摘 要：財(cái)務(wù)管理工作的提升和創(chuàng)新與信息化水平密不可分。本文以ERP合同管理系統(tǒng)在Z公司的實(shí)施情況為例，重點(diǎn)介紹了該系統(tǒng)的實(shí)施方案及功能，對(duì)合同管理系統(tǒng)的推廣具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：ERP 合同管理系統(tǒng) 系統(tǒng)功能 實(shí)施應(yīng)用

一、ERP系統(tǒng)在G電力公司的發(fā)展

G公司成立于1999年，旗下?lián)碛邪╖公司在內(nèi)的全資、控股、參股發(fā)電企業(yè)36家。G公司以“打造國(guó)際一流的發(fā)電企業(yè)”為目標(biāo)，通過(guò)15年的不懈努力，信譽(yù)度和知名度在業(yè)內(nèi)外持續(xù)提升，得到了社會(huì)各界的廣泛認(rèn)可。公司財(cái)務(wù)管理工作也不斷落實(shí) “規(guī)范化、國(guó)際化、信息化”的總體思路，以信息化帶動(dòng)財(cái)務(wù)管理的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)職能的真正轉(zhuǎn)型。G電力公司引進(jìn)國(guó)際先進(jìn)的 Oracle ERP系統(tǒng)，實(shí)施并不斷拓展財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)功能，在總賬、應(yīng)收、應(yīng)付、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)等模塊運(yùn)用成熟的基礎(chǔ)上又相繼開發(fā)運(yùn)用了資金系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)。為了規(guī)范合同管理，實(shí)現(xiàn)合同業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，ERP合同管理系統(tǒng)也應(yīng)運(yùn)而生。G公司選取N電廠為試點(diǎn)，于2010年進(jìn)行ERP合同管理系統(tǒng)的開發(fā)實(shí)施，實(shí)施成功后逐步在各家電廠進(jìn)行推廣應(yīng)用。

二、ERP合同管理系統(tǒng)在Z公司的實(shí)施概況

為了規(guī)范合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、提高工作效率，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目計(jì)劃、采購(gòu)、合同執(zhí)行到財(cái)務(wù)結(jié)算、付款的全過(guò)程信息化管理，以及所有成本項(xiàng)目的事前剛性控制，依據(jù)G公司財(cái)務(wù)管理《十二五》規(guī)劃中信息系統(tǒng)整體規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，Z公司ERP合同管理系統(tǒng)的開發(fā)實(shí)施工作于2013年12月正式啟動(dòng)。經(jīng)過(guò)4個(gè)月的開發(fā)實(shí)施，歷經(jīng)系統(tǒng)需求調(diào)研及討論、認(rèn)知培訓(xùn)、客戶化開發(fā)、用戶功能培訓(xùn)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集、系統(tǒng)環(huán)境搭建、上線前培訓(xùn)等關(guān)鍵階段，已于2014年4月1日正式上線運(yùn)行。

三、ERP合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案及功能

（一）合同系統(tǒng)總體方案

1、合同系統(tǒng)管理主要包含項(xiàng)目計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、合同管理，并實(shí)現(xiàn)與G公司現(xiàn)有的ORACLE ERP系統(tǒng)無(wú)縫集成和統(tǒng)一管理。

2、合同管理系統(tǒng)包括兩個(gè)主流程：外委項(xiàng)目流程、物資采購(gòu)流程。

外委項(xiàng)目流程為合同管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程，包括從業(yè)務(wù)部門發(fā)起的項(xiàng)目計(jì)劃到合同審批直至財(cái)務(wù)結(jié)算付款的全過(guò)程管理。首先由業(yè)務(wù)部門在系統(tǒng)中提交項(xiàng)目計(jì)劃；審批通過(guò)的項(xiàng)目計(jì)劃由合同管理部門接收，自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)；補(bǔ)充完善后的采購(gòu)申請(qǐng)審批通過(guò)后會(huì)進(jìn)入采購(gòu)結(jié)果階段；采購(gòu)結(jié)果審批通過(guò)后方可進(jìn)入合同工作臺(tái)錄入合同信息并提交評(píng)審；合同評(píng)審結(jié)束后合同生效，即可進(jìn)入接下來(lái)的合同進(jìn)度（即合同結(jié)算）階段；合同進(jìn)度審批通過(guò)后方可進(jìn)入合同付款環(huán)節(jié)，提交付款單。審批通過(guò)的合同進(jìn)度以及合同付款只需財(cái)務(wù)人員進(jìn)行“查找”“導(dǎo)入”操作，結(jié)算及付款信息便會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)分錄，自動(dòng)生成在ERP財(cái)務(wù)應(yīng)付模塊中，形成發(fā)票及付款憑證。

