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        教育管理信息系統(tǒng)研發(fā)項(xiàng)目的進(jìn)度管理研究

        2016-03-07 09:40:21唐海英王體春
        中國市場(chǎng) 2016年8期
        關(guān)鍵詞:進(jìn)度控制

        唐海英王體春

        [摘要]筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理參與的某公司研究生教育管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目(GMIS)的全程管理工作。項(xiàng)目以某高校研究生主管部門為依托,面向管理人員、導(dǎo)師和學(xué)生,集招生管理、學(xué)工管理、培養(yǎng)管理、學(xué)位學(xué)科管理、畢業(yè)管理等各子系統(tǒng)于一體。本文結(jié)合筆者實(shí)踐,首先對(duì)項(xiàng)目的所有活動(dòng)通過分解進(jìn)行定義,使用前導(dǎo)圖方法對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行了排序,經(jīng)過對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的資源估算、歷時(shí)估算并制訂了項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,形成了項(xiàng)目進(jìn)度甘特圖,在項(xiàng)目執(zhí)行過程中依據(jù)項(xiàng)目甘特圖,進(jìn)行項(xiàng)目績(jī)效測(cè)量,根據(jù)績(jī)效測(cè)量結(jié)果,通過項(xiàng)目進(jìn)度變更控制系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行了很好的控制。在確保項(xiàng)目質(zhì)量和成本基礎(chǔ)上,很好地按照項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃順利完成了項(xiàng)目。最后總結(jié)了不足之處。

        [關(guān)鍵詞]GMIS;項(xiàng)目進(jìn)度管理;活動(dòng)歷時(shí)估算;進(jìn)度控制

        [DOI]1013939/jcnkizgsc201608079

        隨著研究生教育的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的教育管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力且信息共享等弱點(diǎn)非常突出,對(duì)管理的信息化要求越來越高。以教育信息化帶動(dòng)教育現(xiàn)代化,是我國教育事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇,根據(jù)國家《2006—2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》和教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃(2011—2020年)》[1]要求,系統(tǒng)以某高校研究生主管部門為依托,面向管理人員、導(dǎo)師、學(xué)生和考生,集招生管理、學(xué)工管理、培養(yǎng)管理、學(xué)位學(xué)科管理、畢業(yè)管理、就業(yè)管理、系統(tǒng)管理等各子系統(tǒng)于一體。在項(xiàng)目進(jìn)行中,因項(xiàng)目規(guī)模較大,干系人眾多且比較分散,管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜,給項(xiàng)目順利推進(jìn)帶來了一定困難。該項(xiàng)目要求在2014年9月入學(xué)時(shí)能夠上線試運(yùn)行,時(shí)間要求緊,項(xiàng)目的進(jìn)度管理對(duì)項(xiàng)目成功至關(guān)重要。在具體管理過程中,筆者根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況,遵循時(shí)間管理的典型方法,對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行了定義、排序,資源估算、歷時(shí)估算并制訂了項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,在項(xiàng)目掃行過程中,通過項(xiàng)目進(jìn)度變更控制系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行了很好控制,最終在既定的時(shí)間完成了所有項(xiàng)目工作。

        1活動(dòng)定義

        活動(dòng)定義[2]就是根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)(WBS),將項(xiàng)目工作分解為一系列更小、更易管理的活動(dòng)。筆者利用公司以往類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和模板,根據(jù)項(xiàng)目范圍說明書和WBS,召開項(xiàng)目組成員專門會(huì)議,對(duì)WBS結(jié)構(gòu)自上而下,采用滾動(dòng)式規(guī)劃的方法,對(duì)所有項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行了定義。我們將項(xiàng)目首先進(jìn)行了階段定義,包括項(xiàng)目的需求獲取、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、用戶測(cè)試、系統(tǒng)試點(diǎn)、系統(tǒng)正式上線等幾個(gè)階段。然后,筆者根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展的不同階段,采用滾動(dòng)規(guī)劃方法,將項(xiàng)目涉及的所有活動(dòng)逐步進(jìn)行了分解定義。對(duì)于近期要完成的工作在工作分解結(jié)構(gòu)最下層詳細(xì)規(guī)劃,遠(yuǎn)期需要完成的工作則表現(xiàn)在工作分解結(jié)構(gòu)相對(duì)高的層次上。通過滾動(dòng)式規(guī)劃方式,隨著項(xiàng)目工作的開展,項(xiàng)目活動(dòng)也逐步清晰,最后形成統(tǒng)一的活動(dòng)清單,對(duì)各個(gè)階段確立形成里程碑清單。

