周懋瓊

摘要：溫宿縣新水廠的供水系統(tǒng)機電設(shè)備的竣工驗收后，對在新水廠供水系統(tǒng)機電設(shè)備檔案資料的收集提出新要求和優(yōu)化管理措施，是對今后檔案工作的一種任務(wù)，也是對機電設(shè)備將來養(yǎng)護和維修的保障，根據(jù)新水廠供水系統(tǒng)機電設(shè)備檔案特點，從更新觀念、加強檔案法制意識、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、建立科學(xué)化的新水廠供水系統(tǒng)，機電設(shè)備檔案管理制度方面需提出加強機電工程檔案管理的有效優(yōu)化管理措施。

關(guān)鍵詞：供水系統(tǒng)；機電設(shè)備；檔案收集；優(yōu)化管理

一、機電工程檔案資料的內(nèi)容

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；招投標文件，計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震資料等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；機電工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.機電工程及輸送電線路、變壓器，高壓控制柜，復(fù)控開關(guān)、低壓控制柜，電機、變頻器，設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告：圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等：原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或變壓器試驗檢測資料等試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；泵房內(nèi)輸水管打壓試驗等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料：施工技術(shù)總結(jié)等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖：室內(nèi)高低壓柜電路圖，室內(nèi)各種電線竣工圖；機電工程竣工圖；以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

4.機電設(shè)備資料收集內(nèi)容。溫宿縣城鎮(zhèn)供水二期設(shè)備安裝及供水管網(wǎng)項目（二）第一標段：供水設(shè)備及相關(guān)機電設(shè)備采購及安裝，用電設(shè)備資料清單.天津天能干式電力變壓器安裝使用說明書，主要材料/構(gòu)配件/施工設(shè)備報送表、國家消防裝備質(zhì)量監(jiān)督檢驗中心檢驗報告、惟海滅火器合格證及手提式檢驗結(jié)果匯總表、干式變壓器控制器產(chǎn)品合格證、給水用PP-R管材、管件質(zhì)量合格證、長城電纜有限公司電力電纜產(chǎn)品合格證、控開產(chǎn)品合格證、新型低噪音節(jié)能型外轉(zhuǎn)子風(fēng)機使用說明書，EV2100系列變頻器用戶手冊、LR系列基本型二氧化氯發(fā)生器產(chǎn)品合格證及使用說明書、BWD3K130系列干式變壓器電腦溫控器使用說明書、干式變壓器試驗報告、新疆一開電氣制造有限公司開關(guān)柜出廠檢查試驗報告、質(zhì)量管理體系認證證書、DJW45-2000-630智能型萬能式斷路器使用說明書、有源濾波器監(jiān)測試驗報告、CZW系列單吸臥式離心泵使用說明書及產(chǎn)品介紹、D系列電磁隔膜計量泵操作說明書、MDI型電動葫蘆使用說明書、山東省慶云縣國營管件廠的法蘭化學(xué)成份檢驗結(jié)果合格證書、蝶閥合格證，多功能水泵控制閥合格證、管道伸縮節(jié)合格證、金屬氧化物避雷器安裝使用說明書、塑料球閥合格證、電抗器合格證、以及其他需要收集的相關(guān)材料。

二、機電工程檔案資料的特征

1.真實性和全面性。真實性是對所有文件、機電檔案資料的共同要求，但對供水行業(yè)機電工程的文件和檔案資料來講，這方面的要求更為迫切。機電工程文件和檔案資料只有全面反映機電工程的各類信息，形成一個完整的供水系統(tǒng)，才更有實用價值，片面地引用往往會起到誤導(dǎo)作用。所以，機電工程文件和檔案資料必須真實反映供水建設(shè)工程的施工情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。

