劉博

【摘要】隨著中央《八項規(guī)定》的出臺，各級黨委政府、事企業(yè)單位都對進(jìn)一步規(guī)范會議管理、精簡會議，改進(jìn)會風(fēng)提出了新的要求。本文以此為背景，從提高國有企業(yè)會議效率的角度出發(fā)，明確做好會議管理應(yīng)把握的兩個重要問題，并從會議全過程進(jìn)行分析，從三個方面提出如何改進(jìn)國有企業(yè)會議效率的意見和建議。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè)；提高；會議效率

黨的十八大召開后，中央政治局頒布改進(jìn)作風(fēng)“八項規(guī)定”，明確要求“要精簡會議活動，切實改進(jìn)會風(fēng)，提高會議實效，開短會、講短話，力戒空話、套話?！眹衅髽I(yè)作為黨領(lǐng)導(dǎo)下的企業(yè)，無論是從政治角度還是企業(yè)改革發(fā)展自身的角度，都應(yīng)把改進(jìn)會風(fēng)作為落實十八大精神和“八項規(guī)定”的具體行動，在履行政治責(zé)任的同時，進(jìn)一步提高企業(yè)管理效率。

一、提高會議效率應(yīng)把握的重要問題

會議的作用根據(jù)其組織形式和內(nèi)容的不同，也體現(xiàn)在多方面，如可以是安排部署重大工作、溝通解決問題、表彰鼓勵先進(jìn)等等，但會議的本質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作的正常開展，及時解決過程中出現(xiàn)的問題，從而確保既定目標(biāo)的實現(xiàn)。因此，會議作為企業(yè)管理中的一個環(huán)節(jié)，雖然看似簡單，但涉及公司上下各個層面、各個環(huán)節(jié)，因此，如何提高會議效率，也是推進(jìn)企業(yè)改革發(fā)展向前推進(jìn)的重要保障。

1、計算會議成本。企業(yè)的效益可以通過產(chǎn)出與投入的差值來體現(xiàn)，在產(chǎn)出一定的情況下，如何控制投入、減少內(nèi)耗就成為提高企業(yè)效益的方法之一。而投入成本除了原材料、設(shè)備等硬件條件外，人力成本的投入占絕大部分。從實際參會人員看，基本為企業(yè)各部門的負(fù)責(zé)人，除非會議能夠取得實際效果，否則，由于會議本身所產(chǎn)生的人力成本在實際中是完全浪費掉的。以年薪20萬的中層管理者為例，年工作日為273天，每天8小時，則每小時產(chǎn)生的費用為91元，如參會人數(shù)為30人，則每小時發(fā)生的費用為2730元。這只是最基本的算法，事實上，由于部分會議會有高層管理人員參加，虛擬費用會更高。從科學(xué)角度講，計算會議成本還需要考慮各方面因素，但問題的關(guān)鍵是，通過成本計算，在于提醒企業(yè)管理者，組織會議也是需要付出成本的。

2、明確會議時間。國有企業(yè)在會議管理上，存在的一個共性問題就是會議時間過長，這里面的原因包括多方面，但最終結(jié)果就是參會人員對會議內(nèi)容的選擇性記憶，如只關(guān)注自己感興趣的（而并非是最重要的）內(nèi)容，對會議內(nèi)容掌握以及會議精神傳達(dá)的效果可想而知。因此，對會議時間的把控，特別是管理例會（即各部門負(fù)責(zé)人參加并發(fā)言的會議），要有一個明確的時間分配，對發(fā)言時間做出規(guī)定，結(jié)合“計算會議成本”方面的內(nèi)容，控制會議時間，也就控制住了會議成本，同時可以讓管理者有更多的時間用來解決實際工作。在谷歌，會議主持人會在墻上設(shè)置一個4英尺高的記時器，確保所有與會人員都會看見，以此來強(qiáng)調(diào)會議應(yīng)該準(zhǔn)時開始和結(jié)束。

