咸陽師范學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 楊君紅

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高校院系資料室信息化建設(shè)必要性芻議

咸陽師范學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院 楊君紅

摘 要：隨著信息化不斷發(fā)展，電子文獻(xiàn)資源已經(jīng)成為高校圖書館文獻(xiàn)資源的重要組成部分，傳統(tǒng)的圖書館模式已

經(jīng)不能滿足社會和人們的需要。新形勢下的圖書館需要引入信息化管理，才能促進(jìn)圖書館的長足發(fā)展和創(chuàng)新。本文針對院系資料室管理模式陳舊，對信息化建設(shè)措施進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：二級院系 資料室 電子文獻(xiàn) 信息化管理

高校院系資料室作為二級院系教學(xué)科研的重要基地，既是學(xué)校的重要圖書資源，也是高校圖書館的補(bǔ)充和延伸。它以所在專業(yè)的圖書資料收藏為主要內(nèi)容，也更便于為本院系的師生服務(wù)。院系資料室是隸屬各院系，圖書資料的收藏具有極為明確的方向，資料室的館藏建設(shè)具有專業(yè)特色，師生查找資料極為便利。這些得天獨厚的優(yōu)勢使院系資料室的利用價值很高，基于此，院系資料室的信息化建設(shè)顯得愈發(fā)重要。

一、院系資料室現(xiàn)狀

現(xiàn)有的大部分院系資料室管理沿用傳統(tǒng)模式，以印刷型文獻(xiàn)為主，大部分是將圖書館的專業(yè)圖書文獻(xiàn)搬到院系，限于資金、多重管理等因素，進(jìn)書程序較為復(fù)雜，導(dǎo)致資料更新較為緩慢。借閱主要沿用手工記錄，部分圖書資料利用率較低，事實上造成讀者流失，失去了資料室應(yīng)有的為教科研服務(wù)的價值。

無論是管理者還是普通讀者，對院系圖書資料數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠認(rèn)識。資料室信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，主要包括硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的購置、人員培訓(xùn)、信息化系統(tǒng)更新等方面，需要一定的資金投入。因此，管理者對此缺乏足夠重視，也就制約了資料室信息化建設(shè)的發(fā)展。

由于院系資料室隸屬于各個二級院系，受制于各院系發(fā)展，資料室的建設(shè)也往往各自為政，信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。即使一些學(xué)校建立了信息化資料室，也存在數(shù)據(jù)格式比較混亂的情況，為讀者帶來諸多不便。

缺乏高素質(zhì)的圖書資料數(shù)字化建設(shè)人才，高素質(zhì)的圖書資料信息化建設(shè)人才是實現(xiàn)數(shù)字化的必要條件。但是我國當(dāng)前很多圖書資料管理工作由于受到傳統(tǒng)因素以及社會環(huán)境等方面因素的影響存在很多問題，明顯落后于一些發(fā)達(dá)國家，也沒有跟上時代發(fā)展步伐。這方面最突出的問題是圖書管理人員素質(zhì)普遍較低，服務(wù)意識很差，沒有充分認(rèn)識到圖書資料管理的根本性質(zhì)。

現(xiàn)階段大部分資料室依然采取傳統(tǒng)的觀念，認(rèn)為資料室就是一般借閱圖書資料的地方，不需要專業(yè)技術(shù)知識，管理人員缺乏必要的信息技術(shù)知識，無法很好地接受和使用計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，無法適應(yīng)信息化時代的要求。

二、加強(qiáng)院系資料室信息化管理的必要性

實現(xiàn)資源的有效共享是資料室信息化建設(shè)的一大重要組成部分，以往資料室的主要功能僅限于師生的資料查詢，即使致力于資源共享，但礙于現(xiàn)實條件，很難實現(xiàn)各類圖書資料以及跨專業(yè)資料的有效流動。資料室管理的信息化可滿足本專業(yè)師生的查閱要求，也可實現(xiàn)跨院系、跨學(xué)科資料室之間的資源共享。“數(shù)字資源具有便捷性、新穎性、動態(tài)性和豐富性等特點，是高校圖書館的一項重要資源?！?/p>

院系資料員作為資料室服務(wù)活動的組織者和實施者，其綜合素質(zhì)直接關(guān)系院系資料室的服務(wù)質(zhì)量，對院系資料員也提出更高的要求。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對現(xiàn)有院系資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們更好地掌握信息資源的采集和處理知識，具備甄別有價值信息和混雜垃圾信息的能力。

三、如何建設(shè)院系資料室

院系資料室的建設(shè)首先是制度建設(shè)，制度是實施的保障。雖然圖書館信息服務(wù)有許多優(yōu)點，但新技術(shù)的發(fā)展往往會對已有體制和制度形成挑戰(zhàn)，面臨許多新的問題。只有這些問題有效得到解決，圖書館信息化服務(wù)才能事半功倍，實現(xiàn)它應(yīng)有的功能。

