祝江月

【摘 要】我國小微型企業(yè)數(shù)目約占企業(yè)總數(shù)的90%，是我國國民經(jīng)濟的重要組成部分，但小微型企業(yè)在實施采購成本控制的過程中卻存在諸多問題，本文采用理論與實踐相結(jié)合的方法，針對小微型企業(yè)在采購成本控制的實踐過程中面臨的問題提出了一些建議，希望對相關(guān)人員能有所幫助。

【關(guān)鍵詞】采購成本；成本控制；小微型企業(yè)

采購成本是企業(yè)總成本的重要組成部分，一般而言，企業(yè)采購成本占總成本的40%～70%，因此，對采購成本實施控制成為降低小微型企業(yè)總成本的一個有效途徑。由于小微型企業(yè)中有很多都是家庭作坊式企業(yè)或個體工商戶，企業(yè)員工人數(shù)很少，大多沒有專業(yè)的采購工作人員，采購成本控制也很難得到有效實施。

小微型企業(yè)實施采購成本控制，首先應(yīng)該對供應(yīng)商進(jìn)行分類評估，建立備選供應(yīng)商資料庫。小微型企業(yè)應(yīng)按照供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品類別來對供應(yīng)商進(jìn)行分類，然后對過去供應(yīng)商在產(chǎn)品價格、數(shù)量、質(zhì)量等方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和評估，從中挑選備選供應(yīng)商，建立完善備選供應(yīng)商資料庫。建立備選供應(yīng)商資料庫，首先應(yīng)該對供應(yīng)商的情況進(jìn)行全面了解，不僅要記錄供應(yīng)商每次供貨的價格、數(shù)量及質(zhì)量，同時應(yīng)對供應(yīng)商的組織管理、財務(wù)狀況、生產(chǎn)技術(shù)、主要客戶等方面進(jìn)行評估，然后再對這些情況進(jìn)行綜合考慮，重新整理供應(yīng)商備選名單，剔除財務(wù)狀況不佳或無法按時交貨的供應(yīng)商。再在電腦中建立備選供應(yīng)商文件夾，其中按照不同原材料分為不同文件夾收錄供應(yīng)商名單及其詳細(xì)資料。

其次應(yīng)建立完善的供應(yīng)商評價體系，對備選供應(yīng)商資料庫中合格的供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)確評價，以便此后每次采購在備選供應(yīng)商的資料庫中挑選出合適的供應(yīng)商。在建立供應(yīng)商評價體系的過程中，小微型企業(yè)應(yīng)一方面維護(hù)和供應(yīng)商的關(guān)系；另一方面完善供應(yīng)商備選資料庫。在對供應(yīng)商備選資料庫中的資料進(jìn)行評估時，應(yīng)從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨速度、產(chǎn)品價格和售后服務(wù)四個方面對供應(yīng)商進(jìn)行劃分。產(chǎn)品質(zhì)量要從每批產(chǎn)品的合格率和對產(chǎn)品不良問題的改善兩個方面進(jìn)行考慮，交貨速度則要考慮逾期率與逾期日數(shù)兩方面，售后服務(wù)要考慮對逾期交貨和原材料不良問題的處理效率。

然后，則需要健全小微型企業(yè)的采購質(zhì)量、物流與合同控制。在采購質(zhì)量控制方面，由于小微型企業(yè)每次采購物料數(shù)量較小，采購員每次采購都應(yīng)檢查產(chǎn)品質(zhì)量是否合格，發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品應(yīng)及時向供應(yīng)商反應(yīng)情況。采購結(jié)束后，應(yīng)在公司供應(yīng)商檔案中對此次貨物質(zhì)量是否合格進(jìn)行記錄，為下次對供應(yīng)商進(jìn)行選擇提供依據(jù)。在采購物流控制方面，由于不同企業(yè)采購的產(chǎn)品所適用的運輸方式不同，供應(yīng)商提出的交貨方式也不同，小微型企業(yè)應(yīng)該通過詢問物流公司或貨車司機來掌握貨物運輸狀況并進(jìn)行記錄，以便在貨物出現(xiàn)逾期情況時立即采取補救措施。在合同控制方面，合同一旦簽訂當(dāng)即具有法律效力，無論哪方違規(guī)，都可能造成經(jīng)濟損失。因此，采購合同管理是企業(yè)采購成本控制的主要環(huán)節(jié)之一。在每個合同簽訂前，總經(jīng)理都應(yīng)對合同和供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)真審核，防止違規(guī)行為出現(xiàn)。合同應(yīng)小心保管，采購結(jié)束后，在供應(yīng)商檔案中對供應(yīng)商是否存在違規(guī)行為進(jìn)行記錄。