二、提高會議效率應(yīng)做好的幾點工作

一般認(rèn)為，提高會議效率可以從會前準(zhǔn)備、會中事務(wù)、會后工作等幾方面去進(jìn)行改進(jìn)和提高，本文以會議全流程為主線，將會議全過程融合起來觀察與思考，提出提高會議效率的三方面建議：

1、確定會議必要性

有些會議的必要性需要進(jìn)一步商榷，事實上，僅僅是因為管理者認(rèn)為面對面的溝通非常重要，因此才組織會議。圣母大學(xué)的管理學(xué)教授J.S.奧柔克指出，決定一個會議是否召開的最簡單的方法就是問問自己，會議信息的傳遞是否是單向渠道，如果是，電子郵件或電話通常就足夠了。如果一旦確定開會的必要性，就只邀請那些可以在會議上有貢獻(xiàn)、或者有收獲的人參加：參與項目的工作人員；部門領(lǐng)導(dǎo)，擁有把會議要求落實的權(quán)利的人；專家，他們可以分享自己的想法，幫助大家解決一個問題。如果需要一個人來參會，但又不需要他的反饋意見，或者他對會議形成的結(jié)果沒有顛覆性的意見，那么他們有權(quán)決定如何更加合理的分配工作時間。

2、定義會議目標(biāo)過程

生產(chǎn)力專家戴維·阿蘭建議，每個會議都要以“最大的成功聲明”開始，一個清楚的對會議可能得到的最佳結(jié)果的定義。申明理想的結(jié)果常常激勵與會者并讓會議更加有產(chǎn)出性。至少，它給出了一個每個會議都需要的專題：目標(biāo)。

在會議開始前，就要安排一個讓所有人能夠明白會議目標(biāo)的日程，不僅僅要注明開始時間，還要明確結(jié)束時間；為了更好的安排工作，要提前一周就安排好下周的會議內(nèi)容；開會只講干貨，如萬達(dá)集團(tuán)要求，每個部門的PPT匯報材料不超過10張；對不同的發(fā)言內(nèi)容，限制規(guī)定的發(fā)言時間；對長時間的專業(yè)會議，如果會議內(nèi)容與某些人沒有關(guān)系，他們可以回到自己的工作中去，而不用一直等在那里聽完全不相關(guān)的內(nèi)容。

3、以行動計劃結(jié)束會議

會議的目的是通過交流，形成共識，成為指導(dǎo)下步工作的思路，因此，通過會議召開，讓每個參會人員在離開會場之后，知道下一步應(yīng)該做什么，什么時候完成，以及什么時候匯報完成情況。離開會議室后，大部分人回到工作崗位上，都會很容易忘記會議中形成的想法和決議，因此，常用的方法是通過會議紀(jì)要的形式來保證會議內(nèi)容的傳達(dá)，除此以外，還要有一個對會議形成的決定以及相關(guān)部門同意承擔(dān)的任務(wù)管理系統(tǒng)，從而隨時了解與掌握工作進(jìn)展情況。

在國有企業(yè)中，通常采用催辦督辦的方法對會議決定事項進(jìn)行跟蹤，需要特別說明的是，對形成決議事項，而又未按時間節(jié)點如期完成的工作內(nèi)容，要對責(zé)任人給與嚴(yán)肅考核。

三、結(jié)論

在國有企業(yè)中，如何控制精簡會議、轉(zhuǎn)變會風(fēng)已經(jīng)成為企業(yè)管理改革的重要工作內(nèi)容之一，本文從會議成本和會議時間的角度進(jìn)行分析，提出了三方面的改進(jìn)意見。需要指出的是，會議管理雖然只是企業(yè)工作中的一個小環(huán)節(jié)，但也是企業(yè)管理的一個縮影，因此，提高會議效率固然是為了工作開展，同時，也是企業(yè)管理理念在實際工作中的應(yīng)用和升華。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 任韻蓁. 淺談改革企業(yè)會議管理的措施[J]. 企業(yè)技術(shù)開發(fā)， 2014（2）.