張夢(mèng)源

摘要：學(xué)籍檔案是學(xué)生的在求學(xué)期間形成的，形成主體包括教師、教務(wù)人員以及學(xué)生自身，能夠真實(shí)、全面的反應(yīng)學(xué)生信息，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行綜合管理已經(jīng)成為高校管理中必須可少的一項(xiàng)工作。本文對(duì)檔案管理系統(tǒng)以及學(xué)籍檔案進(jìn)行概述，并研究了基于檔案管理系統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理系統(tǒng)；學(xué)籍檔案；管理模式

前言：為了提升學(xué)生檔案的管理水平，高校先后建立了檔案管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)量龐大以及形式多樣的信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。管理系統(tǒng)建立以后，學(xué)籍檔案的管理模式逐漸發(fā)生改變，傳統(tǒng)的手工式管理方法逐漸向著信息化管理方向轉(zhuǎn)變，不僅減輕了管理人員的工作量，同時(shí)也極大方便了使用者。

一、檔案管理系統(tǒng)及學(xué)籍檔案概述

（一）檔案管理系統(tǒng)概述

為了解決檔案管理中效率低、工作強(qiáng)度大的問(wèn)題，各個(gè)高校先后建立了檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的基礎(chǔ)為計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)，將所有檔案信息收集起來(lái)，然后把這些信息分類，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。系統(tǒng)中還應(yīng)用了信息檢索技術(shù)，使用者可以根據(jù)需要搜索關(guān)鍵詞，得到自己想要的信息?？偠灾撓到y(tǒng)的功能非常全面，使用起來(lái)很方便，對(duì)于提升檔案管理水平具有重要意義[1]。

（二）學(xué)籍檔案的特點(diǎn)分析

首先，學(xué)籍檔案數(shù)量龐大，隨著高校建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，再加上擴(kuò)招政策的實(shí)施，高校每年需要接收和管理的學(xué)籍檔案數(shù)量逐漸增多，數(shù)量龐大是學(xué)籍檔案管理中的一個(gè)重要問(wèn)題，傳統(tǒng)手工式的管理模式顯然已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要；其次，學(xué)籍檔案的來(lái)源非常分散，由于學(xué)籍檔案是在各類教學(xué)活動(dòng)中形成的，因此不是由一個(gè)部門提供，而是由很多個(gè)部門共同提供材料，這些材料匯總以后才能形成學(xué)籍檔案，來(lái)源分散的特征為管理帶來(lái)了很大難度，如果各個(gè)部門不能相互協(xié)調(diào)，就有可能進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)，造成資源浪費(fèi)；第三，學(xué)籍檔案信息包含的內(nèi)容復(fù)雜，不僅包括了姓名、性別以及家庭住址等個(gè)人信息，同時(shí)也包括求學(xué)期間的成績(jī)、學(xué)分以及畢業(yè)論文信息等；第四，由于信息來(lái)源不同，存儲(chǔ)信息形式也不一樣，因此對(duì)這些信息進(jìn)行統(tǒng)一管理存在很大難度；最后，學(xué)籍檔案信息時(shí)間跨越度較大，為了保證學(xué)籍檔案的精準(zhǔn)度，一般將學(xué)生入學(xué)年份，即“界”作為區(qū)分[2]。

二、基于高校檔案管理系統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式

（一）模板的設(shè)計(jì)與管理

為了對(duì)不同來(lái)源的學(xué)籍信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，首先要在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)統(tǒng)一的管理模板，模板要做到內(nèi)容簡(jiǎn)潔、信息全面，能夠準(zhǔn)確的反應(yīng)出每名學(xué)生的信息。為了避免信息量過(guò)大影響系統(tǒng)運(yùn)行，模板中所選擇的字段要反映學(xué)生的關(guān)鍵信息，統(tǒng)一字體、字號(hào)，并且為每名學(xué)生編寫一個(gè)獨(dú)立編碼；其次是將模板打印出來(lái)，這些信息不僅要保留在檔案管理系統(tǒng)中，同時(shí)還要保留在紙質(zhì)版檔案中，保證這兩種存儲(chǔ)形式所存儲(chǔ)的信息一致。

