申昌安

摘要：隨著信息技術的迅速發(fā)展，Interact的普及和電子文檔的大量產(chǎn)生，數(shù)字檔案資源建設已經(jīng)成為國內(nèi)外檔案學界關注的熱點。本論文從高校開展數(shù)字檔案資源建設實踐的角度以及自身工作出發(fā)，對高校數(shù)字檔案資源建設工作進行思考，剖析高校數(shù)字檔案資源建設的內(nèi)容與管理機制。

關鍵詞：高校檔案館：檔案：檔案教字資源

一、背景

隨著計算機、網(wǎng)絡技術的發(fā)展和普及，信息的生產(chǎn)、存儲和傳遞的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。數(shù)字信息資源以傳統(tǒng)信息資源難以比擬的優(yōu)勢逐漸成為信息資源的主體。

國內(nèi)高校大多建校歷史悠久，歷史遺留下來的檔案豐富，原始記錄性強，進行高校檔案數(shù)字資源建設將具有一定的歷史價值、科技價值和文化價值，可以實現(xiàn)管理高校檔案的信息化、規(guī)范化、標準化和科學化，更好的保護與搶救珍貴的高校檔案。

二、數(shù)字檔案資源建設的內(nèi)容

進入數(shù)字時代，以計算機、網(wǎng)絡為載體的信息資源以幾何級的速度產(chǎn)生、傳播。檔案信息資源具有獨特的價值，承載著國家、民族、社群以及個體的過往歷程。

數(shù)字資源建設，就是運用數(shù)字化的技術手段，將文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息，進行數(shù)字化的處理和加工，同時對已經(jīng)形成的數(shù)字信息資源進行科學的規(guī)劃、選擇、采集、組織，使之形成可資利用的數(shù)字信息資源體系的全過程。數(shù)字資源建設內(nèi)容一般包括數(shù)字資源建設規(guī)劃、數(shù)據(jù)庫建設、網(wǎng)絡信息資源的開發(fā)和組織、電子資源的購買、數(shù)字資源的整合等內(nèi)容。

高校數(shù)字檔案資源建設，基于互聯(lián)網(wǎng)、計算機，以檔案數(shù)字化為主體，以文本、圖片、音頻、視頻等各種形式記錄，構建反映高校文化和歷史進程的資源庫。

高校檔案館數(shù)字資源的來源，主要在于兩個層面：館藏檔案的數(shù)字化，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫的建設等；電子文件的采集和接收，包括各類型電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集和接收、專題數(shù)據(jù)庫的采集、互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價值的信息下載等。

高校數(shù)字檔案資源建設具有非常廣的拓展性，基于內(nèi)容豐富的數(shù)字資源體系，可以進行多種形式的再開發(fā)，形成多種多樣的衍生產(chǎn)品，進行學校文化教育、學校形象宣傳等。

高校數(shù)字檔案資源建設主要包括以下幾個方面：

（1）館藏檔案的數(shù)字化成果

館藏檔案的數(shù)字化成果是將接收歸檔資料進行數(shù)字化處理形成的數(shù)字資源，以及經(jīng)加工獲得的二次文獻、三次文獻等開發(fā)產(chǎn)品的數(shù)字資源。檔案館數(shù)字資源建設的重點內(nèi)容就是館藏的內(nèi)容的數(shù)字化。高校檔案館開展數(shù)字資源建設，首先必須致力于館藏資源的數(shù)字化。高校檔案館保存了大量的歸檔資料，這些資料有的以電子版直接提交檔案館，有的以其他保存方式提交然后被檔案館進行數(shù)字化處理。

（2）歸檔部門提交的電子文檔

高校各個部門歸檔的電子文檔包括各種電子文件、圖紙的數(shù)字化光盤以及各種數(shù)據(jù)資料。檔案材料具有原始性，在歸檔后內(nèi)容不能更改。在材料內(nèi)容進行數(shù)據(jù)化處理的過程中，材料數(shù)據(jù)所包含的信息等內(nèi)容都要與非數(shù)據(jù)化的原件保持一致。所以說，數(shù)據(jù)化的過程是根據(jù)館藏內(nèi)容來分批逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)化，歸檔部門不斷移交電子文檔是對數(shù)字檔案資源的不斷補充。

（3）檔案館專門數(shù)據(jù)庫

檔案館提供各項服務，需要建立專門數(shù)據(jù)庫，同時需要在工作中維護、更新數(shù)據(jù)庫。專門數(shù)據(jù)庫大致包括：文件數(shù)據(jù)庫、教學學籍管理數(shù)據(jù)庫、科研項目數(shù)據(jù)庫、基建項目數(shù)據(jù)庫等。

