于員工職稱的評定和職位的選報具有重要的法律性和證據(jù)性。人事檔案在職員考核、工資晉升和職稱評定以及人事糾紛方面具有法律意義，發(fā)揮著關(guān)鍵性的參考和證據(jù)作用。

（二）構(gòu)建人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫。從時間上來說，人事信息檔案的管理是一個漫長的過程，一般來說每個人的檔案信息都需要保管幾十年，甚至?xí)r間更久，特別是對于那些身份比較特殊的人來說，他們的信息具有一定程度的史料作用，對此需要做好數(shù)據(jù)庫。人事信息復(fù)雜而且變動較大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版信息檔案，需要占用相當(dāng)大的數(shù)量和空間，給檔案的查閱和管理帶來了很大的難度，這就需要我們積極推進(jìn)檔案信息管理的信息化建設(shè)，加大建設(shè)力度，用先進(jìn)的電子化檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，以實現(xiàn)檔案管理工作水平和效率的大幅提升。

（三）人事檔案管理信息化的作用。人事檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的積極作用，信息化檔案管理方式會對企事業(yè)單位的組織和人事工作產(chǎn)生非常重大的影響，主要表現(xiàn)為：第一，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的決策。干部任用和干部選拔是人事檔案信息的一個非常重要的作用，做好人事檔案的管理工作能夠在一定程度上為人事組織部門的“用人”“選人”提供有利條件，檔案管理信息化的實現(xiàn)有利于人事信息的調(diào)取和共享，將使得上級領(lǐng)導(dǎo)和人事組織部門對各級干部的考察工作變得更為快捷、更為直觀，在考察現(xiàn)職干部中具有不可估量的作用。第二，可以準(zhǔn)確及時地進(jìn)行信息更新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，盡管具有一定的優(yōu)點，但是弊端也同樣非常明顯，例如，紙質(zhì)版的檔案使得檔案轉(zhuǎn)遞相對困難，數(shù)據(jù)庫資源和檔案信息內(nèi)容具有延時性，檔案信息的更新和補充工作相對較為耗費精力，數(shù)據(jù)承載具有一定的誤差。而檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化后，檔案信息本人便可以根據(jù)自身的權(quán)限對自己的基本信息進(jìn)行了解，一旦發(fā)現(xiàn)誤差或者錯誤，便可以及時地提出建議，進(jìn)而讓人事檔案更為完整、豐富和準(zhǔn)確。

四、結(jié)語

總之，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和科技水平的提升，社會企業(yè)對人才的要求和需求越來越高，作為重要的人事信息承載載體，人事檔案管理的作用變得越來越大。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會轉(zhuǎn)型的持續(xù)加快，社會對人才的發(fā)現(xiàn)和管理顯得尤為重要，同時，社會企事業(yè)單位人才的流動性也大幅提升，這都對人事檔案管理提出了更好和更新的要求，因此，強化檔案管理信息化建設(shè)，已成為我國人事檔案管理工作的一個重要發(fā)展途徑和趨勢。

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