謝鳳麗

摘 要：隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展，綜合國力增強，高校教育質(zhì)量提高，留學(xué)生在華學(xué)習(xí)的環(huán)境逐漸優(yōu)化，在華外國留學(xué)生的數(shù)量有了井噴式的增長。據(jù)教育部統(tǒng)計，2014年共有來自203個國家和地區(qū)的377，054，名各類外國留學(xué)生。這是一個良好的發(fā)展趨勢。當然，問題總是伴隨著發(fā)展浮出水面，檔案管理中出現(xiàn)的種種問題就給留學(xué)生教育帶來了負面的影響，在某種程度上制約了其進一步的發(fā)展。各高校在留學(xué)生檔案管理方面目前還缺乏相關(guān)經(jīng)驗，缺乏相關(guān)標準和制度。怎樣建立完善的留學(xué)前的檔案、留學(xué)期間檔案及離校后的檔案，給各高校留學(xué)生管理提出了新的問題。本文就新形勢下外國留學(xué)生檔案管理模式的現(xiàn)狀、存在的問題及解決策略進行探討。

關(guān)鍵詞：外國留學(xué)生；檔案管理；現(xiàn)狀；問題；解決策略

外國留學(xué)生教育是我國高等教育中重要組成部分，教育部等相關(guān)部門也在不斷重視外國留學(xué)生教育這塊的內(nèi)容，并發(fā)布多項的相關(guān)政策及文章來加大外國留學(xué)生來華深造的管理辦法，但與留學(xué)生檔案管理相關(guān)的卻少之又少。留學(xué)生檔案管理問題困擾著當今的很多高校，如何建立完善的學(xué)生留學(xué)前的檔案、留學(xué)期間的檔案以及離校后的檔案都是關(guān)鍵性的問題?，F(xiàn)如今，很多高校在外國留學(xué)生檔案管理中存在著信息的管理非常分散的問題，并且學(xué)校沒有專門負責留學(xué)生檔案管理的人員，同時，學(xué)校本身對外國留學(xué)生的檔案管理就沒有足夠的重視，致使留學(xué)生檔案游離于國內(nèi)學(xué)生的檔案管理之外。這些問題都造成了現(xiàn)今外國留學(xué)生檔案管理模式的漏洞。本文將就外國留學(xué)生檔案管理的問題及解決策略進行了深入的闡述。

1 新形勢下外國留學(xué)生檔案管理模式的現(xiàn)狀和存在的問題

外國留學(xué)生檔案是指國外學(xué)生在中國學(xué)習(xí)深造期間產(chǎn)生的一系列的具有保留價值的文件，包括圖像資料。這些也成為外國留學(xué)生在中國學(xué)習(xí)的重要的憑證和依據(jù)。新形勢下，國內(nèi)外國留學(xué)生檔案管理模式存在著嚴重的不足，存在多處漏洞。

1.1 留學(xué)生檔案管理信息收集分散

目前，許多高校對外國留學(xué)生檔案管理方面并沒有統(tǒng)一規(guī)范的收集標準，只是檔案管理人員根據(jù)本校普通學(xué)生的檔案管理辦法進行外國留學(xué)生檔案的收集和整理，但是，留學(xué)生與國內(nèi)學(xué)生有很多不同的地方，他們具有較多的特殊性，來自不同的國家，個體差異也比較大，同時，學(xué)生的流動性較強，休學(xué)、離校、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)系、降級的情況也是經(jīng)常會發(fā)生。所以留學(xué)生的檔案就比較復(fù)雜，需要相關(guān)檔案收集部門能夠做到及時全面地收集更新，如果發(fā)生學(xué)生檔案更新不及時、整理不全面的情況，就會影響留學(xué)生的檔案的完整性和規(guī)范性。

另外，現(xiàn)在許多高校都交給外事管理部門或者相關(guān)國際學(xué)院來進行留學(xué)生檔案的管理，大部分學(xué)校中留學(xué)生的檔案管理和校內(nèi)學(xué)生的檔案管理是分開的，雖然新形勢下要求留學(xué)生學(xué)籍管理要實現(xiàn)和中國學(xué)生那樣“趨同化”管理，但是大部分高校中留學(xué)生的檔案還是是分開存放的，這會導(dǎo)致檔案存放的不集中，導(dǎo)致檔案的收集出現(xiàn)各種差錯，例如檔案重復(fù)或者缺失。留學(xué)生檔案無論對個人還是對學(xué)校來說都具有重要的意義，檔案作為留學(xué)生留學(xué)的重要憑證記錄著他們在校期間的學(xué)習(xí)成績、在校表現(xiàn)和獲得的各種證書，同時也對留學(xué)生的在校管理有很大的幫助。學(xué)校可以根據(jù)檔案對留學(xué)生進行綜合的評估，對不同的學(xué)生采取不同的教學(xué)及管理辦法，對學(xué)校的招生及管理策略也有參考作用。