（4）檔案館日常工作所形成的數(shù)字資源

高校檔案館在日常工作中會形成大量的管理文件、文檔資料、電子傳真等材料以及單位參加或組織的會議、活動所形成的具有保管意義的數(shù)字資料。

三、數(shù)字檔案資源建設的管理

（1）建立和維護數(shù)據(jù)庫

檔案工作人員根據(jù)相關的分類標準整理檔案輸入專門的信息數(shù)據(jù)庫，最后形成數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫不僅包括所有的檔案信息還要包括在信息整理中形成的有關的注冊、登錄、加密等一系列的信息數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫建立起來以后，依靠網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案數(shù)字資源交換、利用。

（2）數(shù)字檔案資源的質(zhì)量控制

檔案館館藏是當前數(shù)字檔案館信息資源建設的基礎。檔案館館藏豐富，其中很大一部分無法得到有效有用，若能予以數(shù)字化，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)有效共享和利用，就能成為當前數(shù)字檔案館信息采集最主要的來源。館藏檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制一般有以下幾個方面：1、館藏數(shù)字化的質(zhì)量控制，在進行館藏檔案數(shù)字化進程時，檔案管理部門應根據(jù)實際情況，制定嚴格的數(shù)據(jù)質(zhì)量驗收指標。檔案館驗收人員必須對數(shù)字化檔案信息進行全面進行驗收，確保數(shù)字化檔案信息的完整、準確。2、電子文件接收的質(zhì)量控制，高校數(shù)字檔案館檔案信息資源的重要來源是學校各部門、單位形成的電子文件。為確保進館電子文件的真實性和完整性，必須重視進館電子文件的鑒定工作。對于不符合技術標準規(guī)范的電子文件，要求立檔單位重新發(fā)送；對于無須進館的電子文件，堅決拒收。

（三）數(shù)字檔案資源的安全機制

為保證數(shù)字檔案的信息安全，我國已經(jīng)制定并公布了一些相關法律，如《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》，《計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》、《網(wǎng)絡安全法》等。

檔案工作部門應建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度，對每份電子檔案均實行“全過程管理”，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。數(shù)字檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個環(huán)節(jié)。必須建立一整套科學、合理、嚴格的制度規(guī)范，在完善監(jiān)督機制的同時，保證制度規(guī)范的嚴格執(zhí)行。

（四）數(shù)字檔案資源的長期保存

數(shù)字檔案資源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征帶來了數(shù)字檔案資源的易消亡性。因此，數(shù)字資源長期保存自然有著非同一般的價值和意義以及迫切性。數(shù)字資源逐漸成為信息時代生產(chǎn)和利用的重要對象，數(shù)字資源長期保存已成為數(shù)字檔案館以及其他數(shù)字信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略問題。運用各種手段使得數(shù)字資源能夠長期、可靠的存取，保存管理是數(shù)字資源長期保存的核心與關鍵所在，只有做好長期保存管理，存取服務才能持續(xù)而穩(wěn)定的進行。

（五）數(shù)字檔案資源的備份機制

為了確保檔案信息資源的絕對安全，必要的備份機制以防問題的出現(xiàn)和帶來的不良后果。一般來說，數(shù)字檔案資源存儲的形態(tài)可分為傳統(tǒng)方式、數(shù)字方式、縮微方式。當前，為了解決數(shù)字檔案資源因保存不當帶來的信息損害，一般采用異質(zhì)備份和云備份。

（六）數(shù)字檔案資源的服務機制

在當前的網(wǎng)絡環(huán)境下，借助于多途徑的網(wǎng)絡接入方式和現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，檔案館數(shù)字資源能夠突破時空的限制，更能方便為師生提供利用。高校檔案館數(shù)字資源營造的數(shù)字化環(huán)境不僅能夠讓校內(nèi)用戶隨時隨地獲取需要的信息，也能為跨高校數(shù)字檔案信息資源整合創(chuàng)造可能和便利。高校檔案館應為利用者提供更加方便、準確、快捷的信息服務，加快檔案信息化、數(shù)字化管理，以滿足各類用戶的需求。

四、結語

高校數(shù)字檔案資源建設能有效地改善高校檔案資源結構，擴大資源范疇。高校數(shù)字檔案資源需要收藏與信息組織并重，達到數(shù)字信息的資源價值最大化實現(xiàn)。與此同時，高校數(shù)字檔案資源建設在提升高校檔案館的公眾滿意度方面做出積極的貢獻。檔案館對于公眾最直接的意義在于獲取檔案資源，檔案館有能力提供充足的、高質(zhì)量的數(shù)字資源。數(shù)字資源建設開展起來，利用者可快速、準確地獲取有用信息。

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