王建龍

(天津交通職業(yè)學(xué)院，天津　300110)

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高校人事管理信息化建設(shè)必要性及對(duì)策淺析

王建龍

(天津交通職業(yè)學(xué)院，天津300110)

摘要：目前，高校人事管理業(yè)務(wù)多數(shù)仍停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，或現(xiàn)有系統(tǒng)規(guī)模小且各自獨(dú)立。各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)管理信息化程度較低，在信息與數(shù)據(jù)應(yīng)用方面共享程度低，存在著較為嚴(yán)重的信息孤島。針對(duì)目前存在的這些情況對(duì)高校人事管理信息化建設(shè)工作的必要性進(jìn)行了分析，并對(duì)系統(tǒng)研發(fā)的對(duì)策進(jìn)行了思考，為該系統(tǒng)的進(jìn)一步研發(fā)做相應(yīng)的準(zhǔn)備。

關(guān)鍵詞：高校；人事管理；信息化；必要性；對(duì)策

及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)分析是決策的基礎(chǔ)和前提，人事管理作為各行業(yè)信息化工作的基礎(chǔ)，得到了各行業(yè)、各單位的重視。目前各企、事業(yè)單位都比較重視運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的開發(fā)和管理。人事管理業(yè)務(wù)的信息化是高校人事管理的基礎(chǔ)性工作之一，對(duì)提高人事業(yè)務(wù)管理水平、促進(jìn)人事業(yè)務(wù)管理的科學(xué)化、具有重要意義。目前，雖然國內(nèi)絕大多數(shù)高校都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了人事管理工作對(duì)促進(jìn)人事管理科學(xué)化、人事管理水平和管理效率的提高、周邊業(yè)務(wù)開展的重要意義，加強(qiáng)了人事管理力度，并取得了一定的成效，但仍存在著不少問題需要探討和完善。

一、目前高校人事管理業(yè)務(wù)問題分析

目前，我國高校人事管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得一定的成績，但是由于發(fā)展歷史較短，依然不可避免地存在著一定的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(一)信息化必要性認(rèn)識(shí)不足

很多高校在人事管理方面認(rèn)知不足，對(duì)人事管理信息化的重視程度不足，多數(shù)人認(rèn)為人事管理信息化不是單位的核心工作業(yè)務(wù)，并不能真正從根本上改變高校的業(yè)務(wù)管理模式。

(二)存在“輕軟件重硬件”的情況

在少量已經(jīng)開展了人事管理信息化的高校中，存在著重視硬件投入、輕視業(yè)務(wù)支撐軟件研發(fā)的現(xiàn)象。在人事管理信息化建設(shè)過程中存在脫離本校實(shí)情，帶有一定的盲目攀比性。個(gè)別高校相關(guān)人員認(rèn)為做好高校人事管理信息化的核心工作就是用先進(jìn)的硬件進(jìn)行支撐，于是一味的購進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，而對(duì)所使用的人事管理業(yè)務(wù)軟件視而不見，這樣只重視硬件和忽視軟件的行為對(duì)高校人事管理信息化不僅起不到任何實(shí)際的作用，反而誤導(dǎo)了高校人事管理信息化的建設(shè)方向，讓職工對(duì)信息化工作產(chǎn)生了一定的疑問。

(三)人事資源信息冗余現(xiàn)象突出

人事資源信息冗余主要指在高校人事信息的管理系統(tǒng)中，存在著大量的相同或者相似的信息，這樣的冗余容易導(dǎo)致人事管理工作的紊亂。這是目前高校人事管理中存在的普遍問題。導(dǎo)致信息冗余現(xiàn)象存在主要包括如下幾方面的原因：

1.上級(jí)主管機(jī)構(gòu)對(duì)數(shù)據(jù)的需求較為多樣化，要求基層管理人員要隨時(shí)統(tǒng)計(jì)提交相關(guān)數(shù)據(jù)。需求的復(fù)雜化，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.人事管理人員之間缺乏溝通，各自根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)據(jù)加工，沒有實(shí)現(xiàn)信息共享，從而造成了信息冗余。

3.人事、教學(xué)、科研等各部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)相互獨(dú)立，并對(duì)各自的人才庫進(jìn)行獨(dú)立的維護(hù)，造成人事信息的重復(fù)建設(shè)，信息冗余度居高不下。

(四)高校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)滯后

基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的B/S信息系統(tǒng)建設(shè)滯后是當(dāng)前我國高校人事管理系統(tǒng)存在的重要問題。從理論上來說，高校人事管理要達(dá)到實(shí)現(xiàn)信息化的目的，不但要健全高校相關(guān)資源的基礎(chǔ)信息，更要能夠有效地實(shí)現(xiàn)高校管理信息應(yīng)用的系統(tǒng)化。目前，我國有很多現(xiàn)成的人事系統(tǒng)，網(wǎng)上也有免費(fèi)版，因此，為了節(jié)省經(jīng)費(fèi)，很多學(xué)校都是直接從網(wǎng)上下載免費(fèi)的人事管理軟件進(jìn)行對(duì)本校的人事資料管理。但是，由于網(wǎng)絡(luò)免費(fèi)版的軟件大都是采用局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，而且一般都是單機(jī)版，這樣的軟件特征就造成了高校人事資源部門在對(duì)人事資源進(jìn)行管理中無法信息化，不能有效地和各個(gè)部門進(jìn)行溝通，效率低下。同時(shí)，由于高校并沒有統(tǒng)一的人事管理方面的規(guī)范，各個(gè)學(xué)院、各個(gè)部門等都有差異，這樣就導(dǎo)致了信息下達(dá)周期長等諸多問題。