要加強(qiáng)資料室管理體系建設(shè)的創(chuàng)新性，必須結(jié)合各院系的實際情況，不斷完善圖書文獻(xiàn)資料管理體系建設(shè)，創(chuàng)建先進(jìn)的管理體制。首先，圖書文獻(xiàn)資料管理機(jī)構(gòu)要制定科學(xué)、系統(tǒng)的圖書文獻(xiàn)資料管理制度，并結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)建立一個完善的圖書文獻(xiàn)資料管理體系，具有現(xiàn)代化圖書資料管理必需的硬件設(shè)施和先進(jìn)的技術(shù)手段。同時，圖書資料管理人員應(yīng)科學(xué)、高效地對圖書進(jìn)行分類整理，使管理工作變得規(guī)范、有序，從而更好地適應(yīng)信息化社會發(fā)展趨勢。

院系資料室創(chuàng)新建設(shè)最為關(guān)鍵的是圖書文獻(xiàn)資料管理的信息化建設(shè)。對圖書文獻(xiàn)資料進(jìn)行信息化處理是必要而且迫切的，圖書資料管理工作的創(chuàng)新離不開信息化建設(shè)?，F(xiàn)代化的院系資料室要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，結(jié)合院系的專業(yè)特點，建立院系資料室信息資源庫。同時，完善資料室圖書資料檢索查詢系統(tǒng)的建設(shè)，充分發(fā)揮院系資料室圖書文獻(xiàn)資料管理信息系統(tǒng)的作用，提高文獻(xiàn)資料利用效率，進(jìn)而使資料室更好地為教科研服務(wù)。

院系資料室創(chuàng)新建設(shè)離不開現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備。要實現(xiàn)院系資料室管理模式的現(xiàn)代化，就必須配置先進(jìn)的設(shè)備，更新情報技術(shù)。目前，我國高校院系資料室計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用還很滯后，多數(shù)資料室還以人工查找，手工記錄為主。院系資料室硬件的現(xiàn)代化改造勢在必行。

實現(xiàn)院系資料室的創(chuàng)新建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，科學(xué)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是必備條件。資料室工作的方向就是不斷提高服務(wù)質(zhì)量，要提高服務(wù)質(zhì)量就必須改變現(xiàn)有的管理模式。現(xiàn)代化的管理模式不僅可以使圖書資料管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，而且還可以減輕勞動強(qiáng)度、提高工作效率。因此，大數(shù)據(jù)時代下院系資料室管理模式的現(xiàn)代化是必然的，也是院系資料室建設(shè)發(fā)展的必然趨勢。

創(chuàng)新離不開人才，院系資料室的現(xiàn)代化建設(shè)需要適應(yīng)新的歷史條件下的管理人才。信息時代下，資料員既要繼續(xù)承擔(dān)傳統(tǒng)的專業(yè)查閱能力，還要懂得用計算機(jī)對各種圖書資料進(jìn)行加工處理、建立數(shù)據(jù)庫和開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息。因此，一個合格的院系資料室資料員需要具有本院系的各專業(yè)知識、圖書情報方面的知識，還需要具有計算機(jī)操作能力、網(wǎng)絡(luò)資源的組織管理、處理知識的技能，這樣才能滿足信息時代下院系資料室創(chuàng)新管理的需要。因此，要提高資料員的素質(zhì)，必須加強(qiáng)對現(xiàn)有資料員進(jìn)行專業(yè)知識、計算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)處理等方面的培訓(xùn)。

院系資料室管理創(chuàng)新的一個必要途徑是優(yōu)化圖書資料管理模式，摒棄傳統(tǒng)、落后的管理方法。首先，圖書文獻(xiàn)資料來源方面，多渠道建立資源，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書為主題，同時加強(qiáng)電子圖書資料資源的引進(jìn)，使圖書資源變得更為豐富。其次，圖書資料存放方面，實現(xiàn)柜架存放與電子儲存相結(jié)合的方式，將現(xiàn)有的圖書文獻(xiàn)資料存儲為電子格式，進(jìn)行信息化管理，既節(jié)省了空間，又方便了讀者查閱使用。圖書資料處理方面，要緊緊圍繞本校的產(chǎn)業(yè)學(xué)科特色構(gòu)建適合本校師生的信息內(nèi)容，對重點信息資源進(jìn)行分類整理，提供專業(yè)的導(dǎo)航鏈接，以滿足不同專業(yè)師生的檢索需求。簡單的計算機(jī)操作能完成過去龐大的工作量，既節(jié)省了人力和時間，又提高了圖書資料管理的效率。

四、結(jié)束語

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化程度不斷加深，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對院系資料室的服務(wù)模式產(chǎn)生了巨大影響，圖書館管理面臨重大機(jī)遇和挑戰(zhàn)，只有不斷加強(qiáng)信息化管理，才能促進(jìn)資料室的長足發(fā)展，才能使資料室的信息化建設(shè)取得良好成果。院系資料室應(yīng)當(dāng)將信息化創(chuàng)新作為發(fā)展切入點，加強(qiáng)圖書館信息化建設(shè)，不斷對信息資源的檢索和利用方式進(jìn)行創(chuàng)新。

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文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-01-0013