物資采購(gòu)流程體現(xiàn)了ERP中各系統(tǒng)的高度集成性。該流程的數(shù)據(jù)源為ERP-SCM系統(tǒng)中審批通過(guò)的采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單導(dǎo)入合同管理系統(tǒng)中直接形成合同。收到發(fā)票后由采購(gòu)員在系統(tǒng)中根據(jù)訂單項(xiàng)目匹配發(fā)票；匹配后的訂單才可以生成付款信息，進(jìn)入付款審批環(huán)節(jié)；審批通過(guò)后由財(cái)務(wù)人員接收，自動(dòng)生成付款憑證。

（二）合同系統(tǒng)功能

1、預(yù)算控制

對(duì)成本費(fèi)用進(jìn)行系統(tǒng)預(yù)算控制是合同管理系統(tǒng)的一項(xiàng)重要功能。在合同管理系統(tǒng)預(yù)算管理職責(zé)下通過(guò)“項(xiàng)目計(jì)劃”“預(yù)算接口管理”進(jìn)入“預(yù)算導(dǎo)入和查詢”窗口，下載預(yù)算模板到本地；完善模板中的預(yù)算信息后進(jìn)行“預(yù)算導(dǎo)入”即完成了系統(tǒng)中成本費(fèi)用預(yù)算的設(shè)置。導(dǎo)入預(yù)算后可進(jìn)行預(yù)算查詢，查詢預(yù)算詳細(xì)數(shù)據(jù)。

預(yù)算控制設(shè)置在業(yè)務(wù)的最前端即“項(xiàng)目計(jì)劃”環(huán)節(jié)，當(dāng)預(yù)算已全部占用時(shí)將無(wú)法提交項(xiàng)目計(jì)劃，避免預(yù)算外事項(xiàng)的發(fā)生。當(dāng)預(yù)算外事項(xiàng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意發(fā)生后，預(yù)算員將系統(tǒng)內(nèi)該費(fèi)用預(yù)算修改后，該項(xiàng)目計(jì)劃才可以提交。

2、項(xiàng)目計(jì)劃管理

主要進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的申請(qǐng)?zhí)顖?bào)，包括項(xiàng)目名稱、業(yè)務(wù)分類、入圍資質(zhì)要求、項(xiàng)目?jī)?nèi)容清單、技術(shù)要求及質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)方式、預(yù)算類別、供應(yīng)商及其資質(zhì)業(yè)績(jī)等內(nèi)容。

預(yù)算類別與“預(yù)算接口管理”中錄入的預(yù)算相關(guān)聯(lián)，選擇相應(yīng)的成本科目后會(huì)自動(dòng)帶出預(yù)算項(xiàng)目，并分別顯示“總預(yù)算”、“已執(zhí)行預(yù)算”、“已占用預(yù)算”及“可用預(yù)算”的金額。當(dāng)可用預(yù)算為零時(shí)，系統(tǒng)將彈出超預(yù)算警示，該項(xiàng)目計(jì)劃將無(wú)法提交。

在詢價(jià)比選及直接采購(gòu)的采購(gòu)方式下，需由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人推薦供應(yīng)商。因合同管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)的集成性，兩個(gè)系統(tǒng)共用供應(yīng)商庫(kù)。因此推薦供應(yīng)商時(shí)無(wú)需輸入供應(yīng)商名稱，輸入關(guān)鍵字查找即可選擇庫(kù)中的供應(yīng)商。若供應(yīng)商庫(kù)中無(wú)此供應(yīng)商則選擇“未確定供應(yīng)商”，在“備注”信息中輸入供應(yīng)商全稱。待進(jìn)行到“采購(gòu)結(jié)果”階段，供應(yīng)商已選定，由FMIS系統(tǒng)管理員在供應(yīng)商庫(kù)中對(duì)該供應(yīng)商進(jìn)行新增后，合同主管再進(jìn)行選擇。此種設(shè)置方式是在合同系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)集成，共享供應(yīng)商庫(kù)的前提下，為了避免供應(yīng)商庫(kù)冗余而采取的方法。

在推薦供應(yīng)商時(shí)需提供供應(yīng)商的資質(zhì)業(yè)績(jī)。可在單元格中進(jìn)行輸入，也可以通過(guò)“附件管理”，將資質(zhì)信息通過(guò)word、pdf等格式以附件的形式上傳到系統(tǒng)中。