(五)信息系統(tǒng)缺乏有效的管理

信息系統(tǒng)缺乏有效的管理也是當(dāng)前高校人事管理系統(tǒng)存在問題的主要問題。一般來說，成功的信息系統(tǒng)必須建立在高質(zhì)量的科學(xué)管理基礎(chǔ)之上。但是，在實(shí)際的工作中，很多高校在實(shí)施人事管理信息化過程中并沒有統(tǒng)一的、科學(xué)的管理。這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面高校缺乏一套與高校人事信息管理相適應(yīng)的科學(xué)管理制度，大多數(shù)高校現(xiàn)在依然是采用傳統(tǒng)的人事管理制度，這樣就導(dǎo)致了工作中的人為性和隨意性，不利于統(tǒng)一有效管理。另一方面當(dāng)前高校的相關(guān)部門“重建設(shè)輕維護(hù)”現(xiàn)象普遍存在。這種重視建設(shè)但是忽略了維護(hù)的管理方式不利于人事信息系統(tǒng)的高水平運(yùn)作，而僅僅是停留在原始水平。信息系統(tǒng)需要在使用過程中，不斷進(jìn)行維護(hù)和管理，不斷挖掘其在人事管理中的作用。

(六)數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)挖掘力度不足

多數(shù)高校人事管理依然停留在人員基本信息管理的層面，甚至有的高校在日常的人事資源管理中只是做到了對(duì)相關(guān)人事資料的收集，并不對(duì)這些資料進(jìn)行有效的分析、總結(jié)和挖掘，這樣也不能有效地開發(fā)和利用人事信息資源，很難實(shí)現(xiàn)人事數(shù)據(jù)對(duì)高校管理決策的支持。

基于上述分析，及近年來隨著J2EE、.NET、web應(yīng)用、B/S結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)的日益成熟，開發(fā)出一種基于網(wǎng)絡(luò)功能性強(qiáng)、操作簡單、安全性好的符合本院校實(shí)際的人事信息管理系統(tǒng)是非常必要且可行的。

二、高校人事管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的對(duì)策與方法

隨著高校管理制度的不斷完善，越來越多的高校對(duì)人事管理日益看重，人事管理信息化是目前很多高校人事管理中的重要工作。高校人事管理信息化對(duì)策包括以下方面。

(一)信息化系統(tǒng)建設(shè)的論證對(duì)策

我國大多數(shù)高校人才管理工作都是按照一定的流程開始展開的。從項(xiàng)目立項(xiàng)的角度來說，高校的人事管理都是從相關(guān)專家針對(duì)自己學(xué)校情況的預(yù)測(cè)、決策開始。大致了解情況之后，進(jìn)一步擬定計(jì)劃、組織實(shí)施、及時(shí)調(diào)控等流程，這些流程的貫徹和執(zhí)行都是人事信息的管理?？梢哉f，有效的專家論證和領(lǐng)導(dǎo)決策是人事管理信息化建設(shè)過程中首要的環(huán)節(jié)。

(二)信息化系統(tǒng)建設(shè)的研發(fā)對(duì)策

從信息化系統(tǒng)開發(fā)的角度出發(fā)，高校人事管理信息系統(tǒng)的研發(fā)應(yīng)采取“雙管齊下”的研發(fā)策略。所謂雙管齊下是指：一方面，領(lǐng)導(dǎo)重視。單位一把手應(yīng)對(duì)信息化系統(tǒng)的研發(fā)工作有足夠的重視，并在整個(gè)系統(tǒng)的前期論證、研發(fā)、上線、完善的全過程給予足夠的人力、物力、財(cái)力和政策上的支持。另一方面，一線業(yè)務(wù)人員應(yīng)該重視。工作在人事管理一線的業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)開發(fā)的過程中是非常重要的，他們擔(dān)負(fù)著突出具體需求，并最終使用系統(tǒng)的工作。因此在系統(tǒng)需求分析階段和系統(tǒng)上線后的使用和測(cè)試階段，都依賴于一線業(yè)務(wù)人員的準(zhǔn)確工作。不僅應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確的提出系統(tǒng)的需求，更需要后期提出準(zhǔn)確的測(cè)試和改進(jìn)意見。

