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        淺析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在現(xiàn)代秘書工作中的應(yīng)用

        2016-04-06 19:25:35閆海鴿
        青年文學(xué)家 2016年8期
        關(guān)鍵詞:文秘工作自動(dòng)化應(yīng)用

        摘 要:辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有簡單實(shí)用、操作簡單、信息普及共享、管理方便、易維護(hù)等特點(diǎn),能幫助簡化實(shí)際辦公流程,減輕企業(yè)職工工工作量,結(jié)合秘書工作復(fù)雜性、服務(wù)性的特點(diǎn),將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)引入秘書工作中,能有效提高秘書人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量,更新服務(wù)意識(shí),進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的信息化和智能化。

        關(guān)鍵詞:文秘工作;自動(dòng)化;應(yīng)用

        作者簡介:閆海鴿,女,籍貫:河北省薊縣,現(xiàn)任平頂山天安煤業(yè)三礦有限責(zé)任公司機(jī)要秘書、助理政工師,本科學(xué)歷,研究方向:企業(yè)機(jī)要管理工作實(shí)踐與創(chuàng)新、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的具體應(yīng)用等。

        [中圖分類號(hào)]:TP317.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]:A

        [文章編號(hào)]:1002-2139(2016)-08--01

        當(dāng)下是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)高速發(fā)展應(yīng)用的時(shí)代,越來越多的企業(yè)將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用到企業(yè)管理中來,具備現(xiàn)代辦公自動(dòng)化技能的應(yīng)用型人才也越來越得到重視,如何在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、社會(huì)競爭日趨激烈的當(dāng)下,高速有效地掌握辦公自動(dòng)化操作技能,提高工作效率,成為秘書人員必須掌握的技能和學(xué)習(xí)方向。

        一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本概念

        辦公自動(dòng)化是利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量,改善辦公環(huán)境和條件,縮短辦公周期,并利用科學(xué)的管理方法,借助于各種先進(jìn)技術(shù),輔助決策,提高管理和決策的科學(xué)化水平,使得企業(yè)降低辦公成本,提高信息利用效率的高效、高質(zhì)量的辦公系統(tǒng)。

        二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)管理的意義

        辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能對(duì)應(yīng)企業(yè)管理的不同層面幫助解決各種需求。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能解決企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)快速、高效決策的需求,能幫助企業(yè)中層管理人員對(duì)信息實(shí)現(xiàn)集中管理,而對(duì)企業(yè)的普通員工來說,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在降低了勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí),卻能提高他們的工作效率。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)智能實(shí)用、操作簡單、信息共享、成本低、維護(hù)方便等特點(diǎn),有助于企業(yè)簡化辦公操作,減輕員工工作量,實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公智能化、高效化、低碳節(jié)能的發(fā)展目標(biāo)。

        三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在文秘工作中的具體應(yīng)用

        秘書工作的輔助性、被動(dòng)性、綜合性、事務(wù)性等特點(diǎn),決定了秘書工作的難度和挑戰(zhàn)性,將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)引入秘書工作中,能有效提高工作效率。

        (一)文字管理方面

        在秘書人員的日常事務(wù)中,其中一項(xiàng)重要工作就是公文的處理,在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,電子文檔取代了紙質(zhì)文件,電子流程取代了繁雜的紙質(zhì)傳遞程序,秘書可以利用系統(tǒng)設(shè)定好的公文處理流程進(jìn)行多項(xiàng)事務(wù)的處理工作,如對(duì)收到的文件進(jìn)行登記,傳閱,批辦,承辦和歸檔等一系列的處理,需要下發(fā)的文件可以在自動(dòng)化系統(tǒng)中進(jìn)行擬稿,需要核稿時(shí),文件會(huì)自動(dòng)作為待辦事宜出現(xiàn)在核稿部門的郵箱中。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以直接在電腦上進(jìn)行審核和簽發(fā),整個(gè)過程不需要紙張打印,秘書也不需離開辦公室即可完成,不僅節(jié)省了辦公成本和諸多環(huán)節(jié),同時(shí)也提高了公文處理的效率。

        (二)信息管理方面

        秘書人員的另一項(xiàng)重要職能就是為企業(yè)采集大量可利用信息。然而在采集信息的過程中,如果不能做到高效采集,及時(shí)報(bào)送,信息采集工作往往事倍功半。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就能幫助解決這方面的問題。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,秘書可以通過信息網(wǎng)絡(luò)來收集各類新聞熱點(diǎn)信息,同時(shí)可以把收集到的信息通過自動(dòng)化系統(tǒng)及時(shí)整理歸總并上傳,還可以通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)個(gè)人與個(gè)人,企業(yè)與企業(yè)之間文字、圖表、圖像、語音等信息的資源共享,秘書人員不必離開工作崗位,即能從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中調(diào)閱所需情報(bào)資料。

        (三)檔案管理方面

        辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有完善的檔案管理模式,以及配套的查詢和借閱流程。歸檔的文件不僅包含原文,而且包含所有的辦理和傳遞過程。將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融入到檔案管理中后,秘書就能夠?qū)w檔的文件實(shí)行集中管理。不僅能準(zhǔn)確地將歸檔文件按照相關(guān)管理要求進(jìn)行分類、整理、編目、保管,還能通過檢索、貯存、備份的環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化,減輕了秘書人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,有利于歸檔文件的長期保管與有效利用,也有助于檔案管理的進(jìn)一步開發(fā)利用。

        (四)會(huì)議會(huì)務(wù)方面

        由于會(huì)務(wù)工作涉及面廣,參加人員復(fù)雜,所以秘書安排會(huì)議起來常常力不從心,傳統(tǒng)的會(huì)議往往在會(huì)議室等特定地點(diǎn)舉辦,需要逐一通知,工作量大。而運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),可使會(huì)議不局限在某一地方,使與會(huì)人員足不出戶,就能參與會(huì)議的整個(gè)過程,不出差即可召開地區(qū)性或更大范圍的會(huì)議。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子日程表安排會(huì)議,僅需短短數(shù)分鐘,辦公化自動(dòng)化系統(tǒng)便能科學(xué)合理地分配會(huì)議地點(diǎn)、安排會(huì)議人員、布置聲響設(shè)備等等,會(huì)議過程中還能進(jìn)行聲音和文字記錄,讓秘書人員輕松應(yīng)對(duì)雜亂繁重的會(huì)務(wù)工作。

        四、幾點(diǎn)建議

        (一)健全完善管理制度,應(yīng)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)相關(guān)的制度和規(guī)定,明確對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用、管理和維護(hù)的責(zé)任劃分,對(duì)秘書人員在使用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)時(shí)的系列行為進(jìn)行規(guī)范管理,要求其嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定,并履行保密責(zé)任,確保企業(yè)商業(yè)秘密和信息安全。由制度管理來促進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行科學(xué)化和規(guī)范化,使其更好服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

        (二)人是秘書工作中最重要的一部分,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)終歸離不開作為主體來具體操作的人,這就要求秘書人員對(duì)工作的態(tài)度須有有一個(gè)由被動(dòng)到主動(dòng)的發(fā)展過程。充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,用積極主動(dòng)的心態(tài)適應(yīng)變化,熟練掌握辦公自動(dòng)化操作技術(shù),才更有利于自動(dòng)化秘書的不斷發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]楊雪.辦公自動(dòng)化在企業(yè)的應(yīng)用探析[J].計(jì)算機(jī)與信息技術(shù),2010(10).

        [2]穆凡.試談辦公自動(dòng)化過程中的問題和建議[J].東方企業(yè)文化·策略 2011 (10).

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