項(xiàng)目計(jì)劃提交后可進(jìn)行查詢，查看審批狀態(tài)及審批歷史。若發(fā)現(xiàn)自己提交的信息有誤，在未審批完成的狀態(tài)下還可以點(diǎn)擊“收回”將單據(jù)停止審批返回至填寫狀態(tài)，收回理由會(huì)發(fā)送至已審批人，告知收回原因。

3、合同管理

項(xiàng)目計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)結(jié)果依次審批通過(guò)后，合同主管即可在合同工作臺(tái)中完善合同信息。合同信息包含有：合同編號(hào)、采購(gòu)訂單、合同名稱、訂單類型、供應(yīng)商名稱及收款信息、合同類型、發(fā)票類型、合同明細(xì)類型、費(fèi)用來(lái)源、供應(yīng)商地點(diǎn)、費(fèi)用來(lái)源、合同分類、合同金額、變更金額、變更后金額、累計(jì)付款額、進(jìn)度金額、質(zhì)保金比例、質(zhì)保金金額、錄入日期、項(xiàng)目計(jì)劃、業(yè)務(wù)計(jì)劃等內(nèi)容。

（1）合同評(píng)審。合同評(píng)審的過(guò)程即為傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的會(huì)簽過(guò)程。合同評(píng)審界面突出合同費(fèi)用所屬預(yù)算，合同工作臺(tái)中同時(shí)支持“附件管理”，合同文本將以電子文檔的形式作為附件進(jìn)行上傳。在系統(tǒng)中評(píng)審合同的同時(shí)依舊可以看到完整的合同條款、約定，既減少了抱著合同各處簽字的人力與時(shí)間，又滿足了對(duì)合同內(nèi)容完整性的需求。

（2）合同變更。當(dāng)合同金額或條款發(fā)生變更時(shí)在變更工作臺(tái)處選擇要變更的合同名稱，填寫更改的內(nèi)容，根據(jù)更改信息選擇變更類型，變更類型與審批流方案一一對(duì)應(yīng)，提交審批通過(guò)后合同變更內(nèi)容生效。

（3）合同發(fā)票及合同進(jìn)度。合同發(fā)票工作臺(tái)為合同的發(fā)票提供了歸納、整理的場(chǎng)所，同時(shí)也是進(jìn)行合同進(jìn)度（即合同結(jié)算）的依據(jù)。合同發(fā)票中包含發(fā)票編號(hào)、類型、日期、金額、稅率、稅額等信息。此處也支持附件管理，可根據(jù)管理需求選擇是否掛接發(fā)票掃描影像。信息錄入完整的發(fā)票勾選“結(jié)算”即自動(dòng)進(jìn)入合同進(jìn)度界面，生成合同進(jìn)度結(jié)算信息，補(bǔ)充進(jìn)度類型、進(jìn)度備注等信息后便可提交審批?？梢怨催x一個(gè)發(fā)票也可以對(duì)多個(gè)發(fā)票一同進(jìn)行結(jié)算。

（4）合同付款。審批通過(guò)的合同進(jìn)度，勾選一個(gè)或多個(gè)進(jìn)度進(jìn)行“付款”即自動(dòng)生成合同付款，本次申付金額、付款依據(jù)等信息補(bǔ)充完善后即可提交審批。

（5）合同預(yù)付款。提供合同預(yù)付款功能，預(yù)付款信息會(huì)根據(jù)合同內(nèi)容自動(dòng)生成。合同預(yù)付款與合同進(jìn)度相關(guān)聯(lián)，當(dāng)有預(yù)付款存在，填寫合同進(jìn)度時(shí)可勾選核銷預(yù)付款，并輸入核銷金額。

（6）合同驗(yàn)收。提供系統(tǒng)內(nèi)合同驗(yàn)收審批功能，由項(xiàng)目計(jì)劃提交人對(duì)合同進(jìn)行驗(yàn)收。在驗(yàn)收工作臺(tái)上新建“驗(yàn)收”，根據(jù)合同編號(hào)等字段查詢所要驗(yàn)收的合同，完善開工時(shí)間、完工時(shí)間、項(xiàng)目驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等信息即可提交驗(yàn)收審批。

4、印花稅管理

印花稅管理主要包含：印花稅設(shè)置、印花稅工作臺(tái)、印花稅查詢?nèi)糠帧?/p>

印花稅設(shè)置是系統(tǒng)自動(dòng)生成印花稅的基礎(chǔ)。在“印花稅設(shè)置”處根據(jù)不同的合同類別設(shè)置相應(yīng)的印花稅率及賬戶科目，進(jìn)入“印花稅工作臺(tái)”，根據(jù)“合同編號(hào)”“合同類型”、“是否已交”等關(guān)鍵字段信息查找，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)篩選并計(jì)算出相關(guān)合同的印花稅稅額。