(三)信息化系統(tǒng)建設(shè)的模式與方法

從系統(tǒng)建設(shè)的流程上分析，高校人事管理信息系統(tǒng)的建設(shè)流程應(yīng)采取基于UML(統(tǒng)一建模語言)的迭代開發(fā)模式。整個(gè)系統(tǒng)的開發(fā)工作應(yīng)當(dāng)被組織成為一系列短小的、固定開發(fā)周期的小項(xiàng)目，每個(gè)小項(xiàng)目即一個(gè)迭代。而每一次迭代都包括了定義、需求分析、設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)與測(cè)試等環(huán)節(jié)。迭代開發(fā)可以在需求被完整地確定之前啟動(dòng)，并在一次迭代中完成系統(tǒng)的一部分功能或業(yè)務(wù)邏輯的開發(fā)工作。再通過客戶的反饋來細(xì)化需求，并開始新一輪的迭代。迭代式開發(fā)的優(yōu)點(diǎn)主要包括：降低開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)、得到早期用戶的反饋、持續(xù)的測(cè)試和集成、更加適應(yīng)系統(tǒng)開發(fā)過程中的變更、提高了程序開發(fā)的復(fù)用性。

(四)系統(tǒng)建設(shè)的流程

系統(tǒng)每個(gè)業(yè)務(wù)模塊的研發(fā)，都應(yīng)當(dāng)遵循“需求分析——概要設(shè)計(jì)——詳細(xì)設(shè)計(jì)——編碼實(shí)現(xiàn)——系統(tǒng)集成——上線測(cè)試——需求更新”的研發(fā)流程，確保迭代開發(fā)模式的有效應(yīng)用。

(五)系統(tǒng)建設(shè)的用戶權(quán)限對(duì)策

針對(duì)高校人事管理系統(tǒng)，可以從用戶權(quán)限功能劃分出三種類型的用戶需求：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)用戶和其他教職工個(gè)人用戶。不同的類型可以通過用例圖來分別描述其執(zhí)行者和系統(tǒng)的用例，在圖中可以明顯看出執(zhí)行者都參與了哪些用例的執(zhí)行。

圖1　系統(tǒng)的用戶靜態(tài)結(jié)構(gòu)圖

系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保證對(duì)意外及危險(xiǎn)操作及時(shí)做出反應(yīng)，同時(shí)可以為其他兩個(gè)類型的用戶分配權(quán)限以及對(duì)系統(tǒng)的各種基本信息如用戶基本信息、教職工基本信息、部門基本信息、薪資基本信息、崗位基本信息等進(jìn)行維護(hù)和操作。此外，如果系統(tǒng)的其他用戶對(duì)系統(tǒng)做出任何失誤的操作，都可以向系統(tǒng)管理員組申請(qǐng)，使其恢復(fù)初始狀態(tài)。系統(tǒng)用戶主要負(fù)責(zé)管理個(gè)人信息和教職工基本信息。

(六)系統(tǒng)建設(shè)的其他對(duì)策

系統(tǒng)除應(yīng)當(dāng)有各類權(quán)限的用戶外，還應(yīng)當(dāng)從數(shù)據(jù)輸入、輸出的視角為不同的用戶提供不同的支持。從管理對(duì)象的視角，用戶應(yīng)當(dāng)可以方便的維護(hù)個(gè)人信息、提交相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。從管理員視角，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠提供對(duì)各類系統(tǒng)用戶的數(shù)據(jù)進(jìn)行方便的增刪改等維護(hù)，同時(shí)應(yīng)當(dāng)可以方便的根據(jù)需要，生成各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表；從決策層的視角，應(yīng)當(dāng)較為方便的提取需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，以便為政策決策提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持。

三、結(jié)語

高校人事管理的信息化工作是社會(huì)信息化的重要一環(huán)，也是高校日常人事管理中不可或缺的一項(xiàng)工作，在高校人事管理、教學(xué)管理、科研管理中都起著非常重要的作用。不論是從人事管理的效率、準(zhǔn)確率出發(fā)，還是從數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)加工與挖掘的角度出發(fā)，高校人事管理信息化工作的推進(jìn)和建設(shè)都是非常必要的一項(xiàng)工作。高校人事管理信息化的建設(shè)，是新形勢(shì)下數(shù)據(jù)共享與決策支持的需要。

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A Brief Analysis on the Necessity and Countermeasures of the Information-Based Personnel Management Construction in Universities

WANG Jian-long

(TianjinTransportationVocationalCollege，Tianjin300110)

Abstract:At present, most of the personnel management in universities are still in the traditional stage of manual management, or the existing systems are small in size and independent respectively. The level of business management informatization is low in every business management department, especially on the share of information and data applications, existing a serious problem of information island. Considering these problems, I made an analysis on the necessity of the information-based personnel management construction in universities and took the countermeasures of the research and development of system into consideration, making relevant preparations for the further research and development of the system.

Key words:Colleges and Universities; Personnel Management; Informatization; Necessity; Countermeasures

中圖分類號(hào)：G717

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1673-582X(2016)03-0089-04

作者簡介：王建龍(1977-)，女，天津市人，天津交通職業(yè)學(xué)院講師，主要從事項(xiàng)目管理專業(yè)教學(xué)與研究工作。

收稿日期：2015-09-15