        2活動(dòng)排序

        根據(jù)活動(dòng)定義結(jié)果,筆者將所有活動(dòng)之間的關(guān)系進(jìn)行了分析,主要是分析其依賴關(guān)系,前采用前導(dǎo)圖方法,將所有活動(dòng)之間的依賴關(guān)系繪制成項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。例如,在系統(tǒng)測(cè)試階段,我們通過與用戶溝通,最終明確先進(jìn)行公司內(nèi)部的自測(cè)工作,再由用戶代表在公司實(shí)驗(yàn)室環(huán)境下進(jìn)行用戶測(cè)試,最后選擇在用戶環(huán)境的兩二級(jí)院系和學(xué)校之間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試;而對(duì)于公司內(nèi)部測(cè)試階段,我們將學(xué)校服務(wù)器端系統(tǒng)與二級(jí)院所等遠(yuǎn)程端進(jìn)行集中開放式測(cè)試。再如,對(duì)學(xué)科模塊的開發(fā),放在招生模塊之前進(jìn)行,因?yàn)閷W(xué)科代碼的確定直接影響到招生的確定,而培養(yǎng)和學(xué)位學(xué)工等在之后進(jìn)行,同時(shí)考慮到招生有些代碼,在學(xué)生授位時(shí)不完全一致,如有些多個(gè)自設(shè)專業(yè)授位只有一個(gè)統(tǒng)一的學(xué)科代碼,所以在開發(fā)這些模塊之后還要進(jìn)行與學(xué)科招生代碼的視圖映射,并推送入主題數(shù)據(jù)庫、歷史數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等作進(jìn)一步分析。

        3活動(dòng)的資源估算

        根據(jù)活動(dòng)清單,還有公司類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),結(jié)合現(xiàn)在物價(jià)水平等環(huán)境因素,考慮到項(xiàng)目的依賴關(guān)系,我們?cè)趯iT的項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議上,采用自下而上的估算方法估計(jì)了項(xiàng)目所需要的相關(guān)資源,并繪制了資源分解結(jié)構(gòu)(RBS)。例如在測(cè)試階段,我們針對(duì)所需要測(cè)試的系統(tǒng)數(shù)量有15個(gè),每個(gè)系統(tǒng)的測(cè)試人員設(shè)為公司測(cè)試員1名,用戶代表1名共2人,以及試點(diǎn)數(shù)量,估算了所需要測(cè)試計(jì)算機(jī)及其軟研件配屬,在測(cè)試之前準(zhǔn)備好相應(yīng)測(cè)試環(huán)境,并要求用戶準(zhǔn)備好WEB和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器各一臺(tái),并裝有服務(wù)器版操作系統(tǒng),還有客戶端等一系列資源。

        4活動(dòng)的歷時(shí)估算

        根據(jù)前面工作的結(jié)果,我們?cè)陧?xiàng)目計(jì)劃會(huì)上,根據(jù)前面的活動(dòng)定義清單、項(xiàng)目范圍說明書、活動(dòng)清單、活動(dòng)資源需求等,采用了活動(dòng)歷時(shí)的三點(diǎn)估算法,由于開發(fā)過程中業(yè)務(wù)方面的算法歷時(shí)估算比較復(fù)雜,受多種不確定因素影響,為此,我們分別估算了最樂觀、最悲觀以及最可能的開發(fā)時(shí)間,使用三點(diǎn)估算公式計(jì)算機(jī)出項(xiàng)目所需要的一個(gè)時(shí)間段,同時(shí)考慮到不確定因素的影響,再加上該時(shí)間段的5%作為預(yù)留時(shí)間作為項(xiàng)目工期。例如,對(duì)于培養(yǎng)工作中的成績(jī)管理,英語是由聽力、口語、寫作、精讀等幾科課程成績(jī)加上學(xué)位英語合成一科出成績(jī),且碩士和博士分科不一樣,非學(xué)歷生與學(xué)歷生又不一樣,校內(nèi)課程班和校外課程班的業(yè)務(wù)要求又不一樣,且實(shí)施中時(shí)間有一定的不確定因素,因此我們讓開發(fā)人員估計(jì)了最樂觀時(shí)間2周,最悲觀時(shí)間6周,最可能時(shí)間4周,加權(quán)算出該項(xiàng)目模塊的需要的一個(gè)時(shí)間4周,再加上5%的預(yù)留時(shí)間1天作為其估算歷時(shí)。

