新建本科院校教學評估檔案規(guī)范化管理探究——以重慶第二師范學院為例

蔣娟，羅敏

(重慶第二師范學院，重慶 400067)

摘要：院系教學類檔案直接為教學服務，在教學工作中發(fā)揮著重要的作用。本文結合重慶第二師范學院轉制升本后教學工作實際，分析了教學檔案評估材料，從教務處、教學院系、檔案館室方面提出了加強和規(guī)范教學檔案服務教學的建議與對策。

關鍵詞：新建本科院校;教學檔案;檔案管理

收稿日期：2015-03-02

基金項目：重慶市2013年社會科學規(guī)劃項目(2013YBGL172)；重慶第二師范學院2014年教改項目(JG2014229)

作者簡介：蔣娟(1976-)，女，重慶市人，重慶第二師范學院綜合檔案室，副研究館員，從事檔案工作；羅敏(1970-)，女，四川瀘州人，重慶第二師范學院圖書館，研究館員，從事圖書信息資源管理工作。

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1008-6390(2015)05-0170-04

重慶第二師范學院是一所新近升本的普通高等院校，升本后，改制辦公室把接受專家組評估驗收工作的專題材料移交到學院檔案室。面對學院八年的辛苦工作結晶，作為檔案室的一員，絲毫沒有懈怠，而是沉下心來認真反復研讀。經過前期的不斷積累和精心準備，隨后在2014年成功申報重慶市社會科學規(guī)劃項目(2013YBGL172)“高校教學評估與教學檔案優(yōu)化管理研究”、申報重慶第二師范學院2014年教改項目(JG2014229)“新建本科院校教學檔案管理工作的研究與實踐”。為推進這兩個項目的開展，筆者擬通過分析升本后教學類檔案的總體情況及存在的主要問題，充分結合教務處、教學院系、檔案館室三方面的客觀實際，同時兼顧業(yè)務流程的效率，積極探索一些切實可行的辦法，促進構建規(guī)范化的教學檔案管理模式。

一、專題轉制升本教學類檔案材料的情況匯總

根據(jù)2004年教育部印發(fā)的《普通高等學校本科教學工作水平評估方案(試行)》通知中提出了對高校本科教學工作水平進行評估的指標體系，共有一級指標7個，二級指標18個，觀察點38個。7個一級指標中均涉及到教學檔案,18個二級指標中有15個涉及到教學檔案,38個觀察點中有25個與教學工作密不可分，從我院改制辦移交專題轉制升本的88盒檔案來看，我院評估材料分別從專業(yè)設置、師生比、師資結構、教師榮譽、學生實習實訓場所、市級教學成果、國家級市級精品課程、教學團隊、質量控制、培養(yǎng)方案、教學效果、教學管理制度、學風建設、學生素質拓展等方面著手。

從表1可見，教學類檔案占評估材料的86.4%，說明教學類檔案在學院轉制升本中的重要性，做好教學檔案既是學院檔案工作的重點也是難點。教務處作為教學工作的牽頭部門，如何利用部門職能功能，做好教學檔案服務教學，是闡述的重點。

二、教務處做好教學檔案工作，服務于教學

高校教學檔案是在教學過程中形成的具有保存價值的文字材料，包括教學思想、教學管理與實踐、教學改革與研究等諸項活動的原始教學記錄，是教學活動從計劃到組織，從規(guī)劃到落實，從預測結果到信息反饋，它是普通高校辦學水平和辦學實力的真實寫照。

