元香春　夏慶

摘 要：本文總結(jié)了目前檔案管理工作存在的諸多問題，并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路，對(duì)于檔案管理和內(nèi)涵建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)性指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新檔案；管理水平；問題研究

檔案是人們?cè)趶氖律a(chǎn)、醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是做為工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)。在新形勢(shì)下的檔案管理工作該如何發(fā)展才能更好地服務(wù)，是當(dāng)前亟待解決的問題。因此，檔案管理必須適應(yīng)創(chuàng)新的管理環(huán)境、管理系統(tǒng)。只有創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于人事、生產(chǎn)、醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作。

一、管理環(huán)境創(chuàng)新

管理環(huán)境就像土壤，管理系統(tǒng)就好比樹的枝干，而服務(wù)工作就是樹枝上的果實(shí)。沒有好的土壤，長不出茁壯的樹木，也就結(jié)不出好的果實(shí)。我們應(yīng)努力為檔案管理營造良好的管理環(huán)境，構(gòu)建規(guī)范的管理體系，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)工作。

首先，更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化。

正確的現(xiàn)代化檔案管理理念對(duì)于檔案資源利用和信息化全局均具有重要的指導(dǎo)意義。以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)，努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢(shì)、公共文化等檔案管理新理念。

其次，加強(qiáng)硬件建設(shè)，促進(jìn)管理技術(shù)現(xiàn)代化。

檔案管理應(yīng)投入必需的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化管理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)，提高工作質(zhì)量和效率。根據(jù)檔案館室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，為目標(biāo)管理工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。同時(shí)，選擇適合檔案管理工作的軟件，并在檔案工作人員中開展計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，以掌握檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

二、管理系統(tǒng)創(chuàng)新

在為檔案管理努力營造良好的管理環(huán)境的基礎(chǔ)上，還應(yīng)積極構(gòu)建規(guī)范的管理體系，用科學(xué)發(fā)展的眼光來對(duì)原有的體系進(jìn)行完善和改革。

首先，引入IS09000質(zhì)量管理體系。

檔案管理引入全面質(zhì)量管理體系是完全可行的。檔案館室作為單位系統(tǒng)一個(gè)部門，要參與到IS09000國際質(zhì)量管理體系的建設(shè)中，結(jié)合科技事業(yè)單位檔案管理的有關(guān)文件、制度，編寫質(zhì)量體系文件，實(shí)現(xiàn)管理程序文件化，使檔案管理逐步走上正規(guī)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化軌道。

其次，完善制度，規(guī)范管理。

建立完善的規(guī)章制度，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。隨著信息時(shí)代的來臨，一些檔案管理制度需要進(jìn)行修改和完善，可將檔案工作的“三納入”、“四同步”管理（即納入計(jì)劃規(guī)范、管理制度、部門負(fù)責(zé)人及專兼職人員職責(zé)范圍與布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收鑒定各項(xiàng)工作同步）列入規(guī)章制度.付諸實(shí)施。

再次，創(chuàng)新管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。

檔案科學(xué)化管理，是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程。檔案管理的現(xiàn)代化形勢(shì)，迫使檔案工作人員要采用系統(tǒng)工程、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)目標(biāo)管理等科學(xué)的管理方法。用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院檔案方便利用者及時(shí)查找、利用和閱讀，節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高工作效率，又減少了檔案的有效占用空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也提高了保密工作水平。

三、服務(wù)工作的創(chuàng)新

檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案部門必須由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式。通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，使檔案內(nèi)容得到進(jìn)一步豐富，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

首先，擴(kuò)大服務(wù)范圍，充分利用檔案資源。

檔案部門要充分應(yīng)用現(xiàn)代科技技術(shù)，多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，將檔案管理范圍進(jìn)一步延伸，讓更多有重要價(jià)值的科室檔案納入歸檔范圍，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和設(shè)施開展各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)，進(jìn)一步擴(kuò)大服務(wù)范圍。

其次，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，提高檔案利用價(jià)值。

在檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型時(shí)期，傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式與現(xiàn)代檔案服務(wù)方式之間并非是“脫胎換骨”，而是“相輔相依”。在傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案服務(wù)方式之間呈現(xiàn)出強(qiáng)烈的互補(bǔ)性，正確處理兩者間的相互關(guān)系有益于檔案資源的共享。

檔案信息加工服務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案利用的憑證性需求已不再占據(jù)絕對(duì)的主導(dǎo)地位，歷史、經(jīng)濟(jì)等主題性檔案需求日益增長。檔案工作部門可以根據(jù)利用者的不同需求，有目的地將各類檔案資源予以歸納整理、組合，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，組織網(wǎng)上信息，為利用者提供完備、充實(shí)的檔案信息服務(wù)。

綜上所述，現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。在檔案館建立現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)中心是檔案部門極富創(chuàng)新精神、最具時(shí)代氣息的服務(wù)措施之一。檔案部門，也可在一定范圍內(nèi)采取有效的措施，挖掘檔案信息資源，利用檔案積極開展編研工作，為臨床、企業(yè)科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)，收集利用反饋信息，了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高檔案利用率，以此提高各項(xiàng)工作的效率，提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案是人們?cè)趶氖律a(chǎn)、醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是做為工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)。在新形勢(shì)下的檔案管理工作該如何發(fā)展才能更好地服務(wù)，是當(dāng)前亟待解決的問題。因此，檔案管理必須適應(yīng)創(chuàng)新的管理環(huán)境、管理系統(tǒng)。只有創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn) 檔案管理工作的現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于人事、生產(chǎn)、醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作。

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