在要繳納的印花稅后勾選“已交”，保存后點(diǎn)擊“導(dǎo)入日記賬”，印花稅信息會(huì)傳輸至總賬，生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。

5、授權(quán)管理

系統(tǒng)為因出差等無(wú)法在ERP合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審批的人提供授權(quán)功能。輸入被授權(quán)人名字，查找，輸入開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，即可輕松將自己的審批權(quán)限轉(zhuǎn)移至他人，不會(huì)耽誤業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)。

此功能也為系統(tǒng)管理員提供了便利，當(dāng)某個(gè)職務(wù)的人員發(fā)生了變更后，直接進(jìn)行授權(quán)操作，即可完成系統(tǒng)中所有審批流中該審批人的更新替換。

6、系統(tǒng)查詢功能

合同管理系統(tǒng)提供強(qiáng)大的查詢功能，主要為各工作臺(tái)查詢、追溯查詢、報(bào)表查詢。

各工作臺(tái)設(shè)置多個(gè)關(guān)鍵字段，使查詢更加高效、便利；導(dǎo)出生成電子表格即形成相應(yīng)的電子臺(tái)賬。同時(shí)各界面支持追溯查詢功能，無(wú)論是在審批或查詢過(guò)程中，均可追溯查看之前環(huán)節(jié)的內(nèi)容。另有合同查詢報(bào)表，如：合同管理預(yù)算明細(xì)表、項(xiàng)目計(jì)劃表、項(xiàng)目進(jìn)度表等，為用戶提供更加清晰直觀的查詢服務(wù)。

7、個(gè)性化設(shè)置

系統(tǒng)支持個(gè)性化的需求開發(fā)，為了實(shí)現(xiàn)合同相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化，Z公司在G公司原有系統(tǒng)中增加了“開工報(bào)告”及“預(yù)算外審批單”兩個(gè)單據(jù)，使所有合同相關(guān)單據(jù)的審批在系統(tǒng)中進(jìn)行。

四、ERP合同管理系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程及應(yīng)用

（一）系統(tǒng)實(shí)施關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及內(nèi)容

Z公司合同管理系統(tǒng)實(shí)施主要經(jīng)歷了以下幾個(gè)關(guān)鍵階段：

1、系統(tǒng)認(rèn)知培訓(xùn)及用戶需求調(diào)研

主要將系統(tǒng)的理念、大致功能及作用進(jìn)行講解，同時(shí)調(diào)查收集各業(yè)務(wù)部門人員對(duì)系統(tǒng)功能的需求。

2、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理

需要對(duì)所有業(yè)務(wù)類型從立項(xiàng)到付款等各階段審批流程、單據(jù)格式等內(nèi)容進(jìn)行收集整理。這是一項(xiàng)龐大并且重要的基礎(chǔ)工作，對(duì)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著根本的影響。Z公司對(duì)29種合同業(yè)務(wù)類型從項(xiàng)目計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)結(jié)果到合同評(píng)審、變更、結(jié)算、付款等各階段的200余條審批流程、10余種單據(jù)格式進(jìn)行了收集整理，整理后與授權(quán)手冊(cè)進(jìn)行核對(duì)，經(jīng)財(cái)務(wù)、物資、經(jīng)營(yíng)、內(nèi)控共同審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置。

3、系統(tǒng)搭建

該部分主要由技術(shù)實(shí)施人員進(jìn)行操作。

4、用戶培訓(xùn)

合同管理系統(tǒng)覆蓋各業(yè)務(wù)部門、合同管理部門以及財(cái)務(wù)部門，用戶眾多；且業(yè)務(wù)部門人員作為合同業(yè)務(wù)的發(fā)起者，在系統(tǒng)中內(nèi)容填寫的正確性，如：業(yè)務(wù)類型、占用預(yù)算等，直接影響著當(dāng)前階段以及后續(xù)階段的審批流程，因此系統(tǒng)培訓(xùn)成為合同系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的一項(xiàng)重要工作。

