任文君

摘要：隨著全球經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，信息產(chǎn)業(yè)進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，檔案信息化建設(shè)成為了人們必然的要求，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展給檔案信息化提供了前所未有的機(jī)遇，同時(shí)，檔案信息化也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如何加快檔案部門的信息化建設(shè)成為一項(xiàng)重要的課題。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；思考

一、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。主要任務(wù)包括：第一，提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率：第二，加強(qiáng)局域網(wǎng)建設(shè)。

2.信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的資源開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收，檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

3.管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要包括：檔案管理軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與推廣、適應(yīng)電子政務(wù)要求的機(jī)關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)的建設(shè)、基于政務(wù)網(wǎng)的文件檔案信息庫(kù)建設(shè)、基于互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)以及示范性數(shù)字檔案館建設(shè)。

4.信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源，它不僅需要檔案專業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的措施主要有：對(duì)現(xiàn)有檔案人員的教育與培訓(xùn)、人才引進(jìn)、短期聘用或借用3種。

二、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀思考

1.檔案信息化建設(shè)觀念相對(duì)落后

我國(guó)相當(dāng)一部分管理人員的檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案無(wú)足輕重，沒(méi)有多大用途。因此，檔案事業(yè)難以得到應(yīng)有的重視，造成檔案事業(yè)的先天不足，經(jīng)費(fèi)投入得不到保證。同時(shí)，檔案工作者對(duì)檔案信息化重視不夠，缺少服務(wù)意識(shí)。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的非積極投入及非規(guī)范行為，最終會(huì)造成檔案信息化建設(shè)的延緩，造成檔案信息交流的障礙，影響檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)薄弱

檔案信息化建設(shè)必須具備一定的硬件條件，如要配備計(jì)算機(jī)、建立局域網(wǎng)、需要大容量的服務(wù)器、建立數(shù)據(jù)庫(kù)等，開(kāi)發(fā)研制檔案管理專用軟件、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)日常管理與維護(hù)等，這些都需要大量的資金投入。目前，檔案管理機(jī)構(gòu)主要是吃財(cái)政飯，沒(méi)有能力通過(guò)提供社會(huì)化服務(wù)增加適當(dāng)收入。一旦國(guó)家未能投入，檔案信息化建設(shè)有再好的藍(lán)圖也難以實(shí)現(xiàn)。

3.檔案信息化建設(shè)中的管理人員素質(zhì)問(wèn)題

目前檔案館普遍存在著人員少、文化素質(zhì)低、身體素質(zhì)差等現(xiàn)象。特別是檔案室的檔案管理人員多數(shù)不是專職檔案員，無(wú)暇顧及檔案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于對(duì)電子文件、電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少，檔案管理人員能熟練使用微機(jī)進(jìn)行檔案管理的為數(shù)不多，能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更是少之又少，致使檔案信息化程度仍然很低，檔案資源中蘊(yùn)藏的豐富信息還沒(méi)有得到充分挖掘和利用，不能滿足經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展日益增長(zhǎng)的需要。

4.建設(shè)資金的投入有限

檔案信息化建設(shè)的首要基礎(chǔ)就是信息基礎(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)施配置。相關(guān)人員在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，會(huì)面臨著信息安全、信息存儲(chǔ)和信息共享等一系列的問(wèn)題。這就要求我們必須要有安全性能高、穩(wěn)定性好的大量存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，但是，這些設(shè)備的價(jià)格十分的昂貴，需要巨大的資金支持。

三、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策分析

1.提高信息化建設(shè)意識(shí)

由于檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)資金投入量大而且見(jiàn)效緩慢，因此，一些政府領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)其采取漠然甚至排斥的態(tài)度。而且，一些群眾對(duì)于檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的了解比較少，認(rèn)為沒(méi)有必要。這就為檔案信息化建設(shè)提供了很大的難度。因此，我們必須加強(qiáng)宣傳力度，使社會(huì)群眾真正了解信息化建設(shè)的重要性，只有這樣，檔案信息化建設(shè)才能獲得多方面的支持，才有可能爭(zhēng)取更多的建設(shè)資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

2.重視數(shù)字檔案館建設(shè)

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案信息化建設(shè)的目的就是為經(jīng)濟(jì)、為社會(huì)、為企業(yè)提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。利用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案的信息資源得到共享，是檔案管理現(xiàn)代化的必然選擇。在信息時(shí)代，信息、能源、材料是當(dāng)今人類社會(huì)最主要的三大資源，而檔案機(jī)構(gòu)作為信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，數(shù)字檔案館應(yīng)屬于國(guó)家數(shù)字信息基礎(chǔ)工程。數(shù)字檔案館的建設(shè)要從多方面、分步驟進(jìn)行。首先，建成完備的館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建基于局域網(wǎng)絡(luò)的檔案管理系統(tǒng)，建立信息發(fā)布網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化。其次，構(gòu)建檔案信息傳輸平臺(tái)，檔案信息只有在傳遞過(guò)程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值。最后，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，建成基于網(wǎng)絡(luò)為傳輸通道的對(duì)全社會(huì)有限開(kāi)放的交互式、智能型的數(shù)字檔案館，全方位滿足國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)或人文社會(huì)等多領(lǐng)域的檔案信息利用的需求。

3.建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

必須打破檔案部門各自為政的局面，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的互聯(lián)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息在短時(shí)間內(nèi)的異地傳輸與交流，使分散在各地的檔案信息得到更好的綜合開(kāi)發(fā)和利用，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。同時(shí)促使各檔案部門能夠朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)的、系統(tǒng)的方向充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)檔案資源互補(bǔ)，提高館藏利用率，形成整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)，以便充分、有效利用檔案信息資源，更好地滿足社會(huì)多方面需要。

4.優(yōu)化信息設(shè)施配置

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，必然會(huì)導(dǎo)致一些設(shè)備被淘汰，由于在進(jìn)行檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)過(guò)程中資金有限，因此相關(guān)人員必須要考慮周全，是有限的資金得到最大的利用。相關(guān)人員在購(gòu)買設(shè)施時(shí)，要高瞻遠(yuǎn)矚，購(gòu)買合適的，性價(jià)比搞得設(shè)施。另一方面，也要提高設(shè)備的利用效率，在維修機(jī)器方面要加強(qiáng)培訓(xùn)，充分利用舊的設(shè)備。

5.加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)工作

檔案信息化建設(shè)是技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人才除了掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)和檔案管理知識(shí)外，還必須掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)路技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)。檔案部門應(yīng)盡快建立起一支現(xiàn)代信息技術(shù)能力較強(qiáng)的專門人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要?？梢圆扇∫M(jìn)和培養(yǎng)并重的措施?！J(rèn)真做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和業(yè)務(wù)骨干必須接受有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)等知識(shí)的培訓(xùn)；二要積極開(kāi)展多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)交流，努力營(yíng)造學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)的良好環(huán)境；三要積極引進(jìn)人才，要下大力氣引進(jìn)一批既懂檔案專業(yè)，又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，為他們創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使他們?yōu)闄n案信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

四、結(jié)論

總之，檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，隨著新問(wèn)題的出現(xiàn)，需要新的解決辦法，更需要新的復(fù)合型人才來(lái)?yè)?dān)任這樣的工作。相信隨著各類問(wèn)題的不斷解決，這項(xiàng)新的工作會(huì)不斷走向成熟，為社會(huì)的發(fā)展和人民的生活帶來(lái)更多的益處。