1.2 無專人管理

目前許多高校的外國留學(xué)生檔案是和國內(nèi)學(xué)生的檔案是分開的，大多數(shù)分散在任課教師、教務(wù)處或者外事管理等相關(guān)部門和人員手中。而且，有些管理留學(xué)生檔案的人員也是同時在管理國內(nèi)學(xué)生的檔案，然而，留學(xué)生與國內(nèi)學(xué)生相比存在很大的差異性和特殊性。有的檔案管理人員也是身兼多職，在管理其他工作的同時管理外國留學(xué)生的檔案。這些工作人員無法集中精力專心于外國留學(xué)生的檔案的管理，會造成檔案的整理不全面，內(nèi)容有較多的疏漏，更新的不及時，使檔案無法達到完整一致。

1.3 忽視留學(xué)生檔案管理的重要性

留學(xué)生離校后，相應(yīng)檔案都分散在各個相關(guān)部門手中，部分交由檔案館進行統(tǒng)一管理。檔案館由于對留學(xué)生檔案的產(chǎn)生及來源沒有足夠地經(jīng)驗與了解，致使在留學(xué)生檔案質(zhì)量及涵蓋內(nèi)容的檢查上相對比較輕視，許多在留學(xué)生檔案中存在的問題不能被及時發(fā)現(xiàn)。負責檔案管理的工作人員對留學(xué)生檔案管理知識的認識度不夠，從而檔案的審核只停留在比較淺顯的表層。這樣只會使問題逐步積累，造成現(xiàn)在許多外國留學(xué)生的檔案越來越不完善。

1.4 保密性不夠

許多留學(xué)生的檔案本該屬于個人的保密檔案，學(xué)校和相關(guān)檔案管理部門應(yīng)注意這一點，保證學(xué)生檔案的隱私。保護屬于學(xué)生自己的權(quán)益。

2 外國留學(xué)生檔案管理問題的解決策略

存在問題就要找到相應(yīng)的解決辦法，使外國留學(xué)生檔案越來越完善。

2.1 制定外國留學(xué)生檔案管理標準

外國留學(xué)生檔案由于其特殊性的原因，與國內(nèi)學(xué)生檔案的管理上存在很多差異，所以，各高校應(yīng)該根據(jù)其特有的特點，由檔案管理部門和外事管理部門共同制定專屬于外國留學(xué)生的檔案管理辦法，制定相關(guān)標準。

外國留學(xué)生的檔案包括了學(xué)生來華前的個人檔案、在華留學(xué)期間的相關(guān)檔案。來華留學(xué)前的檔案包括入學(xué)前的申請書、個人照片，以及之前在其他學(xué)校學(xué)習(xí)成績及所獲得的證書復(fù)印件等。留學(xué)期間的檔案應(yīng)包括在本校期間所產(chǎn)生的居留情況、健康檢查、學(xué)籍檔案、參加各項活動記錄、各種獎懲以及資金來源等內(nèi)容。學(xué)校的留學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該將這些資料認真收集起來，并將之前的檔案內(nèi)容進行細致地分明板塊，做到更全面、更清晰的整理、收集外國留學(xué)生的檔案。同時，相關(guān)部門應(yīng)該就外國留學(xué)生檔案管理制定單獨的標準，規(guī)范相應(yīng)的制度，使留學(xué)生檔案的管理更嚴謹。

2.2 專人管理，分工明確

高校應(yīng)該更加重視外國留學(xué)生檔案管理，設(shè)置負責留學(xué)生檔案管理的專職人員，改變以往同一個檔案管理人員身兼多職的狀況，定期組織相關(guān)部門兼職檔案員的培訓(xùn)，加強他們的專業(yè)素質(zhì)和水平。院校之間要加強交流，相互借鑒留學(xué)生檔案管理辦法，取其優(yōu)良之處，充分運用到本校留學(xué)生的檔案管理中。同時，隨著更多的外國留學(xué)生來華留學(xué)，檔案管理人員應(yīng)認真分析這些學(xué)生的特點，取其共同之處總結(jié)得到相應(yīng)的規(guī)律，將這些規(guī)律應(yīng)用到日常留學(xué)生的管理之中，并逐漸形成更加適合不同留學(xué)生檔案的管理辦法。

留學(xué)生檔案管理的專職人員應(yīng)根據(jù)留學(xué)生檔案的文本進行深入的研究，這首先會對學(xué)校的外國留學(xué)生檔案管理起著積極地促進作用，其次也是充分發(fā)掘檔案管理資源的一個極其有效的途徑。

2.3 外國留學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化

如今，大多數(shù)檔案的管理已經(jīng)實行數(shù)字化和信息化，外國留學(xué)生的檔案也不例外。建立外國留學(xué)生檔案的數(shù)據(jù)庫，與來華留學(xué)生信息管理系統(tǒng)進行相應(yīng)的對接并將紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)為電子版本的內(nèi)容。這也方便了檔案的查找和及時的更新。各高校的檔案管理人員要充分的利用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和途徑，在傳統(tǒng)的管理辦法基礎(chǔ)上進行研究和更新，跟上時代的腳步，使檔案更加完整。

3 結(jié)語

我們應(yīng)該在不斷地實踐中總結(jié)經(jīng)驗，加強交流，在大環(huán)境下找出符合外國留學(xué)生的特殊的檔案管理制度和標準，并利用現(xiàn)今的現(xiàn)代化的數(shù)字化管理方式，充分發(fā)揮檔案價值，促進留學(xué)生教育的健康持續(xù)發(fā)展。

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