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        淺析機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理

        2016-05-10 09:50:35邢丹丹
        卷宗 2016年3期
        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)單位信息化管理檔案

        邢丹丹

        摘 要:機(jī)關(guān)單位肩負(fù)著國家公共事務(wù)、社會(huì)活動(dòng)的相關(guān)任務(wù)與服務(wù)工作,在工作過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料,且很多資料屬于機(jī)密性檔案資料,強(qiáng)化檔案管理工作變得異常重要。信息技術(shù)的出現(xiàn),為機(jī)關(guān)單位檔案的信息化管理工作提供了重要條件,實(shí)現(xiàn)了檔案管理的高效性與實(shí)效性,能大大提高檔案資料管理效率的不斷提高。為此,本文就機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理進(jìn)行了分析與探究。

        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)單位;檔案;信息化管理

        機(jī)關(guān)單位作為國家行政機(jī)構(gòu)的重要組成部分,其負(fù)責(zé)著社會(huì)活動(dòng)中的民生、文化、教育、醫(yī)療等多項(xiàng)問題,在涉及各個(gè)領(lǐng)域的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料,這些檔案資料是機(jī)關(guān)單位行使相關(guān)職能的表現(xiàn)與重要載體,這些信息記錄的都是重要的社會(huì)發(fā)展信息,對(duì)國家來說意義重大。為了提高檔案資料的管理水平,應(yīng)借助現(xiàn)代信息技術(shù)的重要作用與優(yōu)勢,以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

        1 機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的重要性

        機(jī)關(guān)單位是國家政府機(jī)構(gòu)的重要分支,其主要負(fù)責(zé)一系列的社會(huì)活動(dòng),旨在為社會(huì)的發(fā)展提供公共性服務(wù),涉及到文化、教育、民生、醫(yī)療等多項(xiàng)內(nèi)容,在開展一系列的公共服務(wù)類項(xiàng)目時(shí),會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料,都與社會(huì)公共項(xiàng)目相關(guān)的資料與信息。檔案是機(jī)關(guān)單位實(shí)施工作的重要憑證與載體,是單位管理工作的核心內(nèi)容之一,主要是借助機(jī)關(guān)的檔案室作為重要載體,以強(qiáng)化對(duì)各類檔案資料的規(guī)范性管理。檔案資料具有重要的應(yīng)用與開發(fā)價(jià)值,其可為后續(xù)的一系列生產(chǎn)、科研工作提供重要的借鑒與知識(shí)支撐[1]。機(jī)關(guān)單位檔案管理工作主要會(huì)形成一定的文件、資料、積累、立卷與歸檔工作,強(qiáng)化對(duì)一系列文件生成過程的科學(xué)化管理與監(jiān)督,可大大提高機(jī)關(guān)檔案管理水平。新時(shí)期,信息技術(shù)已經(jīng)成為一種時(shí)尚與趨勢,利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)平臺(tái)等實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范性管理,能較短的時(shí)間內(nèi)即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理與歸檔工作,相較于傳統(tǒng)人開展手工管理的方式有了明顯的進(jìn)步,檔案管理工作節(jié)約了大量的人力、物力與時(shí)間,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版本,能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的全面管理,可大大提高檔案管理質(zhì)量。機(jī)關(guān)檔案是一項(xiàng)原則性、保密性很強(qiáng)的工作,特別是在一些涉及到國家機(jī)密的單位更是如此[2]。因此,為了達(dá)到更為高質(zhì)量的檔案管理水平,應(yīng)強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè),以提高檔案管理效率。

        2 機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

        2.1 檔案管理信息化建設(shè)不足

        就目前機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀的有效分析,部分機(jī)關(guān)單位由于對(duì)檔案認(rèn)知度與重視度不夠,將單位工作的重心放在項(xiàng)目實(shí)施過程中,忽視了檔案管理的重要性,使得檔案管理工作始終相對(duì)落后,信息化建設(shè)不足問題相對(duì)突出,無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。在部分機(jī)關(guān)單位,由于檔案管理信息化認(rèn)知不足,缺乏足夠的信息化管理設(shè)備,無法對(duì)檔案的信息化管理給予足夠的支持,成為當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中所存在的一個(gè)現(xiàn)實(shí)性的問題。

        2.2 檔案管理人員專業(yè)性不夠

        在機(jī)關(guān)單位檔案管理方面,為了減少人員開支,往往會(huì)選擇非專業(yè)性或兼職類的人員來擔(dān)任檔案管理工作的要職[3],檔案管理人員的專業(yè)受限,無法在接下來的檔案管理工作獲得理想的管理效果。此外,新時(shí)期,信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域,當(dāng)然,在檔案管理方面也不例外。檔案管理的信息化建設(shè),還會(huì)需要足夠的人員支撐,很多檔案管理人員僅僅具備檔案管理的專業(yè)知識(shí),但是缺乏專業(yè)性的計(jì)算機(jī)操作技術(shù),使得檔案的信息化管理受到限制。

        2.3 缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度

        機(jī)關(guān)單位的檔案資料價(jià)值很高,很多具有高度的機(jī)密性,關(guān)乎著一系列公共項(xiàng)目的實(shí)施效果,為了保證公共項(xiàng)目的高效開展,強(qiáng)化單位的檔案管理工作具有必要性。當(dāng)前,若想增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性與合理性,檔案管理制度是必不可少的[4]。然而,當(dāng)前的檔案管理制度還存在著諸多的缺陷與不完善,檔案管理缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度約束,使得檔案管理工作始終處于松懈的狀態(tài),嚴(yán)重制約著檔案管理工作的開展質(zhì)量。

