姜云鶴

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，以及群眾社會保障意識的不斷提升，社會保障中的檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)、有所創(chuàng)新，才能適應(yīng)快速發(fā)展和變化的社會需求。對此，本文以“新形勢下的社會保障檔案管理工作的創(chuàng)新”為主要研究對象，首先從現(xiàn)狀以及存在問題的角度，闡釋了創(chuàng)新的必要性，然后從數(shù)字化、分類以及系統(tǒng)管理三個(gè)角度闡釋了具體的創(chuàng)新策略。隨著當(dāng)前人們生活水平以及生活質(zhì)量的逐漸提升，望本文的研究能夠在群眾廣泛關(guān)注個(gè)人權(quán)益、并要求社會保障事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的今天，在檔案管理方面能夠有所突破、跟隨社會發(fā)展的大主題、大背景、更好地為民服務(wù)。

關(guān)鍵詞：社會保障；檔案管理；管理創(chuàng)新

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，也是促使所有產(chǎn)業(yè)、項(xiàng)目能夠在原有發(fā)展水平基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)更進(jìn)一步、不為社會所淘汰的重要行為。對于社會保障檔案管理工作而言，創(chuàng)新是能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部管理以及運(yùn)營模式更新，從而以更好的形態(tài)展開服務(wù)的重要舉措。但是，新形勢下的社會保障檔案管理工作究竟該如何創(chuàng)新、具體有哪些措施，將是本文所要闡釋的重點(diǎn)問題。

1 新形勢下社會保障檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

（一）社會保障檔案管理工作中現(xiàn)狀

首先，社會群眾對于社會保障事業(yè)的認(rèn)知呈現(xiàn)出逐年提升的狀態(tài)，參與社會保險(xiǎn)的人數(shù)也處于快速增長階段，這就導(dǎo)致了檔案數(shù)量的逐年增多。隨著人們生活水平的提高以及自身知識構(gòu)成和權(quán)益意識的不斷提升，社會保障于其而言不再是遙不可及的詞匯，而是真切意義上能夠關(guān)系到其個(gè)人權(quán)益和福利，關(guān)系到個(gè)人養(yǎng)老、醫(yī)療甚至是工作過程中一系列重大事件中的安全保障。據(jù)國務(wù)院新聞辦公室今年2015年中旬發(fā)布的《國家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃（2012—2015年）》中的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，2015年我國城鎮(zhèn)居民以及職工參加養(yǎng)老保險(xiǎn)的人數(shù)將達(dá)到3.57億，而人力資源社會保障部本年度中旬發(fā)布的中國社會保險(xiǎn)發(fā)展年度報(bào)告（2014）的最終數(shù)據(jù)顯示截至2014年底，我國城鎮(zhèn)居民以及職工參加養(yǎng)老保險(xiǎn)的人數(shù)已達(dá)到34124萬人，這組數(shù)值充分反映了目前我國民眾對于社會保障事業(yè)的認(rèn)知度和參與度，而隨著人數(shù)的逐年提升，期間產(chǎn)生的各類個(gè)人信息、參保資料以及其它檔案內(nèi)容也呈現(xiàn)出大幅度上升的趨勢。

其次，負(fù)責(zé)社會保障檔案管理工作的各個(gè)部門較為分散的狀態(tài)，就個(gè)人而言，其社會保障檔案分散于不同的管理中心和部門，社保中心、民政管理局、商業(yè)保險(xiǎn)公司等各司其職，卻又難以避免地呈現(xiàn)出資源交叉、檔案重疊的現(xiàn)象，在一定程度上呈現(xiàn)出資源浪費(fèi)的局面，同時(shí)又不可避免地造成管理上的漏洞，比如代領(lǐng)保險(xiǎn)金、冒名享受社會保障福利，騙提、騙享福利等，都是由于管理部門之間較為分散、缺乏溝通，辦事流程繁瑣所造成的。

（二）當(dāng)前社會保障檔案管理工作中所存在的問題

首先，社會保障制度現(xiàn)有的管理體制不夠規(guī)范、業(yè)務(wù)辦理流程較為繁瑣、有漏洞可尋。規(guī)章制度的欠缺不僅導(dǎo)致檔案收集、歸檔以及存放過程中的分類、范圍不夠明確，同時(shí)極易造成信息內(nèi)容的缺失，管理方法不夠正確等狀況出現(xiàn)，這不僅會影響到其它有關(guān)社會保障業(yè)務(wù)的辦理，更會威脅到參與保障的群眾利益。

其次，個(gè)別社會保障中心檔案管理機(jī)構(gòu)缺失，缺乏專業(yè)的管理人才，或者一度采用其它崗位的工作人員以兼職借調(diào)的方式從事檔案管理工作。由于其本身缺乏專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)和基本業(yè)務(wù)知識，因此并不能對這一工作類型產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用，甚至?xí)驗(yàn)橹R體系的缺失，使之以消極的態(tài)度參與工作，造成檔案管理混亂和無序。