(一)做好教師的課堂教學質量評價檔案

從我院轉制升本的評估材料88盒檔案中，教學質量控制有8盒，占9%，可見教學質量控制的比重。眾所周知，教學質量始終是學院生存和發(fā)展的

表1　教學類材料總體情況

生命線。我院制定了《重慶第二師范學院課堂教學質量評估實施辦法》《重慶第二師范學院關于開展學年度系部級教學工作考核的通知》以及期初、期中、期末檢查等文件和辦法，建立和堅持實施“三全”教學質量監(jiān)控體系，即全體教師的課堂教學質量評價，全過程的教學工作檢查，全方位的系部教學工作考核。我院實施系部級教學工作考核，突出了規(guī)范管理，保證了教學正常運行，加強了教學基本建設，促進了教學水平的提升。具體來說就是通過學生評教、督導評教、同行互評以及系領導評價等，客觀、公正、準確的評價教師的課堂教學工作，全民參與，這樣就全面客觀地反映了教師的教學水平。教務處制定了學年度系(部)級教學工作考核的辦法，通過對教學單位的全面考核，進一步規(guī)范院系的教學工作；制定了《重慶第二師范學院教學檢查規(guī)定》，明確了開學、期中、期末檢查以及隨機抽查的辦法和具體內容。學院狠抓教學質量，每兩年舉辦一次“優(yōu)秀教案”、“優(yōu)秀多媒體課件”評選活動，通過評選活動，鼓勵教師注重教學基本環(huán)節(jié)，研究教學內容和教學方法，促進教師將網絡技術、多媒體技術等現(xiàn)代化技術應用于教學中；學院每兩年舉行一次中青年教師課堂教學技能競賽，促進教師不斷提高教學水平；我院開展了“五說”(即書記院長說辦學、教務處長說教學、系主任說專業(yè)、教師說課程、學生說學習)系列活動，組織了教師說課競賽，在全院范圍內營造了教師研究教學內容、研究教材、研究學生、研究教學方法的良好氛圍。這些教學工作包括了教學的各個環(huán)節(jié)和各個時間段，教學工作落實后都以檔案保存，系統(tǒng)的教學質量控制檔案真實反映了教學質量監(jiān)控的全過程。復雜的教師課堂教學評價檔案，需要教學質量科花點功夫整理檔案，把學生評價、督導聽課的意見和建議匯總成冊，反饋給教學單位及任課教師，既是我們考核教師的佐證材料，同時又有利于教師教學水平的提高。

教學質量科要根據(jù)這些重要的教學檔案來探究教學改革的有效方案。教學質量科對教師的教學質量進行有效評估，而評估的主要依據(jù)就來自于教師的教學執(zhí)行計劃、教案、學生考試結果的分析等，把這些資料裝訂成冊，建立檔案，有利于教學質量科做好監(jiān)督和提高教師教學質量的工作。

(二)做好學科專業(yè)建設檔案

我院始終以人才培養(yǎng)為根本任務，以專業(yè)建設為通覽，堅持把教學作為提高學院辦學質量和辦學效益的重點和關鍵。在學院改制評估材料中，專業(yè)設置和專業(yè)建設共7盒檔案，占整個評估材料的8%。學院與時俱進，根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)情況統(tǒng)計，先后撤銷了“聲像技術”等人才需求趨于飽和的專業(yè)，新增了“學前教育”、“動漫設計與制作”、“小學教育”、“商務英語”、“食品質量與安全”和“房地產開發(fā)與管理”等人才需求緊缺專業(yè)。目前，我院已基本形成了服務地方基礎教育的師范類和服務地方第三產業(yè)的應用類兩大專業(yè)群。旅游管理專業(yè)建設成為教育部教改試點專業(yè)、重慶市高職教育示范專業(yè)。計算機應用技術、經濟信息管理、物業(yè)管理、市場營銷、工商企業(yè)管理5個專業(yè)被批準為市級高職教改試點專業(yè)。這些學科專業(yè)的建設，有利于優(yōu)化學科，提高畢業(yè)生就業(yè)率。通過查閱招生就業(yè)處移交的檔案，我院近幾年畢業(yè)生初次就業(yè)率為80%左右，略高于重慶市同期平均水平。

通過做好學科專業(yè)建設檔案，既是教學本科評估的需要，同時又是下一步我院申請學士學位授予權的需要。學士學位授權單位和授權專業(yè)評審是在硬件保證的情況下評審學校本科辦學的基本質量，是對學校本科辦學資質的認定，對學校的生存發(fā)展具有重要的意義。可見，學科專業(yè)建設檔案在申請學士學位授予權中占有相當分量。

表2　2014年畢業(yè)生就業(yè)單位性質結構情況

表3　2014屆師范類畢業(yè)生就業(yè)情況

(三)做好日常的學籍管理及等級考試檔案工作

教務處教學檔案除了教學計劃、人才培養(yǎng)方案、質量工程、精品課程等宏觀的檔案，還有常規(guī)的檔案管理就是學籍管理及等級考試檔案。因為對于學生而言，成績是每一位在校大學生最直接關心和關注的，最能直觀感受的，所以對于等級考試科來說，教學檔案的建立和管理也非常重要。我院作為師范類學校且在向應用型本科轉型過程中，每學期學校都有很多不同的考試，如:期末考試、全國大學英語四六級考試、英語專業(yè)四八級、計算機等級考試、書法等級考試、職業(yè)資格鑒定考試等等。這些考試對學生來說都是非常重要的，而這些考試的檔案資料也是學生們經常要查閱利用的。

從查閱檔案的類別統(tǒng)計表4可以看出，學籍類檔案的查閱占整個查閱的55%，學籍類查閱主要是學生畢業(yè)證遺失補辦、核實學歷證明、出國留學、過級證明(英語四六級、計算機、普通話、書法等過級證明)、部隊深造、考研等都需要查閱學籍檔案，因此教務處運行科做好日常的學籍管理及等級考試檔案工作是非常重要的和必要的。