2.分散性和復(fù)雜性。供水建設(shè)工程項目周期長且影響因素多，運行工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建設(shè)階段性強且互相穿插，由此導(dǎo)致了供水建設(shè)工程文件和檔案資料的分散性和復(fù)雜性。這個特性決定了機電建設(shè)工程文件和檔案資料的多層次、多環(huán)節(jié)及相互關(guān)聯(lián)的復(fù)雜系統(tǒng)。

3.繼承性和實效性。隨著機電設(shè)備安裝技術(shù)、施工工藝、新材料和施工企業(yè)管理水平的不斷提高，機電建設(shè)工程文件和檔案資料可被繼承和不斷積累。同時，機電建設(shè)工程文件和檔案資料具有很強的實效性，其作用會隨著時間的推移而衰減，因此，文件和檔案資料一經(jīng)形成就必須盡快送達有關(guān)檔案保管部門，否者會造成嚴重后果。

4.隨機性。機電建設(shè)工程文件和檔案資料產(chǎn)生于項目建設(shè)的整個過程中，工程前期、工程開工、施工和竣工等各個階段和環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生各種各樣文件和檔案資料。雖然各類報批文件的產(chǎn)生具有規(guī)律性，但還是有相當(dāng)一部分文件和檔案資料的產(chǎn)生是由于具體工程事件引發(fā)的，因此具有隨機性。

5.多專業(yè)性和綜合性。機電建設(shè)工程文件和檔案資料涉及機電安裝、設(shè)備調(diào)試、消防等各個專業(yè)，也涉及力學(xué)、電學(xué)電子、聲學(xué)等多種學(xué)科，依附于不同的專業(yè)對象而存在，且同時綜合了質(zhì)量、進度、造價、合同、組織、協(xié)調(diào)等方面的內(nèi)容，又依賴于不同的載體而流動，因此，具有多專業(yè)性和綜合性的特點。

三、機電設(shè)備工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是機電設(shè)備工程檔案存在的主要問題。我們公司專門成立檔案收集小組全程跟中服務(wù)，安排工程項目檔案歸檔率較好，能達到了90%左右，較差的單位情況就不同了。很多機電設(shè)備工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有機電設(shè)備工程主體檔案，沒有配套工程檔案，清水池和泵房鏈接件、地下管線、城市管網(wǎng)和泵房銜接體等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)供水系統(tǒng)機電檔案工作需要。

四、機電設(shè)備工程檔案有效管理的優(yōu)化措施

1.思想上要重視機電工程檔案管理工作。機電設(shè)備工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后公司內(nèi)部機電設(shè)備檔案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以公司內(nèi)部檔案資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。 2.建立健全檔案整理制度是做好供水機電設(shè)備工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強對供水系統(tǒng)機電設(shè)備工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設(shè)施工單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合供水行業(yè)實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標代理機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)和任務(wù)，規(guī)范檔案資料的收集、整理。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照供水行業(yè)機電設(shè)備工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合檔案歸檔要求，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位可以不結(jié)清尾款，以確保供水行業(yè)機電設(shè)備工程建設(shè)檔案的完整、準確、全面、系統(tǒng)。

4.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和供水行業(yè)的不斷發(fā)展，供水行業(yè)機電設(shè)備檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案管理隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認清檔案工作的意義和重要性。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領(lǐng)會和掌握有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責(zé)任心，嚴把供水行業(yè)工程檔案質(zhì)量關(guān)。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制供水行業(yè)機電設(shè)備工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)部材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查機電設(shè)備工程檔案材料編制情況，按照標準形成供水行業(yè)機電設(shè)備檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)供水行業(yè)工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術(shù)，避免走彎路。近幾年，公司也開始對機電設(shè)備照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。提高各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門對檔案資料的利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

當(dāng)前，我們供水行業(yè)面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，機電設(shè)備建設(shè)工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進機電設(shè)備建設(shè)工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強供水行業(yè)機電設(shè)備工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)供水行業(yè)工程檔案管理的經(jīng)驗，使供水行業(yè)工程檔案更好地為我們的城市經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。