呂校楠（浙江大學經濟學院，浙江杭州310027）

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對高校院系行政管理的若干思考

呂校楠
（浙江大學經濟學院，浙江杭州310027）

摘要：高校行政管理工作是高校管理的重要組成部分，并且隨著經濟的發(fā)展，高校改革的深入以及各種管理權限的下移，高校院系建設和發(fā)展呈現(xiàn)出高度的獨立性特點。行政管理是保障高校在教學以及科研方面各項工作有效實行的保障，更是高校其他工作的基礎，因此對高校院系行政管理進行分析能夠極大地提升高校的工作效率。

關鍵詞：高校；院系；行政管理；思考

Abstract:The administrative management work is an important part of management work in colleges and universities. With the development of economy, the deepening of the reform of colleges and universities, and the devolution of administrative authority, the construction and development of colleges and universities present a high degree of independence. Administrative management is not only the guarantee of the effectively operation of teaching and scientific research, but also the basis of other work in colleges and universities. Therefore, analysis of administrative management can greatly improve the working efficiency of colleges and universities.

Keywords:colleges and universities; departments; administrative management; thinking

高校在我國社會發(fā)展中具有重要位置，其能夠為社會發(fā)展培養(yǎng)各種類型的人才，是科教興國的保障。提升院系行政管理能力和服務水平、提高工作效率，對高校行政管理工作的可持續(xù)發(fā)展都具有極其重要的意義。學校能夠有效運轉，離不開院系的行政管理工作，因此本文以高校院系的行政管理為例進行多方面的思考和研究。

一、高校院系行政管理職能與特點的分析

（一）高校院系行政管理的職能

高校院系的行政管理部門在院系發(fā)展中屬于基層管理部門，是處理院系日常事物的場所和機構，主要輔助學院教學和其他活動的舉辦。院系行政管理主要包含的部門有學院辦公室、本科生科、研究生科、科研科、人事科、實驗室以及資料室。隨著新形勢下國家對人才需求的多樣性提升，近年來，高校也在不斷的改革，以適應社會對人才的需求。高等教育的改革制度也在不斷的深入，院系行政管理的工作對象主要是院系的教務管理、人事管理以及科研和財務管理，這樣有工作者將院系的行政管理工作總結為繁、雜、忙、鎖等等。高校院系行政管理的職能主要是在學院黨政領導下，接受學校相關部門的業(yè)務指導與安排，對內需要對教學以及科研工作進行組織和協(xié)調、服務；對外則需要承擔起與學校相關部門溝通，以便貫徹學校的方針政策等方面的責任。這些工作內容的開展主要是將學院發(fā)展過程中的各個部門聯(lián)系在一起，在科學合理的安排下，使之發(fā)展更加協(xié)調、平穩(wěn)，為學院的教學、科研創(chuàng)造一個優(yōu)質的環(huán)境，讓各項工作都能有條不紊的進行。這種輔助角色，全部的工作內容都是為學院老師教學、科研活動的開展提供全面的服務[1]。

（二）高校院系行政管理的特點分析

首先，獨立性。高校院系行政管理在學校事務中是承上啟下的中樞機關，除上述承上啟下的工作以外，還要廣泛地參與到院系建設、重點項目開發(fā)討論中來，在實踐過程中，主要以院系的學科發(fā)展方向為重點，參與籌劃重點學科項目申報、驗收，提供所需的材料，以此對院系發(fā)展和建設起到積極的促進作用。

其次，高校院系行政工作的參謀助手作用有所提升。在改革過程中，院系行政工作不僅僅處于辦文以及辦事的交辦業(yè)務上，它還發(fā)揮了自身的特殊作用。院系行政機構無論是在信息量方面還是在接觸面上對學院的一些重大決策以及重要事件都有較為全面的掌握力度，因此順勢成為院系建設以及各項工作的實踐者。那么院系行政管理工作人員在這種狀態(tài)下就需要抓好信息管理工作，履行好服務、管理義務，為學院領導進行全面的決策提供依據(jù)和信息，讓自己參謀的深度越來越強[2]。