        3 機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的措施

        3.1 強(qiáng)化檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

        在信息化發(fā)展的大背景下,機(jī)關(guān)單位檔案的信息化管理工作的開展,必須保證檔案管理團(tuán)隊(duì)的合理化建設(shè),提高檔案信息化管理人員的水平,既要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),還要鍛煉與培養(yǎng)員工的計(jì)算機(jī)操作能力,以提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一,檔案管理人員必須具備高度的專業(yè)性,提高入職門檻,要對(duì)應(yīng)聘人員的專業(yè)資格證書、檔案管理專業(yè)證書等予以全面的規(guī)范,只有具備基本的職業(yè)資格需求才能準(zhǔn)許相關(guān)人員應(yīng)聘此崗位。第二,一般情況下,機(jī)關(guān)單位檔案管理人員的年齡相對(duì)較大,其在檔案管理上的能力缺乏專業(yè)性,檔案管理手段相對(duì)傳統(tǒng),會(huì)使得檔案管理的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)呈現(xiàn)老舊、封建的狀態(tài),無法得到檔案信息知識(shí)點(diǎn)的全面更新。面對(duì)以上問題,應(yīng)強(qiáng)化對(duì)老一輩檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn),培訓(xùn)其專業(yè)的檔案管理水平,運(yùn)用更為專業(yè)性的電腦知識(shí)來開展檔案管理工作,是檔案管理工作亟待完善的一項(xiàng)關(guān)鍵問題。

        3.2 構(gòu)建完善的檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)

        機(jī)關(guān)檔案管理工作中所涉及到的檔案資料內(nèi)容相對(duì)豐富,且檔案資料具有高度的機(jī)密性與價(jià)值性,強(qiáng)化檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)具有重要意義[5]。為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢,應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái),以計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等為重要載體與平臺(tái),運(yùn)用更具穩(wěn)定、安全性的檔案信息處理平臺(tái)來開展管理工作。機(jī)關(guān)單位的檔案信息機(jī)密性高,為保證檔案信息的安全性,必須對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)與更新,對(duì)系統(tǒng)所存在的漏洞予以及時(shí)的修復(fù),不會(huì)出現(xiàn)檔案信息泄露會(huì)被窺探的情況。此外,為了保證檔案信息的安全性,應(yīng)強(qiáng)化計(jì)算機(jī)安全技術(shù)的合理化應(yīng)用,保證技術(shù)操作的專業(yè)性,將維護(hù)機(jī)關(guān)單位檔案信息管理系統(tǒng)安全視為重要工作。與此同時(shí),若想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的安全性控制,應(yīng)設(shè)置單位檔案信息的安全密鑰,采用數(shù)字加密技術(shù)對(duì)整個(gè)檔案數(shù)據(jù)的安全性與完整性予以控制和規(guī)范,成為當(dāng)前檔案管理工作亟待完善的重要工作。

        3.3 建立更為完善檔案管理制度

        為了保證機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的高效開展,必須建立更為完善的檔案管理制度予以支持,將檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容羅列到檔案管理制度之中,利用制度予以約束與規(guī)范,對(duì)檔案信息化管理中出現(xiàn)的擅離職守、操作不規(guī)范、徇私舞弊、信息泄露等現(xiàn)象都要給予相應(yīng)的懲處,強(qiáng)化檔案管理制度合理化規(guī)范成為當(dāng)前的重要工作。檔案管理制度的構(gòu)建,應(yīng)及時(shí)將檔案管理的各個(gè)元素予以控制,并制定相配套的獎(jiǎng)懲機(jī)制,一旦出現(xiàn)檔案管理的一系列問題,應(yīng)借助制度來予以約束,增強(qiáng)制度的束縛力與威懾力,以提高檔案管理的信息化水平。

        4 結(jié)束語

        現(xiàn)階段,我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入了一個(gè)嶄新的時(shí)期,經(jīng)濟(jì)得到了快速的發(fā)展,國民生產(chǎn)總值直線上升,強(qiáng)化機(jī)關(guān)單位的發(fā)展與建設(shè)成為當(dāng)前的重要工作。機(jī)關(guān)單位檔案的信息化管理是社會(huì)發(fā)展的重要趨勢與目標(biāo),利用先進(jìn)的信息技術(shù)來支撐檔案管理工作,建立檔案信息化管理系統(tǒng),提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性,組建更為專業(yè)化的信息化檔案管理團(tuán)隊(duì),是當(dāng)前檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的重要途徑。

        參考文獻(xiàn)

        [1]謝紅. 提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的方法策略[J]. 中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2012,12:47-48.

        [2]楊巍巍. 淺談機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理[J]. 科技資訊,2015,11:150.

        [3]秦立民,相立武,楊亮. 信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究[J]. 中國管理信息化,2015,22:151.

        [4]仲亞紅. 淺談新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案信息化管理的創(chuàng)新[J]. 經(jīng)營管理者,2016,01:279.

        [5]蘆蕾. 淺談機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理[J]. 黑龍江史志,2014,07:93.

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