        5制訂進(jìn)度計(jì)劃

        制訂進(jìn)度計(jì)劃就是決定項(xiàng)目的開始和完成時(shí)間。我們?cè)谟?jì)劃會(huì)議上,對(duì)項(xiàng)目范圍、進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖進(jìn)行分析,考慮到一定的提前和滯后和資源平衡,采用project,定義了每一項(xiàng)工作的最早和最遲開始和結(jié)束時(shí)間,持續(xù)時(shí)間,計(jì)劃甘特圖并印制成冊(cè),下發(fā)給項(xiàng)目各方,制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,并用甘特圖表示出來,公布在張貼出來,以讓項(xiàng)目組成員明確進(jìn)度按排情況。排序約束如新生進(jìn)行課表顯示,必須要滿足新生名單從招生子系統(tǒng)錄取確定導(dǎo)入,并且要制定好該年級(jí)各專業(yè)的培養(yǎng)方案,然后再進(jìn)行排課,提交培養(yǎng)計(jì)劃后才能選課,選課確定后才能最終生成其相應(yīng)的課表。

        6進(jìn)度控制

        根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,我們以進(jìn)度計(jì)劃、績(jī)效報(bào)告、進(jìn)度基準(zhǔn)以及已批準(zhǔn)的變更需求為依據(jù),結(jié)合績(jī)效、信息、采用變更控制系統(tǒng)、偏差分析方法進(jìn)行項(xiàng)目變更管理,并規(guī)定變更由變更控制辦公室批準(zhǔn)執(zhí)行,而對(duì)重大變更,還要經(jīng)過監(jiān)理主持的監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)通過。我將變更分為需求變更、技術(shù)變更、人員變更等幾類,要求變更申請(qǐng)以書面形式提出批準(zhǔn)后,并跟蹤確認(rèn)效果。對(duì)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度進(jìn)行密切監(jiān)控,及時(shí)定期繪成甘特圖,與計(jì)劃甘特圖進(jìn)行比較,出現(xiàn)偏差,采取相應(yīng)措施糾偏。我設(shè)計(jì)定義了明確的里程碑,在每個(gè)里程碑中,都采用評(píng)審會(huì)的形式對(duì)階段工作進(jìn)行確認(rèn)。如在導(dǎo)師遴選模塊開發(fā)時(shí),本來計(jì)劃為10個(gè)工作日開發(fā)時(shí)間,但由于甲方對(duì)導(dǎo)師遴選的條件和步驟有變更,到了10天開發(fā)還沒有完成,經(jīng)過審批和確認(rèn),重新估算歷時(shí),還需要多用15個(gè)工作日才能完成,而當(dāng)時(shí)預(yù)留時(shí)間只有半天,在網(wǎng)絡(luò)分析中其該節(jié)點(diǎn)時(shí)差也只有1天,且在關(guān)鍵路徑上,因此我們采用加班,并與甲方很好溝通配合,通過進(jìn)度壓縮,在11個(gè)工作日內(nèi)完成該模塊開發(fā)。

        由于我們?cè)陧?xiàng)目管理中采用進(jìn)行了嚴(yán)格的活動(dòng)分解,充分分析各活動(dòng)的依賴關(guān)系,對(duì)活動(dòng)進(jìn)行了詳細(xì)具體的資源和歷時(shí)估算,并制定了科學(xué)合理的進(jìn)度計(jì)劃,而在項(xiàng)目實(shí)施中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度又進(jìn)行了嚴(yán)密監(jiān)控,對(duì)可能影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素進(jìn)行管理和影響,對(duì)在實(shí)際中出現(xiàn)的偏差進(jìn)行了及時(shí)的糾正和應(yīng)對(duì),項(xiàng)目最終在9月1日在某高校部署后一次性上線成功,目前運(yùn)行情況良好。

        參考文獻(xiàn):

        [1]顧明遠(yuǎn)學(xué)習(xí)和解讀《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010—2020)》[J].高等教育研究,2010,V31(7):1-6

        [2]柳純錄,劉明亮,高章舜信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師教程[M].2版北京:清華大學(xué)出版社,2008

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