唐海英王體春

[摘要]筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理參與的某公司研究生教育管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目（GMIS）的全程管理工作。項(xiàng)目以某高校研究生主管部門為依托，面向管理人員、導(dǎo)師和學(xué)生，集招生管理、學(xué)工管理、培養(yǎng)管理、學(xué)位學(xué)科管理、畢業(yè)管理等各子系統(tǒng)于一體。本文結(jié)合筆者實(shí)踐，首先對(duì)項(xiàng)目的所有活動(dòng)通過分解進(jìn)行定義，使用前導(dǎo)圖方法對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行了排序，經(jīng)過對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的資源估算、歷時(shí)估算并制訂了項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，形成了項(xiàng)目進(jìn)度甘特圖，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中依據(jù)項(xiàng)目甘特圖，進(jìn)行項(xiàng)目績(jī)效測(cè)量，根據(jù)績(jī)效測(cè)量結(jié)果，通過項(xiàng)目進(jìn)度變更控制系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行了很好的控制。在確保項(xiàng)目質(zhì)量和成本基礎(chǔ)上，很好地按照項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃順利完成了項(xiàng)目。最后總結(jié)了不足之處。

[關(guān)鍵詞]GMIS；項(xiàng)目進(jìn)度管理；活動(dòng)歷時(shí)估算；進(jìn)度控制

[DOI]1013939/jcnkizgsc201608079

隨著研究生教育的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的教育管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力且信息共享等弱點(diǎn)非常突出，對(duì)管理的信息化要求越來越高。以教育信息化帶動(dòng)教育現(xiàn)代化，是我國教育事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，根據(jù)國家《2006—2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》和教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》[1]要求，系統(tǒng)以某高校研究生主管部門為依托，面向管理人員、導(dǎo)師、學(xué)生和考生，集招生管理、學(xué)工管理、培養(yǎng)管理、學(xué)位學(xué)科管理、畢業(yè)管理、就業(yè)管理、系統(tǒng)管理等各子系統(tǒng)于一體。在項(xiàng)目進(jìn)行中，因項(xiàng)目規(guī)模較大，干系人眾多且比較分散，管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜，給項(xiàng)目順利推進(jìn)帶來了一定困難。該項(xiàng)目要求在2014年9月入學(xué)時(shí)能夠上線試運(yùn)行，時(shí)間要求緊，項(xiàng)目的進(jìn)度管理對(duì)項(xiàng)目成功至關(guān)重要。在具體管理過程中，筆者根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，遵循時(shí)間管理的典型方法，對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行了定義、排序，資源估算、歷時(shí)估算并制訂了項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，在項(xiàng)目掃行過程中，通過項(xiàng)目進(jìn)度變更控制系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行了很好控制，最終在既定的時(shí)間完成了所有項(xiàng)目工作。

1活動(dòng)定義

活動(dòng)定義[2]就是根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），將項(xiàng)目工作分解為一系列更小、更易管理的活動(dòng)。筆者利用公司以往類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和模板，根據(jù)項(xiàng)目范圍說明書和WBS，召開項(xiàng)目組成員專門會(huì)議，對(duì)WBS結(jié)構(gòu)自上而下，采用滾動(dòng)式規(guī)劃的方法，對(duì)所有項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行了定義。我們將項(xiàng)目首先進(jìn)行了階段定義，包括項(xiàng)目的需求獲取、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、用戶測(cè)試、系統(tǒng)試點(diǎn)、系統(tǒng)正式上線等幾個(gè)階段。然后，筆者根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展的不同階段，采用滾動(dòng)規(guī)劃方法，將項(xiàng)目涉及的所有活動(dòng)逐步進(jìn)行了分解定義。對(duì)于近期要完成的工作在工作分解結(jié)構(gòu)最下層詳細(xì)規(guī)劃，遠(yuǎn)期需要完成的工作則表現(xiàn)在工作分解結(jié)構(gòu)相對(duì)高的層次上。通過滾動(dòng)式規(guī)劃方式，隨著項(xiàng)目工作的開展，項(xiàng)目活動(dòng)也逐步清晰，最后形成統(tǒng)一的活動(dòng)清單，對(duì)各個(gè)階段確立形成里程碑清單。

