徐春玲

基于員工薪酬發(fā)放的醫(yī)院內(nèi)部控制制度的探究

徐春玲

本文從醫(yī)院員工薪酬發(fā)放的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了員工薪酬發(fā)放過程中存在的風險，提出建立和完善醫(yī)院內(nèi)控制度的具體措施。有效的內(nèi)部控制，可以防止錯誤舞弊的發(fā)生，保護資金的安全，保護職工的切身利益。

員工薪酬；發(fā)放風險；內(nèi)部控制建立

2012年11月財政部頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，并于2014年1月1日全面實行，標志著風險管控理念在行政事業(yè)單位的引入和強化成為了現(xiàn)實。加強內(nèi)部控制是防范財務(wù)風險、預防貪污腐敗的有效手段。醫(yī)院員工薪酬是按照有關(guān)規(guī)定支付給員工（含離退休人員）的各種薪酬，包括工資、津貼補貼、績效工資等，以及代扣代繳的社會保障金以及個人所得稅等[1]。目前，公立醫(yī)院的員工薪酬支出占總支出的比重很大，因而在員工薪酬發(fā)放過程中，建立有效的內(nèi)部控制，可以防范錯誤舞弊的發(fā)生，保護資金的安全，保護職工的切身利益。

1 員工薪酬發(fā)放的目前狀況

1.1 發(fā)放及代扣的項目復雜多樣 公立醫(yī)院屬于非營利性的事業(yè)單位，按照國家規(guī)定的工資項目發(fā)放。因為以前年度累積的各種津貼、補貼的發(fā)放，獎金、績效的發(fā)放，科研費的發(fā)放，勞務(wù)費的發(fā)放以及各種補貼等的發(fā)放，每月員工薪酬單上體現(xiàn)的工資項名目繁多，工資發(fā)放增項和代扣減項多達幾十項。

1.2 發(fā)放人員的類別多樣各異 我國的三級甲等醫(yī)院人數(shù)大多在千人以上，發(fā)放薪酬的人員包括在編人員，合同制人員、離退休人員、外聘人員、返聘人員、研究生人員以及新增的基地培訓人員等多種身份，人員類別不同，執(zhí)行的薪資標準不同、資金支付渠道也不同。

1.3 發(fā)放的工作量大且時間緊張 醫(yī)院薪酬的發(fā)放流程是每月由人事部門給財務(wù)部門下發(fā)工資變動通知書，由財務(wù)部門加工整理后錄入、匯總、相關(guān)人員審核、院領(lǐng)導簽批、最后銀行代發(fā)，整個過程往往只有幾天時間，一方面工資調(diào)整變化工作量大，另一方面受軟件限制，薪酬錄入工作只能由1人操作完成，要保證在短短的幾天內(nèi)準確及時完成薪酬發(fā)放是比較困難的。

2 員工薪酬發(fā)放過程中存在的風險

2.1 員工薪酬發(fā)放流程不規(guī)范的風險 發(fā)放員工工資是一項系統(tǒng)工程，涉及多個部門、多個工作人員。沒有規(guī)范的流程、明確的崗位責任制，將會導致出現(xiàn)問題相互推諉，發(fā)生潛在的風險。

2.2 員工薪酬審核流程不規(guī)范的風險 員工薪酬由工資會計1人錄入、匯總，審核人員抽查復核的工作方式，容易發(fā)生失誤，甚至發(fā)生舞弊的風險。有些醫(yī)院員工薪酬的發(fā)放，整個工作流程有工資會計1人完成，審核人員進行部分抽查復核的方式，因為沒有進行全面復核，錄入人員錄入失誤是不容易被發(fā)現(xiàn)的。同時也有發(fā)生舞弊的可能，導致內(nèi)控失效。

綜上所述，內(nèi)控制度的篤實尤為重要。

3 員工薪酬發(fā)放的內(nèi)控制度建立和完善

3.1 人事部門的控制

3.1.1 員工薪酬的發(fā)放由人事部門集中管理。人事部門統(tǒng)一管理醫(yī)院的員工薪酬的預算以及發(fā)放標準，其他部門不可以進行有關(guān)員工薪酬的人員支出。