最后，工作任務繁重。近年來，許多高校實行了學校與學院的兩級管理模式，將學校管理的重心下移至院系，院系行政管理的工作內容越來越多，涉及面也不斷擴大，工作量越來越大，要求越來越高，以適應我國高校不斷發(fā)展改革的需要，因此面臨的挑戰(zhàn)性也越來越高。

二、高校院系行政管理中存在的問題研究

（一）院系行政管理認識方面存在的問題

高校院系的行政是一個直接為教學、科研服務，為教師、學生服務的基層行政管理、服務機構。其管理服務工作涉及方方面面、上上下下。在日常行政管理的工作中，服務意識到位不夠，對工作的預見性、主動性判斷不夠，管理意識、方式創(chuàng)新激情不夠。對工作中存在的問題往往強調客觀因素多，主動分析主觀原因少。距離我國社會發(fā)展對高等教育管理改革的要求及學校對院系行政管理工作的要求還存在一定的差距。

（二）缺乏完善有效的科學管理規(guī)章制度

高校院系行政工作比較繁雜，但是從內容上分可以有兩部分，一部分為教學、科研管理工作，另一部分為行政管理工作。教學管理主要是對學院本科、研究生教務以及學籍和成績方面進行的管理，要在完成對教學管理工作的同時，還要有效的協(xié)調與學院上一級主管部門的業(yè)務關系，服務于教師和學生，并且做到細致管理，精益求精，如果不這樣，就會給教學管理工作帶來諸多困擾。行政管理工作主要對學院除了教學、科研工作以外的各項工作進行參與，其中包含起草公文以及會議通知和學院各種設備的維護，安全保衛(wèi)等后勤服務，涉及面非常廣泛。在這些工作中目前存在的問題就是缺乏完善有效的科學管理規(guī)章制度，因此使一些老師、學生在辦事過程中增加了時間與精力的付出。

（三）高校院系行政管理人員工作壓力大，工作水平有待提升

在繁重的工作中，容易給員工造成極大的精神壓力，因此工作質量受到影響，那么勢必會影響到工作效率，也會對學院的行政工作與教學管理工作產生影響。學院行政工作因為比較瑣碎，所以很多行政管理人員不能把太多的精力和實踐方面專業(yè)知識和專業(yè)技能的提高上，并且隨著工作時間的增加，會對工作產生一定的倦怠感，基于這種情況，學院行政工作應該內外結合，充分提升每一個崗位的人員素質，并且加強人才的選拔條件，使員工在清楚自我價值和自我作用的過程中，提升自我素養(yǎng)，確保工作目標的實現(xiàn)[3]。

三、高校行政管理人員要加強服務意識

（一）樹立一切為了工作的服務目標

要樹立其積極為工作服務的目標，端正工作態(tài)度，做好本職工作，并且認真聽取領導的相關安排，并盡最大努力完成。另外還要協(xié)調好師生之間的關系，學院行政工作人員主要與教師和學生接觸，因此要解決各種矛盾需要行政人員和師生進行溝通，做好思想工作傳達與矛盾解決的使者。

（二）用心服務，身體力行

服務工作要得到很好的效果，就需要行政人員真心的為師生進行全面的服務，做到認真努力，身體力行，讓所有服務對象感受到行政工作在學院發(fā)展中的重要作用，感受到服務價值。行政服務采用的是坐班制，因此上班時間絕對不能隨意離去，要在科室中實行工作人員A/B角，A不在時，由B處理，B不在時由A處理，提高辦事效率。在處理問題時，要體現(xiàn)“以人為本”的現(xiàn)代管理思想，努力提高服務的質量和效率。

（三）起到橋梁聯(lián)系作用

因院系領導一般都是教授兼任的，除日常的行政工作之外，還承擔著許多教學、科研任務，且大多是主要負責人，十分繁忙，在辦公室的時間也不多，因此使一些老師、學生在辦事過程中增加了時間與精力的付出。在實際工作中，行政人員是坐班制，可以兼任院系主任助理的工作，把教師、學生來找領導的事宜接下來，分輕重緩急，交給院系領導處理，并及時溝通辦事的老師和學生。