2活動(dòng)排序

根據(jù)活動(dòng)定義結(jié)果，筆者將所有活動(dòng)之間的關(guān)系進(jìn)行了分析，主要是分析其依賴關(guān)系，前采用前導(dǎo)圖方法，將所有活動(dòng)之間的依賴關(guān)系繪制成項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。例如，在系統(tǒng)測(cè)試階段，我們通過與用戶溝通，最終明確先進(jìn)行公司內(nèi)部的自測(cè)工作，再由用戶代表在公司實(shí)驗(yàn)室環(huán)境下進(jìn)行用戶測(cè)試，最后選擇在用戶環(huán)境的兩二級(jí)院系和學(xué)校之間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試；而對(duì)于公司內(nèi)部測(cè)試階段，我們將學(xué)校服務(wù)器端系統(tǒng)與二級(jí)院所等遠(yuǎn)程端進(jìn)行集中開放式測(cè)試。再如，對(duì)學(xué)科模塊的開發(fā)，放在招生模塊之前進(jìn)行，因?yàn)閷W(xué)科代碼的確定直接影響到招生的確定，而培養(yǎng)和學(xué)位學(xué)工等在之后進(jìn)行，同時(shí)考慮到招生有些代碼，在學(xué)生授位時(shí)不完全一致，如有些多個(gè)自設(shè)專業(yè)授位只有一個(gè)統(tǒng)一的學(xué)科代碼，所以在開發(fā)這些模塊之后還要進(jìn)行與學(xué)科招生代碼的視圖映射，并推送入主題數(shù)據(jù)庫、歷史數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等作進(jìn)一步分析。

3活動(dòng)的資源估算

根據(jù)活動(dòng)清單，還有公司類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合現(xiàn)在物價(jià)水平等環(huán)境因素，考慮到項(xiàng)目的依賴關(guān)系，我們?cè)趯ｉT的項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議上，采用自下而上的估算方法估計(jì)了項(xiàng)目所需要的相關(guān)資源，并繪制了資源分解結(jié)構(gòu)（RBS）。例如在測(cè)試階段，我們針對(duì)所需要測(cè)試的系統(tǒng)數(shù)量有15個(gè)，每個(gè)系統(tǒng)的測(cè)試人員設(shè)為公司測(cè)試員1名，用戶代表1名共2人，以及試點(diǎn)數(shù)量，估算了所需要測(cè)試計(jì)算機(jī)及其軟研件配屬，在測(cè)試之前準(zhǔn)備好相應(yīng)測(cè)試環(huán)境，并要求用戶準(zhǔn)備好WEB和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器各一臺(tái)，并裝有服務(wù)器版操作系統(tǒng)，還有客戶端等一系列資源。

4活動(dòng)的歷時(shí)估算

根據(jù)前面工作的結(jié)果，我們?cè)陧?xiàng)目計(jì)劃會(huì)上，根據(jù)前面的活動(dòng)定義清單、項(xiàng)目范圍說明書、活動(dòng)清單、活動(dòng)資源需求等，采用了活動(dòng)歷時(shí)的三點(diǎn)估算法，由于開發(fā)過程中業(yè)務(wù)方面的算法歷時(shí)估算比較復(fù)雜，受多種不確定因素影響，為此，我們分別估算了最樂觀、最悲觀以及最可能的開發(fā)時(shí)間，使用三點(diǎn)估算公式計(jì)算機(jī)出項(xiàng)目所需要的一個(gè)時(shí)間段，同時(shí)考慮到不確定因素的影響，再加上該時(shí)間段的5%作為預(yù)留時(shí)間作為項(xiàng)目工期。例如，對(duì)于培養(yǎng)工作中的成績(jī)管理，英語是由聽力、口語、寫作、精讀等幾科課程成績(jī)加上學(xué)位英語合成一科出成績(jī)，且碩士和博士分科不一樣，非學(xué)歷生與學(xué)歷生又不一樣，校內(nèi)課程班和校外課程班的業(yè)務(wù)要求又不一樣，且實(shí)施中時(shí)間有一定的不確定因素，因此我們讓開發(fā)人員估計(jì)了最樂觀時(shí)間2周，最悲觀時(shí)間6周，最可能時(shí)間4周，加權(quán)算出該項(xiàng)目模塊的需要的一個(gè)時(shí)間4周，再加上5%的預(yù)留時(shí)間1天作為其估算歷時(shí)。