3.1.2 進行工資總額控制。一是每月由人事部按照預算進行月度薪酬總額控制，績效工資和其他臨時支出不得超過當月工資額度。二是每月人事部門計算當月工資總額，并登記備存。

3.1.3 在人事部門的信息系統(tǒng)中記載所有員工薪酬及變動情況明細，每月和財務(wù)部門對賬。

3.2 財務(wù)部門的控制

3.2.1 不相容崗位相分離制[2]。（1）薪酬錄入人員、審核人員、審批、出納人員相互分離。（2）人事部門傳送給財務(wù)部門的工資調(diào)整變化的原始資料，要建立資料交接登記制度，雙方在登記簿上簽字交接。財務(wù)部門工資錄入人員依據(jù)原始資料進行工資錄入工作、審核人員也要依據(jù)原始資料進行審核工作，避免錄入失誤和遺漏，提高準確度。（3）工資軟件中的“月結(jié)”權(quán)限由復核人員完成，其他人員無法再更改工資數(shù)據(jù)庫。（4）錄入人員由軟件系統(tǒng)輸出銀行代發(fā)數(shù)據(jù)后，上傳銀行代發(fā)工資，復核人員進行核對銀行回傳的發(fā)放成功人員數(shù)據(jù)。

3.2.2 工資薪酬發(fā)放進行全面復核控制[3]。（1）首先，復核人員與人事部門薪酬系統(tǒng)進行核對，包括對上月工資發(fā)放明細，逐人、逐項進行一次全面核對，保證人員及數(shù)據(jù)的準確。然后，在此基礎(chǔ)上對以后月份的人員和工資情況進行核對。（2）通過工資軟件程序中生成的《工資變動情況表》，對比不同期間工資變化情況，包括人員的增減、工資項目的金額增減變化等的明細表、匯總表。（3）復核人員把工資變動明細表和人事部門的變動資料進行核對，同時通過工資變動匯總表核對工資總額的變動，這樣大大減少了人為復核的差錯。（4）核對每月工資人數(shù)的變化，實際發(fā)放人數(shù)與人事部門調(diào)整應(yīng)相符。

3.2.3 工資薪酬發(fā)放備查簿控制。建立工資發(fā)放備查簿，登記需要分期發(fā)放或分期代扣工資的明細賬，包括人員姓名、工資項目、時間期限、總金額和分月金額。每月更新備查簿，然后進行錄入工作，錄入完成后、和人事部門的當月變化以及延續(xù)的變化一一核對，防止發(fā)生紕漏。

3.2.4 定期輪崗控制[4]。財務(wù)人員長期從事一個崗位的工作，首先，會產(chǎn)生倦怠，缺乏創(chuàng)新意識，對工作形成一種慣性思維；其次，已掌握了所在崗位存在的漏洞與缺陷，可能產(chǎn)生舞弊行為，造成醫(yī)院資產(chǎn)的損失，損壞醫(yī)院的社會公信力。所以，從事工資薪酬崗位的財務(wù)人員應(yīng)定期輪崗，及早發(fā)現(xiàn)錯誤，保證醫(yī)院資產(chǎn)的安全。

3.2.5 工資薪酬發(fā)放環(huán)節(jié)的控制。（1）建立大額資金發(fā)放聯(lián)簽制度，每月進行工資薪酬發(fā)放時，需要錄入人員、審核人員、財務(wù)部門負責人、人事部門負責人、主管院長、院長聯(lián)名簽字，出納才可以進行付款。（2）在大額資金聯(lián)簽后附當月《工資薪酬匯總情況表》，包括上月實發(fā)金額、人數(shù)、人員類別，當月增減變動情況，當月實發(fā)情況。該方法便于領(lǐng)導審批，同時，財務(wù)部門和人事部門相互牽制、共同確認當月工資薪酬發(fā)放情況[5]。