第三，輔助性軟硬件設(shè)備的缺失，讓檔案的存放、信息化以及科技化進(jìn)程處于滯后狀態(tài)。在我國由于大多數(shù)社會保障中心缺乏對于檔案管理重要性的清晰認(rèn)知，因此長期未能形成統(tǒng)一和固定的存放管理場所，對于其科技和硬件上的投入也十分有限。這樣就導(dǎo)致在展開其它業(yè)務(wù)辦理過程時(shí)，檔案的借閱和查找并不能以快速便捷的形式出現(xiàn)，在一定程度上制約了工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提升。

2 新形勢下的社會保障檔案管理工作的創(chuàng)新策略

鑒于當(dāng)前社會保障檔案管理過程中所呈現(xiàn)出的一系列問題和現(xiàn)狀，加強(qiáng)對其的改革和創(chuàng)新已經(jīng)成為迫在眉睫之舉。否則傳統(tǒng)的管理方式將會沿襲已經(jīng)存在問題，繼續(xù)成為制約社會保障事業(yè)發(fā)展的不利因素，最終阻礙廣大群眾生活質(zhì)量以及安全利益的提升、維系。

（一）紙質(zhì)檔案數(shù)字化、信息化

目前我國各大社會保障中心在辦理業(yè)務(wù)時(shí)，都需要提交大量的紙質(zhì)資料，包括各類身份信息的復(fù)印件和證明等，這些資料和辦理業(yè)務(wù)過程中所生成的全新的單據(jù)累加在一起將會形成一個(gè)非常龐大的數(shù)字，而這些就是所謂的社會保障檔案的原始形態(tài)。不可否認(rèn)的是，紙質(zhì)文件不僅占據(jù)存放空間，而且查找使用時(shí)也極為不便，但是如果能將這些資料以電子信息的方式儲存，那么就會將大量的存儲空間轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M空間，并且方便檢索和查找。因此筆者認(rèn)為，社會保障中心應(yīng)該積極推進(jìn)檔案的數(shù)字化、信息化，采取電子業(yè)務(wù)辦理流程，采用電子簽字以及掃描信息的辦理信息業(yè)務(wù)，將重要電子信息以光盤形式進(jìn)行有效備份，保障其安全。

（二）明確類型，分類存放

將檔案根據(jù)有效的分類方法，明確類型、分別存放。這樣做的目的一是為了便于查找和調(diào)檔，二是為了提升工作效率、減少業(yè)務(wù)辦理過程中因?yàn)闄n案而造成的不必要的內(nèi)耗。具體來說，首先要做到確立分類標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，并形成一定的綱領(lǐng)性文件，以后所有新檔案的生成還是陳年檔案的封存都要按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行；其次，確立檔案編號，無論紙質(zhì)檔案還是電子信息檔案都要按照統(tǒng)一的編號管理存放，防止管理混亂；第三，根據(jù)檔案使用狀況以及檔案所有者的個(gè)人情況，將檔案劃分為“永久封存“、“短期使用”等幾個(gè)類型，并確定保管的年限。這樣做的目的是為了將已經(jīng)生成的檔案信息進(jìn)行有效區(qū)分，節(jié)省工作消耗，降低工作難度，以便捷提升效率和質(zhì)量。

（三）建立全國性的社會保障檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)籌管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，多樣化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及管理模式逐漸充斥著各行各業(yè)，也逐漸開始進(jìn)入社會保障檔案管理的各個(gè)領(lǐng)域過程當(dāng)中。為了充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺的共享以及連通性，就需要基于目前社會保障檔案管理的現(xiàn)狀，構(gòu)建四通八達(dá)的綜合性、統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，為其進(jìn)一步發(fā)展和完善奠定更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。具體來說，它需要綜合目前已有的社會保障標(biāo)準(zhǔn)管理體系和電子政務(wù)及網(wǎng)絡(luò)管理體系，以自身的業(yè)務(wù)運(yùn)作和管理模式為支撐構(gòu)建多層次、涵蓋信息安全以及網(wǎng)絡(luò)平臺監(jiān)管運(yùn)營等要素的綜合性內(nèi)容，并充分適應(yīng)廣大勞動(dòng)者的工作和個(gè)人信息的變動(dòng)情況，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新；并與勞動(dòng)者所在單位建立直線聯(lián)系，隨時(shí)更新其收入以及企業(yè)運(yùn)營狀況，提升工作內(nèi)容的透明度和即時(shí)性。

3 結(jié)論

綜上所述，新形勢下社會保障檔案管理工作所面臨的問題和呈現(xiàn)出的弊端是不能為人所忽視的，身為社會保障部門的檔案管理人員只有充分認(rèn)知這一現(xiàn)狀，并有針對性的采取創(chuàng)新和改革策略，才能改變其原有工作模式及工作狀態(tài)中所呈現(xiàn)出的問題，使之能夠以更加便捷、良好的狀態(tài)為廣大社會群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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