不管是教學質量科、考試考務科，還是教務處的其他科室，都有利用檔案資料的需求和存檔的必要，因此，建立科學合理的檔案，能夠方便各科室利用所需資料，為教學服務，為師生服務。

表4　2007年至2014年檔案查閱登記統(tǒng)計

從我院改制辦移交的教學評估檔案來看，它不僅僅只是來源于教務處，還來源于學校其他部門，尤其是教學單位。因此，教學檔案需要在教務處的宏觀指導下，攜手系部教學部門做好檔案工作。

三、教務處聯(lián)手教學單位做好教學檔案工作

(一)教務處健全規(guī)章制度，有效指導教學檔案工作

教務處教學檔案的宏觀管理，需要制度保障，學院要完善規(guī)章制度來保障教務處教學檔案的管理工作。規(guī)章制度的擬定，需要根據(jù)高校教學檔案的特點制定出可操作、便于執(zhí)行的管理制度。有效的規(guī)章制度是教務處教學檔案管理工作規(guī)范化的重要依據(jù)。教學管理制度建設是高等學校教學基本建設之一。學院以加強規(guī)范管理為目標，以增強管理的針對性和有效性為基本原則，以相關法律和法規(guī)、教育政策為依據(jù)，以依法實施教育教學管理的宗旨修訂完善規(guī)章制度，使學院的教育教學管理更有利于學生成長成才、符合教育教學規(guī)律。我院相繼制定和完善了《重慶第二師范學院教改項目管理辦法》《重慶第二師范學院課程學習及考核管理辦法》《重慶第二師范學院教學團隊建設實施辦法》《重慶第二師范學院特色專業(yè)建設》《重慶第二師范學院自編教材管理規(guī)定》等教學管理制度，有了規(guī)章制度的保障，教學檔案管理人員的管理意識和管理能力才得到迅速提高，因此，健全規(guī)章制度對于有效管理教學檔案發(fā)揮重要作用。在規(guī)章制度的保障下，教學處對教學檔案的建立和管理工作提綱挈領，綱舉目張，各二級院系在教務處的統(tǒng)籌安排下，對檔案工作有了大體的了解，便于教學檔案的歸檔工作。

(二)院系教學部門實行全員化的檔案管理模式

實行教學檔案的全員管理，有利于教學檔案的收集整理。我院崗位職責對各部門都有明確的要求，對教務處各科室、二級教學部門教師各自承擔的角色都進行了明確的定位，其中教學處是“領導的助手和聯(lián)系各系主任和教師的橋梁”、各系主任“是聯(lián)系各系教師的紐帶”，分管教學的校領導是“教學管理的總指揮”。具體操作就是每位教師將本學期所上課程教學日志、教案等交給教學秘書，教學秘書負責檢查驗收各類教學材料并進行歸檔管理；各系分管教學主任負責期中教學檢查材料、畢業(yè)論文、聽課記錄、實習實訓安排等材料的檢查驗收，在期末或者學年度末按照教學檔案管理的相關文件，部分交學院教務處，部分系上留存查閱，通過這樣管理模式，教學單位任課教師、教學秘書、分管教學的系主任的通力配合，確保了教學檔案的歸檔。

(三)檔案室加強檔案業(yè)務培訓，提高檔案歸檔質量

目前高校教學單位檔案管理工作大多由教學秘書或辦公室主任兼任，沒有專職的檔案管理人員，其檔案業(yè)務水平有待進一步提高，因此學院檔案館室必須加強對這些兼職檔案員的培訓，提高其業(yè)務水平。具體做法，其一，增強檔案意識，培訓檔案管理方面的基本知識，使教學秘書或辦公室主任懂得科學管理檔案的具體工作方法，學會收集、整理、分類、編目、裝盒等基本技能，以便提高院系教學檔案的質量，發(fā)揮其利用價值，發(fā)揮院系教學檔案的服務功能；其二，要求檔案管理工作人員學會科學地保護檔案，懂得最基本的檔案保護技術；其三，結合學院教學管理軟件，對教學檔案管理人員進行計算機理論知識和實際操作技術的培訓，提高管理人員使用計算機管理檔案的水平，事半功倍，避免重復歸檔做無用功。

做好檔案工作的有序規(guī)范化管理可以說是學校千秋萬代的事業(yè)，我院雖然成功轉制升本，但如果要接受新一輪的本科教學水平評估以及申請學士學位授予權的合格驗收，教學檔案還需要協(xié)調多方面的歸檔工作和業(yè)務流程，特別是通過“以評促建”這樣一個難得的機會，把學院的教學檔案工作做得更扎實有效，從而促進學校升本后的全面規(guī)范化、標準化管理。

參考文獻：

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[責任編輯王南山]