3.3 信息化的控制

3.3.1 工資薪酬系統(tǒng)中各個崗位權(quán)限劃分及口令設(shè)定，是保障內(nèi)控安全的有效屏障[3]。各崗位權(quán)限的設(shè)定要相互牽制，而權(quán)限控制主要是通過口令進行。一般情況下財務(wù)負責人或其委托人掌握操作人員口令，信息部門掌握服務(wù)器口令。每天服務(wù)器自動備份外，系統(tǒng)管理員也要進行當天的備份管理，雙重備份可以有效地防范和控制財務(wù)風險。

3.3.2 建立統(tǒng)一的部門名稱和人員名稱字典庫，利用軟件系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)導入，避免人為錄入的失誤。人事部門傳送的工資薪酬通知單，有些醫(yī)院是手工書寫，不規(guī)范，容易造成誤讀。醫(yī)院建立字典庫，設(shè)置統(tǒng)一的部門名稱、部門編碼、人員姓名、人員編碼、人員類別等信息，所有部門使用統(tǒng)一的字典庫，部門之間數(shù)據(jù)的傳遞，通過只讀加密文件進行，然后打印文檔，簽字蓋章存檔。財務(wù)部門只需進行數(shù)據(jù)導入即可，不用進行數(shù)據(jù)的二次加工處理，減少人為原因造成的差錯，提高工作效率。

3.4 工資薪酬監(jiān)督的控制

3.4.1 員工工資薪酬單發(fā)放到個人手中。每月的員工工資明細條，由財務(wù)處打印，員工領(lǐng)取的透明化管理方式發(fā)放到個人手中，使職工對自己的工資情況明明白白，方便及時核對，充分發(fā)揮員工監(jiān)督的作用[6]。

3.4.2 審計部門和內(nèi)部稽核崗的控制。三級甲等醫(yī)院設(shè)有內(nèi)部審計部門和財務(wù)稽核崗位，應(yīng)充分發(fā)揮其監(jiān)督作用，對薪酬發(fā)放的制度、環(huán)節(jié)、和事項等進行審計和稽核，充分發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部審計部門的監(jiān)督作用。

3.4.3 職工代表大會公開員工薪酬信息。工資薪酬具體執(zhí)行的相關(guān)政策和文件精神、醫(yī)院績效考核管理細則等事項，要通過職代會的表決、公開，依照具體規(guī)定實施，信息公開可以震懾各種舞弊行為，發(fā)揮廣大職工的監(jiān)督作用。

醫(yī)院員工薪酬的發(fā)放是一項復雜繁重的系統(tǒng)工程。從醫(yī)院的實際情況出發(fā)，建立一套有效的工資薪酬內(nèi)部控制制度，是預防貪污腐敗的有效手段，是醫(yī)院在安全、有序的環(huán)境下健康發(fā)展的重要保證。

[1] 王淑霞.淺析新醫(yī)院會計制度的多重特性[J].會計之友，2011(22)：23-25.

[2] 焦鴻靖.職工薪酬支付內(nèi)部控制探討[J].綠色財會，2011(11)：33-35.

[3] 方周文，張慶龍，聶興凱.行政事業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范實施指南[M].上海：立信會計出版社，2013:50.

[4] 賈俊梅.進一步通過財務(wù)輪崗加強資金內(nèi)部控制的研究[J].廣西電業(yè)，2010(4)：45-48.

[5] 戴輝.基于職工薪酬發(fā)放的醫(yī)院內(nèi)部控制制度的建立[A]//.東北、華北地區(qū)第十八次衛(wèi)生經(jīng)濟學術(shù)會議論文集[C].2015(9)：17-18.

[6] 夏雪花.企業(yè)薪酬分配效率、公平及經(jīng)濟結(jié)果研究[D].西南財經(jīng)大學，2011.

10.3969/j.issn.1009-4393.2016.16.005

吉林 132011 北華大學附屬醫(yī)院財務(wù)處（徐春玲）