此外，小微型企業(yè)也可以通過完善采購流程控制采購成本。完善采購流程有利于小微型企業(yè)對資金流進(jìn)行有效控制，從而提高資金使用率。由于小微型企業(yè)的采購?fù)ǔＳ煽偨?jīng)理主導(dǎo)，采購流程審批不完善，隨著公司規(guī)模的不斷擴大，采購成本漸漸到變得難以控制。因此需要在采購前制定出行之有效的采購計劃和采購準(zhǔn)則，要求采購員嚴(yán)格按照采購流程和采購準(zhǔn)則行事。小微型企業(yè)完善采購流程可以從人員安排和完善審批流程兩方面著手。在人員安排方面，由于大多數(shù)小微型企業(yè)并沒有專門的采購部門，采購業(yè)務(wù)由總經(jīng)理主導(dǎo)，由行政人員從旁協(xié)助，行政人員沒有獨立的決策權(quán)，導(dǎo)致采購效率降低，采購成本難以受到有效控制。隨著小微型企業(yè)不斷發(fā)展，采購業(yè)務(wù)不斷增加，小微型企業(yè)應(yīng)招聘專業(yè)的采購人員，逐步組建自身的采購部門。在完善審批流程方面，由于小微型企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)量較少，采購審批流程并不完善，通常所有的采購流程都需要經(jīng)過總經(jīng)理決定、審核，然而隨著小微型企業(yè)的不斷發(fā)展，采購業(yè)務(wù)不斷增加，這樣的采購審批流程顯然將會增加總經(jīng)理的工作量，使采購控制成本提升。由此，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，小微型企業(yè)應(yīng)該逐漸擴大采購部門管理人員的審批權(quán)限，提升采購部門的工作效率，減少公司的采購成本。

建立采購成本風(fēng)險控制制度也是小微型企業(yè)控制采購成本的一種方式。供應(yīng)商、自身產(chǎn)品銷量和市場外圍環(huán)境這3個方面是小微型企業(yè)采購成本控制風(fēng)險的主要來源。針對這3個方面，小微型企業(yè)應(yīng)采取一定的規(guī)避策略。在供應(yīng)商方面，小微型企業(yè)面臨的主要風(fēng)險是由供應(yīng)商供貨不穩(wěn)定而導(dǎo)致的，對企業(yè)采購成本控制的影響最大。如果供應(yīng)商不能及時供貨，或供貨質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)的要求，則可能造成企業(yè)停產(chǎn)，因此預(yù)防供應(yīng)商供貨風(fēng)險控制對小微型企業(yè)十分重要。企業(yè)可以一邊建立健全完善的供應(yīng)商信用管理機制，據(jù)此對公司的供應(yīng)商進(jìn)行信用評估，根據(jù)其結(jié)果，選擇信用指數(shù)較好的供應(yīng)商進(jìn)行合作；一邊與供應(yīng)商建立長期供需合作關(guān)系，以此防范供貨風(fēng)險。在預(yù)防小微型企業(yè)自身產(chǎn)品銷量的風(fēng)險方面，產(chǎn)品銷量降低會導(dǎo)致物料堆積，采購成本占企業(yè)總成本的比例上升，使得采購成本增加。因此，對于小微型企業(yè)，采購物資時最好不要采購太多，造成呆滯庫存。在預(yù)防小微型企業(yè)市場外圍環(huán)境的風(fēng)險方面，運輸費用的上升，供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量不好，會導(dǎo)致采購人力增加，也會造成企業(yè)采購成本上升。因此，對運輸、服務(wù)質(zhì)量方面的考量也應(yīng)該納入供應(yīng)商評估體系。

參考文獻(xiàn)：

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