自合同管理系統(tǒng)實(shí)施運(yùn)行以來(lái)Z公司共進(jìn)行集中用戶培訓(xùn)9次。其中認(rèn)知培訓(xùn)1次；生產(chǎn)人員功能培訓(xùn)1次，管理人員功能培訓(xùn)1次，經(jīng)營(yíng)、物資、財(cái)務(wù)專項(xiàng)培訓(xùn)共3次；試運(yùn)行前項(xiàng)目計(jì)劃人員專項(xiàng)培訓(xùn)2次；正式運(yùn)行后擴(kuò)大培訓(xùn)1次。每次培訓(xùn)對(duì)上次培訓(xùn)中提出的需求進(jìn)行回復(fù)，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，對(duì)系統(tǒng)下階段的運(yùn)行方式及要求進(jìn)行說(shuō)明。培訓(xùn)后編寫培訓(xùn)記錄，形成系統(tǒng)實(shí)施檔案。

5、期初合同錄入

因合同管理系統(tǒng)按年度預(yù)算進(jìn)行費(fèi)用控制，在本年度系統(tǒng)上線前已簽訂的紙質(zhì)合同或跨年有效合同均需補(bǔ)錄在系統(tǒng)中。該類合同中預(yù)算、業(yè)務(wù)類型、稅率等信息是否正確直接影響了日后結(jié)算及付款審批流程的正確性，因此需對(duì)此部分工作予以重點(diǎn)關(guān)注。

6、系統(tǒng)上線運(yùn)行

為了實(shí)現(xiàn)合同業(yè)務(wù)載體由紙介質(zhì)向電子系統(tǒng)的平穩(wěn)過(guò)渡，保證合同業(yè)務(wù)的順利開展，系統(tǒng)上線先采取紙質(zhì)合同會(huì)簽及ERP系統(tǒng)并行的方式進(jìn)行試運(yùn)行，試運(yùn)期1個(gè)月。試運(yùn)行期間各合同環(huán)節(jié)人員對(duì)系統(tǒng)運(yùn)用有了更加全面清晰的了解，同時(shí)對(duì)期間發(fā)現(xiàn)的部分系統(tǒng)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整，為系統(tǒng)正式穩(wěn)定運(yùn)行提供了保障。

（二）系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用中的主要問(wèn)題

已提到合同管理系統(tǒng)涉及眾多部門，業(yè)務(wù)部門與合同管理部門、合同管理部門與財(cái)務(wù)部門之間眾多的需求與矛盾是系統(tǒng)實(shí)施中的最主要問(wèn)題。因此，財(cái)務(wù)作為系統(tǒng)實(shí)施的負(fù)責(zé)部門，需要以流程規(guī)范為基準(zhǔn)，以公司整體利益最大化為原則，進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，保證系統(tǒng)的順利實(shí)施應(yīng)用。

五、ERP合同管理系統(tǒng)的意義

1、基礎(chǔ)信息有效歸集

合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)從立項(xiàng)到合同驗(yàn)收的全過(guò)程管理及信息歸集，支持以合同為基礎(chǔ)的從始至終的查詢。

2、業(yè)務(wù)流程規(guī)范管理

合同管理系統(tǒng)依據(jù)業(yè)務(wù)流程的先后順序進(jìn)行設(shè)置，每一流程的審批結(jié)束為下一流程開啟的必要條件，不可逾越。從系統(tǒng)角度規(guī)避了業(yè)務(wù)流程管控中的風(fēng)險(xiǎn)。

3、費(fèi)用預(yù)算剛性控制

利用信息化手段提升預(yù)算管控能力，將預(yù)算控制前移，從費(fèi)用源頭即立項(xiàng)階段進(jìn)行預(yù)算的剛性管控。

4、管理效率有效提升

將傳統(tǒng)紙介質(zhì)的審批單據(jù)全部納入網(wǎng)上系統(tǒng)審批，節(jié)約了紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)所需的人工成本及耗費(fèi)的大量時(shí)間；各類報(bào)表及電子臺(tái)賬的自動(dòng)生成使數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及管理效率得到大幅提升。

5、決策支持提供保障

完整的基礎(chǔ)信息及強(qiáng)大的查詢、自動(dòng)生成功能，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供各類有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]G電力財(cái)務(wù)治理系統(tǒng).2009.

作者簡(jiǎn)介：

楊 巍 女，30歲，中級(jí)會(huì)計(jì)師、經(jīng)濟(jì)師。自2008年畢業(yè)以來(lái)就職于內(nèi)蒙古國(guó)華準(zhǔn)格爾發(fā)電有限責(zé)任公司財(cái)務(wù)產(chǎn)權(quán)部。先后從事出納、費(fèi)用報(bào)銷、工會(huì)會(huì)計(jì)、物資管理、FMIS管理、成本管理工作，現(xiàn)為預(yù)算高級(jí)主管。

（作者單位：內(nèi)蒙古國(guó)華準(zhǔn)格爾發(fā)電有限責(zé)任公司內(nèi)蒙古鄂爾多斯市 010300）