四、改進高校院系行政工作的相關策略研究

（一）不斷加強工作人員的專業(yè)素質和綜合素質

員工綜合素質以及專業(yè)素質的提升是做好行政管理工作的基礎內容。因此素質的加強需要從以下幾方面進行分析和研究。

首先，努力學習加強政治素質。在高校工作過程中需要下達各種文件、處理好內外事務，以此做好各方面關系的協(xié)調。各種工作關系的成立需要涉及某些政治方針，因此作為行政管理人員首先要對國家的大政方針進行全面和深入的了解，努力做好各方面工作，把握國家精神的實質性內容，以此提升政治鑒別能力以及決策能力。

其次，上崗以前和在崗中都需要業(yè)務培訓。院系行政職工工作能力的提升需要在入崗以前做好各方面的培訓，了解行政管理工作的內容，了解行政管理在學校中的位置，了解其中存在的各項問題，這樣才能充分的發(fā)揮行政的智能作用，提升工作人員精湛的業(yè)務能力。在高校中，多數(shù)工作人員都是機關干部或者教師選調出來的，因此可以歸結為半路出家，這樣就缺乏在此工作方面的真才實干，更沒有經過系統(tǒng)的訓練以及考核，如果不加強在崗位前以及本崗位中的業(yè)務培養(yǎng)，那么就不能勝任此項工作[4]。

最后，擺脫官僚作風。行政人員工作時間長了，常常會存在一種官僚習氣，這種風氣對基礎工作起到障礙作用，因此需要堅持用發(fā)展的眼光看待自己的工作，學會換位思考，以此就會促進學院行政管理工作的進步。

（二）建立完善的考核制度，保障行政管理的科學有序

首先，建立健全完善的規(guī)章制度主要以服務作為行政管理的規(guī)范，落實各項獎懲制度和考勤制度，規(guī)范工作秩序，做到每件事都有章可循，具體工作落實到具體人員身上，出現(xiàn)問題有跡可查。

其次，制定工作細則和量化標準。行政管理工作量十分大，并且行政管理人員也不多，因此要科學的對這些工作進行量的劃分。將具體工作進行歸類，然后依據(jù)其性質進行權責劃分，合理配置優(yōu)秀人員，使院系行政管理工作能夠更加科學嚴謹有序的進行。

最后，提高現(xiàn)代辦公能力，建立電子文檔。目前，隨著科學技術的發(fā)展，包括計算機、復印機、打印機、傳真機、掃描儀、投影儀、數(shù)碼相機、QQ、微信群等這些設備的大量使用能有效地保證工作質量和準確性，還能提高工作效率。學院行政管理要突出自己的工作特點，對教學、科研以及行政工作進行規(guī)范和科學的管理。

（三）團隊意識的培養(yǎng)以及工作關系的建立

學院的工作需要各部門的合作才能有效地開展，行政管理部門要對這些中間部門進行協(xié)調和溝通。那么團隊意識的培養(yǎng)可以有效地提升行政管理部門的溝通能力，使其在不同部門之間開展工作，完成自己的責任，銜接有利就會使工作效率更進一步的被提升。

五、結束語

綜上所述，本文對高校院系行政管理工作進行了崗位特點、崗位職能以及存在問題和解決策略的分析。要較好的解決工作中存在的各種矛盾就需要有效的做好服務與溝通協(xié)調的工作，讓員工在不斷探索以及研究過程中找到解決問題的辦法，使學院管理工作更有效。

參考文獻

[1]胡俊.高校教師與學生事務工作者合作關系研究[J].寧波大學學報（教育科學版），2015（5）：95-98.

[2]朱洪秀，聶丹.計算機科學與技術服務于高校行政管理的模式研究[J].科學與財富，2015（9）：775.

[3]劉艷.城鎮(zhèn)化背景下農村集體土地所有制的有效實現(xiàn)[J].濟南大學學報（社會科學版），2015，25（5）：82-86.

[4]黃衛(wèi)立，張艷.中國高等教育誤區(qū)論——管理篇[J].亞太教育，2015，12（25）：66-67.

作者簡介：呂校楠（1957,8-），男，浙江紹興，浙江大學，大專，助理研究員（高教），研究方向：行政管理。

中圖分類號：G647

文獻標志碼：A

文章編號：2096-000X（2016）06-0165-02