韓凌

[摘要]隨著現(xiàn)代社會(huì)的信息化程度的不斷提高，電子檔案管理方式越來越廣泛地運(yùn)用于高校日常的辦公管理以及高校的檔案管理中。本文主要分析了其中的優(yōu)勢(shì)和弊端，對(duì)電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用策略做了簡要探究。

[關(guān)鍵詞]電子檔案 高校檔案管理 應(yīng)用策略

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2016）06-0113-01

信息化的快速發(fā)展也使高校檔案管理工作進(jìn)入了新的時(shí)代，這既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。高校檔案管理進(jìn)入了信息化的管理模式，提高了檔案管理的效率。但是當(dāng)前許多高校還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，如何推進(jìn)紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，是如今高校檔案管理工作面臨的重要課題。

一、電子檔案的定義及特點(diǎn)

電子檔案包括電子文件、電子信息、電子報(bào)表和電子圖紙等。具有實(shí)時(shí)共享性的特點(diǎn)，可以避免時(shí)間和空間的限制，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行遠(yuǎn)距離信息共享。同時(shí)，電子檔案是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱覽的，體積小、容易保存及攜帶。

二、電子檔案的優(yōu)勢(shì)和弊端

（一）電子檔案的優(yōu)勢(shì)

1.提高工作效率。依靠計(jì)算機(jī)的信息處理能力，可以大大提高工作效率。電子檔案的使用可以使檔案資料在收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱的環(huán)節(jié)更加方便快捷。在一定程度上也減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。例如，在查找檔案信息時(shí)，就可以直接在計(jì)算機(jī)相應(yīng)的文件中搜索文件分類號(hào)，快速找到所要的文件信息。通過電子檔案，使檔案可以快速高校的歸檔。

2.提高檔案安全性。電子檔案的利用避免了過去整卷查找信息的方式，有效保證了檔案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接觸檔案，只需要通過計(jì)算機(jī)目錄進(jìn)行檢索，減少了對(duì)原始檔案的翻閱次數(shù)，對(duì)檔案原件的保護(hù)得到了保證。縮短了查詢時(shí)間，又提高了檔案的利用率。所有文件都可以及時(shí)歸檔，文件不完整時(shí)也可以及時(shí)補(bǔ)漏，降低了紙質(zhì)檔案的人力物力進(jìn)行整理裝訂的工作量，還可以有效避免檔案被認(rèn)為篡改的行為。

（二）電子檔案的弊端

1.初期投資較大。電子檔案需要的磁盤、光盤等均是高科技產(chǎn)品，對(duì)環(huán)境的濕度、溫度都有一點(diǎn)的要求。并且電子檔案前期需要高校配備計(jì)算機(jī)及外圍輸入和輸出設(shè)備，要對(duì)電子檔案的管理者進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作。這樣就造成了電子檔案建立初期的投資費(fèi)用過大。

2.網(wǎng)絡(luò)安全性差。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)與利用帶來便利的同時(shí)，也存在一定的安全威脅。黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒會(huì)對(duì)電子檔案的真實(shí)性和完整性造成威脅。因?yàn)殡娮訖n案沒有手寫的字跡，就不利于區(qū)分檔案的真假，在傳輸過程中容易出現(xiàn)被篡改、盜用的情況。因此，電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全問題也是不可忽略的一個(gè)方面。

三、電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性

高校要定期對(duì)計(jì)算機(jī)軟件和硬件進(jìn)行更新和系統(tǒng)維護(hù)，要保障電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備的安全，保證做到專機(jī)專用，使存儲(chǔ)設(shè)備要時(shí)刻保持良好狀態(tài)。并且定期對(duì)電子檔案進(jìn)行更新備份，防止在意外情況下丟失。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻的更新建設(shè)提升設(shè)備的安全性，最大限度地保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性和保密性。

（二）完善相關(guān)制度，規(guī)范操作流程

國家要盡快完善規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，使高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。要強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全保密意識(shí)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)。定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行電子檔案應(yīng)用操作的培訓(xùn)，同時(shí)建立完善的監(jiān)控系統(tǒng)制度。使檔案資料的安全得到保證，并且最大限度上做好服務(wù)工作。

（三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬服務(wù)功能

高校檔案管理工作人員要充分結(jié)合多媒體技術(shù)、信息技術(shù)、光盤制作技術(shù)等，堅(jiān)持以快捷個(gè)性的服務(wù)為宗旨，使電子資源真正實(shí)現(xiàn)以安全為基礎(chǔ)的信息共享。另外，可以構(gòu)建在線檔案查詢服務(wù)的平臺(tái)，為電子檔案的用戶提供私人的便捷的在線咨詢服務(wù)。通過對(duì)知識(shí)面的擴(kuò)展，及時(shí)溝通新的學(xué)習(xí)技術(shù)，為用戶提供高品質(zhì)的電子檔案查詢服務(wù)，使高校檔案管理工作為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的提高起到更大的作用。同時(shí)，在建立完善的網(wǎng)上電子檔案咨詢服務(wù)后，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的工作規(guī)范嚴(yán)格管理，積極實(shí)施管理糾紛，加強(qiáng)數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量檢查。

（四）規(guī)范檔案儲(chǔ)存與利用的方式

要加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備，保證電子檔案的安全。對(duì)電子檔案保管的軟件進(jìn)行定期的維護(hù)升級(jí)，以及要對(duì)電子檔案及時(shí)備份，防止文件丟失，不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，提升電子檔案的安全。

四、結(jié)語

信息技術(shù)為檔案管理工作提供了新的機(jī)會(huì)和平臺(tái)，滿足高校發(fā)展的需求。應(yīng)該積極探究信息化管理及網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)管理，不斷創(chuàng)新電子檔案管理的服務(wù)，規(guī)范操作流程，保證電子信息的安全性，充分利用電子信息的優(yōu)勢(shì)，使高校檔案管理更加高效。

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責(zé)任編輯：張麗