（二）數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與管理

一般情況下模板中的信息越全面，其包含的字段就越多，信息輸入的過(guò)程中就越容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，最初管理系統(tǒng)還不完善的時(shí)候，最常使用的就是人工輸入法，工作人員工作量非常大，信息的錯(cuò)誤率較高。檔案管理系統(tǒng)完善以后，工作人員直接使用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，將教務(wù)系統(tǒng)里的學(xué)籍信息直接導(dǎo)出來(lái)，形成統(tǒng)一的格式，選取自己需要的字段，然后將這些字段直接導(dǎo)入到管理系統(tǒng)中，再利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能將這些字段轉(zhuǎn)換到檔案表中。

（三）數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計(jì)

使用檔案管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，不僅能夠提升檔案的管理效率，同時(shí)還極大的方便了查詢和統(tǒng)計(jì)，有效提升檔案資源利用率。首先，使用者可以根據(jù)錄入字段的設(shè)置在所需要的字段中選擇關(guān)鍵詞，這樣就可以迅速在系統(tǒng)中搜索到自己需要的信息；其次，該系統(tǒng)還具備統(tǒng)計(jì)功能，使用者可以根據(jù)自己的需要統(tǒng)計(jì)檔案表中的某一項(xiàng)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算，出示統(tǒng)計(jì)結(jié)果，包括系統(tǒng)中的總記錄數(shù)、也包括所有文件的數(shù)目以及文件的總頁(yè)數(shù)等[3]。

（四）學(xué)籍檔案管理模式的利用

新的學(xué)籍檔案管理模式在構(gòu)建過(guò)程中應(yīng)該將重點(diǎn)放在如何開發(fā)和利用上，具體有以下幾點(diǎn)注意事項(xiàng)：首先，高校要根據(jù)自身管理特征制定更加合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確保密信息與開放信息之間的界限，一些信息可以實(shí)現(xiàn)共享，但是一些信息屬于保密信息，除了學(xué)生自身以及學(xué)籍檔案管理者以外，其他人不允許查看各使用。如果出于特殊原因，其他人員需要查看或者使用這些信息（例如用人單位要了解學(xué)生詳細(xì)信息），則需要經(jīng)過(guò)特殊驗(yàn)證，要求管理者能把握好這個(gè)度，即保證學(xué)生個(gè)人信息不被隨意泄露，同時(shí)保證這些信息被有效利用；其次，學(xué)籍檔案管理過(guò)程中要將數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，將紙質(zhì)檔案中的特有信息數(shù)字化，完善電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，減少紙質(zhì)材料的翻閱次數(shù)，保護(hù)紙質(zhì)資料的同時(shí)，也大大提升了信息查找效率；最后，根據(jù)學(xué)生以及所有使用者的需要，對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行深層次加工，開發(fā)出一些專題檢索，將這些信息應(yīng)用到新領(lǐng)域。例如，可以將建校以來(lái)各個(gè)專業(yè)的招生人數(shù)以及就業(yè)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果反應(yīng)學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著高校檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和完善，學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式發(fā)生重大改變，管理的信息化、自動(dòng)化水平不斷提升，管理人員的工作強(qiáng)度大大降低，檔案信息的利用率逐漸增加。各個(gè)高校應(yīng)該加強(qiáng)信息化管理模式的開發(fā)和利用，有效應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，提升學(xué)籍檔案信息管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]林志生.高校學(xué)籍檔案與校友資源管理系統(tǒng)的開發(fā)研究[J].硅谷，2014，14（16）001：22+11

[2]胡映君.芻議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校學(xué)籍檔案管理模式的創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界，2011，11（13）15：46-47

[3]何祖華，種金成.基于信息化時(shí)代高校學(xué)生類檔案管理模式研究[J].蘭臺(tái)世界， 2012，13（15）23：56-57