5制訂進(jìn)度計(jì)劃

制訂進(jìn)度計(jì)劃就是決定項(xiàng)目的開始和完成時(shí)間。我們?cè)谟?jì)劃會(huì)議上，對(duì)項(xiàng)目范圍、進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖進(jìn)行分析，考慮到一定的提前和滯后和資源平衡，采用project，定義了每一項(xiàng)工作的最早和最遲開始和結(jié)束時(shí)間，持續(xù)時(shí)間，計(jì)劃甘特圖并印制成冊(cè)，下發(fā)給項(xiàng)目各方，制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，并用甘特圖表示出來，公布在張貼出來，以讓項(xiàng)目組成員明確進(jìn)度按排情況。排序約束如新生進(jìn)行課表顯示，必須要滿足新生名單從招生子系統(tǒng)錄取確定導(dǎo)入，并且要制定好該年級(jí)各專業(yè)的培養(yǎng)方案，然后再進(jìn)行排課，提交培養(yǎng)計(jì)劃后才能選課，選課確定后才能最終生成其相應(yīng)的課表。

6進(jìn)度控制

根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，我們以進(jìn)度計(jì)劃、績(jī)效報(bào)告、進(jìn)度基準(zhǔn)以及已批準(zhǔn)的變更需求為依據(jù)，結(jié)合績(jī)效、信息、采用變更控制系統(tǒng)、偏差分析方法進(jìn)行項(xiàng)目變更管理，并規(guī)定變更由變更控制辦公室批準(zhǔn)執(zhí)行，而對(duì)重大變更，還要經(jīng)過監(jiān)理主持的監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)通過。我將變更分為需求變更、技術(shù)變更、人員變更等幾類，要求變更申請(qǐng)以書面形式提出批準(zhǔn)后，并跟蹤確認(rèn)效果。對(duì)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度進(jìn)行密切監(jiān)控，及時(shí)定期繪成甘特圖，與計(jì)劃甘特圖進(jìn)行比較，出現(xiàn)偏差，采取相應(yīng)措施糾偏。我設(shè)計(jì)定義了明確的里程碑，在每個(gè)里程碑中，都采用評(píng)審會(huì)的形式對(duì)階段工作進(jìn)行確認(rèn)。如在導(dǎo)師遴選模塊開發(fā)時(shí)，本來計(jì)劃為10個(gè)工作日開發(fā)時(shí)間，但由于甲方對(duì)導(dǎo)師遴選的條件和步驟有變更，到了10天開發(fā)還沒有完成，經(jīng)過審批和確認(rèn)，重新估算歷時(shí)，還需要多用15個(gè)工作日才能完成，而當(dāng)時(shí)預(yù)留時(shí)間只有半天，在網(wǎng)絡(luò)分析中其該節(jié)點(diǎn)時(shí)差也只有1天，且在關(guān)鍵路徑上，因此我們采用加班，并與甲方很好溝通配合，通過進(jìn)度壓縮，在11個(gè)工作日內(nèi)完成該模塊開發(fā)。

由于我們?cè)陧?xiàng)目管理中采用進(jìn)行了嚴(yán)格的活動(dòng)分解，充分分析各活動(dòng)的依賴關(guān)系，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行了詳細(xì)具體的資源和歷時(shí)估算，并制定了科學(xué)合理的進(jìn)度計(jì)劃，而在項(xiàng)目實(shí)施中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度又進(jìn)行了嚴(yán)密監(jiān)控，對(duì)可能影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素進(jìn)行管理和影響，對(duì)在實(shí)際中出現(xiàn)的偏差進(jìn)行了及時(shí)的糾正和應(yīng)對(duì)，項(xiàng)目最終在9月1日在某高校部署后一次性上線成功，目前運(yùn)行情況良好。

參考文獻(xiàn)：

[1]顧明遠(yuǎn)學(xué)習(xí)和解讀《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》[J].高等教育研究，2010，V31（7）：1-6

[2]柳純錄，劉明亮，高章舜信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師教程[M].2版北京：清華大學(xué)出版社，2008