楊園

摘要：2015年財(cái)政部和國(guó)家檔案局重新修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起正式施行。文章以當(dāng)前高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案在管理和利用中存在的問(wèn)題，并結(jié)合高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際情況，提出規(guī)范和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的建議和對(duì)策，從而使高校的會(huì)計(jì)檔案管理工作既具有管理性又具有服務(wù)性。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；會(huì)計(jì)檔案；管理對(duì)策

一、高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的概念及其分類(lèi)

（一）定義

高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案是指高等學(xué)校在從事教學(xué)、科研、行政管理以及其他各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算過(guò)程中直接形成的、記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的原始發(fā)票、合同等具有保存價(jià)值的各種形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的會(huì)計(jì)核算資料。高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案是高等學(xué)校檔案管理的重要組成部分，不僅包括最終打印出的會(huì)計(jì)記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿等紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，還應(yīng)包括整個(gè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中所形成的全套電子檔案。

（二）分類(lèi)

1.會(huì)計(jì)憑證包括會(huì)計(jì)原始憑證和會(huì)計(jì)記賬憑證；

2.會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金和銀行存款日記賬及其他輔助性賬簿；

3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)決算會(huì)計(jì)報(bào)告；

4.其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

二、當(dāng)前高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整以及科學(xué)的管理對(duì)高等學(xué)校財(cái)務(wù)決策起到重要的輔助作用。

（一）高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的管理制度不健全

2015年財(cái)政部和國(guó)家檔案局重新修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起正式施行。高等學(xué)校缺乏學(xué)校內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案管理制度，目前高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化管理，但各個(gè)學(xué)校沒(méi)有根據(jù)自己的實(shí)際情況將會(huì)計(jì)電算化管理所產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)等電子資料納入學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理辦法中，原來(lái)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法只是對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等資料的收集、整理、歸檔和保管等，甚至有的學(xué)校就沒(méi)有制定適合本學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理辦法。

（二）高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理人員配備不足及檔案室設(shè)施投入不夠

目前大部分高校會(huì)計(jì)檔案管理人員均由會(huì)計(jì)人員兼任，缺乏既懂財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又懂會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才，同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員流動(dòng)過(guò)于頻繁，這些人員大部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理要求不夠明確，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案裝訂不規(guī)范、案卷整理的質(zhì)量不高，再加上高校查詢(xún)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量逐漸增加，使得會(huì)計(jì)檔案的利用效率降低。

高等學(xué)校對(duì)會(huì)計(jì)檔案室經(jīng)費(fèi)投入少，缺少必要的防火、防蟲(chóng)等措施，存放保管會(huì)計(jì)檔案的空間狹小、不方便老師現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)，凡是有需要（如科研結(jié)題和不定期檢查）調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須搬運(yùn)會(huì)計(jì)檔案到查閱地方，容易造成會(huì)計(jì)檔案資料的缺失，同時(shí)造成會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作重復(fù)增加。

（三）缺乏會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

目前大部分高校會(huì)計(jì)賬務(wù)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，定期會(huì)將會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表打印輸出裝訂，但原始發(fā)票并沒(méi)有掃描形成電子化管理，同時(shí)裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財(cái)務(wù)軟件全套文檔資料及財(cái)務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒(méi)有連同會(huì)計(jì)檔案同時(shí)歸檔管理并分別存放于三個(gè)以上地點(diǎn)。

三、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策及措施

（一）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，也是國(guó)家各類(lèi)檢查以及科研結(jié)題審計(jì)的重要支撐材料，是學(xué)校制定方針政策的重要信息資源。各高校應(yīng)加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度的宣傳，會(huì)計(jì)檔案管理工作需要做到妥善安全保管、科學(xué)有序存放、方便查詢(xún)利用。要轉(zhuǎn)變“重保管輕利用”的觀念，樹(shù)立“為全校師生提供檔案利用服務(wù)”的觀念，同時(shí)還需增強(qiáng)老師們的檔案意識(shí)，利用校園廣播，問(wèn)卷調(diào)查等各種形式，全面提高高校師生對(duì)會(huì)計(jì)檔案的法治意識(shí)，極力加強(qiáng)學(xué)校各級(jí)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的提高。

（二）建立健全高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的管理制度

2015年財(cái)政部和國(guó)家檔案局重新修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起正式施行。各高校應(yīng)該依據(jù)新修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，結(jié)合各自學(xué)校的實(shí)際，建立健全各個(gè)學(xué)校自己的會(huì)計(jì)檔案管理制度，將會(huì)計(jì)檔案的收集、歸檔、保管、銷(xiāo)毀及其他各項(xiàng)管理工作納入到管理制度中，依次來(lái)規(guī)范學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理工作，保證會(huì)計(jì)檔案的完整，分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，會(huì)計(jì)檔案利用的規(guī)范，確保學(xué)校會(huì)計(jì)檔案工作的有序開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理人員大多數(shù)都是財(cái)會(huì)專(zhuān)業(yè)出身，對(duì)全面綜合的會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)缺乏，各個(gè)高校應(yīng)合理配備專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員系統(tǒng)培訓(xùn)，既要熟悉會(huì)計(jì)電算化的知識(shí)，又要懂得會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具備實(shí)際管理會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用能力，增強(qiáng)他們?nèi)婢C合的會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，使他們能夠熟練掌握會(huì)計(jì)檔案的管理方法和技術(shù)，進(jìn)而提高本單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平。

（四）加大會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入

高等學(xué)校要重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案查閱工作量的增加，應(yīng)加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的投入，改善會(huì)計(jì)檔案工作的環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會(huì)計(jì)檔案的需要，又要提高會(huì)計(jì)檔案管理的水平和效率，因此高校要有足夠的保證會(huì)計(jì)檔案保管存放的空間，還要配備專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便老師或檢查人員查閱會(huì)計(jì)檔案。

（五）提高檔案管理的信息化程度

隨著網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)的發(fā)展，各高等學(xué)校應(yīng)該采用先進(jìn)技術(shù)的手段加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，同時(shí)認(rèn)真學(xué)習(xí)與借鑒其他行業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。各個(gè)學(xué)校要積極調(diào)整會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部管理體制，可以通過(guò)學(xué)校的校園網(wǎng)建立一個(gè)相對(duì)開(kāi)放的信息交流系統(tǒng)，將學(xué)校會(huì)計(jì)信息的收集和綜合利用納入到高校信息網(wǎng)的建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的有序、集中、統(tǒng)一管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、信息化與數(shù)字影像技術(shù)，不斷實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新，為學(xué)校老師和審計(jì)人員等利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)。

科學(xué)規(guī)范的高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理工作，加上會(huì)計(jì)檔案管理人員開(kāi)展創(chuàng)造性的管理工作，就能夠促進(jìn)高校資金的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，保證高校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序的進(jìn)行，對(duì)推動(dòng)高校各項(xiàng)事業(yè)順利開(kāi)展有著深遠(yuǎn)的意義，同時(shí)高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案工作水平也一定能提升到一個(gè)新的層次。

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